TEKNIKAT E ANALIZS S KRKESAVE INXHINIERIKE Prishtine 2015

TEKNIKAT E ANALIZËS SË KËRKESAVE INXHINIERIKE Prishtine 2015

Procesi bazë i analizës përmban tre hapa: • • • Të kuptuarit e gjendjes ekzistuese (as-is system). Identifikimi i përmirësimeve. Definimi i kërkesave për sistemin e ri (to-be system). Tre teknikat e analizës së kërkesave : – business process automation (BPA) – business process improvement (BPI) – business process reengineering (BPR) ndihmojnë analistët të çojnë përdoruesit nëpër hapat e analizës në mënyrë që të mund të zhvillohet vizioni për sistemin. 2

Ndonjëherë hapi i 1 -rë anashkalohët apo bëhet në një mënyrë të kufizuar. Kjo ndodhë – kur nuk ekziston një sistem aktual, – nëse sistemi ekzistues dhe proceset janë të parëndësishme për sistemin e ardhshëm, – nëse ekipi i projektit është duke përdorur një RAD ose metodologji agile të zhvillimit në të cilën sistemi as-is nuk theksohet. Metodat tradicionale të tilla si metoda ujëvarë dhe e zhvillimit paralel në mënyrë tipike jep kohë të mjaftueshme për të kuptuar as-is sistemin dhe identifikimin e përmirësimeve para se të lëvizim për të kapur kërkesat për to-be sistemin. 3

RAD dhe metodologjitë agile më të reja, të tilla si – – zhvillimi iterativ, sistemi prototip, prototipi joriciklueshëm, programimi ekstrem, përqëndrohet ekskluzivisht në përmirësimet dhe në kërkesat e to-be sistemit, • ato lejojnë pak kohë për hetimin e sistemit as-is aktual. 4

Për të lëvizur përdoruesit "nga këtu atje", një analist ka nevojë për aftësi të mira të të menduarit kritik. Të menduarit kritik – aftësia për të njohur pikat e forta e ato të dobëta dhe që të ndryshoj një ide në një formë më të avanësuar – kërkesat prej analisti për të kuptuar çështjet dhe për të zhvilluar proceset e reja të biznesit. Këto aftësi janë thelbësore në – ekzaminimin e rezultateve të kërkesave të kolektuara/grumbulluara, – identifikimin e kërkesave të biznesit, – përkthimin e këtyre kërkesave në një koncept për sistemin e ri. 5

Automatizimi i biznes procesit (BPA) Business Process Automation • Përdoret kur kërkesat themelore të biznesit të përshkruara në kërkesat e sistemit përqëndrohet në teknologji kompjuterike në disa aspekte të procesit të biznesit, dhe braktisin mënyrën themelore në të cilën organizata operon pa ndryshuar. • Këto lloje të projekteve mund të përmirësojnë efikasitetin organizativ, por për biznesin do të kenë ndikimin dhe vlera më të pakta. • Projektet në këtë kategori zakonisht kalojnë të tre hapat e procesit të analizës. • Dy aktivitetet e popullarizuara që përdoren në teknikën BPA janë analiza e problemit dhe analiza shkaku-rrënjë (root cause analysis). 6

Automatizimi i biznes procesit (BPA) Te kuptuarit e AS-IS sistemit • • • Grumbullim shtese i informacioneve Modelimi i detajuar i procesit Modelimi i detajuar i te dhenave Identifikimi i permirësimeve • • Qëllimi: Efikasitet përdoruesit Analizimi i problemeve Analizimi i rrenjesishem i shkakut Koncepti i zhvillimit ne TO-BE sistemin • • • Grumbullim minimal i informative Rishikim i AS-IS process modelit ne TO-BE modelin Rishikim i AS-IS modelit te dhenave ne TO-BE modelin 7

Identifikimi i përmirësimeve në AS-IS sistemin - Analiza e problemit • Kërkesat më të drejtpërdrejta gjatë analizës së problemit • Analiza e problemit nënkupton pyetjet përdoruesit dhe menaxherët – për të identifikuar problemet me sistemin as-is – për të përshkruar se si me i zgjidhur këto në sistemin to-be. • Shumica e ndryshimeve kanë tendencë për të zgjidhur problemet në vend se me përfituar nga mundësitë • Përmirësimet nga analizat e problemit kanë tendencë të jenë të vogla dhe në rritje. • Ky lloj i përmirësimeve shpesh është shumë efektiv në ngritjen e efikasitetit të sistemit apo lehtësinë e përdorimit. – Megjithatë, ai shpesh ofron vetëm përmirësime të vogla në vlerën e biznesit – sistemi i ri është më i mirë se i vjetri, por mund të jetë e vështirë për të identifikuar përfitimet monetare të rëndësishme nga sistemi i ri. 8

Identifikimi i përmirësimeve në sistemin AS-IS - Analiza rrënja-shkaku (root cause analysis). • Idetë e prodhuara nga analizat e problemit kanë tendencë të jenë zgjidhje e problemeve. – të gjitha zgjidhjet bëjnë supozime në lidhje me natyrën e problemit, – supozimet që munden ose jo të jenë të vlefshme. • Përdoruesit kanë tendencë të kërcejnë shpejt në zgjidhje pa identifikuar plotësisht natyrën e problemit. • Ndonjëherë zgjidhjet janë të përshtatshme, por shumë herë ato adresojnë vetëm “një shenjë” të problemit, • jo problemi i vërtetë ose root shkaku vetvetiu 9

Identifikimi i përmirësimeve në sistemin AS-IS - Analiza rrënja-shkaku (root cause analysis). • Analiza rrënja-shkaku fokusohet përpara në problemet se sa në zgjidhje. • Analisti fillon duke pasur nga përdoruesit një listë gjeneroze të problemeve me sistemin aktual duke i dhënë përparësi problemeve sipas rëndësisë. • Duke filluar nga më të rëndësishmet, përdoruesit dhe / ose analistët gjenerojnë të gjitha root cause të mundshme për problemin. • Pikë kyçe në Root Cause Analysis është që gjithmonë është sfiduar qartë dhe është gërmuar në problem mjaftueshëm thellë dhe se shkaku (shkaqet) i vërtetë themelor është zbuluar. 10

Root Cause Analysis - shembull Poqi titron shpesh Poqi titron parakohe Blehet nje poq me i mire Fiksohet instalimi i keq Fiksohet telat e rrymes Kontrollohet tensioni elektrik Poqi titron gjate perdorimit te tij Mbaron ne kohen jo te duhur Mbaron ne kohen e duhur Ndryshon procedura per te hequr poqin Gjen menyren per te hequr sa me thjesht Permireson menyrat per te hequr ate Blen nje poq me jetegjatesi me te madhe Gjen poqa me drite me te madhe Hulumton menyra tjera per te arritur driten e deshiruar 11

Përmirësimi i Biznes Procesit (BPI) Business Process Improvement • do të thotë se kërkesat themelore të biznesit synojnë ndryshime të moderuara për operacionet e organizatës • Këto ndryshime përfitojnë nga mundësitë e reja të ofruara nga teknologjia ose kopjojnë çfarë janë duke bërë konkurrentët. • BPI mund të përmirësojë – Efiçencen /efficiency • Duke i bërë gjërat drejt/ doing things right – Efektivitetin/effectiveness • duke bërë gjëra të drejta/ doing the right things 12

Përmirësimi i Biznes Procesit (BPI) • Projektet (teknikat) BPI gjithashtu shpenzojnë kohë në të kuptuarit e as-is sistemit, – por shumë më pak kohë se sa projektet BPA; • fokusi i tyre kryesor është përmirësuar proceset e biznesit, – kështu koha që shpenzohet në as-is sistem vetëm për të ndihmuar me përmirësime analizon edhe kërkesat e to-be sistemit. • Tre aktivitete të popullarizuara të BPI : – analiza gjatë kohës, – aktiviteti i bazuar në kosto, – indentifikimi joformal/ informal benchmarking. 13

Business Process Improvement (BPI) Te kuptuarit e AS-IS sistemit • • • Grumbullim shtese i informacioneve Modelimi i detajuar i procesit Modelimi i detajuar i te dhenave Identifikimi i permisimeve • • Kohezgjatja e analizes Aktiviteti i bazuar ne kosto Indikatoret joformal Indikatoret formal Qëllimi: Efiçiencë dhe efektivitet për perdoruesit Koncepti i zhvillimit ne TO-BE sistemin • • • Grumbullim minimal i informative Rishikim i AS-IS process modelit ne TO-BE modelin Rishikim i AS-IS modelit te te dhenave ne TO-BE modelin 14

AKTIVITETI: Analiza me kohë • Zgjidhjet e mundshme : – Procesi i integrimit • ndryshojnë procesin për të përdorur me pak njerez, secili me përgjegjësi më të zgjeruara – Paralelizmi • ndryshojnë procesin në mënyrë që hapi individual të kryhet në të njëjtën kohë (në menyrë simultane) 15

Aktiviteti i bazuar në kosto • një analizë e ngjashme që shqyrton koston e çdo procesi madhor ose hapi në një proces biznesi në vend se koha të zgjatet. • Analistat – identifikojnë shpenzimet lidhur me secilin nga hapat themelor funksional apo të proceseve, – Bejnë identifikimin e proceseve më të kushtueshme, – përqendrojnë përpjekjet e tyre në përmirësim të tyre. 16

Aktiviteti i bazuar në kosto • Caktimi shpenzimeve është konceptualisht i thjeshtë. • Ju thjesht shqyrtoni koston e drejtpërdrejtë të punës dhe materialeve për çdo input. • Shpenzimet materiale caktohen lehtësisht në një proces të prodhimit, – ndërsa kostot e punës zakonisht janë të llogaritur në bazë të shumës së kohës së shpenzuar për kontributin dhe koston për orë të stafit. • Megjithatë ka shpenzime indirekte të tilla si qeraja, amortizimi, …. dhe kështu me radhë që mund të përfshihen në kosto të aktivitetit. 17

AKTIVITETI: Indentifikimi joformal • Benchmarking – të studiuarit se si organizatat e tjera e kryejnë një proces të biznesit me qëllim që të mësoni se si organizata juaj mund të bëjë diçka më të mirë. – ndihmon organizatën duke futur ide që punonjësit kurrë nuk mund ti kenë menduar, por kanë potencial për të shtuar vlerën. • Indentifikimi joformal është i zakonshëm për proceset e biznesit që ndërveprojnë me konsumatorin. . – Me informal benchmarking, menaxherët dhe analistët mendojnë për organizata të tjera, ose i vizitojnë ato si konsumatorë për të parë se si realizohet procesi i biznesit. 18

AKTIVITETI: Indentifikimi joformal • Në shumë raste, referencë për studim të biznesit mund të jetë një lider i njohur në industri apo thjesht një firmë. • Shembuj: – Imagjinoni sikur ekipi po zhvillon një website për një diler makinash. – Sponsor i projektit, menaxherët kryesorë dhe anëtarë të rëndësishëm të ekipit vizitojnë faqet e internetit të konkurrentëve, si dhe ato të të tjerëve në industrinë e makinave • p. sh. , prodhuesit, furnizuesit me aksesorë • industritë e tjera që kanë fituar çmime për website. 19

Procesi riinxhinierik i biznesit Business Process Reengineering (BPR) • proces apo aktivitet i ristrukturimit në organizimin dhe metodat e një kompanie, veçanërisht për të shfrytëzuar aftësitë e kompjuterëve, duke ndryshuar mënyrën fundamentale në të cilën operon organizata – duke e fshirë mënyrën aktuale të të bërit biznes dhe duke bërë ndryshime të mëdha për të përfituar nga ide të reja dhe të teknologjisë së re. • Projektet BPR shpenzojnë pak kohë për të kuptuar as- is sistemin, – sepse qëllimi i tyre është që të përqëndrohet në ide të reja dhe mënyra të reja të të bërit biznes. • Aktivitetet e popullarizuara të BPR : – analiza e rezultatit, analiza e teknologjisë, eliminimi i aktiviteteve të caktuara. 20

Business Process Reengineering (BPR) Te kuptuarit e AS-IS sistemit • • Grumbullim shtese i informacioneve Modelim siperfaqesor i procesit Identifikimi i permiresimeve • • • Analizat perfundimtare Supozimet te nderthurura Analiza teknologjike Eliminimi i aktiviteteve Indentifikimi i autorizimeve Thjeshtesimi i procesit Qëllimi: Ridizenjimi radikal i proceseve të biznesit Koncepti i zhvillimit ne TO-BE sistemin • • • Grumbullim i shtuar i informatave Detajimi i TO-BE process modelit Detajimi i TO-BE data modelit 21

AKTIVITETI: Analiza e rezultatit • fokusohet në të kuptuarit e rezultateve fundamentale që ofrojnë vlera për klientët. • Për shembull, – Imagjinoni sikur ju jeni një kompani e sigurimit dhe një nga klientët tuaj sapo ka pasur një aksident me makinë. – Cili është rezultati bazik nga perspektiva e konsumatorit? • Tradicionalisht, kompanitë e sigurimit i janë përgjigjur kësaj pyetje duke supozuar se klienti dëshiron të marrë pagesën e sigurimeve shpejt. • Për konsumatorin, megjithatë, pagesa është vetëm një mjet për rezultatin final: një makinë e riparuar. 22

AKTIVITETI: Analiza e rezultatit • Kompania e sigurimeve mund të përfitojë duke i zgjeruar pikëpamjen e tyre të procesit të biznesit duke tejkaluar kufijtë e saj tradicional duke paguar për riparime, por duke kryer riparimet ose kontraktimi me një servis të autorizuar për ta bërë riparimin. • Me këtë qasje, analistët e sistemit inkurajojnë menaxherët e projektit dhe sponsorin – për të pretenduar se ata janë klientë – të mendoni me kujdes për atë që produktet dhe shërbimet e biznesit mundësojnë për të bërë konsumatorët 23

AKTIVITETI: Analiza teknologjike • Sa shumë ndryshime të mëdha në biznes ka qenë e mundur gjatë dekadës së kaluar nga teknologjitë e reja. • Për këtë arsye analiza teknologjike fillon – kur analistët dhe menaxherët kanë përgatitur një listë të teknologjive të rëndësishme dhe interesante. • Pastaj grupi – identifikon se si çdo teknologji mund të aplikohet në procesin e biznesit dhe – identifikon se si do të përfitojë biznesi konkret. 24

AKTIVITETI: Aktiviteti i eliminimit • Analistët dhe menaxherët punojnë së bashku për të identifikuar – se si organizata do të mund të eliminojë çdo dhe gjitha aktivitetet në procesin e biznesit, – se si funksionimi mund të zhvillohët pa atë/ato – çfarë efekte ka të ngjarë të ndodhin. • Fillimisht, menaxherët janë të gatshëm për të përfunduar se proceset mund të eliminohen, por kjo është një sprovë nëse ata duhet të eliminojnë çdo aktivitet. • Pjesëmarrësit duhet të adresojnë çdo aktivitet në procesin e biznesit. 25

Pyetje • Si mund të dini nëse do të përdorni – proces automatizim të biznesit, – përmirësim të procesit të biznesit, – proces riinxhinierik të biznesit? • Parashikoni dy shëmbuj. 26

Perzgjedhja e teknikave të analizës • Secila nga teknikat e diskutuara më herët ka anët e forta dhe dobësitë e veta (slide tjetër) • Asnjë nga teknikat nuk është qenësisht më e mirë se të tjerat, • Në praktikë shumica e projekteve përdorin një kombinim të teknikave. • Karakteristikat e akëciles prej teknikave të analizës: – – Vlera potenciale e biznesit Kosto e projektit Gjerësia e analizave Risku 27

Karakteristikat e teknikave të analizës Procesi Biznesor i Automatizuar Procesi Biznesor i Permiresuar Vlera potenciale e biznesit Moderim i ulet Moderim normal E larte Vlera e projektit E ulet Moderim i ulet E larte Dimensioni i analizes I kufizuar Moderim i kufizuar Shume i gjere Procesi Biznesor Ri-inxhinierik Moderim i ulet Risku Moderim i ulet Shume i larte 28

Vlera potenciale e biznesit • variantet me strategjinë e analizës. • BPA ka potencial për të përmirësuar biznesin, – shumica e përfitimeve nga BPA janë me natyrë taktike të vogla – BPA nuk synon për të ndryshuar proceset e biznesit, ajo vetëm mund të përmirësojë efikasitetin e tyre. • BPI zakonisht ofron përfitime potenciale të moderuara, në varësi nga qëllimet e projektit, – sepse synon të ndryshojë biznesin në njëfarë mënyre. – mund të rrisë efikasitetin dhe efektivitetin. • BPR krijon përfitime të mëdha potenciale – sepse synon të përmirësojë rrënjësisht natyrën e biznesit. 29

Kosto e projektit • BPA kërkon koston më të ulët – sepse ka fokus të ngushtë dhe synon të bëjë numër të pakët të ndryshimeve. • BPI mund të jetë mesatarisht i shtrenjtë, në varësi të qëllimit të projektit. • BPR është zakonisht i shtrejtë, – edhe për shkak të kohës së kërkuar nga menaxherët e lartë dhe nivelin e ridizenjimit të proceseve të biznesit. 30

Gjerësia e analizave • i referohet qëllimit të analizës, ose nëse analiza përfshin proceset e biznesit brenda një funksioni të vetëm të biznesit; proceset që i kalojnë organizatës, ose proceset që ndërveprojnë mes konsumatorëve dhe organizates furnizuese. • BPR merr një perspektivë të gjerë, shpesh që përfshin disa procese të mëdha të biznesit, madje edhe përtej organizatave të shumëfishta. • BPI ka një fushë shumë më të ngushtë që zakonisht përfshin funksionet e një ose disa bizneseve. • BPA në mënyrë tipike shqyrton një proces të vetëm. 31

Risku • Risku i dështimit – mundësia e dështimit për shkak të dizajnit të dobët, – kushtet e paplotësuara, – ndryshim tepër i madh për organizaten që trajtohet • BPA dhe BPI kanë mundësi për të moderuar riskun – sepse to-be sistemi është mjaft mirë i përcaktuar dhe kuptohet, dhe ndikimi i tij i mundshëm në biznes mund të vlerësohen para se ai të implementohet. • Projektet BPR janë më pak të parashikueshëm – BPR është jashtëzakonisht i rrezikshëm dhe diçka që do të ndërmerren vetëm nëse organizata dhe udhëheqja e saj e lartë janë të vendosur për të bërë ndryshime të rëndësishme. 32

TEKNIKAT E ANALIZËS SË KËRKESAVE INXHINIERIKE Falemnderit! Prishtine 17. 01. 2015