Tipos de arquivo Quanto a organizao Arquivo centralizado

Tipos de arquivo

Quanto a organização • Arquivo centralizado -- é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector. • Arquivo descentralizado é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

Quanto à frequência de consulta • Arquivo activo -- é constituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes. Arquivo semiactivo -- é formado por documentos de consulta periódica. Arquivo inactivo -- contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada.

Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo • Espaço amplo, bem humidade; acesso limitado por razões de segurança.

Tarefas do arquivista • * Registar os documentos; * Classificá-los e ordená-los segundo o (s) critério (s) previamente definido (s); * Sinalizar com toda a gama de materiais; * Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequadas; * Actualizar o arquivo, libertando-o elementos ultrapassados ou desnecessários.

Importância da classificação • * Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz; * conversar os documentos em segurança, sem riscos de deterioração.

Sistemas de classificação • Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos, . . . entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos. Principais * Alfabética * Numérica * Ideológica

Derivação • * Alfanumérica * Cronológica * Geográfica * Decimal *. .

Classificação alfabética • * A mais conhecida * A mais simples * Dicionários * Lista telefónica * Extensível * Palavra – chave ( 1º substantivo próprio da rúbica )

Exemplos • * Rubricas com nomes de pessoas: Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia ) * Rubricas com nomes geográficos: Siderurgia do Porto e Aveiro = Porto e Aveiro (Siderurgia) * Rubricas contendo um nome publicitário: Sal de Mesa Vatel = Vatel ( Sal de Mesa) Jornal de Charadas Esfinge = Esfinge (Jornal de Charadas) * Rubricas de iniciais ( TAP, RN, ONU, INATEL, . . . ) Classificam-se na 1ª letra do conjunto de iniciais * Rubricas com palavras-chave iguais, classificamse de acordo com palavras seguintes: Sindicatos dos Empregados de Escritório Sindicatos dos Porteiros

Classificação numéricas • * Pela ordem dos números * Não tem limites * Não podem intercalar-se novos elementos * Documentos ( notas de encomendas, facturas, . . . )

Classificam-se ideológica • * Por assuntos * Adaptação às necessidades da empresa ( forma dos objectos, funções, . . ) * Exige pessoal especializado * Utilizada em bibliotecas, clubes de vídeo, farmácias. . .

Classificação alfanumérica • De consulta demorada • É necessário criar um índice alfabético • Utilizado em matrículas de automóveis

Classificação cronológica • Em função da data de emissão ou de recepção ( ano – mês – dia hora) • A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

Classificação geográfica • Por região ( distrito, concelho, cidade, …) • Divisão do país em zonas ( norte, centro, sul) • Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

Microfilmagem • Redução do espaço ocupado ( economia de espaço superior a 90% ) • Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais

Serviços onde é utilizada com maior frequência • • Bancos Bibliotecas Polícia Companhias de seguros