TIC Sistema de Gesto de Base de dados

TIC Sistema de Gestão de Base de dados ACCESS Definições Termos Básicos Criar uma Base de Dados

Definições O que é uma Base de Dados? Uma base de dados é uma simples colecção ou conjunto organizado de dados ou informação armazenados num meio físico, com o objectivo de optimizar a sua consulta e de evitar ou minimizar a duplicidade de informação. Por exemplo, pode ser uma lista de material existente num armazém, endereços, pormenores sobre empregados, informações de clientes, etc. A organização de uma base de dados é feita através da criação de campos e de registos.

Definições O que é um Sistema de Gestão de Base de Dados – SGBD ? São programas que permitem construir e gerir informação. Esta gestão de informação possibilita a execução de um conjunto de actividades como por exemplo: Ø Definir quais os dados que vão ser guardados, a estrutura da base de dados Ø Receber e armazenar informação Ø Actualizar a informação a qualquer momento ØConsultar a informação sempre que desejar ØDefinir medidas de segurança

Definições Exemplos de SGBDs • • Oracle Informix DBase ADABAS Ingres Ms Access Foxpro Paradox

Definições O que é uma Base de Dados Relacional? É uma base de dados capaz de partilhar a sua informação por várias tabelas ou ficheiros. Estas tabelas podem ser interligadas ou relacionadas através de informação em comum permitindo, por isso, gerir a informação proveniente de diferentes fontes. Para organizar uma base de dados utilizamos aplicações como o Access que permite estruturar os dados ou informação, consultar e manipular os dados com base em critérios predefinidos e apresentar esses mesmos dados.

Termos Básicos • Campo Representa uma categoria de informação. A estrutura da base de dados assenta no número e tipo de campos que se definem, os campos determinam a forma como a informação é armazenada. Assim, quando se cria um novo ficheiro é a primeira coisa a ser feita. Pode conter texto, número, imagem, data, tempo, cálculo, etc. .

Termos Básicos • Registo Um registo é um conjunto de campos relacionados com a mesma entidade ou acontecimento. Corresponde a uma ficha preenchida com a informação nas diferentes categorias. Após a definição dos campos da base de dados podemos criar e preencher as fichas correspondentes a cada um dos produtos ou pessoas que fazem parte do conjunto de dados. Entidade: Conjunto de objectos do mesmo tipo (pessoas, livros, cidades, etc. ) acerca dos quais se pretende recolher e registar informação

Termos Básicos • Base de Dados É o conjunto dos vários registos. Por exemplo toda a informação dos alunos das várias turmas de um professor • Ficheiro É um conjunto de registos relacionados enter si, do mesmo tipo, contexto e, geralmente, com o mesmo formato. Contém a estrutura da base de dados, através da criação dos campos, do conjunto de registos, etc. .

Criar uma Base de Dados Janela Inicial no 2003 Criar uma Base de Dados Vazia Abrir uma base de dados já existente Criar uma Base de Dados através do Assistente

Criar uma Base de Dados Janela da Base de Dados Objectos de Base de Dados do ACCESS utilizados para gerir a informação

Criar uma Base de Dados Objectos de Base de Dados do ACCESS As Tabelas apresentam a informação da base de dados de uma forma estruturada. As colunas representam os campos. Cada campo contém determinado tipo de informação. As linhas da tabela representam registos. As Consultas permitem pesquisar o conteúdo de uma ou várias tabelas da base de dados de uma forma estruturada. Este processo de obter um conjunto de informações – filtradas – baseia-se numa série de perguntas.

Criar uma Base de Dados Objectos de Base de Dados do ACCESS Os Formulários têm como objectivo criar uma visualização mais agradável da informação da base de dados no ecrã. Enquanto as tabelas mostram vários registos em simultâneo, os formulários apenas apresentam um registo de cada vez. A criação de Relatórios visa uma melhor apresentação de dados em termos de impressão ( converte dados numa informação útil). O ACCESS dispõe de uma série de relatórios pré-definidos e de um utilitário de criação de relatórios.

Criar uma Base de Dados Objectos de Base de Dados do ACCESS Macros são séries de comandos gravados que posteriormente podem ser executados através de uma combinação de teclas. Desta forma evita-se muito trabalho repetitivo. Módulos são conjunto de instruções que foram desenhadas para que o Access desempenhe determinadas tarefas de uma forma automática. A linguagem de programação utilizada nestes módulos é o Access Básic.

Criar uma Base de Dados Planificar uma Base de Dados A fase de planificação da base de dados é essencial para o êxito do trabalho. Antes de se construir uma base de dados deve-se começar por fazer um esboço tão pormenorizado como possível tendo em atenção: Ø Tabelas necessárias para a base de dados; Ø Campos necessários para cada tabela; Ø Identificação de campos com valores únicos; Ø Relação entre tabelas. Passada a fase de planificação, é necessário definir os campos (nome, tipo, etc. ) que cada registo vai ter.

Criar uma Base de Dados Criar uma Tabela na Vista de Estrutura O access permite, através dos diversos assistentes, guiar o utilizador em todo o processo de criação de uma base de dados. Para construir a estrutura da base de dados na janela principal seleccione “Base de dados access vazia” e clique em OK Seguidamente atribua um nome ao ficheiro e clique em “Criar”. .

Criar uma Base de Dados Criar uma Tabela na Vista de Estrutura Depois de ter seleccionado a objecto tabela execute “duplo clique” na frase “Criar Tabela na vista de estrutura” Surge então a janela seguinte onde pode definir o nome, tipo de dados, propriedades dos campos e descrição.

Criar uma Base de Dados Tipo de Dados Um tipo de dados é a característica que se atribui a um campo quando se está a especificar os campos de uma tabela e que irá determinar os dados que nele pretendemos armazenar. Ex. de Tipo de Dados: Texto ou combinações de texto e números, até 255 caracteres Memo Texto de tamanho variável, até 64000 caracteres Número Data/Hora Moeda Numeração Automática Sim/Não Valores numéricos inteiros e fraccionários – vários subtipos Datas e horas, com diferentes formatos Valores de moeda. Permite 15 dígitos à esquerda E 4 à direita Número automático sequencial – numeração automática por cada novo registo Valores Sim (verdadeiro) Não (falso) Objecto OLE Para armazenar um objecto (gráficos, fotografias, . . . ) Hiperligação Ligação imediata à informação no World Wid Web Assistente de Pesquisa Campo que permite a criação de uma lista de valores de outra tabela

Criar uma Base de Dados Propriedades dos Campos Além de poder seleccionar o tipo de dados para um campo, também pode definir as suas propriedades. Estas propriedades dependem do tipo de dados seleccionados e servem para:

Criar uma Base de Dados Chave Primária Depois de ter completado a estrutura da sua tabela e editado os campos que pretendia, deve definir qual será o campo ou combinação de campos a ter a Chave Primária. Esta chave permite que o Access mantenha a tabela ordenada pela campo escolhido. Só assim será possível definir uma relação entre esta tabela e outras tabelas na base de dados. Se nenhuma chave primária for definida, o Access, por defeito, define uma ao gravar a sua estrutura.

TIC Sistema de Gestão de Base de dados ACCESS Paulo Baptista FIM