Tilrettelegging av dokumentasjon pr 31 12 Innhold Planlegging

Tilrettelegging av dokumentasjon pr. 31. 12 Innhold; • Planlegging av årsoppgjør og framdrift • Tilrettelegging av dokumentasjon pr. 31. 12

SEKVENS 1 Planlegging av årsoppgjør og framdrift

Bokføringsloven § 11 • • Kunden plikter å dokumentere alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Vi plikter også å dokumentere dette jfr. GRFS 5. 8. 3

GRFS 5. 8. 3 Avstemminger og dokumentasjon • Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap. • Regnskapsfører skal gjennomgå saldobalansen og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. • Avvik skal følges opp.

5. 9. Rene rapporteringsoppdrag • Dette gjelder oppdrag som ikke omfatter løpende bokføring, kun bistand med utarbeidelsen av pliktig regnskapsrapportering, f. eks. der vi kun bistår med årsoppgjør og ligning. – Vi må like fult innhente, kvalitetssikre og arkivere en fullstendig dokumentasjon hos oss – Vi står ansvarlig for kvaliteten i de tallene vi mater inn i årsoppgjøret

Generelt om avstemminger og dokumentasjon Formålet med disse kravene er å sikre og dokumentere at vi lager så korrekte regnskaper som mulig til enhver tid. Dette krever • Ensartede rutiner på kontoret som alle er lojale til • Ensartet arkivering av dokumentasjon • Felles forståelse av kontrollnivå generelt, opp mot den enkelte kunde og ikke minst opp mot den enkelte medarbeider • Det er og blir OA (oppdragsansvarlig) sitt ansvar at dette fungerer på kundenivå.

Hvor er du i prosessen nå? • • • Regnskapet er ferdig bokført En del av dokumentasjonene er allerede laget Du skal nå utarbeide ytterligere dokumentasjon til regnskapet pr. 31. 12

Hvordan få hjelp til å huske alle detaljer. • Dette er kun mulig gjennom sjekklister som hjelper oss til å vurdere alle de forskjellige forhold i regnskapet når dette klargjøres for årsoppgjør. • Huskeliste tilrettelegging årsoppgjør • Instruks for klargjøring av saldobalanse

Prinsippvalg påvirker tallene For våre næringsdrivende kunder foreligger en valgmulighet mellom næringsoppgave 1 eller 2. Skal dette regnskapet gjøres opp etter regnskapsmessige eller skattemessige verdier? Næringsoppgave 1 benyttes for mindre kunder med ubetydelige balanseposter. For disse kunden trenger dere ikke å ta stilling til regnskapsmessige verdier

Uaktuelle vurderinger for disse kunder Eksempler • Gevinst og tap ved avgang driftsmidler bokføres ikke i resultat • Avsetning for tap på fordringer • Avsetning for garantikostnader • Forskjellig praksis vedr. oversikt driftsmidler. Mange har ikke utarbeidet egen oversikt over disse. Forholder oss til saldoskjemaet • Regnskapsmessig vurdering av balanse poster som varebeholdning, aksjer etc. ikke aktuelt.

Framdrift – årets første måneder • Det er helt sentralt å ha god kontroll og fokus på produksjonen fra 01. 01 -31. 05. • Interne milepælsrapporter. • Møter om framdrift samlet og for den enkelte. • Planer for ferdigstillelse av regnskaper med påfølgende årsoppgjør.

Framdrift – årets første måneder 1. Hvilke regnskaper skal vi klargjøre først? 2. Når kan hvilke regnskaper være klare til årsavslutning? 3. Når utføres årsavslutningen? 4. Når planlegges dette levert til revisor? 5. Når kan revisor være ferdig? 6. Når kan endelig utkast presenteres? 7. Når planlegger vi innsendingen av årsoppgjøret? 8. Hvordan planlegges du egen framdrift?

Samarbeid med revisor • Kontakt aktuelle revisorer og avtal tid for revisjon – Kommuniser gjerne via personlige møter, mail og telefon • Interimsrevisjon pr 31. 08 eller 31. 10 – Fordeler ved interimsrevisjon • Årsoppgjørsrevisjon – Inkluder revisor i planen om ferdigstillelse og levering av årsoppgjør. Sett datoer ! – Revisor som ”flaskehals”

Samarbeid med revisor • Sørge for at revisor har tilstrekkelig kunnskap om vår metodikk og våre standarder • Årsoppgjørsmappe – egen kopi/fil til revisor – God markedsføring ! • Utlån av kundemappe – frarådes ! – Få revisor til å signere på at utlånte permer skal leveres tilbake • Revisor som årsoppgjørsprodusent: – Innhent kopi av årsoppgjør som egen dokumentasjon – Behold også i disse tilfeller komplett dokumentasjon av saldobalanse

Ha et aktivt forhold til fristlisten Denne skal vise planlagt dato for ferdigstillelse ut fra din plan for arbeidet i perioden 01. 01 -31. 05

Accountor sin versjon av PO • Oppgavenummer henviser til Accountor sin versjon av Power. Office.

Lagring av dokumenter • MEGET VIKTIG!!!!!! • Dette skal alltid gjøres via utførelse; • og lagres på korrekt arbeidsoppgave; For eksempel ved dokumentasjon av driftsmidler brukes oppgave nr. 13100.

Husk riktig bruk gjennom året!!! Tenk alltid som følger; Er dette noe som også skal dokumenteres pr. 31. 12? Eksempel: • Kopi av tilgang driftsmidler • Kopi av en leasingkontrakt • Glemmer vi å legge inn disse dokumentene når tilgang/leasing starter får vi merarbeid når dokumentasjonen pr. 31. 12 skal produseres. •

Filnavn på dokumenter Kundenummer-kontonummer-filnavn-2015 -12 -31 Eksempel:

Øvrig dokumentasjon pr. 31. 12 ikke tilknyttet konto Eksempelvis: Km Stand varebiler, oversikt pantstillelser etc. Disse skal lagres under oppgave Husk at utførelse/lagring av dette skal skje på Periode 12 (P 12)

Bruk notatfeltene både for utførelse og kontroll

Kommunikasjon revisor/kunde Gjennom et årsoppgjør er det viktig å kunne dokumentere div. oversendelser til/fra kunde/revisor etc. Hvis andre ikke overholder frister så har vi dokumentert at vi har gjort jobben vår. Mail skal da lagres på oppgave, og må derfor mellomlagres i Windows. Ikke lagre uvesentligheter. Husk at utførelse/lagring av dette skal skje på Periode 12 (P 12)

Bruk av dokumentasjonen • • Det kan være ønske om å se dokumentasjonen samlet selv om denne nå ligger lagret på de forskjellige oppgavene. Dette gjør du ved aktiv bruk av dokumentsenteret; Bruk søkemotorene aktivt Dette kan også være praktisk når filene f. eks. skal mailes revisor.

Bruk av dokumentasjonen • Noen dokumenter kan også ligge på andre perioder enn periode 12; F. eks. tilgang fra mars • • • Søke om ønskelig på dato intervall. Søk på periode/prosjektår Du kan også søke på dokumenttype

Gjennomgang av 58 punkters liste • • Vi skal nå gå gjennom 58 punkters liste. Det er praktisk at du har denne foran deg. Hvor er vi i prosessen nå? Hva skal vi dokumentere? Hvordan skal vi dokumentere i Poweroffice?

SEKVENS 2 Kontroll av balansens aktiva poster

Generelt ved kontroll av saldobalanse Sjekk saldo 01. 01 kontra 31. 12. Dersom en konto viser en betydelig saldo pr. 01 og ikke pr. 31. 12 eller motsatt, kan dette være en indikasjon på feil.

1)Kontroll av utført tilleggspostering fjorår • • • Kontroller at fjorårstall; (tilleggspostering pr. 31. 12 foregående år fra årsoppgjørssystemet er bokført i økonomisystemet pr. 31. 12. i fjor) Gjøres ved å kontrollere at IB; Sum klasse 1= Sum Klasse 2; IB Kun kontrollpunkt uten spesiell dok. i årsoppgjøret

2) Dokumentasjon av driftsmidler • • Vi trenger kopi av bilag på kjøpte driftsmidler Vi trenger kopi av kontoutdrag fra periode 1 -12: (Komprimert utskrift fra – til konto i PDF) Dersom selskapet skal avsluttes med næringsoppgave 2 (midlertidige forskjeller) så må du ha postert ev. salg med tilhørende taps eller gevinstberegning. Oppgave i PO: 13100 Avstemt anleggsmidler og periodisert avskrivning.

3) Aksjeportefølje • • • Kontroller at bokførte aksjer viser korrekt verdi. Innhent oppgaver over aksjer. Hvis aksjer i andre selskaper utenfor VPS: Innhent regnskap for å dokumentere verdisetting; Ved verdi > enn anskaffelseskost beholdes bokført verdi. Ved verdi < enn anskaffelseskost må aksjen nedskrives. (Får ikke skattemessig virkning; urealisert aksjetap) Oppgave i PO: 13120 Avstemt aksjer

4) Dokumentasjon av beholdninger • • Her trenger vi kundens signatur på beholdningsstørrelser. Varebeholdning Ukurante varer (skal telles på egen liste) Vurdering korrekt verdi (Laveste verdis prinsipp) Tilvirkningskost/full tilvirkningskost FIFO metoden Oppgave i PO: 13150 Avstemt varebeholdning/varetellingsliste mottatt

5) Dokumentasjon kundefordringer • • Kopi av åpen postliste pr. 31. 12. 2015 med kommentarer. Vurdering av avsetning for tap på fordringer skal være påført listen eller som vedlegg til listen. Kopi av åpen post liste pr. dato (på nyåret) hensyntatt innbetalinger etter nyttår Oppgave i PO; 13200 Avstemt kunder

6) Utførte ikke fakturerte arbeider • • Dette er en dokumentasjon som må drøftes med kunden. Hvilke arbeider er utført på gammelt år og fakturert på nytt år Gjerne kopi av utg. fakturaer eller minimum en liste som viser hvilke fakturaer dette gjelder. Vurder vesentlighet. Oppgave i PO: 13210 Avstemt periodisering salg varer/tjenester

7) Bokføring av konstaterte tap • • • Alle fordringer som «vi ikke lenger tror på» sendes til rettslig inkasso i samarbeid med kunden. Inkasso papirer brukes som dokumentasjon på tapsføring med tilbakeføring av ev. MVA. Oppgave i PO: 13270 Avstemt tap på fordringer

8) Alle utg. fakturaer kommet med? • • • Finn fram siste nr. i fakturarekkefølgen for gammelt år. Kontroller at neste fakturanummer er skrevet i påfølgende regnskapsår Kun kontrollpunkt uten spesiell dok i årsoppgjøret

9) Fordring/lån til aksjonærer Formalitetskrav; 1. Låneavtale med nedbetalingsplan og rentefot 2. Stillet sikkerhet for lånet 3. Fri egenkapital som dekker lånesaldo. HUSK å bruke markedsrente fra 2015 for å unngå utbyttebeskatning av rentefordel. Oppgave i PO: 13130 Avstemt lån til aksjonærer/styremedlemmer

9) Fordring/lån til aksjonærer • • NB: Endrede regler etter 7. oktober 2015. Nye lån/transaksjoner etter denne dato skal behandles som utbytte på aksjonærens hånd. Ulovlige mellomregningskonti: Anbefal kunden å få ryddet opp i forholdet pr. 31. 12. Mindre «Normale» transaksjoner som utlegg/forskudd lønn osv. (beløpsgrense kr. 50. 000) berøres ikke.

9) Rimelig lån i arbeidsforhold • Gjelder fra og med 2015 ikke aksjonærer!!! Når arbeidsgiver har gitt eller formidlet lån i arbeidsforhold til rimelig rente, skal rentefordel beregnes. Rentefordelen settes til differansen mellom den rente arbeidstakeren betaler og en normrentesats som fastsettes av Finansdepartementet hver annen måned UNNTAK: Renteberegning kan utelates når; • Lånet ikke overstiger 3/5 av grunnbeløpet i folketrygden på utbetalingstidspunktet (ikke årsgjennomsnittet), og • tilbakebetalingstiden er på høyst ett år. Det må finne sted en reell tilbakebetaling innen fristen • Oppgave i PO: 20040: Rentefordel ansattes lån innb. •

10) Alle fordringer med i regnskapet? • • Ta en vurdering ut fra din kjennskap til kunden: Noen flere poster som skal være med i regnskapet. Hvis aktuelt skal dette lagres på; Oppgave i PO: 13220 Avstemt andre kortsiktige fordringer Oppgave i PO: 13140 Avstemt andre langsiktige fordringer

11) Øvrige periodiseringer gjennomført • • Husleie Oppgave i PO: 13900 Avstemt husleie Leasing Oppgave i PO: 13300 Avstemt forskuddsbetalte kostnader Forsikring Oppgave i PO: 13910 Avstemt forsikring Renter Oppgave i PO: 13300 Avstemt forskuddsbetalte kostnader

12) Andre forskuddsbetalte kostnader • • Jfr. periodiseringsfasilitetene i økonomisystemet; Egen tekstet liste fra systemet som viser forskuddsbetalte kostnader; Vurder vesentlighet om kopi av faktura/kostnadsbilag skal vedlegges Oppgave i PO: 13300 Avstemt forskuddsbetalte kostnader

13) Til gode bonus pr. 31. 12 • • Legg ved dokumentasjon av bonusbilag. Innhent bekreftelse på ev. kreditnotaer som utstedes neste regnskapsår. Kontroller saldo pr. 31. 12 i fjor. Bonus kan være resultatorientert og beregnes som en del av årsoppgjøret. Oppgave i PO: 13220 Avstemt andre kortsiktige fordringer

14) Kassebeholdning pr. 31. 12 • • • Kasseoppgjør skal være signert av kunden. Signatur på siste dagsoppgjør gammelt år som bekreftelse på at bokført saldo i økonomisystemet stemmer med kassaoppgjøret. Fast administrasjonskasse; Kundens signatur på at beholdninger er ok og reell. Oppgave i PO: 13320 Avstemt kasse

15) Avstemt bankinnskudd Her skal kopi av årsoppgaven fra banken ligge ved. Det er egne skjemaer hentet fra KS komplett som ligger lagret under disse oppgavene • Oppgave i PO: – 13330 Avstemt bank – 13350 Avstemt bank skattetrekk – 13500 Avstemt kassekreditt • •

16) Bankinnskudd Valuta • • • Legg ved kopi av årsoppgave/kontoutdrag pr. 31. 12 som dokumentasjon Er det vesentlige avvik på kursen etter balansedagen må vi korrigere beløpet Oppgave i PO: – 13330 Avstemt bank

SEKVENS 3 Kontroll av balansens passiva poster og aktuelle resultatposter

17) Alle lån avstemt korrekt • • Dokumenter ved kopi av årsoppgaven at saldoer stemmer. Dokumenter beregnede ikke bokførte renter jfr. årsoppgaven På øvrige lån må skyldige renter avstemmes og dokumenteres Oppgave i PO: 13470 Avstemt lån og renter på lån

18) Valutalån • • • Legg ved kopi av årsoppgave/kontoutdrag pr. 31. 12 som dokumentasjon Er det vesentlige avvik på kursen etter balansedagen må vi korrigere beløpet. Oppgave i PO: 13470 Avstemt lån og renter på lån

19) Ryddig kreditorliste • • • Er alle fakturaer som tilhører fjorår bokført? SJEKK JANUARBILAG fra kunden!!! Hvis tidlig årsavslutning be kunden ta en spesiell kontroll i sin bilagmappe for januar/ 1. termin • Dokumentasjon: Ryddig åpen postliste. • Oppgave i PO: 13550 Avstemt leverandører

20) Skatteoppgjør for AS • • • Sjekk at skatteoppgjøret er kontrollert (Utføres når dette foreligger høst) Hvis selskapet var i skatteposisjon foregående år forutsettes at skatteoppgjøret er postert i regnskapet. Dokumentasjon: Kopi av skatteoppgjøret; Husk å kopiere begge sider. Renteinntekt/kostnad må posteres på egne konti da disse ikke skal ha skattemessig effekt. Oppgave i PO: 15900 Mottatt og kontrollert skatteoppgjør.

21) Avstemt skattetrekk • • • Kontroller at skattetrekk stemmer for året og at konto 2600 viser korrekt saldo. (Normalt kun 6 termin) På arbeidsoppgaven ligger skjema fra KS Komplett for denne kontoen. Legg ved skjema + kopi av innbetalingen av 6. termin Retur data fra Altinn for 6 termin bestilles ved skjema A 06 og dere mottar A 07 Oppgave i PO: 13600 Avstemt skattetrekk

21) Avstemt øvrige trekk • • Dette er kontoer som også må avstemmes pr. 31. 12 Benytt følgende oppgaver i PO; – – 13610 Avstemt utleggstrekk 13620 Avstemt bidragstrekk 13630 Avstemt fagforeningskontingent 13640 Avstemt inkassotrekk Det er skjema tilknyttet disse arbeidsoppgavene

21) Avstemt arbeidsgiveravgift • • • Kontroller at konto 2771 viser korrekt saldo pr. 31. 12 (Normalt 6 termin) Retur data fra Altinn for 6 termin (periode 11 og 12) bestilles ved skjema A 06 og dere mottar A 07 Oppgave i PO: 13710 Avstemt arbeidsgiveravgift

21) Avstemt MVA • • • Kontroller at konto 2740 viser korrekt saldo pr. 31. 12 (Normalt 6 termin) Du må også kontrollere at totalt innberettet MVA stemmer med f. eks. total omsetning for gammelt år. Dokumentasjon: Avstemmingsskjema for 2740 for hele året. Kopi av betalingsbilag hvis dette foreligger. Oppgave i PO: 13700 Avstemt MVA

22) Gjeld til aksjonærer • • • Korrekt beregnede renter jfr. låneavtale? Dersom en person gir et lån til et selskap som omfattes av aksjonær- og deltakermodellen, skal det beregnes en ekstraskatt på lånerenter utover et visst nivå (skjermingsrenten). Skjema for fylles ut heter RF 1070. (Aksjonærens) Dokumentasjon: Låneberegning + kontoutdrag på konto fra periode 1 -12. Oppgave i PO: 13720 Avstemt gjeld til ansatte og eiere

23) Annen gjeld til ansatte eller privatpersoner • • • Disse må avstemmes med kopi av låneavtale/kopi av bilag. Kontroller renteberegning og dokumenter. Oppgave i PO: 13720 Avstemt gjeld til ansatte og eiere

24) Skyldig lønn pr. 31. 12 • Foreligger skyldig lønn pr. 31. 12 skal dette dokumenteres med kopi av bilag. Kontroller om dette er riktig periodisert. • Oppgave i PO: 13740 Avstemt lønn •

25) Skyldig Arb. giv. avgift av skyldige FP • Sjekk at konto viser korrekt saldo: Korrekt avgiftssats ut fra skyldig feriepengeliste. Sjekk at korrekt konto er benyttet (2781) • • Oppgave i PO: 13750 Avstemt feriepenger. Eget skjema tilknyttet oppgaven i PO. •

26) Aksjeutbytte Viktig; • • Dette ble vedtatt som gjeld på generalforsamlingsdatoen. Hvis saldo; Overfør som gjeld til aksjonær/ene med samme dato slik at renteberegningen på lån aksjonær/ene blir korrekt. Kontoen skal ikke vise saldo og avsettes ev. på nytt direkte i årsoppgjøret. Husk renteberegning ! Oppgave i PO: 13720 Avstemt gjeld til ansatte og eiere. Skjema tilknyttet oppgave i PO (RF 1070)

27) Alle skyldige kostnader postert • • • Husk viktige poster som; Skyldig husleie Skyldige renter Andre kostnader som skal avsettes vedr. fjorår Dokumenteres ved; kopi av fakturaer og/eller spesifisert liste fra systemet. Vurder vesentlighet. Oppgave i PO: 13770 Avstemt påløpne kostnader

28) Avsetning skyldig bonus • • • Vurder om denne skal avsettes? Kontroller saldo pr. 31. 12 i fjor? Bonus kan være resultatorientert og beregnes som en del av årsoppgjøret. Dokumentasjon: Kopi av beregningen Oppgave i PO: 13770 Avstemt påløpne kostnader

29) Annen kortsiktig gjeld • Vurder om det er andre gjeldsposter som skal med i regnskapet. Dokumenter dette ved bilag • Oppgave i PO: 13790 Avstemt kortsiktig gjeld. •

30) Avstemming av lønnsområdet • • • A 07 meldingen kan hentes inn for valgt periode. Pr. 31. 12 bør det foreligge både A 07 for 6 terminer + A 07 for hele året. Dette må dokumenteres ved terminoppgavene fra lønnssystemet samt totalavstemmingen for hele året fra lønnssystemet. HUSK; Lønn må i prinsippet avstemmes og dokumenteres på samme måte som før Oppgaver i PO; 13740 Avstemt lønn

30) Avstemming av lønnsområdet • Arkiver PDF av sammenstillingsoppgavene. (Tidl. Lønns og trekkoppgaver) som er utlevert til de ansatte. • • Oppgave i PO; 15010 Avstemt sammenstillingsoppgave lønn mot regnskap Selve avstemmingsskjemaet ligger under oppgave 13740 jfr. forrige foil. •

31) Yrkesskadeforsikring etablert? • • Kontroller om forsikringen foreligger. Hvis ikke er dette et alvorlig brudd hos kunden, og må kommenteres skriftlig Kun kontrollpunkt uten spesiell dok i årsoppgjøret

32) OTP etablert og fulgt opp etter forutsetningene? • Hvis ikke, er dette et alvorlig brudd hos kunden, og må kommenteres skriftlig Kun kontrollpunkt uten spesiell dok i årsoppgjøret

33) Uttak av varer til eiere • • Dette punktet gjelder selvfølgelig alle selskapsformer Dette bør fortrinnsvis være postert gjennom året Vurder om aktuelt på kunde Det er kundens plikt å dokumentere uttak Dokumentasjon: Kopi av uttakslister. Oppgave i PO; 15800 Kontroll av dokumentasjoner årsoppgjør

34) Uttak av varer til bruk i bedriften • • • Driver kunden i en bransje hvor uttak til egen drift er normalt; Kontroller at uttak er bokført. Eksempel: Europrisbutikk; Uttak av driftsrekvisita som rengjøringsmidler, smårekvisita hentet fra varelager Kontroller at uttaken er bokført som henholdsvis kostnad/inntekt og at avgift er korrekt bokført. Kun kontrollpunkt uten spesiell dok i årsoppgjøret

35) Vesentlige resultatposter • • Dette må vurderes spesielt for hver kunde. Ved store beløp – kontroller at kostnaden er korrekt periodisert og at du har fått med alle fakturaer; Eksempel: Transportforretning med drivstoffkostnader på 983 500, - Kontroller! Vurder: Hvilke poster er det akkurat på denne kunden avgjørende å ha full kontroll på? Legg ev. notat på oppgaven. Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

SEKVENS 4 Øvrige dokumentasjoner til årsoppgjøret

Øvrig dokumentasjon pr. 31. 12 ikke tilknyttet konto Eksempelvis: Km Stand varebiler, oversikt pantstillelser etc. Oppgave i PO: 15800 Kontroll av dokumentasjoner årsoppgjør Husk at utførelse/lagring av dette skal skje på Periode 12 (P 12)

36) Formue av næringseiendom Ved utleid næringseiendom trenger vi opplysninger om; • Eiendommens totale areal • Eiendommens utleide areal • Oversikt leieinntekter Ved næringseiendom til eget bruk trenger vi; • Eiendommens totale areal • • Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

37 -40) Div. oppgaver til årsoppgjøret • • • Huskelistens punkt 37 -40 Kontroller at alle nødvendige årsoppgaver foreligger og lagre årsoppgavene. Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

41) Km stand biler Trenger kun Km stand på de bilene som skal registreres i bilskjemaet. • Trenger ikke KM stand på de bilene som lønns innberettes via A ordningen. • Kopi av dokumentasjon mottatt fra kunden på Km stand/kjørte km. • Oppgave i PO: 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør •

42) Kundens bekreftelse på bilbruk Bruk skjemaet; «Kundebekreftelse på bilbruken i selskapet» – Skjemaet ligger på intranettet under fag og i ny PO. – Skjemaet bør anvendes gjennom året hver gang det anskaffes/byttes en bil i selskapet. – Kontroller av forbruk/kostnader virker fornuftig • Oppgave i PO; • 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør •

43) Oversikt pantstillelser • Disse opplysninger trenger vi for å fylle ut selskapets noter. ( Ikke for EPF med NO 1) – – – • • Pantstillelser fast eiendom kan innhentes fra Statens kartverk Pantstillelser løsøre kan bestilles fra Brønnøysundregisteret Alternativt innhentes opplysningene fra kundens bankforbindelse. Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

44) Oversikt garantistillelser og kausjonsansvar • • Disse trenger vi også til selskapets noter. Innhentes hos kundens bankforbindelse. • • Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

45) Endring aksjonærer • • Normalt er allerede aksjonærregisteroppgaver innsendt. Har du informasjon om nye aksjonærer/eierskifte i selskapet som ikke er fanget opp i oppgaven gi beskjed til årsoppgjørsprodusent. Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

46) Hendelser etter balansedagen • • På generell basis; Har det skjedd noe etter balansedagen som det bør opplyses om i selskapets noter? Markedet dramatisk endret Stor leverandør konkurs – kritisk for vareleveringen Erstatningsansvar Virksomhetskritiske konflikter internt eller eksternt Nøkkelperson/eier død i mindre selskap Ev. dokumentasjon legges i PO. Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

46) Hendelser etter balansedagen • • På generell basis; Har det skjedd noe etter balansedagen som skal tas hensyn til i tallene pr. 31. 12? Drøft med årsoppgjørsprodusent om dette skal posteres direkte i saldobalansen eller tilleggsposteres i årsoppgjøret. Dokumenter ev. postering; Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

47) Godtgjørelser til ledende ansatte • • • Vi trenger spesielt sammenstillingsoppgaver for Daglig leder Alle i styret Jfr. også foil nr. 63 hvor oppgavene er arkivert. Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

48) Oversikt sykefravær • • Har selskapet 5 årsverk eller mer skal det i årsberetningen opplyses om sykefravær. Skaff dokumentasjon på selskapets sykefravær; Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

49) Transaksjoner mellom nærstående • Jfr. aksjelovens § 3. 8 gjelder strenge regler ved uttak og innskudd av eiendeler. • Typisk problemstilling er at aksjonær eller nærstående tar ut en bil fra selskapet. • Alle formaliteter må være på plass, ellers kan transaksjonen omstøtes. • Ha dokumentasjon på at kunden er informert hvis ikke formaliteter er fulgt. Dokumenter transaksjoner ved kopi av bilag/dokumentasjon. • Oppgave i PO; • 15800 Kontrollert av dokumentasjoner årsoppgjør

49) Transaksjoner mellom nærstående • Styret skal sørge for at det utarbeides en redegjørelse for avtalen etter reglene i § 2 -6 første og annet ledd. Redegjørelsen skal inneholde en erklæring om at det er rimelig samsvar mellom verdien av det vederlaget selskapet skal yte og verdien av det vederlaget selskapet skal motta. • Redegjørelsen skal vedlegges innkallingen til generalforsamlingen, og den skal uten opphold meldes til Foretaksregisteret. • Foreligger takst på objektet? • Husk at dette gjelder transaksjoner begge veier!

49 -57) Div. oppgaver for næringsdrivende • • • Huskelistens punkt 49 -57 Generelt; Be kunden ta vare på og levere alle oppgaver vedr. sin private selvangivelse. Oppgavene brukes ved årsoppgjørsprodusentens kontroll av preutfylte data fra Altinn for å sikre korrekte tall i PSA. Oppgave i PO; 15800 Kontrollert dokumentasjoner årsoppgjør

58) Oppdragsavtaler og fullmakter Denne foilen omhandler ikke dokumentasjonen vår men skal være et bidrag til å ha ajourførte oppdragsavtaler og fullmakter. Kontroller; • Er oppdragsavtalen i tråd med oppdraget? • Foreligger Altinn Fullmakt? • Foreligger Fullmakt for remittering? •

Har du noen spørsmål ? • Kontakt Helge Mass Andersen; helge. mass. andersen@accountor. no