Teknik Audit Mutu Akademik Internal Ref ISO 19011

Teknik Audit Mutu Akademik Internal Ref. ISO 19011: 2002 1

Audit Mutu Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

Sistem Mutu Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.

3 Tipe PENJAMINAN MUTU a) Jaminan Mutu Produk Memastikan mutu produk/keluaran b) Jaminan Mutu Proses: Memastikan mutu suatu proses c) Jaminan Mutu Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses)

3 Tipe Utama Audit Mutu • Audit Mutu Produk/Pelayanan: berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut. • Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator kinerja kunci. • Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem.

Tipe-tipe Lain • Audit Pengamatan: untuk memantau kendali proses. • Inspeksi: untuk penerimaan produk. • Penilaian: untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

Tujuan Audit Mutu Antara lain untuk: • Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. • Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan -tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). • Menyempurnakan SM. • Memenuhi persyaratan peraturan. • Memantau SM sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi.

Alasan-alasan Audit Mutu • Untuk mengevaluasi pemasok (rekanan) sesuai dengan kontrak. • Untuk memverifikasi SM organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu. • Untuk mengevaluasi SM dibandingkan dengan standar SM lain.

Lingkup Audit Mutu • Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit.

Klasifikasi Audit: Ada Tiga Tipe Audit

Klasifikasi Audit: AUDIT INTERNAL 1) First Party Audit (audit internal): Audit secara internal dalam organisasi berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.

MANFAAT AUDIT INTERNAL • • • Mengenal dengan baik pekerjaannya. Menyempurnakan dan mengembangkan SM. Mengurangi risiko kegagalan audit eksternal.

Klasifikasi Audit: AUDIT EKSTERNAL 2) Second Party Audit (audit eksternal) Audit secara eksternal yang tergantung pada perjanjian kerja. : audit kontraktor, audit pemasok, audit kantor pusat.

Klasifikasi Audit: AUDIT EKSTERNAL Secara Independen 3) Third Party Audit (audit eksternal secara independen) Audit secara eksternal yang dilakukan oleh suatu badan yang independen. Misal: audit oleh lembaga sertifikasi, audit untuk penghargaan atau sertifikat.

Frekuensi Audit • Sesuai persyaratan peraturan. • Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik. • Terdapat perubahan sistem. • Atas permintaan klien. • Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

Tahapan audit: • Audit Sistem (Desk Audit) • Audit Kepatuhan (on Site Audit)

Audit Sistem • Audit Sistem: audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu. Dilakukan di Kantor/Desk Evaluation

Audit Kepatuhan • Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar. Dilakukan di tempat teraudit/visitasi

Aras dan Kedalaman Audit AUDIT SISTEM MM PROGRAM ATAU RENCANA AUDIT MUTU Prosedur IK, DP, BO Desk evaluation AUDIT KEPATUHAN DANGKAL Site visit DALAM

Badan Sertifikasi (BS) • Badan Sertifikasi: suatu badan yang memberikan sertifikat kepada individu/organisasi yang memenuhi seluruh karakteristik standar yang ditentukan.

Badan Akreditasi (BA) • Badan Akreditasi (BA): adalah badan yang mengakreditasi Badan Sertifikasi, untuk menjamin bahwa sertifikat yang dikeluarkan sesuai dengan standar yang berlaku.

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI) Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri

TUJUAN UMUM AMAI untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.

Pemilihan Pelatihan MANAJEMEN 1 Menentukan MPAMAI kebijakan AMAI Menentukan kajiulang 10 kebijakan 3 Perencanaan Audit 2 9 Kualifikasi AMAI Tentukan Tujuan Audit 4 LAPORAN AUDIT Membentuk Tim Audit 5 8 Melaksanakan Audit Lapangan 7 Jadwal Audit (Visitasi) 6 Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist Rapat Tim Audit Siklus Audit Mutu Akademik Internal Kelompok Auditor

PERISTILAHAN DALAM AUDIT

• Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu • Auditee: suatu organisasi yang diaudit

Temuan • Temuan: pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.

Bukti-bukti Obyektif • Catatan/dokumen bersifat kualitatif ataupun kuantitatif, • Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu.

Ke. Tidak. Sesuaian atau Ketidakpatuhan Tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Observasi Temuan yang menunjukkan ketidakcukupan terhadap persyaratan yang memerlukan penyempurnaan.

Permintaan Tindakan Koreksi Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS