Tehnik dan Dokumentasi Sistem BAB 2 2001 Prentice

Tehnik dan Dokumentasi Sistem BAB 2 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -1

Tinjauan Tehnik sistem (TS) adalah berbagai tool yang digunakan dalam analisa, rancangan dokumentasi SIA dan relasi antar sub SIA. l Terdapat pembesaran grapis (pictorial) secara alamiah. l Teknik Sistem digunakan oleh para akuntan yang bekerja dalam SIA. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -2

Tujuan Belajar 1. Karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA. 2. Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alir dalam analisa sistem pemrosesan informasi. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -3

Tujuan Belajar 3 Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram HIPO, diagram alir SIA, dan diagram alir data logik. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -4

Tujuan Belajar 1 Karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -5

Use of Systems Techniques in Auditing l 1 2 Apakah 2 komponen dasar dari sebuah kesepatan pengauditan? Audit interim, biasanya membutuhkan beberapa jenis uji kepatuhan (compliance testing). Audit laporan keuangan, meliputi uji saldo (substantive testing). 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -6

Evaluasi Pengendalian Internal l Para auditor pada hakekatnya selalu menggunakan bagan alir dari pemrosesan distribusi dokumen dalam sebuah aplikasi SIA. Para auditor membutuhkan tehnik yang sistematis untuk membangun SIA. Para auditor menggunakan bagan-bagan untuk menganalisa distribusi dokumen-dokumen pada SIA. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -7

Uji Kepatuhan (Compliance Testing) Para auditor melaksanakan uji kepatuhan untuk memastikan bahwa keberadaan, menetapkan efektivitas, dan memastikan kesinambungan berjalannya pengendalian internal yang ada. l Uji kepatuhan memerlukan pemahaman terhadap pengendalian-pengendalian yang teruji dan memadai. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -8

Uji Kepatuhan (Compliance Testing) Para auditor harus memiliki pemahaman dasar mengenai tehnik sistem yang digunakan dalam analisa dan rancangan SIA. l Apakah tehnik-tehnik sistem itu? – input-proses-output (IPO) – hierarki plus input-process-output (HIPO) – logical data flow diagrams (DFD) l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 -9

Kertas Kerja l l l Apakah yang dimaksud dengan kertas kerja? Kertas kerja adalah catatan-catatan yang dibuat oleh auditor mengenai prosedur dan uji-uji yang telah dilaksanakan, berbagai fakta yang diperoleh, dan kesimpulan dari penugasan audit. Para auditor membutuhkan standar profesi untuk memelihara kertas kerja. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 10

Kertas Kerja Meliputi apa saja kertas kerja yang digunakan para auditor dalam auditing? l Angket/kuesiner pengendalian internal – Bagan alir sistem – Branching dan tabel keputusan l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 11

Penggunaan Tehnik Sistem Dalam Pengembangan SIA l 1. 2. 3. Tiga tahap proyek pengembangan SIA Analisa SIA Rancangan SIA Implementasi SIA 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 12

Analisa SIA meliputi pengumpulan dan pengorganisasian informasi. l Tehnik sistem membantu analist dalam analisa SIA. l Tehnik ini meliputi: l Matrik – Diagram alur data logik l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 13

Implementasi SIA meliputi rencana perancangan sampai realisasinya. l Dokumentasi adalah bagian terpenting pada tahap ini. l Tool yang digunakan biasanya berupa: - Bagan alir program – Tabel keputusan l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 14

Tujuan Belajar 2 Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alur/flowcharting dalam analisa sistem pemrosesan informasi. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 15

Tehnik-Tehnik Sistem Apakah bagan alir? l Bagan alir adalah sebuah diagram simbol yang menunjukkan alur data secara berurutan pada sebuah SIA. l Bagan alir adalah tehnik sistem yang paling banyak digunakan. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 16

Simbol Dasar Input/Output Proses Arus dokumen Anotasi 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 17

Simbol Input/Output khusus Punched Card Penyimpanan On-Line Pita Punched Disket Magnetik Pita Magnetik 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 18

Simbol Input/Output khusus Dokumen Communication Link Input manual Tampilan Penyimpanan Off. Line 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 19

Simbol Proses Khusus Proses pendukung Keputusan Predefined Process Arsip Persiapan Ekstrasi Proses Manual Collate 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Sortir 2 - 20

Simbol-simbol Tambahan Penghubung Konektor Off-page Pita Transmisi Terminal Parallel Mode 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 21

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir mencerminkan fungsi-fungsi alur informasi SIA. l Arah normal dari alur adalah dari kiri ke kanan dari atas ke bawah. l Ujung arah panah harus digunakan untuk membalik arah dari arus dokumen. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 22

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Arah normal suatu alur Faktur Telaah dan disetujui Faktur yang disetujui 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 23

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Arah Balik Dari Alur Dokumen Faktur Yang disetujui Telaah dan Disetujui 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Faktur 2 - 24

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Penggunaan simbol konektor Pembelian Gudang Surat Permintaan A 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood A Surat Permintaan 2 - 25

Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir Dua arah panah Surat Permintaan Persiapan Order pembelian dan sesuaikan dengan arsip pemasok Arsip Pemasok Permintaan pembelian 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 26

Tujuan Belajar 3 Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram HIPO, diagram alur SIA, dan diagram alur data logik. 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 27

Bagan IPO dan HIPO Bagan-bagan ini biasanya digunakan oleh personal pengembang SIA l Pada kebanyakan level analisa hanya pada relasi dasar IPO suatu sistem. l Proses detail tambahan dilakukan dengan HIPO. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 28

Bagan IPO Bapak Ferry System: Penggajian Chart Number: 3. 1 Deskripsi: Kalkulasi gaji kotor Tgl: 6/9/0 X Input Process Output Catatan Jam kerja Akumulasi jamkerja Catatan gaji kotor Tarif rupiah File master gaji file master gaji Hitung pembayaran (kotor) 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Pesan Kesalahan 2 - 29

Bagan Hirarki 1. 0 Sistem Penggajian 2. 0 Persiapan Data 3. 0 4. 0 Proses 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Telaah 2 - 30

Bagan Hirarki 3. 1 3. 2 Perhitungan Gaji Kotor 3. 11 Perhitungan Gaji Bersih 3. 12 Perhitungan Jam kerja Penentuan Tarif upah 3. 13 Perhitungan Gaji kotor Setiap nomor modul dijelaskan dalam bagan IPO 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 31

Simbol Diagram arus data logik Terminator Proses Alur Data Penyimpan Data 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 32

Diagram arus data (DFD) Pencatat waktu Proses Data gaji Karyawan Payroll Data 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 33

Diagram arus data (DFD) Current Status Timekeeping Payroll Data Verify Payroll Data P 1 Employee Data Valid Payroll Data 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 34

Diagram arus data (DFD) Employee Data to Process Net Pay and Deductions Calculate Paychecks Employees P 2 Valid Payroll Data 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 35

Diagram arus data (DFD) Process Update Payroll Employee Files Current Journal Net Pay and Deductions Compute Net Pay Details Journal Data Amounts Paychecks 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Employees 2 - 36

Analisa, Dokumen, dan Bentuk Distribusi bagan alir Analisa bagan alir mengidentifikasikan semua proses yang signifikan dari sebuah aplikasi, menekannkan tugas-tugas dan pengendlaian yang diterapkan. l Analisa bagan alir digambarkan dnegan menggunakan simbol konektr dan alur dokumen. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 37

Analisa Bagan Alir Pembelian Daftar Vendor yang disetujui Pemasok Pilih Vendor Permintaan Kuota Siapan Kuota Permintaan Kuota 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 38

Analisa Bagan Alir Pembelian Permintaan Kuota Pemilihan Pemasok Permintaan Kuota Pembuatan Purchase Order 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood Purchase Order 2 - 39

Bagan Alur Dokumen Controller Piutang dagang Permintaan pembelian Untuk Vendor Order pembelian Vice President Manufacturing Agent pembelian Permintaan pembelian 1 Order pembelian 1 2 34 Penerimaan Gudang Permintaan pembelian Order pembelian 3 5 5 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 1 2 Order pembelian 4 2 - 40

Bentuk Bagan Distribusi Pembelian Inventori Hutang Produksi Order Pembelian Copy 1 1 2 2 1 2 3 4 Akuntansi 3 4 5 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 41

Aturan Sandwich Setiap simbol proses seharusnya bisa “sandwiched” antara sebuah input dan sebuah simbol output. l Alur Input ke simbol dan alur output ke luar simbol proses. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 42

Tehnik Narasi Tehnik narasi adalah tehnik yang digunakan dalan tahap penemuan fakta dalam analisa SIA. l Beberapa tehnik narasi, antara lain: - Kuesioner tertutup dan terbuka. - Dokumen telaahan. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 43

Analisa Pemanfaatan Sumber Daya (APSD) APSD harus selalu dipertimbangkan oleh pengembang SIA dalam implementasi SIA. l Work measurement meliputi berbagai tehnik yang digunakan seperti model, ukuran, estimasi clerical atau aktivitas lainnya dalam kerangka producsi. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 44

Analisa Pemanfaatan Sumber Daya Work measurement terdiri atas 4 tahap dasar: 1 Identifikasi tugas. 2 Perolehan taksiran waktu untuk pelaksanaan tugas. 3. Penyesuaian taksiran waktu tersebut. 4. Analisa kebutuhan berdasarkan data ini. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 45

Tehnik-tehnik analisa keputusan Branching dan tabel keputusan digunakan secara umum oleh personal pengembang SIA. l Tabel branching adalah komposisi dari sebuah pernyataan keputusan yang dibuat, daftar kondisi yang dapat terjadi, dan jalur yang diikuti untuk setiap kondisi. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 46

Tehnik-tehnik analisa keputusan Branching Table Formats Code Equal to Go to 1 2 3 4 Inconnector reference 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 47

Tehnik-tehnik analisa keputusan Tabel Keputusan adalah sebuah tabulasi yang mencerminkan sebuah peoses pengambilan keputusan. l Tabel Keputusan menyatukan berbagai kriteria keputusan. l Terdapat premis IF-THEN yang dibuat dan umumnya tampil dalam matrik 2 dimensi. l 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 48

Format Tabel Keputusan Judul Tabel Jika Kondisi stub Maka Tindakan stub Aturan 1 2 3. . . N Pencatatan kondisi Pencatatan tindakan 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 49

Tabel Keputusan Untuk Proses Distribusi Tenaga Kerja 15 Jam Regular 15 Jam lembur 15 Jam Shift Rupiah Regular Rupiah Lembur Rupiah Shift Kesalahan no shift/OT 1 Y Y Y x x x 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 – N – x 3 – Y N x x 4 N – Y x x 2 - 50

SELESAI 2001 Prentice Hall Business Publishing, Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood 2 - 51