TMS GALATHEA 3 Total Management Solution TMS Trine

TMS GALATHEA 3

Total Management Solution TMS Trine Mortensen Didriksen Mette Marie Hansen Signe Christensen

Del 1 § § § Målhieraki Overordnet plan Den kritiske vej Ganttkort Milepælsansvarskort Valg af metoder TMS

Målhieraki Vision Videnskaben frem i lyset Formål Gennemførelse af turen + forskning Galathea 3 sejlklar 1/8 – 2006 Projektmål Indsatsområder Mål TMS Plan Koordinering af forskningsprojekter Indrette kahytter til mediefolk og forskere Laboratorier Klargøring og ombygning af skib Installation og opkobling af satellitudstyr Besætning Fundraising Flere sponsor kroner Formidling og undervisning Udstilling Undervis ningsmateriale Samarbejde mediepartnere Interessentpleje Formidling via medier

Overordnet plan TMS Ekspeditionsfonden Projektleder Referencegruppe Projektforberedelse d. 16/ 12 2005 – 1/1 2006 Projekt. Opstart Seminar d. 2/1 – 4/1 2006 Interessenternes Behov og krav Projektgruppe MILEPÆLE Projektplan udarbejdet PG sammensat Opstartsseminar slut Lab. plan godkendt Plan over kahytter + fællesarealer godkendt Skib leveret Besætning ansat Aftale mediepartnere på plads Koordinering af forskningsprojekter færdig Specialudstilling godkendt Undervisningsmateriale godkendt Afsejling Interessentanalyse – kommunikationsplan Koncept Design Indkøb Montage Idrifts. Service Projektafslutning d. 1/8 2006 Skib funktionelt Projektevaluering d. 2/8 2006 Kundens tilfredshed

nin g lut afs ge op s nn e m ta rt fø re ls se de l er e rb fo TMS e Den kritiske vej Projektplan Godkendelser Skibsbygning Formidling Koordinere forskere Samarbejdsaftaler Afskibning Evaluering

Milepælsansvarskort Org. enheder Projektleder Milepæle Skib leveret Bemanding af skib færdig Afskedsceremoni Informeres Milepælsansvarlig Projektejer TMS Referencegruppe Projektdeltagere Godkende Skibsværft og leverandører af inventar = Udfører arbejdet JCH = Milepælsansvarlig Informeres Kaptajnen = Udfører arbejdet JCH = Milepælsansvarlig H. Kr. Fr. = Udfører arbejdet

Ganttkort TMS

Aktivitetsplanlægning TMS

Del 2 § § § § Interessenter Interessentanalyse Risiko- /usikkerhedsanalyse Forslag til yderligere analyser Budget Eksempler på omkostningstyper Valg af metoder TMS

Interessenter TMS – Universiteterne (Biologi, geologi, kultur og historie) – Forskere på de 70 projekter – Involverede mediepartnere – Staten (ekspeditionsfondens beslutningstagere) – Internationale forskere – Besætning – Undervisningsministeriet – Fiskeriministeriet – Folkeskoler i DK – Leverandører og underleverandører til klargøring – Interesseorganisationer – Den interesserede borger – sponsorer

Interessentanalyse TMS 1 Hvem skal gennemføre interessentanalysen? – PG, PL, (PE) 2 3 4 5 6 7 8 Hvordan skal analysen laves? – gruppen sammen 9 Hvornår og hvordan følge op på håndteringsplanen? – hver måned. M. M. + PL 10 Hvornår kan interessentanalysen laves igen? Efter behov, specifik ift. enkelte interessenter Hvem er interessenter? Kategorisering af interessenter (Ekstern – intern) Interessenternes bidrag Interessenters forventninger, krav og ønsket belønning Er der behov for yderligere info indsamling? – PL Udarbejdelse af interessenthåndteringsplan – gruppen sammen

Risiko-/usikkerhedsanalyse PRAM TMS Define – erfaringer fra Galathea 1, 2 samt andre lign. projekter Focus – kvalitativ angrebsmåde- tale med de involverede parter Identify – risikoanalyse Structure – prioritering ud fra risikotal Ownership – den ansvarlige for givne indsatsområder Estimate – fastsættelse af konsekvens og sandsynlighed risikotal Evaluate – kun ved store ændringer i projektplan Plan – gøre usikkerhedsstyringen til en del af projektgruppens opgaver

Eks. på dele i risikoanalyse TMS Hvad kan gå galt? Konsekvens for projektet (1 - 5) Sandsynlighed (1 - 5) Risikotal (K x S) Forebyggende handlinger Afbødende handlinger (plan B) Skibet er ikke klar til tiden 4 1 4 Samarbejde med skibsværft. Skibet bestilt klar 14 dage før afrejse. Flere midler til værftet, så de kan ansætte flere folk. Satellitopkobling fungerer ikke 4 14 dages prøvetid inden afrejse Web kamera

Forslag til yderligere analyser § Behovsanalyser: – – Undervisningsmateriale Skibets IT- og kommunikationsudstyr Skibets laboratorieudstyr Analyse af last fra DK (forskningsudstyr) § Analyse af projektgruppesamarbejdet TMS

Budget TMS

Eksempler på omkostningstyper § § § § Direkte – løn til LA Indirekte – løn til LNJ Sam – drift af sekretariat Sær – satellitopkobling Faste – drift af sekretariat Halvfaste – indkøb af nye computere Variable – løn til studentermedhjælpere TMS

Del 3 § § § § Bemandingsprocessen Projektgruppen Teambuilding Opfølgningstiltag Kommunikation Refleksion over vores samarbejde Valg af metoder TMS

Forslag til bemandingsprocessen TMS • Der skrives ressourcekontrakter med hver enkelt projektdeltager, som godkendes af projektejer M. M • PL udvælger IT, SB og LA i samarbejde m. styregruppen • Udvælgelsen sker bl. a. ud fra projektets behov og personens kompetencer. Endvidere søges det at dække Belbin`s roller.

Forslag til projektgruppen TMS PL + 5 medarbejdere, hvoraf 2 kommer fra sekretariatet: • Kommunikationsansvarlig – LNJ (fuldtid) • Sekretariatschef – JCH (fuldtid) Nyansatte: • IT-ansvarlig – IT (fuldtid) • Skibsbygningsansvarlig – SB (fuldtid) • Laboratorieansvarlig – LA (timeansat) • PL – (fuldtid)

Teambuilding TMS Fokus ved opstartsseminar og løbende i projektet: • Roller jf Belbin • Gruppens udvikling (f, s, n, p og a) • Fælles spilleregler; beslutnings- og møderegler, arbejdsmåder og rutiner • Motivation gerne indre motivation

Eksempler på opfølgningstiltag Fremadrettet – bagudrettet • Evaluering af PG–samarbejde via spørgeskema • PG vurderer hver især færdiggjort arbejde ift. ressourceindsats (farver i MS project) • Tilfredshedsspørgeskema til interne interessenter • Tovejsevaluering af samarbejde mediepartnerne • Projektbudget ift. færdiggørelsesprocent • Kvalitetssikring via kontrolplan TMS

Kvalitetssikring via kontrolplan TMS Indsatsområde Udfører Målemetode Målepunkt Grundlag Acceptkriterier Registrering dokumentation Skibsbygning SB Inspektion Milepæl 17/7 – 06 Behovsanalyse Styregruppen godkender Leveringskontrakter Undervisningsmateriale IT Brugertest Milepæl 31/1 – 06 Analyse Styregruppen godkender Mødereferat Koordinering af forskningsprojekter LNJ Status Milepæl 17/1 – 06 Skibsrute + forskningsfelt Styregruppen godkender Mødereferat Projektgrundlag PL Reviewspecifikation Analyse Styregruppen godkender Mødereferat Beslutningsgrundlag PL Review Faseovergang Projektoplæg Direktørs godkendelse Mødereferat Samarbejde mediepartnere LNJ Review Milepæl 4/1 – 06 Analyse Styregruppen godkender Mødereferat Budget JCH Validering Ved faseskift Bevillinger og sponsorater Styregruppen godkender Regnskab

Kommunikationsplan Udarbejdes af projektdeltagerne i forlængelse af interessentanalysen på opstartsseminaret Hvad Af hvem Virkning Komm. plan Hvornår Hvordan TMS

Eks. på dele af ekstern kommunikationsplan TMS Hvem Hvilken interessent er målgruppe for kommunikatione n Hvad er budskabet? Hvor Mediet eller stedet, hvor kommunikationen skal foregå, f. eks. intranet, kickoff Hvilken effekt Hvad vil I opnå, at interessenten gør som følge af kommunikationen? Hvornår Specificer ift. faser og milepæle Ansvar Hvem i projektgruppen har ansvar for, at det sker? Projektejer Morten Meldgaard At omtale projektet positivt og motivere projektdeltagere På opstartsseminar d. 02 – 01 – 06 At motivere PG til at arbejde intenst på projektet På opstartsseminar d. 02 – 01 – 06 PL Den interesserede borger Information om Galathea 3 ekspeditionen Virtuelt rum (efter d. 01 – 08 – 06) Elektronisk nyhedsbrev Øger sin viden Umiddelbart før afrejse/ ved milepælen d. 01 – 08 – 06 LNJ Forskerne Information om afrejse, pakkelister etc. Virtuelt rum Føler sig opdateret ift rejsen Juni måned LNJ

Refleksion over vores samarbejde • • Lille projektgruppe Arbejder sammen i projektrum Fortløbende diskussion og detailplanlægning Brug af brainstorm, post-it mærker til interessent analyse • Tidsestimering ift. arbejdsopgaver TMS

Refleksion over vores samarbejde • Udarbejdelse af fælles spilleregler ift. arbejdstid og rutiner fx at klokkeslæt angiver arbejdsrutiner • Fællesskabsfølelse gennem indtagelse af fælles måltider • Bevidst brug af Belbins roller • Klarlægge individuelle stærke og knap så stærke sider – ift. IT, pensum og psyke TMS