Toimintasuunnitelman nykytila 24 9 2020 Toimintasuunnitelma Action plan

Toimintasuunnitelman nykytila 24. 9. 2020

Toimintasuunnitelma / Action plan Edustajiston vuosittain hyväksymä dokumentti, jolla se ohjaa ylioppilaskunnan toimintaa Perustehtävä (laki) / University Act - ”Nämä olemme luvanneet edustajistolle toteuttaa tänä vuonna” Säännöt / Student union constitution Toimintasuunnitelman toteuttaa ylioppilaskunnan strategian tavoitteita Ohjesäännöt / Regulations Talousarvion ja toimintasuunnitelman oltava ristiriidattomat keskenään. Strategia / Strategy Toimintasuunnitelma ja budjetti / Action plan and budget Toimisto-ohjelma / Office programme

2019 2020 -2021 EHDOTUKSEN NIMI VASTUUHENKILÖT TAVOITE MITEN LINKITTYY STRATEGIAAN NYKYTILA EHDOTETUT TOIMENPITEET TIEDOSSA OLEVAT TALOUS JA HENKILÖRESURSSIT AIKATAULU-ARVIO

2019 2020 EHDOTUKSEN NIMI VASTUUHENKILÖT TAVOITE MITEN LINKITTYY STRATEGIAAN Lisätty myös saatesanat alkuun selventämään kokonaisuutta. NYKYTILA EHDOTETUT TOIMENPITEET TIEDOSSA OLEVAT TALOUS JA HENKILÖRESURSSIT AIKATAULU-ARVIO

Tämän vuoden toimintasuunnitelman toteuttamiseen vaikuttaneet tekijät • AYY: n jatkuvan toiminnan valtava määrä Ylioppilaskunta organisaationa jo valmiiksi äärirajoilla resurssien suhteen ja perustoiminnan pyörittäminen vie paljon resursseja • Jokainen tekee parhaansa ja enemmänkin • Toiminta hyvin laajaa • Poikkeustila maaliskuusta alkaen vaikuttanut kaikkeen • • • Uudet toimintamallit nopealla aikataululla Epävarmuus Nopeaa reagointia vaativat tilanteet Jaksaminen ja hyvinvointi Jatkuvan toiminnan ja organisaation perustoiminnan merkityksen korostuminen (priorisoitava välttämätöntä, mitä varten olemme olemassa) Yhteisön kaipaama tuki ja apu (vapaaehtoiset, yhdistykset, asukkaat, yksittäiset jäsenet) Viestinnän merkittävä lisääntyminen ja jatkuva paine Sidosryhmien edellyttämät toimet esim. tartuntatilanteissa Haasteet sidosryhmissä (esim. yliopiston jäsenrekisterijärjestelmän haasteet) • Kieliasiat • Emme voi vaihtaa kieltä kokonaan englanniksi vaatii resursseja kaikilta viestiä molemmilla kielillä tai itselle vieraalla kielellä.

Tämän vuoden toimintasuunnitelmaprojektien tilanne ja jatkuminen • Tilannetta käytiin läpi toimiston startissa 26. 8. 2020 koko toimiston kanssa yhdessä. • Poikkeustila vaikuttanut eri tavalla projektien etenemiseen. • Loppuvuoden osalta tilanteeseen vaikuttaa, mitä edustajisto päättää isojen pöydällä olevien kysymysten osalta. • Toimintasuunnitelmaprojekteja ei voida edistää, jos edustajiston velvoittamat selvitykset yms. vievät käytettävissä olevan ajan, joka rajallista.

Tämän vuoden toimintasuunnitelmaprojektien tilanne ja jatkuminen • Mikä tulee valmiiksi (mikäli poikkeustila • Mitä jatkettaisiin toimintasuunnitelmaprojektina, mutta sallii)? päivittäen (mikäli ei poispriorisoida)? • • Vapaaehtoiskentän kehittäminen siltä osin kuin toimintasuunnitelmatasolla Yhdistysluokittelun uudistaminen • Mikä ei tule valmiiksi / poispriorisoituu tältä vuodelta? • AYY: n saavutettavuus kansainvälisille opiskelijoille • Mikä voisi siirtyä jatkuvaksi toiminnaksi? • • Kohti edelläkävijyyttä kestävässä kehityksessä Kiltakokous • Kuntavaalit 2021 • Toiminta-avustusten ja tilojen jaon uudistaminen • Opiskelijakeskus • Teekkarikylän kunnossapitosuunnitelma • Vastuullisen uudisrakentamisen ohjelma • Palvelutoimintojen automatisointi ja kehitys • Opiskelijamedia (mikäli päätetään se tehdä) • Mikä jatkuisi projektina, mutta ei välttämättä toimintasuunnitelmatasolla? • AYY 10 -juhlavuosi huomioitava silti budjetoinnissa • Yhteiset tilat ja yhteisöllisyys • Asukasviestinnän kehittäminen

AYY yhteiskunnallisena vaikuttajana

Kohti edelläkävijyyttä kestävässä kehityksessä • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Toteutettu: kestävyys nettisivuilla, 2019 raportointi, keke-tiimin vakiinnuttaminen • Syksyllä vielä: määriteltävä konkreettisia tavoitteita tulevaisuuteen, kompensoinnista päättäminen • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Ei voi jatkua projektimuotoisena, pitää integroida osaksi kaikkea toimintaa ja muita projekteja. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Vaatisi kokonaisuutena lisäresursseja ja läpileikkaavana teemana keken tulisi näkyä johtoryhmään kuuluvan henkilön tehtävänkuvassa.

Kuntavaalit 2021 • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Puolueet on tavattu, AYY: n vaalitavoiteohjelma on valmis. Syksyllä viestintää puolueille ja jäsenille sekä kevään suunnittelua. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Jatkuu. Vaalit 18. 4. 2021. Tavoitteena saada omat tavoitteet Espoon valtuustossa läpi ja aaltolaiset äänestämään. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Kuntavaalitapahtumaa ei lähdetä toteuttamaan etänä. Yhteinen vaalipaneeli World Student Capitalin kanssa ensi vuonna. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Kaikki kunnossa ja suunnitelmat valmiina. Projekti vaatii myös viestinnän resursseja.

AYY aaltolaisuuden rakentajana

AYY 10 -juhlavuosi • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Vuosijuhlat oli suunniteltu hyvin ja toteuttamista vaille valmiit, yhteistyökumppanuudet, tilat yms. siirretty toukokuulle 2021. • AYY 10 -taidekirja/historiikki on valmis ja painettu, julkaisutilaisuutta mietitään. • Alkuvuoden AYY 10 -tapahtumat kuten Replay menestyksiä. • Lisäksi All to X sovelluksen avulla kerätty 20 000 euroa Pelastakaa Lapset ryn Eväitä Elämälle -ohjelmaan, joten vaikuttavuus tavoite vuoden osalta on saavutettu. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Kyllä. Koko juhlavuoden tapahtumat siirtyvät. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Vuosijuhlat ja juhlaviikon tapahtumat sekä historiikin julkaisu on siirretty ensi vuoteen koronan vuoksi. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Budjetoinnissa on huomioitava, että tapahtuman toteutusbudjetti on olemassa myös ensi vuonna, sillä sitä ei tänä vuonna ole käytetty. Vapaaehtoisten jatkamisen osalta tilanne osin auki.

Yhteisörakenneprojekti: Yhdistysluokittelun ja toiminta-avustusten jaon uudistaminen • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Projektin edistämisessä on perehdytty aiempaan materiaaliin, hahmotettu nykytilaa ja tavoitteita ja lisäksi keskusteltu erityisasemayhdistyksien puheenjohtajien ja yhteisövaliokunnan kanssa ajatuksista uudistukseen liittyen. Myös hallitus on aloittanut keskustelut aiheen osalta. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Jatkuu ainakin toiminta-avustusten ja tilajaon uudistamisen osalta laajemmin. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Toiminta-avustusten jakoa ei ehditä uudistaa syksyn aikana. Yhdistysohjesäännön ja luokittelun uudistuksen eteneminen riippuu siitä, miten korona vaikuttaa vielä loppusyksystä. Korona vaikuttanut merkittävästi yhdistyssektorin toimintaan. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Poikkeusolot vaikuttavat käytettävissä olevaan resurssiin.

Yhteisörakenneprojekti: Vapaaehtoiskentän kehittäminen • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Vapaaehtoiskentän eri toimijoiden rooleja, vastuualueita on koostettu. Prosessia toimikuntien ja jaostojen perustamiseksi selkeytetään. Arvioidaan tänä vuonna toiminnassa olleiden itsenäisten toimikuntien toimivuutta sekä uusien opiskelijoiden jaoston toimivuutta. Syksyn vapaaehtoisrekryissä muodostetaan järkevää kokonaisuutta huomioiden resurssinäkökulma, hyvinvointinäkökulma ja tasavertaisuus. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Ei toimintasuunnitelmaprojektitasolla, mutta vapaaehtoiskentän kehittäminen jatkuvaa. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Suurimmat muutokset eivät välttämättä koronahaasteiden vuoksi mahdollisia toteuttaa. Liian nopeasti tehtynä, saattavat aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Koronan vaikutukset huomioitava, tärkeää muodostaa selkeä ja houkutteleva kokonaisuus, jossa huomioidaan resurssit, tasavertaisuus, selkeys ja avoimuus.

Yhteisörakenneprojekti: Kiltakokous • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Ohjesääntö on valmis ja puheenjohtaja on tarkoitus valita. Ensimmäinen kokous on ollut suunnitteilla, mutta epävarmuuta on koronan vuoksi. Toiveena fyysinen kokous, mutta tilanne voi muuttua. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Ei ainakaan toimintasuunnitelmatasolla, tarkoitus muuttua käytänteeksi/jatkuvaksi toiminnaksi. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Fyysinen kokous, jos koronatilanne ei salli fyysistä. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Turvallinen kokoontuminen. Korona vaikuttaa resurssien priorisointiin.

Opiskelijakeskus • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Monissa toimenpiteissä päästy eteenpäin, mutta ei aivan maaliin. Monenlaisia haasteita, mutta varainkeruuta aloitettu pohtimaan, yliopistoyhteistyö prioriteetti nyt, tilaohjelma ja budjetti keskustelussa edarissa, päätökset lokakuussa. Suunnittelijaryhmä on koottu, kestävän kehityksen konsulttia ollaan palkkaamassa • ^ Tämä oli tilanne elokuun lopussa, nyt tilanne muuttunut jälleen. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Emme vielä tiedä. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Emme vielä tiedä. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Vaatii jatkuvasti hallituslaisten, talousjohtokunnan, kiinteistöjaoksen, työntekijän ja johdon aikaa ja resurssia, joka on pois kaikesta muusta.

AYY: n saavutettavuus kansainvälisille opiskelijoille • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Yliopistolla vaikutettu EU/ETA-alueen ulkopuolelta tulevien osallistumismahdollisuuksiin liittyen, nyt mm. vuoden AYY: n hallituksessa toimiva EU/ETA-alueen ulkopuolinen voi saada vuoden lukuvuosimaksustipendin Aallolta • Muuta ei ole toteutettu, ei resursseja toteuttaa. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Olisi hyvä tehdä ensi vuonna, mutta arvioitavat resurssit. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Todennäköisesti koko projekti, mikäli vain kv-sektorin vastuulla. Kv-sektorille on pandemiatilanteen myötä tullut laajoja kv-vaikuttamiskokonaisuuksia ja tehtäviä kv-opiskelijoiden vaikeaan tilanteeseen liittyen. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Kielellinen saavutettavuus ja inkluusio läpileikkaavat teemoina koko organisaation toimintaa.

AYY: n asunnot opiskelijan kotina

Teekkarikylän kunnossapitosuunnitelma • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Kiinteistöjen kuntoarviot ja PTS-suunnitelmat (10 v. ) ovat valmistuneet keväällä 2020. • Asuntojen facelift-konseptointia jatketaan syksyn aikana yhdessä arkkitehtitoimiston kanssa. • Otaniemen alueen yleissuunnittelu on käynnistetty. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Projekti jakaantuu useammalle vuodelle. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Ei mitään. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Viestintä kokonaisuudesta erityisesti asukkaille. Miten saadaan ihmisiä mukaan miettimään kokonaisuutta?

Vastuullisen uudisrakentamisen ohjelma • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Uusien talojen rakentaminen etenee, Miestentie etupäässä, kestävän kehityksen konsultti mukana. Etsitään malleja, joita hyödynnetään tulevaisuuden hankkeissa myös. • Linkitetään vanhat ja uudet rakennukset yhteen ja raportoidaan kaikista. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Monen vuoden projektikokonaisuus • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Ei mikään. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Muodostetaan runko seuraavan kymmenen vuoden tekemiselle. Kiinteistökehityksen ohjausryhmä ja työryhmät tärkeitä tässä.

Yhteiset tilat ja yhteisöllisyys • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Asumisen asiantuntija mukana ohjausryhmässä ja sitä kautta myös uudiskohteiden ja nykyisten kiinteistöjen kunnostuksessa vaikutetaan ja huomioidaan yhteisöllisyys ja yhteiset tilat. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Jatkuu joiltain osin, Muuanin suunnitelman mukaan muodostetaan kokonaiskuvaa. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Ei poispriorisoidu, mutta pavelupäällikön vaihtuminen voi vaikuttaa. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? ’ • Ei muuta.

Asukasviestinnän kehittäminen • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Projektia käynnistellään uudelleen syksyllä asiantuntijan palatessa takaisin. • Domoon liittyvät neuvottelut kesken. • Uusille asukkaille tehty uusi infokirje, joka lähetetty ensimmäisen kerran elokuussa. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Jatkuu ensi vuoteen, koska ei ollut resursseja keväällä. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Näitä selvitellään, projektin välitavoitteiden asettaminen menossa. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Koronaviestintä voi viedä resursseja hieman pois.

Muut ajankohtaiset

Palvelutoimintojen automatisointi ja kehitys • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Kirjauksessa painotus on ollut vuokranmaksua helpottavissa asioissa, mutta käytännössä keskitytty enemmän jäsenmaksuprosessin kehitykseen. Kartoituksessa ja kehityskohteiden päättämisessä ollaan pitkällä. Lukitusasiat menneet paljon eteenpäin, lisäksi otettu käyttöön itselämmittävät saunat. Toteutustahot tarkoitus saada päätettyä jossain vaiheessa, mutta ei vielä kartoitettu tahoja tähän. Käyttöliittymäpäivitys TILAan käynnissä. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? • Toteutustahojen valinta jää ensi vuoteen. • Mikä poispriorisoituu syksyltä, miksi? • Korona vaikuttanut resurssien käyttöön. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Palvelupäällikön vaihtuminen vaikuttaa myös tähän.

Opiskelijamedian tulevaisuus • Mitkä projektin osat etenevät hyvin ja on toteutettu tai on mahdollinen toteuttaa syksyn aikana? • Selvitys Ellun Kanoilta 1. 9. tulossa, edarissa lähetekeskustelu 9/2020 ja periaatepäätös 10/2020. Tämän perusteella budjetointi ja suunnitelma jatkolle. • Jatkuuko projekti ensi vuoteen, jos niin miltä osin sen pitäisi jatkua? - Mikäli päätetään jatkaa niin kyllä. Ainon ohjesäännön päivittäminen, rekrytoinnit ja toimituksen kokoaminen yms. Selvitykset. • Mitä muuta projektiin liittyen on hyvä huomioida? • Vaikuttaa budjetointiin ja muihin mahdollisuuksiin merkittävästi, mikä rekrytoitavien työsuhteen muoto yms. Malli millä lähdetään toteuttamaan, jos niin halutaan.

Kiitos!