Tietotekniikka Klubihallinnon tukena Suomen Rotary 2009 2010 Pietari

Tietovirtoja Kirjeet ja laskut RI Klubipressa / kuvernööri SR Sihteeri Jäsenistö Rahastonhoitaja Suomen Rotary

Miten hallitset kubisi tietovirtoja ? Näinkö. . Suomen Rotary © 2009 -2010 vai näin

Tietotekniikka ja sähköinen viestintä Tietotekniikan ja sähköisen viestinnän hyväksikäyttö ovat voimakkaassa kasvussa rotarymaailmassa ü Internet on tehokkain väline ajantasaisen rotarytiedon hankintaan ü Rotarypiirejä ja klubeja kehoitetaan avaamaan omat nettisivut, sekä käyttämään sisäisessä viestinnässään sähköpostipalveluita sekä sähköisiä pikaviestimiä Tavoitteena tehokas viestintä ja hallintorutiinien keventäminen Suomen Rotary © 2009 -2010 4

Tietotekniikka ja sähköinen viestintä Sähköpostin käyttö klubin sisäisessä viestinnässä Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä (kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne. ) Klubin nettisivut Tarkoitettu omille jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot. . ) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä Tällä hetkellä n. 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot Suomen Rotary © 2009 -2010 5

Rotaryn tietojärjestelmäkartta RI Huom: Eivät integroidu keskenään SR Klubit ja piirit RI: n kotisivut www. rotary. org Rotary Member Access Suomen Rotary © 2009 -2010 SR: n Webbipalvelut www. rotary. fi Webbisivustot: • SR • Piirit • Klubit On-Line Jäsentietojärjestelmä Sähköposti -SR - Piirit - Klubit 6

Perustehtävät ja tietojärjestelmät klubien kannalta Läsnäoloraportit kuukausittain Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR: n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Suomen Rotary © 2009 -2010 Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Rotary International Member Access 7

RI: n nettisivut www. rotary. org Sisäänmeno kaikille RI: n verkkopalveluille. Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. Suomen Rotary © 2009 -2010 8

RI / Rotary Member Access (MAP) Klubeilla (pesidentti ja sihteeri) ja kuvernööreillä on mahdollisuus (jopa välttämättömyys) liittyä RI: n klubi- ja jäsenistötietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR: n nettisivuilta. Suomen Rotary © 2009 -2010 9

RI Member Access- toiminnot q Rotaryklubit (presidentti, sihteeri) • Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti • Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory: a varten • Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen • Jäsenraporttien tulostaminen • Rotary Official Directory-hakemiston selailu • Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta • Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet q Kuvernöörin toiminnot • Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. • DGE: llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. Suomen Rotary © 2009 -2010 10

Rotary Member Access päävalikko Suomen Rotary © 2009 -2010 11

SR: n tietotekniikkapalvelut q Suomen Rotaryn nettisivut kotisivut (www. rotary. fi) – Julkinen osa – Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana) q Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli) q Klubeille ja piireille tarjottavat nettipalvelut SR: n webbihotellissa SUOMEN ROTARY -FINLANDS ROTARY ry Suomen Rotary © 2009 -2010 12

Suomen Rotaryn nettisivut www. rotary. fi Suomen Rotary © 2009 -2010 13

Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : ü www. rotary. fi/suoja (tunnus: rotary, salasana: ratas) ü Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita ü Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja ü Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot ü RI: n ja SR: n tietojärjestelmiin liittyvät suomenkieliset kuvaukset ja ohjeet ü Osa aineistosta on myös ruotsinkielellä ü Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja ü SR: n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta Suomen Rotary © 2009 -2010 14

SR: n sisäiset jäsensivut Suomen Rotary © 2009 -2010 15

SR: n sisäiset jäsensivut Suomen Rotary © 2009 -2010 16

SR: n jäsentietojärjestelmä Klubit / tietojen päivitys On-line matrikkeli Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto Tietoja omalle Matrikkelit kirjapainosta JÄSENTEDOT koneelle Suomen Rotary © 2009 -2010 17

SR: n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri, SR). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR: n kotisivuilta Suomen Rotary © 2009 -2010 18

SR: n jäsentietojärjestelmä Suomen Rotary © 2009 -2010 19

SR: n jäsentietojärjestelmän raportteja Suomen Rotary © 2009 -2010 20

Suomen Rotaryn webbihotelli o Hotellin ovet avattiin klubeille alkuvuodesta 2005, Tällä hetkellä hotellissa yli 100 klubia ja kaikki piirit o Sopimus antaa piireille ja klubeille mahdollisuuden sivustojensa rakentamiseen ja ylläpitoon yhteisessä ”rotarywebbihotellissa” SR: n neuvottelemin hinnoin. o Sopimus sisältää myös sähköpostin sekä mahdollisuuden käyttää sivustojen ylläpidossa webselaimella käytettävää julkaisujärjestelmää. o SR tarjoaa piireille ja klubeille veloituksetta ”Rotary-look” sivustopohjat Suomen Rotary © 2009 -2010 21

Piirien ja klubien omat sivustot Yksi esimerkki klubin kotisivuista Suomen Rotary © 2009 -2010

Yksi esimerkki piirin sivuista Suomen Rotary © 2009 -2010 23

Uusia mahdollisuuksia Verkkokokoukset Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa yksi / piiri Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi Sosiaaliset verkostot Rotaryn monet harrasteryhmät käyttävät kommunikoinnissaan esim. Face. Book-, Twitter-, My. Space-palveluita Rotary on omaksut videoitten jakelupaikaksi myös You. Tuben Suomen Rotary © 2009 -2010 24

Yhteenvetona q Rotaryjärjestön internetsivustot eri organisaatiotasoilla (RI, SR, piirit, klubit) ovat erinomainen ja helposti käytettävä tietolähde sekä toiminnan johtamiseen, käytännön toteuttamiseen ja tiedonvälitykseen. q RI: n ja SR: n tietojärjestelmiä ( RI: n Member Access ja SR: n jäsentietojärjestelmä) ei tule nähdä vain tietoja keräävinä rekistereinä, ne tukevat erinomaisesti klubien ja piirien hallintoa ja ajantasaisen tiedon käyttöä. Suomen Rotary © 2009 -2010 25

Mistä saa tarvittaessa tukea ja apua ? Ø SR: n järjestelmät - Piirien IT-vastaavat - Rotarytoimisto - Ohjeet ja oppaat ja SR: n nettisivuilla Ø RI: n järjestelmät - Piirien IT-vastavat, RI Zűrich, RI Data Service Ø RI: n raportointien osalta: - RI: n Zürichin toimisto - Ohjeet ja oppaat RI: n ja SR: n nettisivuilla Yhteystiedot löytyvät matrikkelista ja SR: n kotisivuilta Suomen Rotary © 2009 -2010 26