Tipos de arquivos Quanto a organizao Arquivo centralizado

Tipos de arquivos

Quanto a organização Arquivo centralizado - é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector. Arquivo descentralizado - é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

Quanto a frequência de consulta Arquivo activo - é constituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes. Arquivo semiactivo- é formado por documentos de consulta periódica. Arquivo inactivo - contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada

Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por razões de segurança

Tarefas do arquivista * Registar os documentos; * Classificá-las e ordená-las segundo o (s) critério (s) previamente definido (s); * Sinalizar com toda a gama de materiais; * Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequados; * Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários.

Importância da Classificação * Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz; * Conservar os documentos em segurança, sem risco de deterioração.

Sistemas de Classificação Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos subgrupos, . . . entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos. Principais * Alfabética * Numérica * Ideológica

Derivados * Alfanumérica * Cronológica * Geográfica * Decimal *. . .

Classificação alfabética * A mais conhecida * A mais simples * Dicionário * Lista telefónica * Extensível * Palavra-chave (1º substantivo próprio da rúbrica

Exemplos * Rubricas com nomes de pessoas: Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia ) * Rubricas com nomes geográficos: Siderurgia do porto e Aveiro = Porto e Aveiro (siderurgia) * Rubricas contendo um nome publicitário: Sal de mesa vatel = Vatel (Sal de Mesa) * Rubricas de iniciais (TAP, RN, CP, ONU, INATEL, . . . ) classificam-se na 1º letra do conjunto de iniciais * Rubricas com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo com a palavra seguinte: Sindicato dos empregados de escritório Sindicato dos porteiros

Classificação numérica * Pela ordem dos números * Não tem limites * Não podem intercalar-se novos elementos * Documentos (notas de encomenda, facturas, . . . )

Classificação ideológica * Por assuntos * Adaptação às necessidades de empresa (forma dos objectos, funções, . . . ) * Exige pessoal especializado * Utilizada em bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo, farmácias. . .

Classificação Alfanumérica * De consulta demorada * É necessário criar um índice alfabético * Utilizada em matrículas de automóveis

Classificação cronológica * Em função da data de emissão ou de recepção (ano – mês - dia hora) *A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

Classificação geográfica * Por região (distrito, concelho, cidade, …) * Divisão do país em zonas (norte, centro, sul) * Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

MICROFILMAGEM Vantagens * Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a 90%) * Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais * Reprodução distribuição a baixo custo * Preservar os originais do extravio ou deterioração * Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa maior rapidez de consulta É aplicado no registo de correspondência, registo de letras e cheques, ficheiros de clientes e manuais técnicos

Serviços onde é utilizada com maior frequência * Bancos * Bibliotecas * Polícia * Companhias de seguros