TEHOKAS PALAVERI Liskalvosarja videoon Tehokas kokous Silfver Raymond

TEHOKAS PALAVERI Lisäkalvosarja videoon Tehokas kokous (Silfver, Raymond Sippola, Jaakko. Suomen videokeskus. ) Puheenjohtajana toimiminen Osallistujana toimiminen

Tavoitteena on, että puheenjohtaja • osaa suunnitella ja valmistautua • osaa valmistella asialistan • hallitsee jämäkän aloituksen • osaa toimia tavoitteellisesti • hallitsee erilaiset työskentelytavat • osaa jakaa palaverin selkeisiin vaiheisiin • osaa edistää rakentavaa vuorovaikutusta • ymmärtää palaverin osallistujien erilaiset roolit • hallitsee päätöksen teon eri vaiheet • ymmärtää päätösten dokumentoinnin merkityksen

Tavoitteena on, että osallistuja • ymmärtää osallistujan velvollisuudet • ymmärtää valmistautumisen merkityksen ja tietää, mitä siihen kuuluu • ymmärtää hedelmällisen vuorovaikutuksen perusteet • osaa käyttää ytimekkäitä, rakentavia ja oikeaaikaisia puheenvuoroja

MIKSI PALAVEREJA PIDETÄÄN • synergian hyödyntäminen – ryhmän jäsenten kokemusten, tietojen ja mielipiteiden yhteisvaikutus • käsiteltävän asian jalostuminen • päätösten toimeenpanon nopeutuminen • tuen saaminen päätöksiin • tiedottaminen, palautteen saaminen • vuorovaikutustaidot

ERILAISIA PALAVEREJA • kahdenkeskiset keskustelut – esim. työhönottohaastattelu, kehityskeskustelu • ryhmässä tapahtuva ideointi – esim. aivoriihi • projektiryhmän toiminta – kestää rajallisen ajan – asioiden johdonmukainen käsittely, ajan tehokas käyttö • puhelinkeskustelu • videoneuvottelu

VALMISTAUTUMINEN PALAVERIIN • • • edellisen palaverin arviointi (mikä meni hyvin? ) asialistan valmistaminen perehtyminen käsiteltäviin asioihin (taustatiedot) ulkoiset olosuhteet (tila, välineet, istumajärjestys) palaveriaika (ajankohdan merkitys) osallistuja-analyysi (tehtävät, valtuudet, vaikuttamismahdollisuudet, luonne) • ongelmien ennakointi (eturistiriidat, mielipideerot, henkilösuhteet)

HYVÄ ASIALISTA • asialistan valmistaminen – aineiston seulominen, muokkaaminen ja lajittelu • tavoitteellisuus – asiayhteys ja asian käsittelyn tarkoitus • informatiivisuus – selkeä ja täsmällinen kuva käsiteltävän asian luonteesta – liitteissä tiiviissä muodossa taustatiedot • asioiden käsittelyjärjestys – looginen käsittelyjärjestys – 1) ilmoitusasiat ja nopeasti päätettävät asiat 2) vaikeammat asiat 3) keskusteluasiat • ajan käyttö – jämäkkyys, aikataulussa pysyminen – käsiteltävien asioiden tärkeys • asialistan toimittaminen osallistujille – liitteineen ajoissa - ei liian!

KUINKA PUHEENJOHTAJA OHJAA TOIMINTAA • tavoitteiden pitäminen esillä – toiminnan suhde tavoitteiden saavuttamiseen • yhteenvedot, tulkinnat, selvennys – oleelliseen keskittyminen, seuraamisen helpottaminen • kysymykset – yhteenveto + kysymykset • uudet työskentelytavat – vaihtelu, lukkiutuneen tilanteen laukaiseminen • tauotus

AIKATAULU • pidä aikataulu – pyri pysymään asialistan osoittamassa aikataulussa • säästä vähemmän tärkeistä • aloita ajallaan • lopeta ajallaan

VAIHEISTAMINEN • puheenjohtajan yksi tärkeimmistä tehtävistä on pitää huoli siitä, että kaikki osallistuja ovat samassa käsittelyvaiheessa – kaaos! • toiminnan koordinointi – muistuttaminen meneillään olevasta vaiheesta • asialistassa pysyminen

OSALLISTUMINEN KESKUSTELUUN • kieli – selkeä, täsmällinen, johdonmukainen, vakuuttava – sävyltään asiallinen ja toisia kunnioittava • tiedon tulva – ehdotus voi hukkua • havainnollistaminen – kielellinen ja kuvallinen havainnollistaminen • esimerkit, vertailut

Hyvä puheenvuoro • on selkeä, hahmottunut keskustelijalle itselleen • on lyhyehkö, niin että muillekin keskustelijoille jää tilaa • on jäsentynyt muodoltaan ehdotukseksi, mielipiteeksi, kysymykseksi… • liittyy sisällöltään käsiteltävään aiheeseen • ottaa huomioon edeltävät puheenvuorot • sisältää yksi tai kaksi keskeistä ajatusta; perustelee

HYVÄN KUUNTELUN ESTEITÄ • • ennakkoluulot: ”Onpas tylsä aihe” pika-arvio puhujasta yksityiskohtiin takertuminen huonot muistiinpanot (ei ollenkaan/liikaa/jäsentelemätön) • supattelu

Hyvä kuuntelija • kuuntelee aktiivisesti • sanaton viestintä toimii – on katsekontaktissa – nyökyttelee silloin tällöin, hymyilee sopivissa kohdissa – keho on tarkkaavainen: eteenpäin nojautuminen

ILMAPIIRI YHTEISTYÖHENKINEN KILPAILEVA • toisella puolella on yhteistyökumppani • palaverissa etsitään uusia ratkaisuja tai näkökulmia • neuvotteluratkaisuja etsitään yhdessä • vastaantulo tulkitaan yhteistyöhalun merkiksi • kumpikin osapuoli tuntee vastuuta onnistumisesta • osallistuminen on spontaania ja rakentavaa • edessä on vastustaja tai tunkeilija • palaverissa etsitään voittajia tai häviäjiä • neuvottelija on valvomassa vain omia etujaan • vastaantulo tulkitaan vastarinnan murtamiseksi • vastuu epäonnistumisesta sysätään vastapuolelle • osallistuminen tähtää vastapuolen perustelujen kumoamiseen