TEORI ORGANISASI Teori Organisasi 1 ARTI TEORI DALAM

TEORI ORGANISASI

Teori Organisasi 1. ARTI TEORI DALAM ANALISIS KEILMUAN 2. ARTI ORGANISASI ARTI ETIMOLOGIS ARTI TERMONOLOGIS 3. ARTI TEORI ORGANISASI STRUKTUR ORGANISASI DESAIN ORGANISASI PERILAKU ORGANISASI 4. MENGAPA PENTING MEMPELAJARI TEORI ORGANISASI KIASAN BIOLOGIS a. perspektif Sistem b. Perspektif Daur Hidup 5. Sumber Bacaan : 6. Kamus, Ensiklopedi, Filsafat Ilmu, Teori Organisasi : Stephen Pulau Robbins, Tyson, Gibons, Ivancevich, Donnelly.

ARTI ORGANISASI (1 of 2) ARTI ETIMOLOGIS Organ : Tubuh atau alat tubuh yang berfungsi tertentu; alat perkumpulan; alat musik Organisasi: Tubuh atau alat tubuh, aturan, susunan, perkumpulan dari kelompok orang tertentu dengan dasar ideologi yang sama

ARTI ORGANISASI (2 of 2) ARTI TERMINOLOGIS Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikan, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan

Arti teori organisasi (TO) Teori organisasi adalah disiplin ilmu yang mempelajari struktur dan desain organisasi. Teori organisasi menunjuk aspek-aspek deskriptif manupun deskriptif dari disiplin ilmu tersebut. Teori organisasi menjelaskan bagaimana organisasi sebenarnya distruktur dan menawarkan tentang bagaimana organisasi dapat dikonstruksi guna meningkatkan keefektifan mereka.

Mengapa penting mempelajari teori organisasi (1 of 2) 1. Ketahuilah bahwa dalam kehidupan kita tidak lepas dari organisasi 2. Dimanapun kita bersentuhan dan berhubungan dengan organisasi 3. Organisasi adalah bentuk dominan dalam masyarakat 4. Organisasi meresap ke dalam semua aspek kehidupan manusia dan masyarakat secara menyeluruh

Mengapa penting mempelajari teori organisasi (2 of 2) 5. Mempelajari teori organisasi secara formal akan memiliki sekumpulan teori tentang bagaimana organisasi beroperasi 6. Secara aktivitas kehidupan kita menggunakan perhitungan dan analisis teori berdasarkan ilmiah 7. Alasan mempelajari teori organisasi para manajer karir pada umumnya karena tertarik untuk mengejar kinerja yang lebih profesional dalam karir di manajemen 8. Alasan akhir mungkin hanya sesuatu yang pragmatis, berupa sebuah prasyarat untuk memperoleh gelar, sertifikat atau kepentingan tertentu.

Struktur Organisasi Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, siapa mengerjakan apa dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang diikuti.

Tiga komponen dalam struktur organisasi 1. Kompleksitas; adanya diferensiasi, spesialisasi dan tingkat pembagian kerja hierarki 2. Formalisasi; untuk mengatur dirinya menyandarkan kepada peraturan dan prosedur 3. Sentralisasi; kekuasaan disebar ke bawah dalam hierarki pengambilan keputusan pada umumnya organisasi cenderung dalam pola sentralisasi dn disentralisasi sebagai dua ujung dari rangkaian kesatuan

Desain Organisasi Menekankan sisi manajemen dari teori organisasi – Desain organisasi mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi untuk mencapai tujuan mungkin cara merancang organisasi dengan orientasi tujuan akan lebih diminati tentang bagaimana mendesain organisasi ketimbang hanya mengetahui bagaimana organisasi berfungsi.

Perilaku Organisasi (PO) Perilaku organisasi (PO) mengambil pandangan mikro, topik-topik mengenai perilaku individu yang secara khas dipelajari dalam po adalah persepsi, nilai-nilai, pengetahuan, motivasi, serta kepribadian, termasuk didalamnya mengenai kelompok adalah peran status kepemimpinan, kekuasaan, komunikasi dan konflik. Dalam PO, konflik sebagai masalah ”manusia” konflik antar pribadi dan antar kelompok, yang berasal dari perbedaan kepribadian dan komunikasi yang lemah termasuk masalah antar unit (menurut teoritikus organisasi).

Perbedaan TO dan PO Teori organisasi (TO) Mengambil pandangan makro yang meliputi unit analisisnya adalah organisasi itu sendiri dan sub-sub utamanya dengan fokus perilaku dari organisasi dan definisi yang lebih luas tentang keefektifan organisasi serta kemampuan organisasi secara keseluruhan Perilaku organisasi (PO) Mengambil pandangan mikro yang lebih memfokuskan kepada individu-individu dan kelompok-kelompok kecil dengan titik tumpu kepada perilaku dari organisasi; perangkat prestasi, variabel sikap yang sempit dari para pegawai dan kepuasan kerja adalah yang banyak diperhatikan. (PO) + (TO) memberi penekanan yang berbeda tentang analisis konflik dalam organisasi.

Daur Hidup Organisasi Bagi organisasi yang tidak diidentikan dengan produk, dapat digunakan model 5 tahap : 1. Tahapan kewirausahaan (entepreneurial) tahapan pembentukan (formation stage) 2. Tahapan kebersamaan (collectivity) suatu inovasi dari tahap sebelumnya 3. Tahap formalisasi dan kontral (formalization and contral) struktur menjadi mantap 4. Tahap perluasan struktur (elaboration of structure) sebagai tahapan deversifikasi produk atau jasanya 5. Tahap kemunduran (decline). Hal ini bisa terjadi akibat persaingan pasar mengecil, atau kekuatan yang sama. Biasa gerakan manajemen dalam situasi ini menggunakan swot sistem dalam upaya keluar dari masalah.

Teori: Birokrasi Organisasi yang birokratik menurut max weber secara kodratnya adalah yang paling efisien. Menurutnya karakteristik birokratik adalah : 1. Pembagian kerja yang jelas; 2. Hierarki wewenang dirumuskan secara baik; 3. Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi 4. Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja; 5. Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban posisi para pemegang jabatan; 6. Hubungan antar pribadi yang bersifat ”impersonal”.

Teori Klasik tentang Organisasi Gambaran umum: sebagai sangat tersentralisasi dan tugas-tugas terspesialisasi. Definisi organisasi menurut teori klasik, sebagai struktur hubungan kekuasaan – kekuasaan, tujuan – tujuan, peranan – peranan, kegiatan – kegiatan, komunikasi dan faktor – faktor lain yang terjadi bila orang bekerja bersama.

Keefektifan Organisasi (1 of 2) Perlu diketahui bahwa keefektifan organisasi merupakan tema utama dalam teori organisasi. Sistematika yang perlu kita simak adalah pentingnya keefektifan organisasi: – – Pendekatan pencapaian tujuan sistem konstituensi strategis nilai-nilai bersaing

Keefektifan Organisasi (2 of 2) Secara ringkas keempat pendekatan diatas adalah untuk menilai keefektifan organisasi. Keempatnya mempunyai tinjauan yang berbeda. Masing-masing dengan cara sendiri-sendiri dapat menjadi modal yang berguna. Tapi dalam kondisi bagaimana masing-masing pendekatan lebih disukai dari yang lain. Tabel 2. Mengikhtisarkan masing-masing pendekatan dengan cara mengidentifikasikan apa yang digunakan untuk menetapkan keefektifan dan kemudian mencatat kondisi-kondisi yang dibawahnya setiap pendekatan dianggap paling berguna(84)

Pendekatan Pencapaian Tujuan Goal attainment approach (pendekatan pencapaian tujuan) menyatakan bahwa keefektifan sebuah organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan ketimbang caranya karena organisasi diciptakan untuk mencapai tujuan.

Asumsi tentang organisasi dalam hal ini adalah “Suatu Kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan” Pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah ukuran yang tepat tentang “KEEFEKTIFAN” yang syah suatu organisasi. Asumsi lain yang perlu diperhatikan bahwa : 1. Organisasi harus mempunyai tujuan akhir 2. Tujuan-tujuan harus diidentifikasikan dititipkan dengan baik agar dapat dimengerti

3. Tujuan-tujuan tak perlu banyak, sedikit tapi jelas dan tegas, spesifik 4. Harus merupakan kesepakatan umum 5. Tujuan-tujuan itu harus dapat diukur.

MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL Tujuan yang operasional menurut ragam organisasi, harus ada sasaran jelas, misalnya memenangkan pertandingan, memaksimalkan laba, memaksa musuh untuk menyerah, membuat pasien menjadi sembuh kembali tapi tidak “value free” Management By Objective (MBO) terlihat lebih nyata dalam mengembangkan pendekatan pencapaian tujuan.

MBO adalah falsafah manajemen yang menilai keefektifan suatu organisasi serta para anggotanya dengan melihat seberapa jauh mereka mencapai tujuan-tujuan khusus yang telah ditetapkan bersama oleh pimpinan dan para staf (bawahannya) Yang dimaksud tujuan-tujuan yang nyata, yang dapat dibuktikan dapat diukur dikembangkan dalam MBO.

Dalam hal ini semua langkah, proses, kondisi, tujuan hanya dipenuhi, prestasi diukur dan dibandingkan dengan tujuan terdahulu, semua ini harus ditentukan. Apakah sebuah organisasi mencapai tugas -tugas tertentu yang diharapkan atau tidak, maka MBO adalah yang paling jauh didalam pendekatan yang berorientasi kepada tujuan mengenai keefektifan

PENDEKATAN SISTEM Dalam suatu organisasi diperlukan “pendekatan sistem” dimaksudkan, berfokus bukan pada tujuan akhir tertentu, tetapi pada cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan akhir itu. Tujuan akhir tidak diabaikan, hanya dipandang sebagai satu elemen dalam kumpulan kriteria yang lebih kompleks

Model-model sistem menekankan kriteria yang dapat meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi seperti : kemampuan memperoleh sumber daya, mempertahankan diri secara internal sebagai sebuah organisasi sosial dan berintegrasi secara berhasil dengan lingkungan eksterennya. Perlu diingat bahwa pendekatan sistem terhadap efektifitas organisasi mengimplikasikan bahwa organisasi terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan.

Jika salah satu bagian mempunyai performa yang buruk, maka akan timbul dampak yang negatif terhadap performa keseluruhan sistem. Pendekatan sistem memfokuskan diri pada cara-cara yang diperlukan untuk memastikan kelangsungan hidup organisasi yang terus menerus dengan catatan para pendukung sistem tidak mengabaikan pentingnya tujuan akhir sebagai faktor determinan dari keefektifan organisasi.

Dimensi-dimensi Struktur Organisasi (1 of 2) Yang direstrukturisasikan oleh organisasi-organisasi pada umumnya: – – Kompleksitas Formalisasi Sentralisasi Dari ketiga hal itu, muncul 13 variabel yang didefinisikan oleh para teoritikus – (rubins : 90 -91)

Dimensi-dimensi Struktur Organisasi (2 of 2) Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi yang terdapat dalam sebuah organisasi. Diferensiasi horizontal memperhatikan tingkat sejauh mana pekerjaan tersebar secara geografis yang diukur oleh jumlah pemisahan horizontal dari unit-unit diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman organisasi dan diukur dengan cara menghitung jumlah tingkatan hierarki yang memisahkan chief executive dari pegawai Diferensiasi spasial mencakup tingkat sejauh mana pekerjaan itu tersebar secara geografis yang diukur oleh jumlah lokasi terpisah Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan dalam organisasi di standarisasi. Makin tinggi formalisasinya, makin diatur pula perilaku para pegawainya.

PERSPEKTIF SISTEM ADALAH KUMPULAN DARI BAGIAN-BAGIAN YANG SALING BERHUBUNGAN YANG SALING BERGANTUNG YANG DIATUR SEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA MENGHASILKAN SUATU KESATUAN (SEPERTI MASYARAKAT, MOBIL, TUMBUH-TUMBUHAN, TUBUH MANUSIA, UNIVERS, DSB).

PERSPEKTIF SISTEM MENAWARKAN PANDANGAN PENTING MENGENAI CARA KERJA ORGANISASI. DENGAN MEMBEDAKAN TENTANG GAGASAN SISTEM TERTUTUP DAN SISTEM TERBUKA DAN MENUNJUKKAN BAGAIMANA PENDEKATAN SEBUAH SISTEM TERBUKA DAPAT MEMBANTU UNTUK MENGKONSEPTUALKAN DENGAN LEBIH BAIK TENTANG APA YANG SEBENARNYA DIKERJAKAN ORGANISASI.

MENGEMBANGKAN SEBUAH KERANGKA KERJA Perspektif Rasional menyatakan bahwa struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan-tujuan khusus secara efektif, perspektif sosial menekankan bahwa struktur adalah hasil utama dari kekuatan yang saling bertentangan dari para pengikut organisasi yang mencari kekuasaan dan kendali.

Tabel 1. Evolusi Teori Organisasi Kontemporer (dari W. Richard Scott, 1975) KERANGKA WAKTU 1900 -1930 -1960 -1975 - RAGAM ASPEK Perspektif Sistem Tertutup Terbuka Perspektif Tujuan Rasional Sosial Tema Utama Efisiensi Mekanis Orang & hubungan manusia Desaindesain Kontingen si Kekuasaan dan politik Klasifikasi Teoritis Tipe 1 Tipe 2 Tipe 3 Tipe 4

Tabel 2. Membandingkan Keempat Pendekatan Tentang EO PENDEKATAN DEFINISI BERGUNA PADA SAAT Organisasi efektif sampai sejauh. . . Pendekatan lebih disukai pada saat. . . Pencapaian Tujuan Organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan Tujuan jelas, dibatasi waktu, dan dapat diukur Sistem Organisasi memperoleh sumber yang dibutuhkan Ada hubungan yang jelas antara masukan dan keluaran Konstituensi Strategis Semua konstituensi strategis paling tidak dipenuhi Konstituensi mempunyai pengaruh yang kuat thd organisasi, dan organisasi harus menanggapi tuntutan-tuntutan Nilai-nilai Bersaing Penekanan organisasi di keempat bidang utama sesuai dengan preferensi dari konstitusi Organisasi sendiri tidak jelas mengenai apa yang menjadi penekanannya, atau mengenai minat dalam perubahan kriteria dalam jangka waktu tertentu Diadopsi dari Kim S. Cameron, “The Effectiveness of Ineffectiveness”, dalam B. M. Stewdan L. L. Cummings, ed. , Research In Organizational Hehaviour, vol. 6 (Greenwich, Conn: JAI Press, 1964), hlm 276.

Tabel 3. Ikhtisar Dari Kelima Konfigurasi KARAKTERISTIK STRUKTUR SEDERHANA BIROKRASI MESIN BIROKRASI PROFESIONAL Spesialisasi Rendah Fungsional Soial Tinggi Fungsional Tinggi Sosial Tinggi Formalisasi Rendah Tinggi diantara divisi-divisi Rendah Sentralisasi Tinggi Rendah terbatas Rendah Lingkungan Sederhana & dinamis Sederhana Kompleks & & stabil Sederhana & stabil Kompleks & dinamis Klasifikasi struktural umum Organik Mekanistik STRUKTUR DIVISIONAL ADHOCRACY

Profesionalisasi proses seleksi-ritual untuk bukti loyalitas dan komitmen pegawai terhadap organisasi Sentralisasi adalah yang paling problematis diantara tiga komponen ini. Sentralisasi dinyatakan sebagai tingkat sejauh mana kekuasaan formal dapat membuat sebuah unit atau suatu tingkat, hingga pegawai yang ada di tingkat paling bawah hanya menerima informasi yang minim.

Tingkat kontrol yang dipunyai seseorang dalam seluruh proses pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai sebuah ukuran mengenai sentralisasi. Disentralisasi mengurangi kemungkinan terjadinya beban informasi yang berlebihan, memberi tanggapan yang cepat terhadap informasi yang baru, mendorong motivasi, potensial untuk melatih para manajer

STRATEGI Strategi sebagai penentuan dari tujuan dasar jangka panjang dan sasaran sebuah organisasi dan penerimaan dari serangkaian tindakan serta alokasi dari sumber-sumber yang dibutuhkan untuk melaksanakan tujuan tersebut. Tujuan merujuk kepada hasil akhir. Strategi merujuk kepada cara maupun hasil akhir; tujuan bagian dari strategi organisasi.

Strategi memperhatikan cara maupun tujuan. Tujuan dan pengambilan keputusan mengenai strategi organisasi dapat direncanakan sebelumnya atau berevaluasi begitu saja sebagai suatu pola dalam arus keputusan yang bermakna. Dengan cara apapun bagi yang mendukung “Strategi menentukan struktur” mempersepsikan bahwa para pengambil keputusan memilih struktur yang mereka miliki.

BESARAN ORGANISASI Besaran organisasi diartikan sebagai jumlah total pegawai; besaran (size) adalah kondisi paling penting yang mempengaruhi struktur organisasi (Kimberly, Blau & Schoenherr)

TEKNOLOGI Dilihat dari teori organisasi bahwa teknologi merujuk pada informasi, peralatan, teknik dan proses yang dibutuhkan untuk mengubah masukan menjadi keluaran dalam organisasi. Artinya, teknologi melihat pada bagaimana masukan diubah menjadi keluaran. Konsep teknologi sekalipun mempunyai konotasi mekanik atau manufaktur dapat diaplikasikan pada semua jenis organisasi, termasuk dengan lingkungan.

Akhirnya dapat disimpulkan bahwa : teknologi rutin secara positif berhubungan dengan kompleksitas yang rendah dan formalisasi yang tinggi. Teknologi rutin secara positif berhubungan dengan sentralisasi, namun hanya jika formalisasinya rendah

Elemen-elemen umum dalam organisasi The The The operating core strategy apex middle line technostructure support staff

Macam-macam organisasi Struktur sederhana Birokrasi mesin Birokrasi profesional Struktur divisional Adhocracy

Gambar 1. Organisasi dan lingkungan khususnya Kelompok public Pressure Asosiasi dagang Pelanggan organisasi pemasok Serikat buruh pesaing pemerintah

Lingkungan (1 of 3) Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar batas organisasi itu sendiri. – Lingkungan umum adalah kondisi yang mungkin mempunyai dampak terhadap organisasi namun relevansinya tidak demikian jelas (rekayasa dalam industri) – Lingkungan khusus adalah bagian dari lingkungan yang secara langsung relevan bagi organisasi dalam mencapai tujuannya (klien atau pelanggan, rekanan) contoh gambar 3. Organisasi dan lingkungan khusus (227)

Lingkungan (2 of 3) Hubungan lingkungan struktur adalah ruwet, namun dapat disimpulkan bahwa: – Dampak lingkungan terhadap organisasi adalah fungsi dari ketergantungan – Lingkungan yang dinamis mempunyai pengaruh yang lebih besar dibandingkan yang statis – Kompleksitas dan ketidakpastian lingkungan mempunyai kaitan terbalik – Makin kompleks lingkungan, makin besar desentralisasi – Pemusuhan yang ekstrim dalam lingkungan akan mengakibatkan terjadinya sentralisasi sementara.

Lingkungan (3 of 3) Untuk menggambarkannya, jika terdapat lima elemen dimana organisasi tersebut berbeda dan masing-masing dapat dinilai sebagai ”tinggi”, ”moderat”, atau ”rendah”, maka akan terdapat potensi akan adanya 243 (3) konfigurasi yang berbeda jika elemen-elemen tersebut tidak saling berhubungan. Dalam jumlah populasi organisasi secara internal bersatu padu (cohesive) yang dapat diidentifikasi. Hal ini syah berdasarkan 1) fenomena seleksi alamiah 2) pencarian organisasi untuk mendapatkan konsistensi internal dan 3) kemungkinan organisasi mengikuti apa yang sedang mode