TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS 3 FUNGSI DASAR yang

TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

3 FUNGSI DASAR yang dilaksanakan SIA 1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efektif dan efisien 2. Menyediakan Informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan 3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset organisasi lainnya.

Basic Concepts of AIS Cost Effectiveness - Benefits must outweigh the costs. Illustration 7 -1 Principles of an efficient and effective AIS. Useful Output Flexibility - The system should be sufficiently flexible to meet the resulting changes in the demands made upon it.

SUBSISTEM DASAR dalam SIA 1. The revenue cycle Mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai 2. The expenditure cycle Mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai 3. The human resources/payroll cycle Mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai

Subsistem dasar dalam SIA. . 4. The production cycle Mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan Tenaga kerja menjadi produk jadi 5. The financing cycle Mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari Investor dan Kreditor dan Membayar mereka kembali.

SUBSISTEM DASAR dalam SIA Financing Cycle Expenditure Cycle Human Resources General Ledger & Reporting System Production Cycle Revenue Cycle

Basic Concepts of AIS Computerized Accounting Systems Software programs (functions include sales, purchases, receivables, payables, cash receipts and disbursements, and payroll). Generate financial statements. Advantages: Ø Typically enter data only once. Ø Many human errors are eliminated. Ø More timely information.

Basic Concepts of AIS Computerized Accounting Systems Choosing a software package Entry-Level Software Ø Common features and benefits: v Easy data access and report preparation v Audit trail Enterprise Resource Planning Systems

SIKLUS PEMROSESAN DATA • Siklus Pemrosesan data terdiri dari 4 Langkah : 1. Input Data 2. Penyimpanan Data 3. Pemrosesan Data 4. Output Informasi

SIKLUS PEMROSESAN DATA. . . • Pemicu Input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. seperti tentang: 1. Tiap Kegiatan yang menjadi perhatian 2. Sumberdaya yang dipengaruhi oleh kegiatan 3. Para pelaku yang terlibat didalam setiap kegiatan

Siklus Pemrosesan data: INPUT DATA • Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan Dokumen sumber (Source Document) untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis dan kemudian memindah data tersebut kekomputer. • Sekarang, sebagian besar data aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (Computer data entry screen).

KEGIATAN BISNIS dan DOKUMEN SUMBER Kegiatan Bisnis Dokumen Sumber • Siklus Pendapatan – Menerima Pesanan Pelanggan – Mengirim Pesanan – Menerima Uang Tunai – Menyimpan tanda terima tunai – Menyelesaikan Account Pelanggan – Pesanan Penjualan – Bill Of Lading – Lap. Daft pembayaran – Slip penyimpanan – Memo kredit

KEGIATAN BISNIS dan DOKUMEN SUMBER Kegiatan Bisnis Dokumen Sumber • Siklus Pengeluaran – Permintaan Atas Barang – Pesanan Atas barang – Penerimaan atas barang – Pembayaran atas barang – Purchase requition – Purchase Order – Receiving Report – Cek

COMMON SOURCE DOCUMENTS and FUNCTIONS HUMAN RESOURCES CYCLE Source Document Function W 4 forms Mengumpulkan data Pegawai Time cards Catat Jam kerja pegawai. Job time tickets Catat waktu yg dihabiskan utk pekerjaan tertentu.

COMMON SOURCE DOCUMENTS and FUNCTIONS GENERAL LEDGER AND REPORTING SYSTEM Source Document Journal voucher Function Merekam masukan yan Telah diposting kebuku besar.

Siklus Pemrosesan data: DATA PROCESSING • Batch processing adalah Update secara periodik dari data yang disimpan tentan sumber daya dan pelaku yang terlibat. • On-line, real-time processing adalah Update secara langsung setelah terjadinya transaksi.

Siklus Pemrosesan Data: PENYIMPANAN DATA • Entity adalah sesuatu yang disimpan informasinya. • Setiap Entity mempunyai Atribut atau characteristics yang membutuhkan untuk disimpan.

PEREKAMAN TRANSAKSI KEDALAM JURNAL • Setelah data diambil dari dokumen sumber langkah selanjutnya adalah merekam transaksi tersebut kedalam jurnal • Sebuah jurnal dibuat untuk setiap trasaksi yang menampilkan accounts and jumlah yang di debet dan dikredit

Perekaman Transaksi kedalam Jurnal. . . • Jurnal Umum merekam transaksi yang tidak sering terjadi • Jurnal khusus merupakan proses ringkas dari perekaman jumlah besar dari transaksi yang sering terjadi

SPECIAL JOURNALS Used to record similar types of transactions. Illustration 7 -5 If a transaction cannot be recorded in a special journal, the company records it in the general journal.

Special Journals Effects of Special Journals on the General Journal Special journals substantially reduce the number of entries that companies make in the general journal. Only transactions that cannot be entered in a special journal are recorded in the general journal. Also, correcting, adjusting, and closing entries are made in the journal. LO 4 general Indicate how companies post a multi-column journal.

Perekaman Transaksi kedalam Jurnal. . . 1. Penjualan Kredit 2. Penerimaan Kas 3. Transaksi Pembelian 4. Pengeluaran Kas

Perekaman Transaksi kedalam Jurnal. . . Sales Journal Page 5 Invoice Date Amount Number Account Debited Number Ref. Dec. 1 201 3 Lee Co. 800. 00 120 -122 Dec. 1 202 3 May Co. 700. 00 120 -033 Dec. 1 203 3 DLK Co. 900. 00 120 -111 2, 400. 00 TOTAL: P

POSTING TRANSAKSI KEDALAM BUKU BESAR • Buku besar digunakan untuk meringkas status keuangan termasuk saldo sekarang dari setiap perkiraan • Buku besar berisi Data Level ringkasan dari setiap Perkiraan Harta, Hutang, Modal, Pendapatan dan Biaya dari sebuah organisasi

POST TRANSACTIONS TO LEDGERS • A subsidiary ledger records all the detailed data for any general ledger account that has many individual subaccounts. • What are some commonly used subsidiary ledgers? – accounts receivable – inventory – accounts payable

POSTING TRANSAKSI KEDALAM BUKU BESAR • Disebut apakah hubungan antara perkiraan buku besar dengan Perkiraan buku besar Pembantu ? – (Perkiraan Control) control account • Sebuah perkiraan control berisi jumlah total dari semua jenis perkiraan dalam buku besar pembantu.

POST TRANSACTIONS TO LEDGERS Page 5 Sales Journal Date Invoice Number Account Debited Account Number Post Ref. Amount Dec 1 203 DLK Co. 120 -111 3 900. 00 Total 2, 400. 00 120/502 General Ledger Account: Accounts Receivable Account Number: 120 Date Description Post Ref. Debit Dec 1 Sales 2, 400 SJ 5 Credit Balance 2, 400

SUBSIDIARY LEDGERS Used to keep track of individual balances. Two common subsidiary ledgers are: 1. Accounts receivable (customers’) 2. Accounts payable (creditors’) Each general ledger control account balance must equal the composite balance of the individual accounts in the related subsidiary ledger.

SUBSIDIARY LEDGERS Relationship of general ledger and subsidiary Illustration 7 -3 ledgers LO 2 Describe the nature and purpose of a subsidiary ledger.

SUBSIDIARY LEDGERS Advantages of Subsidiary Ledgers 1. Show in a single account transactions affecting one customer or one creditor. 2. Free the general ledger of excessive details. 3. Help locate errors in individual accounts. 4. Make possible a division of labor.

Apakah Chart Of Account ? • Chart Of Account (Daftar Perkiraan) adalah daftar semua perkiraan buku besar yang digunakan oleh sebuah organisasi.

KODE REKENING

PENGERTIAN KODE • Kode adalah suatu rerangka (Framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan. • Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode memenuhi berbagai tujuan berikut ini : – Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik – Meringkas data – Mengklasifikasikan rekening atau transaksi – Menyampaikan makna tertentu

DASAR PENYUSUNAN KODE REKENING • Pertama kali perkiraan dipisahkan antara perkiraan Neraca dan perkiraan Rugi Laba. • Baik perkiraan Neraca dan perhitungan Rugi/Laba disusun seperti terdapat dalam Neraca dan Laporan Rugi/Laba • Tiap kelompok baik Neraca maupun laporan Rugi/laba disediakan sejumlah Nomer-Nomer Tertentu. • Dalam menyediakan Nomer-nomer tersebut perlu diperhitungkan kemungkinan timbulnya perkiraan baru didalam satu kelompok. .

METODE PEMBERIAN KODE REKENING Ada 5 metode pemberian kode rekening: • Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code) • Block numerical code • Group numerical code • Decimal code • Numerical sequence preceded by an alphabetic reference

KODE ANGKA atau ALPHABET URUT • Rekening buku besar diberi kode angka atau huruf yang berurutan • Karakteristik kode dengan Kode Angka Urut : – Rekening diberi kode dengan angka urut – Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. – Perluasan klasifikasi pada suatu rekening akan mengakibatkan perubahan kode semua rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening yang mengalami perluasan.

Contoh

KODE ANGKA BLOK • Dalam metode pemberian kode ini, rekening buku besar dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya. • Pemberian kode dengan Kode Angka Blok ini memiliki karakteristik sebagai berikut : – Rekening diberi kode dengan blok angka yang berurutan, dari angka kecil ke angka besar – Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. – Perluasan klasifikasi pada suatu rekening ditampung dengan menyediakan angka

RINCIAN SUSUNAN dan KODE REKENING dengan menggunakan KODE ANGKA BLOK

KODE ANGKA KELOMPOK • Kode Angka Kelompok terbentuk dari dua atau lebih sub-codes yang dikombinasikan menjadi satu kode. Kode Angka Kelompok ini mempunyai karakteristik sebagai berikut : – Rekening diberi kode angka atau kombinasi angka dan huruf – Jumlah angka dan/atau huruf dalam kode adalah tetap – Posisi angka dan/atau huruf dalam kode mempunyai arti tertentu – Perluasan klasifikasi dilakukan dengan memberi cadangan angka dan/atau huruf ke kanan

Contoh

Tiap Angka dalam tiap Nomor mempunyai Arti tersendiri Nomor 101 s. d 199 yang masuk golongan aktiva, dapat dibagi sebagai berikut : Nomor 101 s. d 119 sebagai perkiraan Aktiva Lancar dapat pula dibagi sebagai berikut :

KODE ANGKA DESIMAL • Desimal berarti persepuluhan. Kode Angka Desimal memberi kode angka terhadap klasifikasi yang membagi kelompok menjadi maksimum 10 subkelompok dan membagi sub-kelompok menjadi maksimum 10 golongan yang lebih kecil dari subkelompok tersebut. • Pemberian kode dengan Kode Angka Desimal ini memiliki karakteristik sbb. : – Rekening diberi kode dengan angka yang berurutan, dari angka kecil ke angka besar. – Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. Klasifikasi besar memiliki jumlah angka yang lebih sedikit bila dibandingkan dengan klasifikasi rinciannya. – Perluasan klasifikasi pada suatu rekening dilakukan dengan maksimum pecahan tidak lebih dari 10

Persediaan Bahan Baku dibagi maksimum 10 golongan : Persediaan Bahan Baku Kayu dibagi maksimum 10 golongan :

KODE ANGKA URUT DIDAHULUI dengan HURUF • Metode ini menggunakan kode berupa kombinasi angka dengan huruf. Setiap rekening diberi kode angka yang dimukanya dicantumkan huruf singkatan kelompok rekening tersebut. Misalnya : – AL 101 – ATL 112 – MO 245 • AL merupakan singkatan dari Aktiva Lancar, ATL singkatan dari Aktiva Tidak Lancar dan MO singkatan dari Modal.

Hal Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang Kode Rekening • Dalam merancang rerangka kode rekening, berbagai pertimbangan berikut ini perlu diperhitungkan : – Kerangka harus secara logis memenuhi kebutuhan pemakai dan metode pengolahan data yang digunakan. – Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode. – Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.

Menyediakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan • Fungsi kedua dari SIA adalah menyediakan untuk pihak manajemen dengan Informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan. • Informasi dari SIA terbagi dalam 2 kategori : – Laporan Keuangan – Laporan Manajerial

LAPORAN KEUANGAN • Menyediakan Neraca saldo • Membuat Jurnal Penyesuaian. • Menyediakan Neraca saldo setelah penyesuaian. • Menghasilkan Laporan Laba/rugi. • Membuat Jurnal Penutup. • Membuat Neraca. • Menyediakan Laporan Arus kas.

LAPORAN MANAJERIAL • SIA harus dapat menyediakan informasi operasional terinci tentang kinerja Organisasi. • 2 Jenis Laporan Manajerial Yang penting – Laporan Anggaran – Laporan Kinerja

MANAGERIAL REPORTS Apakah Anggaran? • Ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. • Salah satu jenis yang paling umum dan paling penting dari Anggaran adalah Anggaran Kas.

MANAGERIAL REPORTS Apakah Laporan Kinerja? • Laporan Kinerja merinci anggaran dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran serta menunjukan pulan penyimpangan atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut.

MANAGERIAL REPORTS Magic Co. Monthly Performance Report Budget Actual Variance Sales $32, 400 $31, 500 Cost of Goods 12, 000 14, 000 (2, 000) Gross Margin $20, 400 ($900)

PERTIMBANGAN PENGENDALIAN INTERNAL • Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut : 1 Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan. 2 Meyakinkan bahwa efektifitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku. 3 Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.

• Dua Metode penting untuk mencapai tujuan tersebut adalah : 1. Menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis 2. Memastikan pemisahan tugas yang efektif.

Dokumentasi yang memadai • Dokumentasi memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar 55/total

Pemisahan tugas berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian dari sebuah transaksi • Contoh : – Fungsi pengesahan transaksi – Mencatat transaksi – Menjaga aset 56/total

Kesimpulan : • SIA memainkan tiga peranan penting dalam organisasi yaitu : 1. mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas bisnis organisasi 2. Memproses data untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para manajer untuk pengambilan keputusan 3. Melibatkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk memastikan keandalan informasi yang dihasilkan dan untuk menjaga 57/total aset-aset organisasi

Referensi • Romney, Marshall B. , 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta 58/total

KASUS • 2 Orang bergabung mendirikan perusahaan penjualan elektronik • Mereka menyewa gedung besar dan menambahkan showroom barang elektronik di bagian depan • Mereka memperkerjakan pegawai: 3 orang untuk mengisi rak, 3 orang untuk sales, 5 orang untuk memeriksa barang

MASALAH • • Bagaimana seharusnya mereka mengatur pencatatan akuntansi mereka sehingga menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan oleh pihak bank dengan mudah? Bagaimana mereka dapat merancang suatu prosedur untuk memastikan bahwa semua kewajiban mereka ke pemerintah, seperti membayar pajak penjualan, pemasukan dan penghasilan? Bagaimana mereka harus menetapkan harga produk mereka agar bersaing tetapi tetap menguntungkan? Perlukah mereka memberikan fasilitas kredit, dan jika perlu dengan syarat apa? Bagaimana secara tepat mereka dapat menelusuri berapa piutang pelanggan dan berapa yang sudah dicicil?

MASALAH • • Bagaimana seharusnya mereka mempekerjakan, melatih dan mengawasi para pegawai mereka? Paket kompensasi dan keuntungan apa yang seharusnya mereka tawarkan, dan bagaimana mereka memproses penggajian? Bagaimana mereka dapat menelusuri pemasukan dan pengeluaran kas agar perusahaan tidak terjebak dalam kondisi kekurangan kas? Apa bauran produk dan jumlah yang sesuai untuk diterapkan karena ruang showroom mereka tidak begitu luas? Fungsi-fungsi apa yang seharusnya disediakan di website perusahaan mereka?

Review Studi Kasus PT. Maju Diketahui data keuangan PT. Maju Per 31 Desember 2009, sebagai berikut : • Kas : 6. 000 • Piutang : 2. 000 • Perlengkapan Kantor: 3. 000 • Peralatan Kantor : 4. 000 • Pendapatan Bunga : 3. 000 Diminta : • Tanah : 5. 000 • Hutang Usaha : 5. 000 Buatlah Laporan • Sewa dibayar dimuka: 1. 500. 000 Keuangan • Modal Maju : 6. 000 • Pendapatan komisi : 11. 000 • Hutang Gaji : 2. 000 • Biaya Iklan : 1. 000 • Biaya Listrik : 2. 500. 000 • Prive Maju : 2. 000

Review Tugas Kasus PT. Makmur Diketahui data keuangan PT. Makmur Per 31 Desember 2010, sbb: • • • • Kas : 6. 200. 000 Piutang Dagang : 2. 240. 000 Hutang Dagang : 1. 800. 000 Perlengkapan Kantor: 265. 000 Bunga dibayar dimuka: 50. 000 Peralatan Kantor : 6. 600. 000 Hutang Wesel : 3. 000 Modal PT. Makmur : 10. 000 Pendapatan Komisi : 5. 700. 000 Pendapatan Sewa : 180. 000 Biaya Perlengkapan : 3. 900. 000 Biaya Pemeliharaan : 80. 000 Biaya Iklan : 395. 000 Sewa dibayar dimuka: 900. 000 Biaya Telepon : 50. 000 Diminta : Buatlah Laporan Keuangan