Trabajemos la Plantilla Matriz Plan de Mejoramiento PLAN
Trabajemos la Plantilla Matriz Plan de Mejoramiento
PLAN DE MEJORAMIENTO
Formato PE-GS-2. 2. 1 -FOR-26 Matriz plan de mejoramiento que se encuentra en la plataforma LVMEN
Casilla FUENTE La columna n° 1 corresponde a FUENTE, la cual despliega 6 opciones como se muestra en la imagen, para identificar cual de estas opciones debe elegir se debe tener en cuenta la procedencia de las oportunidades de mejora o no conformidades que se van a registrar.
Casilla FACTOR La columna n° 2 corresponde a FACTOR, este término solo se aplica para los procesos de Autoevaluación y Evaluación de pares, de la lista de opciones se selecciona la casilla que le corresponda.
Casilla DESCRIPCION, HALLAZGO O REQUERIMIENTO Descripción, hallazgo o requerimiento La columna n° 3 corresponde a la transcripción de la oportunidad de mejora, no conformidad, hallazgo o requerimiento que resultó del proceso de Autoevaluación, Evaluación de pares, Auditoría interna, Auditoría externa, control interno y Servicio No conforme. Oportunidad de mejora No conformidad Acciones orientadas a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos en un proceso, actividad o proyecto Incumplimiento ante un requisito (Usuario, Ley, Organización, Normatividad ULON)
Casilla CAUSAS El análisis de causa raíz (ACR) se utiliza para investigar cuáles son las causas que han originado en un determinado problema o incidencia frente a la acción correctiva (No conformidad). Para las No Conformidades se debe seleccionar la opción ya desplegada en la causa como se muestra en la imagen, la cual lo conecta automáticamente al formato ACCIÓN CORRECTIVA el cual se debe diligenciar. Una vez diligenciado el formato Acción Correctiva se debe continuar con el diligenciamiento del formato PE-GS-2. 2. 1 -FOR-26 Matriz Plan de Mejoramiento. NOTA: Las oportunidades requieren análisis de causas. de mejora, no
Casilla PROYECTO O ACTIVIDAD Proyecto o Actividad En esta celda se diligencia el nombre del proyecto o acción a emprender, para superar la no conformidad o trabajar la oportunidad de mejora. ¿Qué voy hacer? Definir una o más acciones de mejora para subsanar o corregir la causas de la no conformidad u oportunidad de mejora.
Casilla DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Descripción de la actividad ¿Cómo lo voy hacer? Describa actividad(es) específicas a emprender o desarrollar para trabajar el proyecto o acción. Nota: Pueden ser más de una
Casilla RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD Responsable de la actividad Citar el responsable (Cargo) de trabajar las acciones con nombre propio. Ejemplo: Pepito Pérez Juanito Erazo… Milena Díaz…
Casilla INDICADOR Indicador / denominación de la unidad de medida de la actividad ¿Cómo se mide? Nombre de la unidad resultante de la actividad a realizar, puede ser: Ejemplos: Cuantitativo: Número o porcentaje… Cualitativo: Procedimiento, reunión, registro de asistencia…
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Cantidad de medida de la actividad En esta casilla se cuantifica la actividad, establecida en unidades o porcentajes de acuerdo a su denominación. Ejemplo: Un procedimiento… Dos reuniones… Tres capacitaciones… Cuatro visitas de campo…
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento En esta casilla se debe determinar con que frecuencia se va a ejecutar la actividad: Ejemplo: • Semanal • Mensual • Trimestral, • Semestral • Anualmente • Bianual
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Nivel de avance Porcentaje del nivel de avance de cumplimiento de la meta % Registre el % de avance de la actividad o el plan que se viene desarrollando. Meta Registre el % total que quiere lograr (Meta) de acuerdo la actividad o acción. Nota: Este campo se diligencia por Centro de Gestión de Calidad y Acreditación Institucional o la Oficina de Control Interno
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Identifique recursos requiere para el desarrollo de la actividad: • Talento humano • Recursos financieros • Recursos físicos (tecnológicos o de infraestructura). • La combinación de cualquiera de los anteriores
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Evidencia de cumplimiento Cite las evidencias que dan respuesta a la oportunidad de mejora o la no conformidad trabajada. (Evidencias) Ejemplo: • Listado de… • Registro de… • Documento de… • Informe de…
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Fecha de inicio programada Diligencie: DÍA-MES-AÑO que se dará inicio al proyecto o actividad Fecha de finalización programada Diligencie: DIA-MES-AÑO que se dará fin al proyecto o actividad
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Peso del proyecto Esta celda se llena únicamente para Acreditación: Realizar una priorización, asignándole un peso a cada proyecto de una escala de 0 a 100, teniendo en cuenta que la sumatoria de todas las actividades realizadas deben dar como resultado un 100% Ejemplo: • Sensibilización del PEI: 20% • Modificación del programa: 70% • Propuesta cambios normativo: 10%
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Descripción Riesgos relevantes Valoración Crítico Moderado Leve Acción
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Descripción Riesgos relevantes Definición Riesgo relevante: posibilidad de que suceda algún evento que tendrá impacto y que sobresale por su importancia o significación. Identifique dos posibles riesgos generales que puedan afectar el desarrollo del proyecto o la acción.
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Crítico: posibilidad que suceda Valoración: es establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el nivel de impacto (crítico, moderado y leve). Valoración Crítico Moderado Leve un evento que afecta de forma adversa. Moderado: efectos de menor importancia que pueden ser asumidos sin mayores problemas (pérdidas de bajo impacto). Leve: probabilidad de ocurrencia muy baja.
Pasos para diligenciar el formato Matriz Plan de Mejoramiento Acción: son las actividades que se determinan para disminuir el riesgo.
Actualizado: septiembre 10 de 2019
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