TEMA N 9 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Mrida 2010 Prof

TEMA Nº 9 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Mérida, 2010 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES DEFINICIÓN Sucesión cronológica y secuencial de operaciones interrelacionadas, asociadas con la contabilidad MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Compilación organizada en forma lógica y ordenada de todos los procedimientos que realiza la organización. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES CONTENIDO DEL MANUAL v. Portada de identificación vÍndice del manual v. Introducción v. Base Legal v. Objetivos del Manual v Procedimientos -Portada de identificación -Índice -Objetivo del procedimiento -Políticas y/o normas de operación -Descripción narrativa del procedimiento -Diagrama de flujo del procedimiento -Formularios y/o reportes -Información general v. Glosario de Términos Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero vÍndice temático

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Cómo escribir procedimientos Investigación Documental Búsqueda de información para definir la mejor manera de hacer las cosas Técnicas de recopilación de información Encuesta Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero Observación

PROCEDIMIENTOS CONTABLES RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE PUNTOS PUESTO O ÁREA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ACTIV. N° D HORAS HOMBRE DE LA ACTIVIDAD OBSERVACIONES ACUMULADAS T O T A L Simbología Operación Transporte Revisión Demora Archivo

PROCEDIMIENTOS CONTABLES PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS 1. - Describir en orden cronológico 2. - Indicar la unidad encargada de la ejecución. 3. - Enumerar las actividades 4. - Verbo en presente. Frases breves y sencillas Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS Responsable Operación (Tarea) 1. 1. - 2. 1. 2. 2. 2. 3. - 3. 3. 1. - 3. 2. - 4. 1. - 4. 2. 4. 3. 4. 4. 4. 5. 4. 6. 4. 7. 4. 8. - 5. 1. 5. 2. - Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. Responsable 1. Auxiliar de Contabilidad Operación (Tarea) 1. 1. - Busca el saldo al final del mes del mayor auxiliar de la cuenta banco. 1. 2. - Busca el saldo al final del mes conforme al estado de cuenta enviado por el banco. 1. 3. - Compara ambos saldos. 1. 4 - Determina la existencia de depósitos en tránsito. 1. 5. - Determina la existencia de cheques en tránsito (pendientes de cobro). 1. 6. - Determina la existencia de notas de débito emitidas por el banco. 1. 7. - Determina la existencia de notas de crédito emitidas por el banco. 1. 8. - Determina la existencia de errores de registro en los libros de la empresa. 1. 9. - Determina la existencia de errores cometidos por el banco. 1. 10. - Determina la existencia de cheques devueltos. 1. 11. - Sigue el método de conciliación por saldos correctos. 1. 12. - Inicia elaboración de “preconciliación bancaria” (Ver formato C-PRECON) 1. 13. - Suma las notas de crédito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor de la empresa. 1. 14. - Resta las notas de débito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor. 1. 15. - Resta los cheques devueltos por el banco al saldo de la cuenta según el mayor de la empresa. 1. 16. - Suma o resta los errores de registro cometidos por la empresa, según sea el caso. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. 2. El Contador 3. Auxiliar de Contabilidad 1. 17. - Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del libro mayor. 1. 18. - Suma los depósitos en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco. 1. 19. - Resta los cheques en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco. 1. 20. - Suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del estado de cuenta. 1. 21. - Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del estado de cuenta. 1. 22. - Compara los dos saldos correctos obtenidos. 1. 23. - Si son iguales, pasa a 1. 24. -. Caso contrario regresa a 1. 4. 1. 24. - Elabora documento “Conciliación Bancaria” con los datos anteriormente obtenidos y calculados. (Ver formato C-CON-BAN). 1. 25. - Envía “conciliación bancaria” al contador para su revisión y aprobación. 2. 1. - Recibe “conciliación bancaria” 2. 2. - Revisa la determinación de los saldos correctos. 2. 3. - Si los cálculos coinciden con los saldos correctos, pasa a 2. 4. -. Si no coinciden, regresa a 1. 4. -. 2. 4. - Firma la “conciliación bancaria” como aprobación. 2. 5. - Regresa “conciliación bancaria” al auxiliar de contabilidad. 3. 1. - Recibe la “conciliación bancaria” aprobada por el contador. 3. 2. - Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliación. (Ver plan de asientos) 3. 3. - Archiva la “Conciliación Bancaria” Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES DIAGRAMAS DE FLUJO Representación que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento, indicando su secuencia. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES SIMBOLOGÍA 0 AS ME I 0 0 9 O S Determinación de signos y/o gráficos a los que se les confiere un Significado preciso. N I D AN SI Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO DESCRIPCIÓN Terminal: Indica el inicio o la terminación del flujo. Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varis caminos. Documento: Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO DESCRIPCIÓN Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento. Dirección de Flujo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las operaciones Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el flujo. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES TIPOS DE FLUJOGRAMAS No separa cada una de las personas y/o departamentos que realizan las tareas FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL HORIZONTAL SI NO Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL INICIO 1 2 3 6 Auxiliar Cont. busca saldo según mayor Determina existencia errores de la empresa Resta al saldo del mayor ch/devueltos COMPARA AMBOS SALDOS CORRECTOS FIRMA Conciliación Bancaria Busca saldo según estado de cuenta Determina existencia errores del banco Suma ó resta al saldo del mayor errores de la empresa ¿Son iguales? REGRESA AL AUXILIAR CONTABLE Conciliación Bancaria AUXILIAR CONTABLE RECIBE Conciliación Bancaria REALIZA ASIENTO DE AJUSTE EN LIBRO NO 4 SI Determina existencia cheques devueltos Determina saldo correcto del libro mayor ELABORA Determina existencia depósitos en tránsito Sigue método saldos correctos Suma al Edo. de cta. los depósitos en tránsito ENVÍA AL CONTADOR Conciliación Bancaria Determina existencia cheques en tránsito Inicia elaboración Resta al Edo. de cta. los cheques en tránsito CONTADOR RECIBE Conciliación Bancaria Determina existencia notas de débito Suma al saldo del mayor notas crédito Suma ó resta al saldo Edo. de Cta. los errores del banco Revisa la determinación de saldos correctos Determina existencia notas de crédito Resta al saldo del mayor notas débito Determina saldo correcto del Edo. de Cuenta COMPARA AMBOS SALDOS 4 5 1 2 Preconciliación Bancaria 3 FIN NO ¿Cálculos coinciden? CONCILIACIÓN Devuelve a Auxiliar Contable Conciliación Bancaria SI 6 5 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL 4 INICIO Auxiliar administrativo solicita listas de asistencia RECIBE EVALUA Listas de Asistencia Determina N° días ordinarios a cancelar por trabajador Determina N° horas extras a cancelar por trabajador Determina tipo de horas extras a Cancelar por trabajador 1 1 Determina N° días descanso o feriados trabajados por cada empleado Verifica la asignación mensual base por trabajador Determina según políticas otros beneficios a pagar por trabajador Calcula salario diario por trabajador Calcula monto a pagar a cada trabajador por días ordinarios Calcula salario por hora de cada trabajador 2 2 Calcula monto a pagar a cada trabajador por horas extras Calcula monto a pagar a cada trabajador por feriados trabajados Suma conceptos de carácter salarial por trabajador Calcula retenciones obligatorias y contractuales Suma salarios a otros beneficios por pagar Llena con los datos calculados 3 Nómina del período 3 Envía al administrador Administrador recibe Nómina del período Listas de Asistencia Verifica los cálculos ¿Cálculos coinciden? SI Firma como autorización para el pago NO Listas de Asistencia 4 Nómina del período A

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL A 1 2 Devuelve al auxiliar administrativo Auxiliar administrativo Elabora Nómina del período Resumen de nómina Listas de Asistencia Listados de asistencia Resumen de nómina Administrador recibe Elabora Envía al banco Resumen de nómina Solicitud de transferencia de fondos Solicitud de transferencia Resumen de de fondos nómina Entrega a cada trabajador 1 3 1 1 n 2 n 1 Recibo de Pago 1 original Copia de recibo Auxiliar contable verifica cálculos Envía al Auxiliar Contable n n Recibo de Pago 1 original Copia de recibo Resumen Solicitud de de nómina transferencia de fondos n 1 Auxiliar administrativo pide firma a cada trabajador Devuelve al auxiliar administrativo Anexa a “nómina del período” Recibo de Pago original Realiza asiento de pago de nómina Prepara cada trabajador Envía al Administrador n 3 n Nómina del 1 período Copia de recibo Nómina del período FIN Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES TIPOS DE FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA COLUMNAR Asigna una columna a cada Unidad / Responsable que participa en el desarrollo del procedimiento. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR CUSTODIO AUX. CONTABLE CONTADOR CUENTA EL EFECTIVO CONFIRMA SALDO MINIMO 3 Solicitud Reposición ELABORA Solicitud Reposición FIRMA Solicitud Reposición CHEQUE AUTORIZA EMISIÓN SOLICITA FIRMA INSPECCIONA Solicitud Reposición CONFIRMA SUMA COMPROBANTES DETERMINA CUENTAS ORDEN DE PAGO EMITE ENVÍA Solicitud Reposición DEVUELVE ORDEN DE PAGO ENVIA 2 Solicitud Reposición 1 ELABORA EXAMINA DATOS COMPROBANTES NO ENVIA DETERMINA CTA BANCARIA RECIBE SI 4 ORDEN DE PAGO Solicitud Reposición ¿COINCIDE SUMA? 5 RECIBE Solicitud Reposición RECIBE SECRETARIA 4 2 1 INICIO ADMINISTRADOR ORDEN DE PAGO FIRMA CHEQUE ENTREGA ORDEN DE PAGO ENVIA 6 5 8 6 3 CHEQUE 7 RECIBE ORDEN DE PAGO FIRMA COMO ACUSE RECIBO ORDEN DE PAGO ENVIA FIRMADA ORDEN DE PAGO RECIBE FIRMADA ORDEN DE PAGO REGISTRA REPOSICIÓN FIN 7 ORDEN DE PAGO ENVIA 8 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero ORDEN DE PAGO

PROCEDIMIENTOS CONTABLES TIPOS DE FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA ANALÍTICO COLUMNA ADICIONAL PARA COMENTARIOS ANSI Posee una de éstas alternativas - - - - Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero LLAMADAS EN EL CUERPO DEL FLUJOGRAMA Nota Aclaratoria: Se adiciona a una operación o actividad para dar una explicación de ella.

PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN. FLUJOGRAMA ANALÍTICO AUX. CONTABLE CONTADOR INICIO 1 Verifica existencia y propiedad del activo Verifica datos y cálculos Revisa fecha adquisición del activo 2 ¿Cálculos y datos coinciden? OBSERVACIONES Notifica al auxiliar contable 2 Registra asiento en libro diario (b) Sigue el método de línea Recta Conforme a las especificaciones del fabricante, o en su defecto, en base a lo preestablecido por la empresa. b) Método de distribución uniforme de la depreciación a lo largo de su vida útil. NO SI (a) Busca vida útil y valor residual a) c) Emplea la siguiente fórmula: Deprec. = COSTO – VALOR RESIDUAL VIDA ÚTIL El valor obtenido está expresado en la unidad de tiempo de la vida útil. FIN d) (c) Calcula cuota de depreciación d. 2) Desde la fecha del último registro de depreciación (cierre y/o ajuste anterior) hasta la fecha del registro actual. Determina el (d) Período del gasto a registrar Calcula (e) depreciación del período Informa cálculos Al Contador d. 1) Desde la fecha de adquisición del bien hasta la fecha del registro, si se trata del año en que se adquirió. e) Multiplica cuota de depreciación por el período a depreciar. Es indispensable la correspondencia entre las unidades de medida. 1 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

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