TEMA II CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO CONCEPTO Es

TEMA II CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO CONCEPTO Ø Es el plan de organización que comprende todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio con la finalidad de proveer una adecuada protección de sus activos, obtener información financiera correcta, fiable, segura y promover la eficiencia en las operaciones asi como la adhesión del personal a las políticas trazadas por la administración

El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificado ha realizado o patrocinado varios estudios con el propósito de lograr una definición de control interno y crear un nivel de conciencia en la comunidad empresarial, de negocios y profesional. Han sido 3 los estudios en los que han participado el ICPAC: el primero se produjo cuando finalizo La Segunda Guerra Mundial; el segundo cuando finalizo la llamada Guerra Fría y el tercero cuando se iniciaba la Guerra Comercial o del Mercado. En 1949 se produjo el primer estudio con el cual se dio una definición mas acabada que existía sobre el control interno a la fecha.

. Elementos de control interno Organización: en esta fase se encuentra el esquema organizacional, el organigrama de la entidad. Esta la integran los elementos:

1 - La Dirección: La entidad debe tener alguien de frente que establezca las políticas y tome decisiones para hacerla caminar hacia la meta prefijada. 2 - Coordinación: implica que todas las funciones deben ser dependientes de la empresa. 3 - División de Deberes: las operaciones básicas de la organización deben separarse de aquellas funciones que se relacionaran con la custodia de los activos o con el registro de las operaciones. 4 - Asignación de responsabilidades: tiene su base en el principio de control interno, que postula que no se puede realizar una transacción sin la aprobación de alguien autorizado.

Procedimientos: son los que aseguran que los principios y normas se aplican adecuadamente. Los procedimientos constan de tres sub-elementos que son: 1 -Planeación y sistematización: incluye manuales de organización, de operación, cartas de cuentas e instructivos para el uso de las cuentas. 2 - Registros y formas: incluye todos los mecanismos necesarios para recoger y anotar información. 3 - Informe: incluye estado y reporte los cuales constituyen elementos base para la corrección y la toma de decisiones.

Personal: actúa en la organización y ocupa los puestos que la conforman. Es quien dirige, coordina, opera, custodia, registra. En este se encuentra los siguientes sub-elementos. -Reclutamiento y selección adecuados. -Entrenamiento. -Eficiencia. -Moralidad. -Retribución. -Evaluación.

Supervisión: es necesario que para que la empresa funcione sin que se observe un deterioro progresivo en cuanto a su organización, su sistematización y el desempeño de su personal sea estrictamente supervisada y bien dirigida. Nuevos elementos de control interno Un segundo estudio realizado por el AICPA fue en 1987, en donde se le agregaron nuevos elementos al concepto de control interno, este estudio se documento en la norma sobre auditoria independiente No. 55 del AICPA, la cual concibe el control interno como una estructura de 3 elementos que son:

Ambiente de control: Este representa el colectivo de una serie de factores en establecer; realizar o mitigar la efectividad del procedimiento y políticas especificas. Estos factores incluyen: 1 -Filosofía y estilo de operación. 2 -Estructura organizativa. 3 -Funcionamiento del consejo de Administración y sus comités. 4 -Métodos de control administrativos para supervisar y dar seguimiento al desempeño, incluyendo la auditoria interna.

5 -Políticas de personal. 6 - Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y práctica de una entidad, tales como exámenes de organismos reguladores y bancarios. El ambiente de control según la norma 55 refleja actitud, coincidencia y acciones en general de administración, la gerencia, los dueños y otros en relación a la importancia del control y su incidencia en la entidad. Sistema Contable: Este incluye los métodos y registros establecidos para identificar, reunir analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad; así como mantener la contabilización del activo y el pasivo que le son relativo.

Los elementos de ese sistema incluyen métodos y registros: 1 -Identifican, revisan y registran todas las transacciones validas. 2 -Describe todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la clasificación adecuada de las mismas e inclusive en la información financiera. 3 -Cuantifican el valor de las operaciones, entre otras.

Procedimiento de control: Son los procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Estos procedimientos se refieren a: 1 -Autorización de transacciones. 2 -Seguridad de funciones. 3 -Diseño y uso de documentos y registros apropiados. 4 -Arqueos, conciliaciones, comprobaciones, Inspecciones y otras medidas de control independiente.

Marco integrado de control interno El estudio mas reciente sobre control interno se inicia en 1985 pero no fue sino hasta el 1992 que se publico. En 1985 se creo en los EEUU una superación. The National Commision of Fraudulent Financial Reporting, la cual estuvo patrocinada por el instituto de contadores públicos certificados, la asociación de profesores de contabilidad de los EEUU el instituto de auditores internos, el instituto de finanzas y el institutos de contadores gerenciales, con el objetivo de identificar las razones causales de los informes finánciales fraudulentos y proponer medidas para su corrección.

En este surgió que los criterios estuvieran orientados hacia las necesidades de la administración, ya que en esta la que tiene la responsabilidad primaria de establecer, dar seguimiento e informar sobre el control interno. Para el COSO, el control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la concepción de objetivos en las siguientes categorías: • Efectividad y eficiencia. • Confiabilidad en la información financiera. • Cumplimiento de las leyes y regulaciones especiales.

Si se compara esta definición con la producida por el IACP en el 1949, encontraremos diferencias notables entre conceptos y objetos Ej. : Para COSO, el control interno es un proceso y es ejecutado por personas. Para la IACP el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y sistemas. Se puede observar que el primer concepto se contrapone al segundo caso plantea en la definición que el control interno puede ofrecer seguridad razonable no absoluta a la administración o al consejo de directores. Del concepto que plantea COSO en 1992 sobre control interno se puede reflexionar respecto a lo siguiente:

El control interno no es tan interno, cubre la parte interna y el entorno de una organización. No es la responsabilidad de una persona, sino de todo. • No es un esquema sino un proceso integral e integrado. • Ofrece solo seguridad razonable respecto al logro de los objetivos. • No constituye un fin sino un medio para llegar a ese fin. • Se trata de un concepto substancialmente nuevo que los auditores deben entender.

Componentes del control interno Los componentes del control interno tal como lo sugiere COSO 1992, son cinco los cuales son: • Ambiente de control: el ambiente de control establece el tono de una organización para influenciar la conciencia del control de su gente. Es el fundamento de todos los demás componentes de control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente del control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad;

• Valoración de riesgo: conforme al informe COSO cada entidad enfrenta una variedad de riesgos, derivados de fuentes externas e internas, las cuales deben valorarse. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos. COSO plantea tres categorías de objetivos, los cuales son los siguiente:

1 -Objetivos de operación. Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad. Varían dependiendo de la selección de los administradores respecto de estructura y desempeño. 2 -Objetivos de información. Hacen referencia a la presentación de estados financieros publicados que sean confiables. Están orientados principalmente por requerimientos externos. 3 - Objetivos de cumplimiento. Estos objetivos hacen referencia a la adhesión a las leyes y las regulaciones a las cuales la entidad esta sujeta.

• Actividad de control: Conforme a la COSO, las actividades de control son políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo los directivos administrativos. Esta incluye un rango de actividades tan diversas como aprobaciones autorizadas, verificaciones, reconciliación, revisión del desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de responsabilidad.

• Información y Comunicación: El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. • Monitoreo Coso postula que Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema, en el tiempo. Ello es realizado mediante acciones de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas a una combinación de las dos.

El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones. ¿Quiénes desarrollan actividades de monitoreo ongoing? Son realizadas por el consejo de administración respecto a las actividades de la gerencia general, la gerencia general respecto a las actividades de las gerencias funcionales, los gerentes funcionales respecto a las actividades de los encargados de áreas operativas y estos encargados respecto a las actividades desarrolladas por sus ayudantes. Actividades de monitoreo ongoing Estas incluyen los actos de administración y supervisión, comparaciones, conciliaciones, práctica de inventario, arqueos y otras.

El termino ongoing se puede traducir durante o en el curso. Actividades de monitoreo separadas El monitoreo separado o después de la actuación, lo realizan los auditores internos o externos mediante un plan de auditoria que tiene uno de los siguientes objetivos. • Opinar sobre la razonabilidad de los estados financieros como producto primario y como sub-producto, emitir recomendaciones sobre deficiencias detectadas en el control interno (Auditor independiente) • Agregar valor para mejorar las operaciones de una entidad (Auditor interno).

El control Interno y su alcance general global El control interno representa esquemáticamente la comunión de dos grandes medios: uno interno sustancialmente controlable, y otro externo que aunque con mas dificultad es controlable tanto por la administración como por auditores externos y por organismos reglamentarios.

Las Entidades Modernas El Dr. Edward Deming, en el segundo de sus catorce principios para transformar la gestión de las empresas occidentales sugiere la adopción de una nueva filosofía porque nos encontramos en una nueva era económica. Esa nueva era económica se inicio a mediado de 1980, cuando la humanidad observo llena de asombro como el breve espacio de tiempo de aproximadamente cinco años (1985 -1990) se produjeron acontecimientos espectaculares. Entre estos: La caída del muro de Berlín y la unificación Alemana. Esta nueva era económica, las naciones y las empresas parecen firmemente decididas a emprender acciones que propendan mejorar sus niveles de producción y de productividad con tal de mejorar su posición competitiva.

Control Interno Y Gerencia Moderna La definición de control interno emitida por el instituto americano de contadores públicos certificados en 1949 incluye, dentro de los objetivos de control Mejorar la eficiencia operacional La eficiencia de la década de los años 1940 mejoraba la productividad y esta se concebía como un crecimiento de los capitales de los socios o accionistas. La actual es una arma mercadológica, se produce sobre la base de la calidad total y mejora la productividad para crear beneficios económicos y desarrollo social para todos.