Thc hnh 5 S trong vn phng Ngy

  • Slides: 30
Download presentation
Thực hành 5 S trong văn phòng Ngày 09 tháng 1 năm 2016 Phạm

Thực hành 5 S trong văn phòng Ngày 09 tháng 1 năm 2016 Phạm Thanh Luyến

Nội dung Đặc trưng môi trường làm việc văn phòng 5 S: khái niệm,

Nội dung Đặc trưng môi trường làm việc văn phòng 5 S: khái niệm, mục đích, nội dung cụ thể Kiểm tra, đánh giá chương trình 5 S

Môi trường làm việc văn phòng

Môi trường làm việc văn phòng

Các lãng phí điển hình trong môi trường văn phòng Hoạt động/di chuyển thừa

Các lãng phí điển hình trong môi trường văn phòng Hoạt động/di chuyển thừa Làm quá yêu cầu chất lượng Thiết bị gặp sự cố Chờ đợi Lãng phí trong văn phòng Tồn kho/lưu trữ Chất lượng Hiệu suất tư duy thấp Làm quá yêu cầu số lượng

Một số vấn đề chung về môi trường làm việc • • • Nhân

Một số vấn đề chung về môi trường làm việc • • • Nhân viên thiếu động lực? Hiện trường thiếu ngăn nắp, vệ sinh? Sai lỗi nhiều? Năng suất thấp? Tai nạn lao động? Cần một môi trường cho việc tăng năng suất, chất lượng và đảm bảo an toàn ! Cần một kỹ thuật quản lý nội vi tốt & cắt giảm chi phí ! 5 S

5 S: Khái niệm & Lịch sử 5 S là phương pháp tạo ra

5 S: Khái niệm & Lịch sử 5 S là phương pháp tạo ra khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng khiến cho mọi lãng phí được phơi bày và mọi bất thường được nhìn thấy ngay lập tức. Đặc điểm của 5 S văn phòng: • • • Tham gia của 100% thành viên trong tổ chức Hoạt động tự nguyện, không nhận lương 05 phút trước hoặc sau giờ làm việc. 5 S bắt nguồn với Henry Ford và CANDO Cleaning up Arranging Neatness Discipline Ongoing improvement

5 S: Khái niệm & Lịch sử Phương pháp này được người Nhật phát

5 S: Khái niệm & Lịch sử Phương pháp này được người Nhật phát triển trong những năm giữa thế kỷ 20 và đặt tên theo 5 chữ bắt đầu bằng “S” trong tiếng Nhật • Phân loại (Sàng lọc) – Sorting out • Sắp xếp - Storage • Làm sạch (Sạch sẽ) - Shining • Tiêu chuẩn hóa (Săn sóc) - Setting standards • Duy trì (Sẵn sàng) – Sticking to the rules

Mục đích & ý nghĩa của 5 S văn phòng v Cải thiện tinh

Mục đích & ý nghĩa của 5 S văn phòng v Cải thiện tinh thần và môi trường làm việc, v Nâng cao hiệu suất lao động, v Phát hiện lãng phí, v Có được sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức, v Tuân thủ luật lệ là nền tảng của cải tiến, v An toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp.

S 1: Phân loại (Sàng lọc) • LOẠI BỎ những thứ không cần thiết,

S 1: Phân loại (Sàng lọc) • LOẠI BỎ những thứ không cần thiết, là những thứ không tạo ra giá trị gia tăng, ra khỏi khu vực làm việc v Khu vực làm việc thân thiện và tạo tinh thần tích cực v Cải thiện dòng chảy công việc v Tăng năng suất v Môi trường làm việc an toàn hơn

S 1: Phân loại - Các bước tiến hành 1. Phân tích các quá

S 1: Phân loại - Các bước tiến hành 1. Phân tích các quá trình thực hiện công việc 2. Đánh giá và phân tích hiện trạng 3. Gắn thẻ đỏ (red tag)/ Đưa vào folder lưu trữ riêng để xử lý 4. Quyết định cách thức xử lý những thứ được gắn thẻ đỏ.

S 1: 7 bước thực hành gắn thẻ đỏ 1. 2. 3. 4. 5.

S 1: 7 bước thực hành gắn thẻ đỏ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Xác định khu vực cần gắn thẻ đỏ (lập kế hoạch cụ thể) Xác nhận các tiêu chí gắn thẻ đỏ (thống nhất và quán triệt tất cả mọi thành viên) a) Xác định sự hữu ích của đồ vật b) Xác định tần suất sử dụng c) Xác định số lượng cần thiết Thiết kế, chế tạo thẻ đỏ Thực hiện việc gắn thẻ đỏ / lưu trữ riêng a) Theo nhóm, tránh tranh cãi (Khu vực chung) b) Lập bảng ghi chép các vật bị gắn thẻ đỏ Đánh giá các vật được gắn thẻ đỏ theo các tiêu chí đã thống nhất ở bước 2 Loại bỏ ngay lập tức những đồ vật, tài liệu, hồ sơ, dữ liệu được xác định thống nhất là không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc, nhớ tuân thủ các yêu cầu pháp luật, cam kết khách hàng và bảo mật thông tin Chuyển những đồ vật gắn thẻ đỏ còn lại về kho lưu trữ, về địa chỉ mới

S 1: Phân loại từng khu vực 1. Khu vực cá nhân: đồ dùng

S 1: Phân loại từng khu vực 1. Khu vực cá nhân: đồ dùng văn phòng cá nhân, trang thiết bị văn phòng cá nhân, hồ sơ, tài liệu ở phạm vi quản lý cá nhân 2. Khu vực hồ sơ, tài liệu, dữ liệu chung: các tủ hồ sơ dùng chung, các tủ tài liệu / thư viện dùng chung… 3. Khu vực hoạt động chung: máy in chung, máy photocopy, phòng họp, khu vực sảnh, hành lang, phòng trà, tường-trần, bảng tin và các đồ vật trang trí, tổng đài nội bộ, hệ thống thiết bị và dây mạng nội bộ, hệ thống tủ điện, dây điện, ổ cắm, công tắc, khu vực hút thuốc, vệ sinh, nhà xe … 4. Khu vực kho lưu trữ: hồ sơ lưu lịch sử, văn phòng phẩm, công cụ và thiết bị, cơ sở dữ liệu backup…

S 2: Sắp xếp tối ưu các đồ vật cần thiết theo quy trình

S 2: Sắp xếp tối ưu các đồ vật cần thiết theo quy trình tác nghiệp để thao tác có hiệu quả cao nhất. Vị trí để đúng nhất của đồ vật này chỗ nào? “ Tìm vị trí đúng cho từng đồ vật và từng đồ vật phải ở đúng vị trí của nó” v Dễ lấy, dễ trả lại vị trí đúng v Dễ thấy, loại bỏ thời gian tìm kiếm v Giảm thiểu tồn kho => giảm chi phí

S 2: Sắp xếp - Các bước thực hiện Bao lâu một lần? Thời

S 2: Sắp xếp - Các bước thực hiện Bao lâu một lần? Thời gian truy cập? Áp dụng quản lý trực quan Kẻ vẽ các đường viền, một cách hợp lý Dễ trả lại vị trí ban đầu An toàn/ An ninh thông tin Hiểu rõ tình trạng hiện tại – quy trình xử lý công việc Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, đồ dùng vị trí phù hợp với quy trình xử lý công việc Phương pháp sắp xếp đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại vị trí ban đầu, an toàn và bảo mật Cần gì? Lấy từ đâu? Có chỗ để cho tất cả mọi thứ cần thiết Có địa chỉ cụ thể và ghi nhãn Dễ thấy Dễ lấy

S 2: Sắp xếp- Tầm quan trọng An toàn Môi trường lao động Chất

S 2: Sắp xếp- Tầm quan trọng An toàn Môi trường lao động Chất lượng Năng suất SẮP XẾP Ý thức Trực quan Công việc tiêu chuẩn Quản lý tồn kho

Sắp xếp- nguyên tắc 3 F v Fixed Location – Vị trí được quy

Sắp xếp- nguyên tắc 3 F v Fixed Location – Vị trí được quy định rõ: Đồ vật có vị trí để cụ thể, rõ ràng v Fixed Items – Danh mục đồ vật cố định: có chỗ cho mọi thứ cần thiết, mỗi thứ đều ở đúng vị trí quy định v Fixed Quantity – Số lượng quy định cụ thể: Chỉ có số lượng vừa đủ đáp ứng công việc tại thời điểm đó mới để trong khu vực làm việc

S 3: Làm sạch với mục đích tìm và loại bỏ các nguyên nhân,

S 3: Làm sạch với mục đích tìm và loại bỏ các nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn: § Làm sạch thiết bị, đồ dùng văn phòng, các bề mặt nằm ngang, … § Kiểm tra làm sạch hàng ngày § Tìm và phát hiện nguồn gốc gây bẩn, loại bỏ nguồn gốc đó bằng kaizen § ‘Làm sạch’ thư rác, file lỗi thời, …

S 3: Làm sạch – Nguyên tắc Làm sạch hằng ngày khu vực làm

S 3: Làm sạch – Nguyên tắc Làm sạch hằng ngày khu vực làm việc Kiểm tra hằng ngày – Đánh giá định kỳ Nguyên tắc Tổng vệ sinh định kỳ (cao, khó, gầm, …) Người bày, người dọn

S 3: Làm sạch - Các bước tiến hành v Phục hồi như mới

S 3: Làm sạch - Các bước tiến hành v Phục hồi như mới v Tìm nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn v Loại bỏ các nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn v Giảm thiểu yêu cầu lau chùi nhưng vẫn tăng cường tìm, loại bỏ các nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn Điều kiện để tiến hành hiệu quả Các bước tiến hành v Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng khu vực v Thiết lập chuẩn v Giữ đúng thời lượng làm công tác lau chùi, làm sạch v Luôn bắt đầu công tác lau chùi, làm sạch cùng một thời điểm

S 4: Tiêu chuẩn hóa Kết quả của việc thực hiện tốt 3 hoạt

S 4: Tiêu chuẩn hóa Kết quả của việc thực hiện tốt 3 hoạt động: Phân loại, Sắp xếp và Làm sạch Nơi nào không có tiêu chuẩn thì nơi đó không thể cải tiến được

S 4: Tiêu chuẩn hóa - Mục đích Trực quan hóa những công việc

S 4: Tiêu chuẩn hóa - Mục đích Trực quan hóa những công việc phải làm v Trực quan hóa thường dùng để chỉ ra thế nào là chuẩn mực v Chuẩn mực, tiêu chuẩn có thể được cải tiến v Chuẩn mực phải được trực quan hóa để được tuân thủ

S 4: Tiêu chuẩn hóa – Ví dụ quản lý trực quan

S 4: Tiêu chuẩn hóa – Ví dụ quản lý trực quan

S 5: Duy trì (Sẵn sàng) Cam kết và tự giác duy trì bốn

S 5: Duy trì (Sẵn sàng) Cam kết và tự giác duy trì bốn hoạt động Phân loại, Sắp xếp, Làm sạch, Tiêu chuẩn hóa Maintaining established procedures

S 5: Duy trì - Biện pháp 5 S và các chỉ số KPIs

S 5: Duy trì - Biện pháp 5 S và các chỉ số KPIs (Key performance indicators) Tham quan học tập Hiện trường hiện vật 5 phút hàng ngày Sẵn sàng đón khách

Kiểm tra & Đánh giá 5 S QUẢN LÝ HÀNG NGÀY ĐÁNH GIÁ ĐỊNH

Kiểm tra & Đánh giá 5 S QUẢN LÝ HÀNG NGÀY ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ Lập tiêu chuẩn (Sơ đồ mặt bằng/ Công việc tiêu chuẩn/ Danh mục đồ vật, Trực quan hóa, Checklist kiểm tra) Lập danh mục kiểm tra Huấn luyện/đào tạo nhân viên Đánh giá định kỳ & Báo cáo Kiểm tra hằng ngày & củng cố Đối sách và khen thưởng Gắn với hoạt động hằng ngày của Nhằm đánh giá mức độ hiệu quả của việc thiết lập chuẩn và quản lý hằng ngày với 5 S, hướng đến cải tiến tiêu chuẩn và so sánh chuẩn đối sách (Bench marking) với thời gian. nhân viên và các cấp quản lý nhằm đảm bảo việc thực hiện các tiêu chuẩn về phân loại, sắp xếp và làm sạch đã được quy định.

Mục đích hướng tới NỀN TẢNG CHO MỌI CẢI TIẾN! Không tai nạn Không

Mục đích hướng tới NỀN TẢNG CHO MỌI CẢI TIẾN! Không tai nạn Không lãng phí Tinh thần An toàn Không sai lỗi Năng suất Chất lượng Không buồn phiền ĐỪNG CHỈ TẬP TRUNG VÀO SỰ “SẠCH SẼ & GỌN GÀNG”! OFFICE 5 S

Đảm bảo nhận thức đúng về 5 S Quản lý rủi ro Cách sống

Đảm bảo nhận thức đúng về 5 S Quản lý rủi ro Cách sống & làm việc Nỗ lực liên tục Cơ sở của mọi Công cụ chất lượng • Tiếp cận theo quản lý rủi ro nhằm loại bỏ các mối nguy về lãng phí & an toàn • Các hành vi có ý thức được định hướng bởi sự lãnh đạo và cam kết mạnh mẽ, được củng cố bởi các biện pháp quản lý hiệu quả. Cần giải quyết các yếu tố kỹ thuật và quản lý. • Các nỗ lực kiên trì và nhất quán dựa trên một bố trí tốt về kế hoạch và cơ cấu • Cơ sở của tiêu chuẩn hóa như là điểm xuất phát của mọi nỗ lực quản lý chất lượng và cải tiến liên tục - Kaizen

Các yếu tố quan trọng của chương trình 5 S. Kế hoạch rõ ràng

Các yếu tố quan trọng của chương trình 5 S. Kế hoạch rõ ràng và cụ thể Sự lãnh đạo & Cam kết Chương trình 5 S Đào tạo & Tuyên truyền thỏa đáng. Củng cố một cách hiệu quả

Thực hành 5 S trong văn phòng Thank you!

Thực hành 5 S trong văn phòng Thank you!