TELKOM GROUP NEW NDE YDP ARMS Agenda NDE

TELKOM GROUP NEW NDE YDP - ARMS

Agenda NDE Dual Bahasa NDE Dashboard Monitoring Disposisi Advanced Search Personal Address Book Application Architecture Migration

NDE Dual Bahasa Indonesia dan English

Kebutuhan Permintaan TELIN, dimana beberapa user TELIN yang ada di luar negeri berbahasa Inggris. Semua menu yang dapat menyesuaikan Bahasa dengan preferensi Bahasa yang diinginkan oleh User Form-form dengan Bahasa yang dapat dipilih oleh Konseptor. Memastikan semua fungsi tetap berjalan dengan baik.

Menambahkan field “Language” pada profile users dengan isi “id” untuk Bahasa Indonesia atau “en” untuk English Sesuai dengan preferensi users, semua menu menyesuaikan secara Bahasa Form skeluar disediakan pilihan Bahasa, dengan default adalah Bahasa dalam profile user. Konseptor dan para pemeriksa dapat mengubah Bahasa melalui tombol didalam toolbar form skeluar. Form-Form lainnya menyesuaikan dengan Bahasa user. Seluruh dialog menyesuaikan dengan Bahasa user. View tidak disarankan untuk dual Bahasa, karena akan berpengaruh terhadap performance (View Index) Solusi

Seluruh menu berbahasa sesuai dengan profile Bahasa user. Aplikasi NDE

Pilihan Bahasa Form pembuatan surat dapat memiilih bahasa Form skeluar

NDE Dashboard

Kebutuhan kosong! Saat ini, setiap user masuk ke Aplikasi dihadapkan dengan view Surat Masuk dan Tab Home yang kosong!. Sebelumnya, Tab Home berisi view perlu diproses dan disposisi. Namun Karena menyebabkan lambat, maka dihilangkan.

Jumlah Perlu Diproses Jumlah Surat Masuk belum dibaca Jumlah Disposisi belum dibaca List Todo List Delegasi Design Dashboard List Sekretaris Active

Isi Tampilan Sekretaris: Pejabat: Muncul foto sekretaris dan informasi Jabatan dan Sekretaris: Muncul foto pejabat dan informasi “Anda sekretaris dari <Jabatan>”. Hanya untuk Sekretaris tersebut. Delegasi Pejabat: Muncul foto poh dan informasi Jabatan, Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai. Bar Abu-Abu menandakan waiting dan Bar Hijau menandakan Aktif. POH: Muncul foto pejabat dan informasi Jabatan, Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai Bar Abu-Abu menandakan waiting dan Bar Hijau menandakan Aktif. Hanya untuk POH tersebut.

Isi Tampilan Monitoring Disposisi Dipisah menjadi dua panel / tab. User sebagai Pejabat pemberi Todo atau Sebagai penerima Todo. Pejabat: Seluruh To. Do yang dibuat, Title, PIC, Due Date, Action: View. Bar Kuning jika In Progress, Hijau jika sudah Complete, Merah jika Overdue. Penerima: Seluruh To. Do yang di assign. Pejabat pemberi To. Do, Title, Due Date, Action: View, Mark Complete Pop Up: Tindak Lanjut / Response, Attachment (Optional). Akan ada Response per Item todo yang disusun secara hirarkis.

Monitoring Disposisi

Saat ini fungsi disposisi sudah sesuai dengan bisnis proses disposisi waktu masih menggunakan cara manual. Bahkan sudah terdapat beberapa kelebihan seperti tracking disposisi dari pendisposisi pertama sampai dengan penerima disposisi terakhir. Namun demikian, pemberi disposisi masih kadang-kadang sulit untuk memonitor bagaimana disposisi yang telah dilakukan kebawahan telah dilaksanakan sesuai dengan nota tindakan atau belum. Dibutuhan sebuah tombol yang menyatakan bahwa disposisi akan di monitor dan diberi Due Date. Karena tidak semua disposisi harus dimonitor, terutama yang sifatnya hanya informasional (Untuk Diketahui) dan tidak ada pekerjaan yang harus diselesaikan. Kebutuhan

Form Disposisi Title Due Date Remind me 1 day(s) before

Personal Address Book

Kebutuhan Saat ini, personal Address Book disimpan didalam mailbox IBM Mail di masing user. Address book yang disimpan dapat berupa nama Pegawai maupun Jabatan. Problem: Jika terjadi perubahan jabatan, maka yang ada di mailbox tidak berubah Penyebab error di NDE. Akibat proses archiving mail domino, beberapa personal address book yang telah dibuat user di mail domino menjadi hilang. para pengguna aplikasi NDE yang tidak menggunakan mail TELKOM, seperti anak perusahaan, tidak dapat memanfaatkan fitur personal address book ini Diperlukan enhancement.

Solusi Pada aplikasi New NDE, akan ada aplikasi khusus untuk Profile berisi Person, Group, Organization, Division, Department. Pada data person dan group, akan ditambahkan field User ID yang menyimpan sebagai Personal AB. Dengan demikian setiap perubahan nama Person maupun Jabatan, secara otomatis Personal AB juga akan berubah.

Advanced Search

ELK Elasticsearch is a distributed, RESTful search and analytics engine Logstash Centralize, Transform & Stash Your Data Kibana Visualize your Elasticsearch data and navigate the Elastic Stack INDEX STRUCTURE /<organisation>/<type>/DOCUNID /Telkom/smasuk/1; /YPT/skeluar/100; /SIGMA/disposisi/4

Arsitektur Advanced Search realtime Database Server Logstash Elasticsearch

Architecture

Applications AUTHENTICATION Jika USER ID ada di OID maka AUTH dengan OID, selain itu AUTH local. USER ID = NIK TELKOM GROUP / yang lain asal UNIQUE NDE – SKELUAR, SMASUK, DISPOSISI, DELEGASI, SEKRETARIS, ARSIP PROFILES – PERSON (*), GROUP (*), ORGANISATION, DIVISION, DEPARTMENT (*) Personal Address Book TODO – Memanage Todo dari Monitoring Disposisi NOTES – Sebagai Folder / Bookmark HUB – Document exchange, Address Book, Organisation List

Running on Single Server Apps Server Database Media SERVER

Separating Out The Database Server Apps Server Database Media WEB SERVER DATABASE SERVER

Running A Separate Media Server MEDIA SERVER Media Apps Server Database WEB SERVER DATABASE SERVER

Implementing Load Balancing & MEDIA SERVER Redundancy Media Apps Server F 5 LOAD BALANCER Database Apps Server WEB SERVER DATABASE SERVER

Running A Separate Media Server MEDIA SERVER Media Apps Server F 5 LOAD BALANCER Database Apps Server WEB SERVER DATABASE SERVER

Running Multiple Tenancy MEDIA SERVER Media AS 1 AS 2 AS 3 F 5 LOAD BALANCER Database AS 1 AS 2 WEB SERVER AS 3 DATABASE SERVER

Running Multiple Tenancy MEDIA SERVER SEARCH SERVER Index Server Media Database AS 1 AS 2 AS 3 DATABASE SERVER F 5 LOAD BALANCER AS 1 AS 2 WEB SERVER AS 3 Api Management HUB SERVER

Technology Component APPS SERVER OS: Ubuntu 16. 04. 03 LTS APPS SERVER: PYTHON 2. 7. x, DJANGO 1. 11. x CONTAINER DEPLOYMENT: KUBERNETES 1. 7. x NGINX latest DATABASE SERVER MEDIA SERVER OS: Ubuntu 16. 04. 03 LTS SEARCH SERVER OS: Ubuntu 16. 04. 03 LTS ELK 5. 5. x HUB SERVER OS: Ubuntu 16. 04. 03 LTS TYK latest DATABASE SERVER: POSTGRESQL 9. 6. x Dependencies: Redis, Mongo. DB

Migration

Migration Script Doccatalog Dochistory Documents di Filecabinet

Spesifikasi Server NDE Untuk kebutuhan enhanchment NDE dibutuhkan 3 buah server yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan sebagai berikut: Application Server Media Server Database server Berdasarkan kebutuhan tersebut masing-masing server diperlukan konfigurasi spesifikasi sebagai berikut: CPU 4 Core Storage 80 Gb 8 Gb Memory Sistem Operasi Ubuntu Server 16. 04 LTS x 64 Remote Network dengan SSH

Thanks