TP 60404 Pengurusan Kewangan Dalam Pendidikan Lecture 1

TP 60404 Pengurusan Kewangan Dalam Pendidikan Lecture 1 (16 November 2013)

INTRODUCTION • Government Institutions & National Administration • Basic Concepts in Public Sector Accounting • Financial Management in Education Context

GLOBALIZATION & PUBLIC SECTOR • • • Power of stakeholders Transformation Sectoral transformation Financial pressure Do more with less Market oriented Open competition Minimize government intervention Value for money

GLOBALIZATION AND PUBLIC SECTOR • Radical changes in many aspects • New Public Management (NPM) • Thatcherism & Reaganomics • Managerialism

GLOBALIZATION AND PUBLIC SECTOR • • • Better governance More transparent Benchmarking Resilient performance measurement KPI & NKRA - SMART Demanding accountability structure Quality and value for money Customer and output focus Improvised delivery system

in…EDUCATION Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006 -2010 - PIPP 2006 -2010 dihasilkan bagi merealisasikan Misi Nasional yang bertujuan meningkatkan prestasi dan impak pembangunan negara. PIPP menjurus untuk mencapai Misi Nasional di bawah Rancangan Malaysia Ke-9 iaitu meningkatkan keupayaan pengetahuan dan inovasi negara serta memupuk ‘minda kelas pertama’.

in…EDUCATION Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006 -2010: 1. Membina Negara Bangsa 2. Membangunkan Modal Insan 3. Memperkasakan Sekolah Kebangsaan 4. Merapatkan Jurang Pendidikan 5. Memartabatkan Profesion Keguruan 6. Melonjakkan Kecemerlangan Institusi Pendidikan

Tumpuan Pendidikan 2011 -2020: Inisiatif Strategik PENDEKATAN STRATEGIK - Pemantapan pengupaya inisiatif sedia ada untuk memacu perubahan dalam sistem pendidikan. - Pembaharuan dan lonjakan dimensi baru bagi mencapai kecemerlangan & pendidikan yang berkualiti. Memartabatkan Profesion Keguruan Memperkukuh Penghayatan Akidah dan Nilai Murni Memartabatkan Bahasa Malaysia Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI) Mengukuhkan struktur persekolahan Memantapkan infrastruktur institusi pendidikan KPM Mentransformasikan kurikulum dan kokurikulum Mentransformasikan pentaksiran Inovasi dan kreativiti Mengarusperdanakan pendidikan vokasional Pendidikan Prasekolah dan Pendidikan Awal Kanak-Kanak Pendidikan inklusif 1 murid 1 sukan Pembelajaran maya Perkongsian pintar awam, swasta, komuniti dan ibubapa

in…EDUCATION PPPM (2013 -2025) – Kerajaan telah mengambil keputusan melaksanakan kajian semula sistem pendidikan berdasarkan standard pendidikan antarabangsa yang kian meningkat, peningkatan aspirasi negara, dan harapan ibu bapa serta masyarakat terhadap dasar pendidikan negara dalam mempersiapkan generasi muda untuk menghadapi keperluan abad ke-21. 11 anjakan strategik dan operasi yang perlu dilaksanakan oleh Kementerian bagi mencapai visi yang dihasratkan untuk mentransformasi sistem pendidikan negara….

in…EDUCATION (wider perspective) Pendidikan memainkan peranan utama bagi perkembangan ekonomi dan pembangunan sesebuah negara. Proses pengajaran dan pembelajaran yang berlaku di dalam bilik darjah merupakan petunjuk utama yang dapat mengukur dengan tepat kemajuan masa depan sesebuah negara. Dalam menghadapi persaingan ekonomi global pada masa ini, kejayaan sesebuah negara amat bergantung pada ilmu pengetahuan, kemahiran dan kompetensi yang dimiliki oleh rakyat. Oleh itu, negara yang mempunyai rakyat berpendidikan tinggi akan menikmati kemajuan ekonomi yang lebih tinggi. Selain itu, pendidikan juga menjadi asas pembinaan negara bangsa dan pengukuhan perpaduan. Melalui pendidikan, individu dapat meningkatkan taraf hidup, menjadi ahli masyarakat yang berjaya dan penyumbang aktif kepada pembangunan negara. Menerusi interaksi, individu daripada pelbagai latar belakang sosioekonomi, agama dan kaum dapat belajar untuk memahami, menerima dan menghargai perbezaan, seterusnya membina perkongsian pengalaman dan aspirasi untuk masa depan Malaysia. Melalui perkongsian pengalaman dan aspirasi inilah identiti nasional dan perpaduan negara dapat dipupuk. Sejak kebelakangan ini, sistem pendidikan negara telah menjadi perhatian dan perbahasan. Ibu bapa meletakkan harapan tinggi dan majikan menyuarakan kebimbangan terhadap keupayaan sistem pendidikan untuk menyediakan generasi muda secukupnya bagi menghadapi cabaran abad ke-21. Berdasarkan hakikat sesuatu sistem pendidikan yang kompleks dan rencam, seti ap negara memerlukan tempoh yangpanjang untuk melihat impak perubahan yang dilaksanakan. Oleh itu, Kementerian perlu mengambil tindakan yang berani dan pantas kerana perubahan y ang dihasratkan adalah penting dan mesti dilaksanakan dengan segera.

SISTEM PENDIDIKAN YANG KOMITED UNTUK MEMBANGUNKAN MURID SECARA MENYELURUH Kurikulum sekolah yang digubal merupakan satu usaha berterusan bagi membangunkan anak-anak secara menyeluruh, merangkum pelbagai dimensi, iaitu intelek, rohani, emosi, dan jasmani seperti yang terkandung dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Program dan inisiatif yang membangunkan komponen bukan akademik dilaksanakan di dalam bilik darjah dan menerusi aktiviti kokurikulum. Sebagai contoh, Pendidikan Islam dan Pendidikan Moral adalah wajib untuk semua murid Tahun 1 hingga Tingkatan 5. Kementerian juga menetapkan setiap murid mengambil bahagian dalam sekurang-kurangnya 1 sukan, 1 kelab dan 1 badan beruniform bagi membina bakat dan memupuk minat, di samping membentuk kemahiran kepimpinan. Data yang diperoleh menunjukkan kadar penyertaan dalam aktiviti kokurikulum adalah tinggi.

Falsafah Pendidikan Kebangsaan untuk Malaysia telah digubal pada tahun 1988 dan disemak semula pada tahun 1996, termaktub dalam visi Kementerian dan Kerajaan yang berhasrat melahirkan generasi holistik dari segi intelektual, kerohanian, emosi dan jasmani “Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketerampilan, berakhlak mulia, bertanggungjawab, dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat, dan negara”.

Pentaksiran Antarabangsa TIMSS dan PISA merupakan pentaksiran antarabangsa berasaskan kurikulum sekolah bagi mata pelajaran Matematik dan Sains di seluruh dunia. Pentaksiran dibuat bagi mengukur prestasi murid pada Gred 4 (Tahun 4) dan Gred 8 (bersamaan dengan Tingkatan 2) yang merangkum dua aspek iaitu pengetahuan kandungan seperti Algebra, dan kemahiran kognitif seperti proses pemikiran penguasaan pengetahuan, aplikasi dan penaakulan. Ujian pertama kali ditadbir pada tahun 1995. Pada masa ini, lebih 50 buah negara menyertai pentaksiran ini yang dikendalikan pada setiap empat tahun. Malaysia telah menyertai TIMSS sejak 1999 dan melibatkan murid Tingkatan 2 sahaja. PISA yang diselaraskan oleh OECD juga merupakan pentaksiran yang diiktiraf di peringkat antarabangsa. Dikendalikan setiap tiga tahun, PISA bertujuan untuk menilai kecekapan dalam Bacaan, Matematik dan Sains dalam kalangan murid berumur 15 tahun. Tumpuan pentaksiran bukan pada kandungan kurikulum tetapi keupayaan murid mengaplikasi pengetahuan dalam kehidupan sebenar. Penyertaan juga meliputi negara di luar keanggotaan OECD dengan pelibatan 74 buah negara pada tahun 2009. Kali pertama Malaysia menyertai PISA ialah pada tahun 2010 sebagai kitaran pentaksiran untuk tahun 2009.

Urutan 11 anjakan… • Gelombang 1 (2013 -2015): Mengubah sistem dengan memberi sokongan kepada guru dan penekanan kepada kemahiran teras • Gelombang 2 (2016 -2020): Mempercepatkan peningkatan kemajuan sistem • Gelombang 3 (2021 -2025): Beranjak ke arah kecemerlangan dengan peningkatan keluwesan operasi.

TP 60404 – why? • Bagaimana reformasi dan transformasi hendak dilaksanakan dengan mengambil kira elemen kewangan sebagai sebahagian dari elementary input untuk mencapai maksud PPPM.

…TP 60404 – why? • Memahami isu pengurusan kewangan dalam pengurusan sekolah. • Sebagai medium, proses dan produk • Peranan pendidik sebagai pengurus organisasi dan pencetus “budaya” di kalangan ahli organisasi

What is government? • Is a political organization set up with a power to direct, regulate & control men’s activities to enable them to live together harmoniously & constructively & to solve their common problems more energetically & effectively

Powers of Government • • • Separation power concept Legislative powers & the role of parliament Executive powers & the role of Cabinet Judicial powers & independence Federal & State relationship

Government Administrative Machinery • • Conference of Rulers – YDA Cabinet & the Exco Commission, Council & Cabinet Committees Ministries, Departments, Central Agencies Statutory bodies, non-statutory bodies Local Authorities GLC & government investment entities

Importance of Govt • Wide range of service provided • Large portion of nation’s resource used • Social, economic, political & legal characteristics • Each has different objectives, powers & responsibilities • Differ in accounting practice • Different in organization’s structure & financing

Main Function of Govt • Night watchman – preservation of law & order and minimum interference in social affairs • Regulation & control – regulate social & economic affairs; eg. Education, health, business & communication • Economic management - new policy, plan • Welfare services – Minimum health & education service, free education

Justification of Public Sector • Equality of access to facilities • To correct perceived inequalities & redistribute income & wealth • To provide desirable public services • To ensure consistency of practices & minimum standards • Control & regulate key areas

Konsep Asas Pengurusan Kewangan Satu proses sesebuah organisasi mematuhi prosedur tertentu untuk memperolehi dan mengagih sumber berdasar kepada keutamaan tertentu melalui kaedah dan kawalan yang ditetapkan bagi mencapai objektif dan matlamat tertentu dengan cekap dan berkesan

Basic Concept of ACCOUNTING in PUBLIC SECTOR ACCOUNTING • Definitions & important terms • Components & Feature • Importance & Function

What is accounting • The SYSTEM of identifying, classifying, recording, summarizing, analyzing & reporting of FINANCIAL DATA & INFORMATION of ORGANISATION in accordance with ACCEPTED PRINCIPLES, CONCEPTS, CONVENTIONS, STANDARDS & REGULATION

…What is accounting • IDENTIFYING – to choose financial transactions from all transactions. • CLASSIFYING – to group financial transactions into assets, liabilities, expenses & incomes • RECORDING – to enter transactions into relevant books of account

…What is accounting • SUMMARIZING – to total up group of financial transactions in a certain time period. • ANALYZING - to compare transactions vertically or horizontally. • REPORTING – to inform relevant users of financial data relating to organisation.

What is Government accounting? • It is a study of the accounting (financial) practices of government (public sector) organizations.

SISTEM PERAKAUNAN KERAJAAN Sistem Perakaunan Kerajaan adalah satu sistem akaun yang standard untuk merekod semua transaksi terimaan dan bayaran, menyediakan laporan akaun tahunan selaras dengan peruntukan undang-undang serta memberi maklumat pengurusan yang terkini dan tepat kepada pihak pengurusan untuk membuat keputusan.

What is accounting practices? • Comprises of three components: - Books and records maintained - Rules & regulations followed - Reports and statements prepared

GLOBALIZATION: ACCOUNTING ISSUES • How accounting practice could facilitate the transformation? • Information for decision making • Reliability, timeliness, accuracy, comparability

Component of public sector organizations? • Federal Government – Ministries, Departments, Public Enterprises • State Government – Department & Public Enterprises • Local Government/PBT - Municipalities

Features of public sector • No individual shares of ownership. • Operate within a framework of public authorisation & control • Plurality of objectives • Contributors of resources receive no direct interest • Varying accounting principles & practices • Political rather than financial control

Main objectives of PSA information To provide information necessary for efficient, effective & economical management of an operation & of the resources entrusted to it (management control)

Basic principles of government finance • No money can be raised by taxation or rates, nor can it be spent, except under the authority of the law (Article 96) • All revenues & moneys raised or received by the Federal shall be paid to the Federal Consolidated Fund & all revenues & money received by the State shall be paid to the State Consolidated Fund (Article 97)

…Basic principles of government finance • There shall be a Supply Act passed every financial year authorizing expenditures from the respective consolidated funds of the Federal & States (Article 100) • Money can only be spent under the authority of a Federal Supply Act or State Supply Enactment in accordance with annual estimates approved by Parliament or the respective State Legislative Assembly (Article 104)

SCHOOL MANAGEMENT IN CONTEXT • Significance of school management • Significance of school financial management • Element of school financial management

Teras & Cabaran Dasar Kerajaan PIPP (2006 -2010) PPM* (2001 -2010) RMK 9 (2006 -2010) Wawasan 2020 Membina negara Meningkatkan bangsa akses kpd. pendidikan Meningkat ekonomi & Pembentukan rantaian nilai lebih tinggi masyarakat bersatu padu Membangun modal insan Meningkatkan ekuiti Meningkat keupayaan pengetahuan & inovasi & memupuk minda kelas pertama Pembentukan masyarakat bebas, merdeka & cemerlang Memperkasa sekolah kebangsaan Meningkatkan kualiti pendidikan Menangani ketidak seimbangan sosioekonomi yg berterusan secara produktif & membina Pembentukan masyarakat demokratik, matang, utuh, berakhlak mulia * Pembangunan Pendidikan Malaysia

…Teras & Cabaran Dasar Kerajaan PIPP (2006 -2010) Merapatkan jurang pendidikan Memartabatkan profesion keguruan Melonjakkan kecemerlangan institusi pendidikan PPM (2001 -2010) Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan pendidikan RMK 9 (2006 -2010) Meningkatkan tahap dan kemampuan kualiti hidup Wawasan 2020 Pembinaan masyarakat bermoral & beretika Mengukuhkan Pembentukan keupayaan institusi & masyarakat matang, perlaksanaan liberal, lagi toleran Pembangunan masyarakat sanitifik berdaya cipta, maju dan berpandangan jauh

Memperkasakan Sekolah kebangsaan • Membangun kepimpinan SK • Membangun infrustruktur dan mengembang program pra-sekolah • Meningkat keupayaan dan ilmu pengetahuan guru • Guru berijazah di S. Menengah (100%) dan Rendah (25%) menjelang 2010 • Sekolah bestari • Guru berpengalaman di luar bandar

PPPM: 2013 -2025

Financial management • Importance of financial management to support other activities • Education Development Master Plan (PIPP) 2006 -2010 School becomes PTJ • Autonomy & credibility in decision making • Empowerment of PPPM

3 aktiviti utama: • Penetapan skop dan polisi fiskal • Wujudkan garis panduan dan piawaian • Kawalan

Education Funding in Malaysia • RM 6 (1991 -1995) – RM 17, 300, 000 • RM 7 (1996 -2000) – RM 20, 185, 800, 000 • RM 8 (2001 -2005) – RM 22, 600, 000 • 2001 -2010 48% has been allocated out of total annual spending to finance education sector

Education Funding Year Education Whole Fund KNK Percentage 1995 9, 734, 107, 320 48, 797, 932, 300 202, 389, 000 19. 95 1006 10, 846, 486, 650 55, 467, 290, 400 227, 368, 000 19. 55 1997 12, 031, 102, 900 59, 982, 209, 600 262, 193, 000 20. 06 1998 12, 510, 391, 200 64, 124, 392, 000 269, 137, 000 19. 51 1999 13, 462, 340, 030 65, 095, 213, 400 280, 932, 000 20. 68 2000 14, 079, 737, 820 78, 025, 291, 600 295, 843, 000 18. 05 20001 18, 601, 959, 600 91, 046, 791, 410 326, 071, 000 20. 43 20002 20, 719, 136, 710 100, 518, 506, 120 327, 713, 000 20. 61 20003 26, 194, 824, 940 109, 801, 554, 460 353, 134, 000 23. 86 20004 23, 937, 604, 060 112, 490, 000 382, 529, 000 21. 28

Challenges to become PTJ • • Vogue concept & objective Empowerment & autonomy Understanding & leadership of GB Support resources for implementation Professional development Monitoring Inconsistency of implementation structure Financial performance of a school as PTJ

Guru Besar 1. Menyediakan anggaran belanjawan sekolah seperti perbelanjaan mengurus dan perbelanjaan pembangunan. 2. Mengurus dan menyempurnakan segala tuntutan perkapita dan lain-lain geran yang dikemukakan oleh pihak yang berkaitan dari semasa ke semasa. 3. Menentukan segala kutipan atau yuran, sewa, asrama dan lain-lain sumber pendapatan dilaksanakan dengan sempurna.

…Guru Besar 4. Merancang dan menguruskan segala bentuk pembelian dan pembayaran yang dilakukan oleh pihak sekolah. 5. Mengurus dan menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan gaji, elaun dan lain-lain bagi guru dan kakitangan. 6. Mengurus dan menyelenggarakan buku tunai untuk Akaun Wang Kerajaan, Wang Suwa dan Asrama serta Panjar Wang Runcit.

…. Guru Besar 7. Melakukan dan menyempurnakan segala persediaan yang diperlukan untuk audit akaun sekolah secara teratur dan kemas. 8. Menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan biasiswa pelajar-pelajar sekolah yang diberi oleh Kementerian Pendidikan dan lain-lain badan penaja. 9. Menjadi Pengerusi Lembaga Tender dan Sebut Harga Sekolah mengikut syarat yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan.

…. . Guru Besar 10. Menentukan buku stok yang disimpan disediakan di sekolah disediakan dengan teratur dan kemas kini. 11. Memperakukan segala tuntutan perjalanan, peperiksaan, elaun lebih masa, wang runcit dan sebagainya. 12. Memastikan bahawa tatacara hapus kira dan hapus stok dilakukan dengan sempurna mengikut peraturan yang ada. 13. Menjadi Setiausaha Lembaga Kewangan Sekolah dan pengelola sekolah dan menentukan bahwa semuanya itu berjalan lancar.

Reynolds, et al. , (2001) found in UK found that school improvement is very much influenced by the ability of the principle (headmasters) to manage financial matters. Omardin Ashaari (1996) – Pengetua yang berpengalaman amat mengetahui dan memahami keperluan sekolah-sekolah mereka. Walaubagaimanapun bagi sekolah rendah hal sedemikian agak meragukan

Mahani Hafiz (2000) kurang penyeliaan GB/Pengetua ke atas pegawai yang diamanahkan Zaidatol (2000) kepimpina yang dilantik tanpa pendedahan mengenai pengurusan kewanganpentadbir secara trial and Loo (1999) Sistem perlantikan pengetua/GB berdasarkan kekananan bukan pengetahuan dan kemahiran

Mohd Sapian Siran (2003) Punca utama masalah pengurusan kewangan sekolah: • Perbelanjaan melebihi peruntukan • Perbelanjaan kurang dari peruntukan • Perbelanjaan tidak sesuai dengan prioriti • Perbelanjaan terlalu awal • Perbelanjaan terlalu lewat • Perbelanjaan tidak terancang • Perbelanjaan yang tidak dibenarkan • Perbelanjaan tidak mengikut prosedur • Melewatkan proses pembayaran • Tidak berbelanja langsung • Akauntabiliti

Laporan audit • • • Jumlah pendapatan terkurang nyata Jumlah perbelanjaan tidak dilapor sepenuhnya Kesialapan merekod untung rugi kedai buku Wang belum dibank Akaun belum bayar Pungutan tanpa resit Bayaran tanpa dokumen sokongan Perbelanjaan tanpa kebenaran Overspent Peruntukan tidakdibelanja Lebihan bayaran gaji dan elaun

Kementerian Pelajaran Malaysia dalam Pekeliling Kewangan Tahun 2000 “… seorang pengurus atau penyelia atau orang lain yang bertanggungjawab terhadap pengurusan sesebuah intitusi pendidikan yang dibantu, perlu menyimpan akaun yang sempurna dan rekod-rekod lain dalam bentuk yang diperlukan oleh pihak Kementerian untuk semua perkara kewangan yang berkaitan dengan institusi pendidikan yang dibantu, dan perlu menyediakan dan menyerahkan satu penyata akaun tahunan kewangan sebelumnya dengan segera dan tidak lewat dari 31 Maxc setiap tahun”

Akta Pendidikan 1961 “The manager or governors or other persons responsible for the management, of an assisted educational institution shall cause to be kept proper accounts and other records in such form as may be required by the Minister to all financial matters pertaining to the assisted educational institution and shall have prepared and submitted for audit not later than 31 March each year a statement of accounts in respect of the financial year immediately preceding”

1 st Assignment • Outline and discuss the differences between government financial management and commercial financial management. You may consider any philosophical and technical difference that can distinguish between the two systems. Please refer and quote any article, publication, or related material to support your work. Use standard academic writing style to express your idea. You may include critics or comment on the existing systems, or, preferably ways to improve them. To be handed over by end of October 2013