Tekhne Seccin 5 Registro de Documentos Curso Bsico

Tekhne Sección 5 Registro de Documentos Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 1

Tekhne Registro de Documentos Conceptos Básicos En C. I. O. podemos llevar un registro detallado de los documentos que se reciben de terceros a medida que se desarrolla un proyecto. Por ejemplo, cuentas de cobro o facturas de contratistas, facturas y notas débito y crédito de proveedores, facturas o recibos de servicios públicos, etc. El registro de documentos es una parte fundamental dentro del control ya que es la base para la generación de órdenes de pago, sin embargo, no necesariamente todos los documentos registrados quedarán incluidos dentro de una Orden de Pago. El usuario puede definir sus propios. Más. . . tipos de documentos según las necesidades de control con el fin de realizar el correspondiente trámite de pago. Básicamente los documentos se clasifican por el origen, es decir, en documentos de Subcontratos, Almacén o de Gastos Generales. El registro de documentos también es una herramienta primordial para Más. . . establecer la programación de pagos según los vencimientos de los documentos recibidos y el tipo de documento como Anticipo o pago periódico. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 2

Tekhne Acceso a Registro de Documentos 1 Primero seleccionamos la opción Control en el menú principal y luego Registros de Documentos. Se presentan dos opciones para ingresar y que a la vez sirven para filtrar la información. Antes de empezar a crear o editar registros de documentos es importante conocer las diferencias entre dichas opciones: Más. . . 1. Proyecto: Esta opción permite el manejo y registro de documentos a nivel de proyecto y en ellos especificar si afectan a todo el proyecto o a un presupuesto específico. Más. . . A continuación, se presentará una lista de los proyectos existentes. Seleccione el proyecto en el cual debe quedar el documento que desea registrar o editar. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 3

Tekhne Acceso a Registro de Documentos 2 2. Presupuesto: Esta opción se debe usar cuando requiera especificar que el documento es relacionado con un presupuesto determinado. Igualmente cuando se desea revisar información de un presupuesto en particular. Más. . . Si entramos por la opción Presupuesto se presenta una lista detallada de los proyectos y los presupuestos creados en ellos. Podemos seleccionar un presupuesto con doble-clic en el listado, o seleccionándolo para luego oprimir el botón Ok. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 4

Tekhne Acceso a Registro de Documentos 3 En la pantalla de acceso a registro de documentos se pueden seleccionar tanto las opciones de creación de un registro como opciones de consulta. Proyecto y Presupuesto al que pertenece el documento. Disponible sólo si selecciona. Más. . . opciones de listar por fecha. Tiene tres valores: Todos: Muestra todos los registros. Ordenados: documentos ya incluidos en una Orden de Pago y Pendientes: los documentos sin Orden de Pago. Las opciones relacionadas con este menú aparecen en forma de lista y activan los campos pertinentes según el proceso a realizar. Más. . . Curso Básico de C. I. O. Milenio Rango de fechas: Activo sólo si escoge opciones de Consulta o de Lista. Código: Disponible únicamente para realizar consultas por el número de registro. Sección 5 - Registro de Documentos 5

Tekhne Número consecutivo del registro Estructura de Información 1 Información Básica Indica si ya fue pagado. Datos del subcontratista o proveedor. Número del documento a registrar. Curso Básico de C. I. O. Milenio Tipo de documento (definido por el usuario). Fechas del documento. Datos adicionales del documento. Proyecto y Presupuesto al que corresponde el documento. Orden con la que se pagó. Tipo de registro Valor del documento. Tipo de movimiento según el origen del documento Sección 5 - Registro de Documentos 6

Tekhne Estructura de Información 2 Información Básica Según el tipo de registro (Almacén, Subcontrato o Gasto General) se tienen diferentes opciones para el tipo de movimiento al que corresponde el documento así: Más. . . Tipo de Registro Tipo de Movimiento Almacén Anticipo: El pago es un avance para suministro. Se usa mucho para el suministro de hierro y concreto. Pago Obra: Pago ordinario de obra por pedidos u órdenes de compra. Sub. Contrato Anticipo: El pago es un avance sin que requiera trabajos ejecutados. Devolución Rete. Garantía: Devolución de la retención de garantía practicada en los pagos al subcontratista. Pago Obra: Es un acta o avance por ejecución de actividades. Gasto General Pago Obra: Pago por gasto o un servicio. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 7

Tekhne Estructura de Información 3 Detalles - Almacén En el registro de un documento de Almacén pueden incluirse varios conceptos y especificar para cada uno de ellos el detalle del insumo que el proveedor está facturando. Detalle Más. . . de la entrada a almacén. Presupuesto al que corresponde el documento Código del Pedido, Entrada o Insumo facturado. Datos del insumo (Descripción y unidad de medida). Valor unitario del insumo. Descripción adicional sobre el concepto. Cantidad del insumo Valor total del concepto incluido en este registro Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 8

Tekhne Estructura de Información 4 Detalles - Subcontrato Datos del subcontrato Valor total del acta, avance o anticipo. Datos del Acta de Obra o avance. (No está disponible si el tipo de movimiento es Anticipo). Descripción adicional sobre el concepto Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 9

Tekhne Estructura de Información 4 Detalles - Gasto General Presupuesto al que corresponde el gasto. Valor total que se está facturando. Descripción adicional sobre el concepto Curso Básico de C. I. O. Milenio Detalle del gasto, éste debe haber sido creado previamente por la opción Gastos Generales. Sección 5 - Registro de Documentos 10

Tekhne Barras de Herramientas Muchas de las opciones de las barras de herramientas son estándares, y en cualquier caso se puede parar el cursor por un momento sobre un botón y C. I. O. muestra la función del botón. Más. . . Cerrar la ventana Edición Manejador de Reportes Curso Básico de C. I. O. Milenio Confirmar o descartar modificaciones Ayuda Sección 5 - Registro de Documentos 11

Tekhne Creando un nuevo Registro 1 Para crear un nuevo registro, tenemos dos opciones según la parte del programa en la que estemos. Crear Más. . . Primero, si estamos en la ficha de Registro de Documentos, la edición de datos se inicia con el botón Crear. C. I. O. presenta a continuación un menú flotante en el que seleccionamos la opción Crear. La opción Agregar se utiliza para incluir un nuevo concepto dentro del registro ya creado. Más. . . ubicados fuera de la ficha Si por el contrario, estamos del registro de documentos, es decir en la pantalla inicial, seleccionamos entonces la opción Crear registro. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 12

Tekhne Creando un nuevo Registro 2 Se activan dos nuevas opciones en la barra de herramientas, Confirmar la creación del nuevo registro, o Descartar el trabajo. Más. . . C. I. O. entra en el modo Creando y presenta al usuario una ficha en blanco. Todos los datos de las fichas de Información Básica y Detalles son obligatorios. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 13

Tekhne Creando un nuevo Registro 3 El código del registro es un número único para identificarlo en la base de datos - C. I. O. no permite números repetidos. Para encontrar un número sin utilizar se puede acudir al sistema de ayuda sensible al contexto. Más. . . Colocar el cursor en el campo No. Registro y el botón de ayuda se activa automáticamente. Oprima el botón de ayuda y aparece la ventana de búsqueda de códigos. Más. . . Esta ventana viene con un rango predefinido de números para buscar - en este caso de 1 hasta 999999. El usuario puede modificar el rango dentro del cual desea realizar la búsqueda del código. Más. . . Mejor, sencillamente oprima el botón Próximo y C. I. O. muestra el siguiente código libre. Ahora oprima OK y este código pasa al campo en la ficha del registro. Alternativamente el botón Buscar muestra todos los códigos libres y el usuario puede escoger cualquiera. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 14

Tekhne Creando un nuevo Registro 4 El programa automáticamente asigna los datos del Proyecto y presupuesto según las opciones de acceso seleccionadas. Más. . . Existe ayuda adicional disponible para la mayoría de campos en la ficha del registro y en la de detalles. Vamos a revisar cada una de ellas. Para el campo Tercero C. I. O. muestra la base de datos de Terceros. En los campos de fechas, por ejemplo Fecha Documento y Fecha Vencimiento es posible visualizar un calendario con la fecha de trabajo marcada. Ir al mes anterior o al siguiente. Fecha seleccionada Busca en el calendario la fecha del día. Más. . Selecciona la fecha marcada y ese dato será insertado en el campo de fecha desde donde se activó el calendario. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 15

Tekhne Creando un nuevo Registro 5 En los campos relacionados con un documento de Tipo Almacén, para el campo Pedido se presenta una lista de todos los pedidos realizados al Tercero seleccionado. En esta ventana se debe seleccionar el renglón correspondiente y luego arrastrar y soltar sobre la ventana del Registro de Documentos. Presupuesto y Más. . . Proyecto en el que estamos Lista de Pedidos u trabajando. Ordenes de Compra realizadas al Tercero Actualizar la seleccionado. lista de Pedidos de acuerdo a las Periodo de fechas en fechas el cual se han seleccionadas. realizado los pedidos Activa la ayuda que se quieren revisar. para fechas. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 16

Tekhne Creando un nuevo Registro 6 Para el campo Entrada, se presenta una lista de los documentos de Entrada al almacén del pedido previamente seleccionado. Seleccione la Entrada que requiera y luego arrastre y suelte sobre la ventana del Registro de Documentos. Más. . . Lista de Entradas de Almacén hechas para el pedido seleccionado por el usuario. Curso Básico de C. I. O. Milenio Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Sección 5 - Registro de Documentos 17

Tekhne Creando un nuevo Registro 7 Si el documento que se está registrando es de Tipo Almacén puede aún especificar hasta el detalle del insumo que el Proveedor está facturando. Seleccione el insumo que desea incluir y luego arrastre hacia la ventana de Registro de Documentos. Más. . . Lista de insumos que están incluidos en el documento de Entrada a Almacén seleccionado por el usuario. Curso Básico de C. I. O. Milenio Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Sección 5 - Registro de Documentos 18

Tekhne Creando un nuevo Registro 8 En un Registro de Documentos de tipo Almacén, en los campos Valor Unitario, Valor Total y Cantidad, se presenta la ventana Estado de Pedido. En ella es posible consultar los valores acumulados y determinar posibles diferencias en lo facturado. Más. . . Pedido Valor Total del Pedido Valor de los insumos recibidos Curso Básico de C. I. O. Milenio que está facturando el Proveedor Valor de los pagos ya realizados Sección 5 - Registro de Documentos 19

Tekhne Creando Un nuevo Registro 9 Si el documento es de tipo Subcontrato, es posible ver los subcontratos creados para el Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Arrastre desde el área indicada y suelte sobre la ventana del Registro de Documentos. Más. . . Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Curso Básico de C. I. O. Milenio Lista de Subcontratos creados en el Proyecto y Presupuesto seleccionados por el usuario Sección 5 - Registro de Documentos 20

Tekhne Creando un nuevo Registro 10 Para los documentos de tipo Gastos Generales se puede ver la lista de gastos creados para el Proyecto y Presupuesto seleccionados. También es posible filtrar la información de los gastos que se quieren visualizar seleccionando una opción de la lista de Categorías. Arrastre desde el área indicada y suelte sobre la ventana de Registro de Documentos. Lista de Gastos Generales creados en el Proyecto y Presupuesto seleccionados por el usuario. Proyecto Más. . . y Presupuesto en el que se está trabajando. Categoría de Gastos que se quiere ver en la lista. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 21

Tekhne Modificando un Registro Para cambiar alguna información de un Registro de Documentos, primero seleccione Consultar un Registro por número y luego oprima el botón Modificar. C. I. O. entra en el modo Modificando. Más. . . Ahora se puede cambiar cualquier información, terminando el proceso con el botón Confirmar para grabar los cambios o Descartar para abandonar el trabajo. Los. Más. . . únicos datos que no se pueden cambiar son No. De Registro, Tipo, Tercero y Tipo de Movimiento. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 22

Tekhne Borrando un Registro Para eliminar los datos de un Registro de Documentos, primero seleccione Consultar un Registro por número y luego oprima el botón Borrar, y C. I. O. entra en el modo Borrando. Aparece Más. . . una ventana preguntando si realmente quiere borrar la información. No hay opción de Deshacer o Undo o similar después de confirmar con esta ventana. Más. . . Después de confirmar aquí, C. I. O. borra cualquier referencia a este registro, siempre y cuando no se haya generado ya una Orden de Pago. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 23

Tekhne Notas de Crédito - 1 Desde la ventana inicial de Registro de Documentos y Facturas, se puede crear Notas de Crédito. Puede utilizar las notas de crédito creadas aquí para el pago parcial o total de ordenes de pago al mismo tercero. El uso típico sería para proveedores, cuando el detalle de algún pedido cambia después de generar la factura. Hay una opción en la lista para crear notas nuevas, y otra para consultar las notas ya existentes en el sistema. Desde la ventana de consulta también puede crear nuevas notas, o modificar o borrar las notas existentes (aunque una vez que una nota es utilizada en una orden de pago, queda protegida contra modificación). Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 24

Tekhne Notas de Crédito - 2 La ventana para crear notas es bastante sencilla. Debe dar un número único a cada nota y la fecha. Luego debe seleccionar el proveedor o tercero a quien la nota corresponde - doble clic en el campo trae la ayuda normal para escoger terceros. El campo “No. Documento” es para colocar el número o identificación de la nota dado por el proveedor. Finalmente puede colocar una descripción, y el valor de la nota. Este valor queda disponible para abonar a cualquier orden de pago hecha para este tercero. Termina el proceso con “Confirmar” como normal. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 25

Tekhne Notas de Crédito - 3 La opción de “Consultar Notas de Crédito” muestra esta ventana. La lista puede mostrar todas las notas, o varias opciones como solo las notas pendientes, notas de un solo tercero, etc. Estos rangos deben ser elegidos en la ventana inicial. Este botón muestra las ordenes de pago en las cuales una nota de crédito ha sido utilizada El valor disponible es el valor de la nota todavía disponible para utilizar contra ordenes de pago. Puede seleccionar cualquier nota, y modificar o borrarla. Pero una vez que una nota es utilizada en una orden de pago, no se puede modificar ni borrar. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 26

Tekhne Notas de Crédito - 4 Para utilizar una Nota de Crédito, debe seleccionar la opción de “Agregar” un concepto en la orden de pago. En la ventana de “Liquidación del Pago”, ahora existe la opción de “Aplicar la Nota de Crédito”. Al lado CIO muestra el valor de notas disponibles para este tercero. El botón solo estará activada si hay algún valor disponible. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 27

Tekhne Notas de Crédito - 5 La nota de crédito aparece en la liquidación. Si existen varias notas de crédito, CIO las aplica en orden de fecha hasta cancelar toda la cuenta por pagar, o gastar todas las notas disponibles. Cada nota aparecerá en una línea aparte. Por ejemplo, si la cuenta por pagar es $1. 000, y hay notas por $300. 000 y $1. 200. 000 (en esta orden de fecha), CIO crea una línea aplicando la nota de $300. 000, y una segunda línea aplicando $700. 000 de la nota de $1. 200. 000. Queda disponible $500. 000 de la segunda nota para utilizar en otra orden de pago. Con la opción de “Modificar” un concepto, puede ajustar el valor aplicada de cualquier nota. Curso Básico de C. I. O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos 28