TOPLANTI YNETM Prof Dr Ali Balc Ankara niversitesi

TOPLANTI YÖNETİMİ Prof. Dr. Ali Balcı Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Öğretim Üyesi 1

Kendinizi yalnız hissediyorsunuz. . . Karar vermekten nefret Ediyorsunuz. Yapmak yerine konuşmayı tercih ediyorsunuz. O halde neden Toplantı Yapmıyorsunuz? 2

Toplantı yapmanın yararları şunlardır: • İş arkadaşlarınızla muhabbet edersiniz • Dilediğiniz kadar çay içersiniz • Rahatsız edilmeden uyursunuz • Karar vermenin zevkine varırsınız • Anlamsız karalamalar yaparsınız • Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız • Kendinizi önemli hissedersiniz • İş arkadaşınızın canını sıkarsınız Üstelik tüm bunları Çalışma yaparsınız… saatleri içinde 3

GİRİŞ Toplantıya, yönetimin iletişim ve eşgüdüm aracı olarak bakmak gerekir. Toplantı yönetimi, demokratik yönetimin bir gereğidir. Çağdaş toplumlarda demokratik- katılımcı yönetimi uygulamaya koymak üzere sıkça toplantı yapılır. Yönetimde görüş birliği sağlamanın en önemli yollarından biri toplantı yönetimidir. Ayrıca toplantı güzel ve etkili bir iletişim ve etkileşim aracıdır; çok sesliği, farklılığı sağlamanın bir yoludur. 4

Toplantı ; • İnsanların amaçlı toplanması, • Amaca dönük bir iş oturumu , • Ortak zamanın üretken kullanımı, • İşbirlikçi bir grup çabasıdır. 5

Toplantı Yapılması Nedenleri Toplantılar aşağıda belirtilen amaç ya da amaçlarla yapılır ( Açıkgöz 1994): • Bir bilgi almak ya da vermek, • Bir konuda karar almak, • Bir sorunu tanımlamak, çözümlemek ya da çözüm getirmek, • Çatışmaları çözmek • Önemli durumlarla ilgili duyguları vurgulamak 6

İnsanlar en iyi ; • enformasyonla etkileşimle, • Tartışmayla, • Birinci elden denemeyle, öğrenirler. İnsanlar; • İşittiklerinin 20% ‘sini, • Gördüklerinin 30%’nu, • İşittikleri ve gördüklerinin 50% ‘sini , • İşittikleri, gördükleri ve denediklerinin 80%’nini hatırlarlar. 7

TOPLANTI TÜRLERİ Toplantıları, bilimsel- eğitsel ve yönetsel toplantılar olmak üzere iki temel kategoride toplamak mümkün görülmektedir. Eğitsel – Bilimsel Toplantılar • Küme tartışması, • Vızıltılı oturum, • Açık oturum, • Seminer, • Sempozyum, • Forum. 8

Yönetsel Toplantılar Başlıca yönetsel toplantılar şunlardır: • Emir/ talimat toplantısı, • İstişare/ Bilgi alış verişi toplantısı, • Eşgüdümleme toplantısı, • Uzman toplantısı, • Kurul toplantısı • Pazarlık toplantısı 9

Toplantı Düzenleme Yerleri • Toplantı yerleri ısı, ışık ve havalandırma bakımından uygun, üyeler arasında azmi etkileşimi sağlayıcı olmalıdır. • Toplantı odasında açık renkler hakim olmalı, içeriye çiçekler konulmalıdır. Toplantı odası gürültüden uzak mekanlar olmalıdır. • Toplantı odalarının dar ve uzun olması, koyu renklerin hakim olması toplantıya katılanları rahatsız eder. Koltukların sabit ve ağır olmaları rahatsızlık yaratır. • Genelde uygun toplantı masası U şeklinde ya da dikdörtgen şeklinde olandır. 10

. 11

Toplantının Gerektirdikleri • • Yapı Plan Hedef Strateji 12

Yapı • Örgütlü, • Bir ajandayı takip eder, • İyi denenmiş olmalıdır. Plan • Hedef kitlesi vardır. • Felsefesi ya da misyonu vardır. 13

Hedefler • Toplantı için ayrıntı amaçlara sahiptir. • Ölçülebilir çıktıları vardır. Strateji • Görevlendirilmiş bir liderleri vardır. • Yapıyı takip eder. • Planın dışına çıkılmaz. • Hedefleri gerçekleştiricidir. 14

Toplantıda Bulunabilecek Kimseler • Toplantıları tümünde doğaldır ki bir ve katılımcılar bulunur. yönetici • Ancak bazı toplantılarda sözcü, kaynak kişi ya da kişiler ve yazman (- raportör) da bulunabilir. 15

16

Toplantı yöneticisi ya da başkanın bazı nitelikler taşıması gereklidir. Bunlar; • Yeni durumlara kolayca uyum gösterebilecek esnekliğe sahip olma, Katılımcılara saygılı olma, Grup ya da kümenin gereksinim ve ilgilerinin farkında olma, Tartışılan konuda yeterince bilgi sahibi olma, Küme içinde belirtilen görüşleri sezme, kavrama, anlatma becerilerine sahip olma, Kendine güvenli, soğuk kanlı, canlı ve olgun davranmalı, Tartışmayı etkili yönetme, çabuk kavrama, çabuk karar verme 17

Katılanların Görevleri • Söz almadan ve söz verilmeden konuşulmamalıdır. • Karşılıklı konuşulmamalıdır. • Sözler kısa kesilmeli, az ve öz konuşulmamalıdır. • Oturulan yerden konuşulmamalıdır. • Sık söz alınmamalıdır. • Konu dışına çıkılmamalıdır. • Tartışmaya katılılınmalıdır. • Her şey birden ele alınmamalı yalnızca bir noktaya yoğunlaşılmalıdır. • Görüş ve gerekçeler örneklendirilmeliistatistiklerkle desteklenmelidir. 18

• Nutuk atılmamalı, doğal konuşulmalıdır. • Kimsenin sözü kesilmemeli, dinlenmesi bilinmelidir. • Konuşulanlar iyi dinlenilmeli iyi not edilmelidir. • Kabul edilmesi olanaksız teklifler getirilmemelidir. • Ses tonuna özen gösterilmelidir. • Kırıcı ve yıkıcı eleştiri yapılmamalıdır. 19

Toplantıda Oynanan Roller Toplantıda Grubu Engelleyen Roller n Bunları şöylece betimlemek mümkündür. Saldırgan: Diğer üyeleri aşırı eleştirir ve tepeden bakar. Eleştiri ve karşı çıkmalarında saldırgandır. Engelleyici: Toplantıların adeta sabote edicisi rolünü oynar; inatla itiraz eder; başkalarının görüşlerini red eder; konuyu saptırır. Çekimser: Tartışmalara katılmaz; kişilerle tek konuşur; hayale dalar. İhtiraslı: Mevkiinin bilincinde olup böbürlenerek konuşur. Uçarı: Sürekli konu değiştirir. Despot: Baskı yaparak konuşur, hep söz almak ister; grubun yönetimini ele geçirmeye çalışır. Bencil: Kendi arzuları için başkalarının zamanını boşa harcar. Playboy: Gösteriş yaparak herkese zaman kaybettirir; konu dışı fıkralar anlatır; kayıtsız, sinsi ve soğukkanlıdır. Şeytan: Sırf tartışma yaratmak amacıya zayıf tarafı tutar. n 20 n n n n n

Toplantıda Grubu Destekleyen Roller Girişimci: Tartışmalar için yeni ve farklı fikirler geliştirir; sorunlara olumlu yaklaşır. Önerici: Konuyla ilgili düşünce ve inançların, başkalarının önerilerini iletir. Ayrıntıcı: Başkalarının fikir ve önerilerinden yola çıkar ve bunların iyice ayrıntılarına iner. Açıklayıcı: Konuyla ilgili örnekler verir; anlam ve mantık araştırır; sorunları tek gündeme getirir. Sınayıcı: Grubun karara hazır olup olmadığını sınamak üzere sorular sorar. 21

Grubu Kaynaştıran Roller n Rahatlatıcı: Olumsuzlukları gidermek üzere gerekli anlarda toplantıya ara verilmesini sağlar; gerilimi azaltmak üzere şakalar yapar. n Uzlaşmacı: Gelişme için gerekli yerlerde boyun eğer taviz verir. n Uyum sağlayıcı: Farklılık ve anlaşmazlıkları gidermek için aracılık ve arabuluculuk yapar. 22

Toplantıda Oynanan Oyunlar “Ne müthiş bir insanım ben” oyunu. n Bireyin daima iyi, başarılı ve hatasız görülmesi ve durmadan çalıştığını ifade etmesidir. Bu oyun şu oyunlarla ortaya çıkmaktadır: n a) Günün mücizeleri: Yapılan sıradan işleri olağanüstü bir başarı olarak, adeta “mucize” olarak gösterme; hiçbir sorunu gündeme getirmeme söz konusudur. n b) Ne güçlüklerle başardık. Bütün güçlüklerin nasıl yenildiği görüntüsü verilir; bütün zorluk ve tehlikelerin nasıl başarıyla atlatıldığı anlatılır; " benden iyisi yoktur” izlenimi verilir. n c) Ne kadar sıkı çalışıyoruz: Ter döküldüğü, eziyet çekildiği, başarıya ulaşmak için durmadan gece gündüz her şeyin feda edilerek çalışıldığı izlenimini verme, daha doğrusu böyle görünmedir. n d) Halının altına süpürmek: Sorunları çözmek yerine başarı ile saklamaktır. 23

Suçlama oyunları Bu türden oyunlarda en iyi savunmanın hücum olduğu anlayışı hakimdir. n a) Böyle yapmasalardı: Olmamış bir olayın sorumluluğu başka birine yüklemek suretiyle oynanır. Bu özelliği dolayısıyla da yıkıcı bir oyundur bu. Doğaldır ki bu oyunda herkes en çok da suçlayan kaybeder. n b) Çamur atmak: Çamur atan üye işi inceden inceye öyle eleştirir ki olumlu hiçbir iş kalmaz. Bu oyunda ana yöntem, “ evet ama. . . ”, “ bu iyi ama. . sonuç” şeklinde özetlenebilir. n c) Ateş et: Sorunu görmek yerine üyelerin birbirlerini karşılıklı suçlamaları ve saldırmaları asıldır. Sorunu görmezlikten gelerek karşılıklı atışa geçmektir bu. n d) Seni kıstırdık: Sen bir hata yapacaksın diğerleri de üstüne çullanacak. Tıpkı yaralı bir insanı izleyen bir kurt gibi. n e) Küt-pat: Bu oyunda küfürden yumruklaşmaya dek her türden saldırı serbestir. Yumruk atan yumruk yiyeceğini de bildiğinden olanca gücüyle yumruk atar. 24

Toplantı Yönetimi- Yürütülmesi • Sorunu belirleyin • Sorunu netleştirin • Seçenekler geliştirin • Tartışmayı tavında tutun • Özetleyin • Grubun seçtiği çözümün sonucunu kontrol edin • Üyelerin yüklenimlerini kontrol edin • Üyeler arasında görüş birliği sağlayın • Gizli gündemi dikkate alın 25

Toplantının Pratik Öğeleri Etkili toplantının kontrol listesi • • • Rehber ya da Düzen Gündem- Ajanda (başlıklar) Toplantı yöneticisi Kayıt edici Belgeleme İzleme 26

Toplantıyı Yönetme Kuralları • Kurallara ve plana göre kontrol, • Hedefler ve stratejinin bütünlüğünü sürdürme, • Toplantının hedeflerine göre tartışma türlerini sınırlama, • Konuşma düzenini sürdürme, . • Tartışmalar için bir format oluşturma. 27

Gündem • Toplantı öncesi uygun bir zamanda dağıtılmalı, • Toplantı, ajandaya göre başlatılmalı ve durdurulmalı, • Ajandaya bağlı kalınmalı. • Sadece uygun bir mekanizmaya bağlı olarak ajandada değişiklik yapılmalı. 28

Toplantı yöneticisi Görevlendirilmiş /atanmıştır. Diğer üyeler üzerinde otoritesi vardır. Belirlenmiş rolleri vardır. Tartışılamayanların listesini tutar. Ajandaya göre toplantıyı yönetir. Rehber ilkelere bağlı kalır. Kararları alır. Üyeleri yönetir. 29

Kayıt edici; • Görevlendirilmiş bir kişidir. • Notları doğru tutar. • Ajanda formatına bağlı kalarak not alır. • Toplantıdaki tüm konuşmaları kaydeder. • Belgeleri toplar ve arşivler. • Üyelerin gözden geçirmeleri için taslak kopyaları hazırlar ve dağıtır. • Gözden geçirmelere dayalı olarak son kopyaları hazırlar. 30

Doküman • Toplantı dokümanları toplantı öncesinde dağıtılmalı. • Toplantıda gerektiğinde basılı şema, grafik, çizelge kullanılmalı. • Üyeler ve kayıt için gerekli görsel- işitsel sunumların çıktılarını dağıtılmalı. • Dokümanların gizliliğine özen gösterilmeli. 31

İzleme • Her toplantıyla ilgili rehber ilkelerin, kuralların, ajandanın nasıl çalıştığı gözden geçirilmeli. • Her toplantının rehber ilkelerinin, kurallarının ve ajandasının etkili olup olmadığı değerlendirilmeli. • Her bir üyeden toplantıya dönük tepkiler talep edilmeli, • Şu sorulara yanıt bulunmalı; Toplantı akıcı bir biçimde cereyan etti mi? 32

Etkin Bir Toplantı için Yapılması Gerekenler: Tüm üyeler için toplantı yeri ve zamanının uygun olması sağlanmalı, Toplantı süresi 2 saatten daha az tutulmalı, En az bir hafta önceden ajanda-gündem ve dokümanlar dağıtılmalı, Gündemin dışına çıkılmamalı ve sapmalar önlenmeli, Kişilerin yerlerine oturmaları ve sunumları için yeteri kadar süre verilmeli, Gündemin dışına çıkılmaması ve süreye bağlı kalınması için toplantı kontrol edilmeli, 33

Yapılmaması Gerekenler • 5’ten fazla kişi tarafından yürütülen komiteler olması. • Geç kalan üyelerin beklenilmesi. • Sadece «toplantı için toplantı yapılması» ya da statükonun sürdürülmesi. • Üyelerin ajanda dışı konuşmalarına ya da bir konuyu uzatmalarına izin verilmesi , • Aynı anda birden fazla kişinin konuşmasına izin verme. • Bir toplantıdan sonra çok sayıda komite oluşturma. • Toplantıyı öngörülen sürede bitirmeme. 34

Toplantının Başarısız Olması n Toplantının, gün ya da haftanın yanlış bir zamanında yapılması. n Toplantı n n mekanında fiziki hazırlıklara yeterince önem verilmemiştir. Toplantı görsel açıdan uygun değildir. Yazılar, resim ve şekiller iyi görülmez ya da okunmazlarsa katılımcıları yora rahatsız edebilir. Toplantının, gündeminin, yer ve zamanının yeterince önceden haber verilmemesi, Toplantının gündem ya da amaç ve konularının haber verilmeden toplantı yapılması, Toplantıda yöneticinin kimseye söz vermemesi hep kendinin konuşması, hatta konuşmak isteyenleri susturması. 35

Toplantı Yönetimi Teknikleri • Toplantı Öncesi Kurallar • Toplantı Sırasında Kurallar • Toplantı Sonrasında Kurallar 36

Toplantı Öncesi Kurallar • Toplantının kaçınılmaz olup olmadığına kara verilmelidir. • Toplantıya katılanların sayısı sınırlı tutulmalıdır. • Toplantı saatinin belirlenmesinde öğle yemeğinin hemen ardından ve mesai bitimi toplantı yapılmaması gibi özellikle dikkate alınmalıdır. • Toplantı için uygun bir yer seçilmeli; toplantı saati ve yeri son anda değiştirilmemelidir. • Toplantı öncesi hazırlıklarla ilgili bir liste hazırlanmalıdır. • Toplantı öncesi toplantı amacı iyi saptanmalı, toplantı gündemi hazırlanarak önceden ilgililere dağıtılmalıdır. • Danışma, işbirliği sağlama ya da karar alma amacıyla yapılan toplantıların bir kurultay gibi kalabalık olmasından kaçınılmalıdır. İdeal üye sayısı 7 ila 11 üyeden oluşmalıdır • Ancak bilgi ya da talimat veme toplantıları için toplantının 37

• Etkili olmak için dar alanda toplantı yapılması; örneğin 10 kişiyle 100 kişilik bir salonda toplantı yapılmamalıdır. Ne varki tartışmaları, restleşmeleri en aza indirmek, ilgiyi azaltmak isteniyorsa geniş alanda toplantı yapılmalıdır. • Toplantıya daima size destek olacak kimseler davet edilmelidir. Özellikle de size bilgi ve belge sağlayabilecek uzmanların toplantıya katılması sağlanmalıdır. • Toplantıya iyi hazırlanılmalıdır. • Bir toplantıya davet edildiğinizde katılmanız gerektiğinde kimlerin olacağı öğrenilmelidir. İyi yer seçebilmek için toplantıya erken gelinmeli; ancak ilk gelen olunmamalıdır. • Toplantı yöneticisi amiriniz ise ona yaın değilse uzak oturun. Toplantının resmi yöneticisi yoksa kontrolü ele alacak bir yere oturun. Masa ortası daima egemen olma noktasıdır 38

Toplantı Sırası Kuralları • Toplantıya daima vaktinde başlanılmalıdır. • Uygunsa toplantı ayakta yapılmalıdır. • Toplantıya gündemle başlanılmalı, amacı açıklanmalıdır. • Toplantıda 20 - 30 sayfalık raporlar okutulmamalıdır. Böylesi raporlar önceden üyelere dağıtılmalıdır. • Toplantıda konuşulanlar dikkatle dinlenilmelidir. Konuşulanlar not edilerek dinlendiği gösterilmelidir. • Toplantının akışı sağlanmalı, konu dışına çıkılması önlenmelidir. • Katılan herkesin katılması, görüş belirtmesi sağlanmalıdır. • Toplantının amacı gözden uzak tutulmamalıdır. Başkan önce üyelerin görüşlerini almalı kendi görüşünü en sona saklamalıdır. İlk ve son sözü daima başkan söylemelidir. 39

Kimin, hangi konuda ne zaman konuşacağına başkan karar vermelidir. Toplantıda amaç ve hedefe uygun olmayan bir karara doğru gidildiği sezilirse oylama yapılmadan ya da karar almadan toplantı sonlandırılmalıdır. İstenen doğrultuda karar alabilmek için destek sağlayan ve aynı görüşte olanlara öncelikle söz verilmelidir. Toplantıda grup daima enerjik ve dinamik tutulmalıdır. (ses tonunu değiştirmek, bir fıkra anlatmak, ara vermek , konuyu değiştirmek gibi stratejiler işe yarayabilir. Katılımcıların söz ve haraketlerinde serbest olmaları sağlanmalıdır. Önemli olan onların tartışmaya ve karara katılımlarının sağlanmasıdır. İstenenleri yapanlar övülmeli ancak yapmayanlara tepki gösterilmemelidir. Görüş, eleştiri ve öneri sahiplerine 40

• Olumsuz uyarılmalar, alaycı davranışlara, iğneli ve kinayeli konuşmalar izin verilmemelidir. • Katılımcılar azarlanmamalı, utandırılmamalıdır. • Toplantıda anılar anlatılmamalı, varsayımlarla zaman öldürülmemelidir. • Hayır denmek istendiğinde çekinmeden hayır, evet denilince de inandırıcı olmalıdır. • Toplantı amacına ulaştırılmalı ve bir karara varılmalıdır. Toplantı zamanında bitirilmeli, son sözü başkan söylemelidir. 41

Toplantı Sonrası Kurallar • Toplantı sonrasında gerekli yazı veya tutanak en geç 48 saat içinde tamamlanmalıdır. • Topalntıda alınan kararların ilgililere duyurulması sağlanmalıdır. • Alınan kararlar uygulamaya konulmalıdır. • Uygulama izlenip kontrol edilmelidir. 42

Toplantıda Üyeleri Uyanık Tutma Toplantıda üyelerin dikkatlerinin uyanık tutulması, ikili- üçlü konuşmaların olmaması, salonda hafif de olsa bir uğultu olmasının önlenmesi bazı taktiklerle önlenebilmektedir ( Açıkgöz 1994): 1) Fısıldaşanlara keskin bakışlar fırlatılmalıdır. 2) Konuşma ansızın kesilmelidir. 3) Konuşanlar soru yöneltilmeli ya da görüşleri sorulmalıdır. 4) Üyelerle göz iletişimi kurulmalıdır. 5) Toplantıya kısa bir ara verilmelidir. 6) Konuşmalar espiriyle süslenmelidir. 7) Ses tonu yükseltilmelidir. 43