tlthat folyamatok gyviteli rendszerekkel A Modern Vllalkozsok Programja

Átlátható folyamatok ügyviteli rendszerekkel

A Modern Vállalkozások Programja legújabb kutatása: „A hazai kkv-k 61%-a használ valamilyen egyszerűbb ügyviteli vagy üzleti alkalmazást (pl. számlázó programot). Azonban a vállalkozásoknak mindösszesen csak 10, 5% rendelkezik a teljes folyamatot támogató több modulos integrált vállalatrányitási (ERP) rendszerrel. A többiek digitális eszközeit a szigetszerűség és a redundáns megoldások jellemzik. ”

Általában jellemző „megoldások”: 1. „Fejben” 2. Papírfecnik, cetlik 3. „kockás” füzet 4. Excel táblázatok 5. Különálló, egymástól elszigetelt programok (Ez régebben megfelelő volt, ma már nem)

Előnyök: • Önerőből, gyorsan, olcsón(? ) megvalósítható Hátrányok: • Általában ugyan azt az adatot több helyen is fel kell rögzíteni • Egy bizonyos mennyiség után átláthatatlan • Gátolja a cég növekedését. • Forgalom növekedés esetén KÁOSZ. • Nehéz az új munkatársak betanítása. • Egy régi munkatárs távozása gondot okoz. • Több kárt okoz, mint amennyivel olcsóbb egy „profi” megoldásnál.

Folyamatok egy kereskedelemmel, szolgáltatással foglalkozó vállalkozásoknál: (a teljesség igénye nélkül) Beszerzés Értékesítés Árajánlat kérés Pénzügy Árajánlat kérés Megrendelés Teljesítés, Kiszállítás Beszállítás Számlázás Dokumentum kezelés, levelezések Pénztár Megrendelés Bank Készletre vétel Könyvelés, analitika Kimutatások, vezetői lekérdezések, kötelező adatszolgáltatások Marketing Ügyfélszolgálat

Az előző ábrából is jól látható, hogy nagyon sok folyamat van egy vállalkozásban, amelyeket egy bizonyos adatmennyiség felett már nem lehet „fejben” tartani vagy manuálisan nyilvántartani! Mi a megoldás?

Egy egységes, a vállalkozás folyamataihoz igazodó ügyviteli RENDSZER

Egy ügyviteli rendszer előnyei: • „Rendszert" visz a vállalkozásába. • Minden bizonylatot csak egyszer kell rögzíteni, és a rögzített bizonylat adatait a rendszer összes modulja fel tudja használni. • Ezáltal gyorsan átláthatók lesznek az ügyviteli folyamatai, minden információt egy helyen talál meg, és a szükséges információk egy kattintással a rendelkezésére állnak. . . • Naprakész, azonnali információk (Aktuális megrendelések, kiszállításra váró termékek, Számlázásra váró kiszállítások, kiegyenlítetlen számlák, szoba foglalások, szabad szobák, stb. ) • Naprakész „extra” információk. (a következő dián részletezem) • Egy jobb munkahelyi környezet! Mivel ellenőrizhetők lesznek a folyamatok, az egész nap nem kapkodással, és nem az adminisztrációs hibák javításával és nem stresszel fog telni. • Jobb ügyfél kiszolgálás, elégedettebb ügyfelek (kisebb a hibalehetőség, ezért rugalmasabb, és pontosabb az ügyfél kiszolgálás)

Naprakész, azonnali „extra” információk: • • • „alvó”, „holt” és „elfekvő” készlet (készletgazdálkodás) Legnagyobb (legkisebb) haszonnal értékesített termékek (értékesítés) Először vásárló partner (Marketing: pl. : apró figyelmesség) Megadott idő óta nem vásárló partner (aki előtte rendszeres vásárló volt) (Marketing: pl. : megtudni a „nem vásárlás” okát) vevő fizetési fegyelem (időben fizető ügyfelek, rendszeresen késve fizető ügyfelek, stb. ) Leggyakrabban vásárló vevők (visszatérő vendégek) (pl. : egyedi kedvezmény adása) X nap múlva lejáró fizetési határidejű számlák (emlékeztető küldés) Lejárt fizetési határidejű számlák (figyelmeztetés küldés) Lejáró műszaki vizsga (autószervízben) (értesítő küldés) Befizetés beérkezéséről e-mail értesítő a vevőnek Összesítő pénzügyi kimutatások, stb.

Egy ügyviteli rendszer hátrányai • Költségesebb, mint a manuális, „papír alapú” nyilvántartás. (Látszólag, mert a fejlesztésre fordított költségek már rövid távon is megtérülnek) • A rendszer bevezetése plusz időráfordítást igényel. (Viszont ez a plusz időráfordítás a bevezetés után megtérül) • Önerőből nem megvalósítható, szükséges egy „külső” szolgáltató bevonása a megvalósításba.

Összességében: Egy jól megválasztott, a vállalkozás működéséhez, és folyamataihoz igazodó ügyviteli rendszer használatával nagyobb mértékben csökkentheti a felesleges kiadásait, illetve növelheti a bevételeit, és a hatékonyságát, mint amennyibe a program havi (éves) bérleti díja, vagy a fejlesztése kerül.

Ha ennyi előnye van, akkor miért van az, hogy: A Modern Vállalkozások Programja legújabb kutatása: „Azonban a vállalkozásoknak mindösszesen csak 10, 5% rendelkezik a teljes folyamatot támogató több modulos integrált vállalatrányitási (ERP) rendszerrel…”

A leggyakoribb okok

1. Mi ezt már 20 éve így csináljuk… A legtöbb cégvezető úgy tekint a vállalkozása adminisztrációjára, mint egy szükséges rosszra, amit az adóhatóság és egyéb hivatalok számára kell vezetni. Ezzel szemben, egy cégvezetőnek sokkal nagyobb szüksége van arra, hogy naprakész információi legyenek a cégéről, mint az adóhatóságnak azért, hogy megfelelő döntéseket tudjon hozni. Mindezt úgy, hogy a munkatársai egész napja ne az adminisztrációs rutinfeladatok elvégzésével teljen, és ugyan azt az adatot ne kelljen több különálló programban is rögzíteni. Tehát egy ügyviteli rendszerre elsősorban nem a hatóságok miatt van szükség, viszont a hatóságok számára szükséges információt is tudják szolgáltatni plusz munka nélkül.

2. Rossz ügyviteli rendszer választás Mivel a folyamatok iparáganként különbözőek, az ügyviteli rendszernek is az adott iparághoz, vagy akár az adott vállalkozás folyamataihoz kell alkalmazkodni. Teljesen más ügyviteli folyamatok (és adatok) vannak pl. egy hotelben, egy autószervízben, egy építőipari vállalkozásnál, cipő kereskedésben, és egy villamosipari kereskedésben. Egy olcsó, de nem a célnak megfelelő rendszer több kárt tud okozni a vállalkozásában, mint amennyibe a drágább program került volna. Ugyanakkor egy drága program sem feltétlenül nyerő megoldás, ha nem felel meg a vállalkozása igényeinek, vagy nincsen rá szüksége. Egy érdekes példa egy rossz választásra:

Kirúgta a 243 db robot felét egy japán hotel

3. Önerőből nem megvalósítható, szükséges egy „külső” szolgáltató bevonása a megvalósításba. Túl sok a megválaszolatlan kérdés, nagy a bizonytalanság, ezért inkább maradnak a „jól bevált” manuális nyilvántartásnál • Megfelelő szakember(ek) megtalálása, kiválasztása • Bizalom a fejlesztő és a megrendelő között • A megrendelőnek és a fejlesztő(k)nek hosszútávon együtt kell tudni dolgozni

Összefoglalva: Egy vállalkozás vezetőjének folyamatosan kell „törődnie” a vállalkozás ügyviteli rendszerével, amit a vállalkozás növekedésével mindig a vállalkozáshoz kell „igazítani”. A folyamatok nem feltétlenül egy ügyviteli rendszertől lesznek átláthatók. Ügyviteli rendszer nélkül, egy papír alapú nyilvántartás esetén is lehetnek átláthatók a folyamatok egy vállalkozásban. Viszont egy ügyviteli rendszertől gyorsabban, és hatékonyabban átláthatók lesznek.

Gyorsabban és hatékonyabban átlátható folyamatok ügyviteli rendszerekkel

Elérhetőségek • Szigeti Zsolt • mobil: +36 -30/99 -36 -085 • web: www. ugyviteliszoftverek. com • e-mail: szigeti. zsolt@ugyviteliszoftverek. com