TEMAS DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA EN AUSENCIA

TEMAS DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA EN AUSENCIA DEL JEFE ¿QUÉ HAGO?

DEBERES FUNCIONALES Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA 3º Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro 2º Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo 1º

DEBERES FUNCIONALES 4º. -Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales. 5º. -Deberá facilitar el trabajo y conocer a la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe. 6º. -Deberá descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia.

DEBERES FUNCIONALES Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto 9º Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades). 8º Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia). 7º

DEBERES FUNCIONALES 10º. -Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior. 11º. -Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a: ü Leer o analizar todos los documentos. ü Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.

Preparar y organizar junto al Jefe las reuniones, seminarios, clases u otras actividades del Departamento Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe 14º Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada. 13º Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario). 12º

15º. -Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a a) Atención a llamadas y horarios de su recepción. b) Días y horarios de atención a las visitas no programadas. 16º. -Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes. 17º. -Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc. 18º. -Confeccionar las actas de las reuniones. 19º. -Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.

DEBERES FUNCIONALES Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida 22º Organizar las visitas, coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito. 21º Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos. 20º

1. Reuniones 2. Vacaciones, 3. Enfermedad, 4. Otros problemas personales, 5. Viajes 6. Eventos El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas: 7. Clases 8. Compromisos sociales

Siempre es responsabilidad de la Secretaria que el trabajo continúe con su ritmo habitual (pone a prueba su capacidad ejecutora) La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse correctamente en estas ocasiones, deberá cumplimentar sus tareas habituales y otras que más adelante se relacionan:

EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES FUNCIONALES S. A. P Ubicación del Jefe Representar a su Jefe Despachar cada día al concluir el Jefe sus labores a fin de determinar que es prioritario para su cumplimiento en la próxima jornada Conocer la ubicación exacta de su Jefe Esta información sólo debe ser manejada por la secretaria Crear un sistema de atención y prevención (SAP) de emergencias en cuanto a: a) Cartas, memos, notas, etc. , que hayan sido remitidos a otros y que demanden respuesta. b) Llamadas c) Respuestas a dar por el superior a terceros antes de una fecha determinada. d) Compromisos que conlleven una previa preparación. e) Acuerdos de las reuniones

EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES FUNCIONALES S. A. P Llene los recuadros con otras actividades que usted realice

CRECIMIENTO INICIATIVA EFICIENCIA NATURALIDAD TOLERANCIA SEGURIDAD ESTÉ O NO EL JEFE DECISIÓN AUTOCRÍTICA DISCRESIÓN TACTO

CUALIDADES QUE DEBEN PREVALECER EN LA SECRETARIA CUANDO EL JEFE SE AUSENTA INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya respuesta o solución sea conocida por Usted. CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para hacerlo. SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe. DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como resolver. AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!

Cont. EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y calidad. NATURALIDAD: No aparente lo que no es. TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas con las que se relaciona en sus labores y con las circunstancias en que se vea envuelta. DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son sinónimos. Téngalo en cuenta. TACTO: Sea diplomática en todo momento. No lo olvide.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE

Utilice palabras y maneras no agresivas. Aprenda a identificar la gravedad de los asuntos Enfrente con diplomacia y tacto las situaciones difíciles Resuelva el mayor número de ellas, siempre que sea posible y apropiado Comprométase a solucionar la situación siempre que se pueda y hágalo con posterioridad Técnicas Si sabe que no hay solución inmediata, no se comprometa, explique lo mejor que pueda e intente ganar la comprensión de su interlocutor. 17

Técnicas (cont) Emplee Listas de Chequeo para : Que no queden asuntos pendientes Asuma las actividades que no requieran la presencia imprescindible del Jefe o que pueden reducirse a su Visto Bueno o aprobación. Presente soluciones, no problemas. Son una excelente manera para poder verificar el trabajo a realizar Todo lo que requiera verificación en detalles.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont) Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas esperen por su superior. Evite malos entendidos e incomprensiones. Si es imprescindible sugiera otro momento más propicio para solventar la situación.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont) Logre un clima de cooperación adecuado intercalando con otros jefes las situaciones de trabajo. Si aprende lo básico del trabajo de su Jefe y llega a dominar el vocabulario de su campo, los principios generales y sus aspectos éticos y sociales, sus posibilidades serán mayores y solucionará un sin número de dificultades sin su presencia.

DE LO CONTRARIO CAMBIE DE PLAZA