Tekhne Seccin 4 Gastos Generales Curso CIO Control

Tekhne Sección 4 Gastos Generales Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 1

Tekhne Introducción El módulo de Gastos Generales de C. I. O. sirve para controlar la ejecución de todos los gastos y servicios que no caben en los otros módulos de ejecución (como Subcontratos y Almacén) de C. I. O. Más. . . Aquí, típicamente se van a manejar gastos como celaduría, aseo, caja menor, papelería, y otros gastos administrativos. Más. . . La información que se guarda es muy parecida a un subcontrato, pero para cada gasto general no hay un proveedor o subcontratista predefinido, y no se controlan detalladamente las cantidades ejecutadas. Como el nivel de control presupuestal es menor al de un subcontrato o pedido, no debe utilizar el módulo de Gastos Generales para actividades de gran incidencia en el valor del proyecto. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 2

Tekhne Accediendo a Gastos Generales Se accede al módulo de Gastos Generales por la opción correspondiente del menú principal. Más. . . Los Gastos se controlan por presupuesto, entonces C. I. O. muestra de una vez el listado de proyectos y sus presupuestos. Escoja un presupuesto del listado. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 3

Tekhne Accediendo a Gastos Generales Ahora C. I. O. muestra una ventana donde podemos definir exactamente cuales Gastos queremos consultar. Más. . . En el primer campo, podemos escoger un capítulo en particular del presupuesto, o con la opción por defecto de “Presupuesto Completo”, ver los gastos correspondientes a todo el presupuesto. Más. . . El segundo campo hace referencia a la tabla de Categorías de Gastos Generales (ver siguiente página). Se puede combinar el uso de los dos campos libremente, por ejemplo seleccionar un capítulo y una categoría para ver los gastos del capítulo de costos indirectos relacionados con administración. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 4

Tekhne Categorías de Gastos Generales También, se puede crear un listado de conceptos o categorías de gastos, y asignar cada gasto a una de estas categorías. Esto permite tener vistas y reportes de los gastos por conceptos independientemente de la estructura del presupuesto. Más. . . El manejo de las Categorías de Gastos Más. . . Generales esta descrito en detalle en la sección de Tablas Básicas de este curso. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 5

Tekhne Accediendo a Gastos Generales La primera vez que entramos, vemos únicamente un listado vacío. Posteriormente, se podrá ver el listado de los gastos que estamos controlando en nuestro presupuesto. Primero. Más. . . debemos crear los gastos generales queremos manejar. Miremos la información que se maneja aquí en Gastos Generales. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 6

Tekhne Estructura de Información Descripción del gasto o servicio Código único del gasto adentro del presupuesto Categoría a la cual pertenece (opcional) Estado de ejecución del gasto Item del presupuesto donde se carga los costos de ejecución Valor del gasto o servicio Curso CIO Control Clase de gasto o servicio Indicador del IVA descontable para producir informes de IVA Sección 4 - Gastos Generales 7

Tekhne Creando Gastos Generales Como en todas partes en C. I. O. , existen dos formas básicas para crear la información de ejecución. Más. . . La primera es trayendo la información desde el presupuesto. Se puede traer cualquier combinación de trabajos desde un presupuesto. Más. . . La segunda es manualmente, cuando no tenemos una actividad correspondiente al trabajo en el presupuesto. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 8

Tekhne Creando Gastos Generales Siempre debe tratar utilizar el primer metodo, trayendo información automáticamente desde el presupuesto. Existen varias razones : Más. . . • Rápidez - solo tiene que arrastrar los trabajos desde el presupuesto. Más. . . un enlace directo entre el trabajo • Control - C. I. O. genera presupuestado y el trabajo en ejecución, comparandolos detalladamente, aún antes de iniciar su ejecución, permitiendo un control previo. Más. . . manual • Retroalimentación del presupuesto - utilizando el metodo puede implicar fallas en el proceso de presupuestar. Más. . . • Cualquier actividad creada por el metodo manual genera un sobrecosto frente al presupuesto original. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 9

Tekhne Trayendo información desde un Presupuesto 1 Oprimiendo el botón de Escoger del Presupuesto, entramos en el proceso de traer información directamente desde el presupuesto. Más. . . Aquí vemos la ventana de asignaciones la cual se puede ir abriendo según sea necesario para encontrar la información que se quiere traer. Nos ubicamos bien sea en el capítulo, el subcapítulo o el ítem escogido y oprimimos la opción Mostrar. El programa pasa automáticamente a la hoja de Detalles. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 10

Tekhne Trayendo información desde un Presupuesto 2 Ahora podemos ver los detalles de los ítems en la parte señalada del presupuesto. C. I. O. muestra las cantidades totales y cuales trabajos han sido asignados hasta el momento. Más. . . Desde la tabla arrastramos la información que se necesita traer del presupuesto y la arrojamos en la tabla de gastos generales. Más. . . C. I. O. indica en la parte superior que parte del presupuesto se está asignando. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 11

Tekhne Trayendo información desde un Presupuesto 3 C. I. O. detecta que tipos de trabajo están incluidos en los ítems elegidos del presupuesto, y ofrece la posibilidad de asignar cualquier combinación de trabajos. Por ejemplo, si quiere pagar únicamente la mano de obra como gasto general, debe escoger el botón correspondiente. Antes de terminar la asignación aparece esta pantalla donde determinamos la cantidad a asignar. Se puede asignar un porcentaje de las cantidades o una cantidad específica. Si se ha asignado una cantidad determinada en un proceso anterior aquí se puede asignar la cantidad faltante. Curso CIO Control Más. . . Sección 4 - Gastos Generales 12

Tekhne Trayendo información desde un Presupuesto 4 C. I. O. termina el proceso creando un gasto general para cada uno de los ítems dentro de la parte del presupuesto escogida. Los trabajos llegan con su respectivo código, descripción, unidad y valor teórico que es el valor del presupuesto. Más. . . Ahora podemos editar las actividades, ajustando cantidades o valores unitarios o asignando los diferentes gastos a las categorias, etc. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 13

Tekhne Creando Gastos manualmente - 1 Podemos observar la manera de adicionar trabajos que no se presupuestaron, agregandolos manualmente. Hay dos formas de crear actividades manualmente. Más. . . Con el botón Crear, entramos en la ficha detallada de los Gastos Generales en modo de crear. En este caso debe escoger el ítem del presupuesto donde quiere cargar el costo de la actividad. Más. . . Alternativamente se puede utilizar el Explorador de Proyectos para seleccionar una actividad del presupuesto. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 14

Tekhne Creando Gastos manualmente - 2 En este segundo caso, se debe escoger un item del presupuesto, y arrastrarlo hacia el listado de gastos generales. Más. . . Despues de soltarlo, C. I. O. abre la ficha detallada de gastos generales en modo de Crear, pero esta vez llena automáticamente los campos de Capítulo, Subcapítulo, etc. Más. . . Recuerde que actividades creadas en esta forma generan sobre costos en el control presupuestal. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 15

Tekhne Creando Gastos manualmente - 3 Ahora tenemos una ficha de edición como cualquier otra en C. I. O. Debe llenar todos los campos necesarios. Siempre debe asignar el trabajo por lo menos al nivel del item del presupuesto. Más. . . Confirmar Curso CIO Control Descartar Finalmente debe confirmar o descartar el trabajo. Sección 4 - Gastos Generales 16

Tekhne Consultando Gastos Generales El listado de gastos ya muestra toda la información básica acerca de cada gasto. Las columnas con título en azul son editables directamente con un doble-click del mouse, o la tecla Enter del teclado. Ver el detalle de cualquier gasto con un doble-click. Más. . . Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 17

Tekhne Modificando y Borrando Gastos Para editar un gasto, oprima el boton Modificar. C. I. O. abre la ficha detallada del gasto en modo Modificando. Haga los cambios necesarios y confirme o descarte el trabajo. Más. . . Para borrar un gasto, oprima el boton Borrar. Otra vez C. I. O. abre la ficha detallada, y pregunta si realmente quiere borrar la ficha. Si acepta borrar, se borrará completamente del sistema - no hay Undo, Deshacer o similar después. Más. . . Si borra una actividad que fue asignada directamente desde el presupuesto, C. I. O. libera nuevamente el trabajo para que se puede asignarlo nuevamente desde el presupuesto. Curso CIO Control Sección 4 - Gastos Generales 18