Tegevusphise kontori kasutuselevtt Sotsiaalministeeriumis Katrin Noormgi Personalijuht Sotsiaalministeerium

Tegevuspõhise kontori kasutuselevõtt Sotsiaalministeeriumis Katrin Noormägi Personalijuht Sotsiaalministeerium Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus

• Aju on ennustusmasin, mille ülesanne on tähendust luua – kui suudab ennustada, minimiseerib potentsiaalset kahju Vastupanu • Määramatuse tunne – aju ei suuda ennustada, mis hakkab juhtuma – isegi negatiivne teadmine on parem kui teadmatus – vähendab võimalike valikus olevate stsenaariumite arvu, mille üle rumineerida • Psühholoogiline ebamugavus – tuttavates olukordades töötab autopiloot – välja kujunenud närviteed – tundmatutes - töötavad aju piirkonnad, mis mh seostuvad hirmuga

Möödapääsmatus • 2005 idee ühishoonest, 2011 nelja ministeeriumi kokkulepe • 2014 leping ehitajaga, 2017 hoone valmis

Möödapääsmatus • Otsus – tegevuspõhisus, projektijuhtimise kultuur • Kes siis veel kui mitte SOM? • Tippjuhi toetus, sõnumid – kriitilise tähtsusega • Kindlameelsus, aga ka paindlikkus

Keskkonna uurimine – kas on veel võimalusi?

Ongi!

Tegevuspõhine kontor • Inimene ≠ töökoht • Iga töö tegemiseks on olemas parim viis ja koht • Autonoomsus valida sobiv töökoht • Kõige vahetum ja viljakam suhtlemine toimub mitteformaalses õhkkonnas.

Tugev projektmeeskond Võtmeisikud – muutuse saadikud

Analüüsi muutuse vajadust ja kaasa • Töötoad • Intervjuud • Arutelud • Infokanalid • Konsultandid?

Töö ja keskkonna analüüs • Analüüsiti sotsiaalvaldkonna töötajate (38 inimest) ruumi kasutust ühe töönädala jooksul

Viidi läbi intervjuud 7 töötajaga ja korraldati töötuba, mille eesmärgiks oli mõista tänase töökorralduse ja ruumide kasutuse problemaatikat. Tutvustati töötajatele tegevuspõhise kontori ideed ning haarati nad kaasa oma keskkonna kujundamisesse.

Intervjuudest • Sageli tegeleti erinevates valdkondades sama teemaga erineva nurga alt • Töö dokumentidega käis ainuvaldavalt dokumentide formaadis, ei kasutatud ära inimeste füüsilist kohalolu ega ruumi pakutavaid võimalusi. • Vajadus oli lihtsaks ja vahetuks info vahetuseks ja aruteluks ilma formaalseid koosolekuid korraldamata. • Ühetüübilised ruumid ei võimaldanud keskendumist. • Palju vestlusi väikestes kooslustes – ruumipuudus. • Silode lõhkumine – vajadus parandada infovahetust.

Tegevuspõhine kontor • Puhta laua-poliitika • Avatud kontor • Projektitoad • Vaikse töö toad • Telefoniboksid • Nõupidamisteruumid • Kokkuvõttes autonoomsus oma töökoha valimisel.

Tegevused • Töötajate kaasamine igas otsustusetapis - tööruumide kujundamises, korruse plaani läbirääkimises, mööbli valikus, graafikas, motiivides, koosolekuruumide nimed jpm • Kontorireeglite läbi rääkimine ja kokku leppimine • Siseveebis erileht, kus jagati pidevalt infot projekti käigu kohta • Eksursioonid ehitusele • Psühholoogi kaasamine

Uuring ja tulemused • Kontoriuuring koostöös TLÜga 2018. a ja 2019. a kevadel (Kadi Liik ja Mati Heidmets). • Tegevuspõhise kontori võrdlus tavalise avatud kontoriga. • Rahulolu psühholoogilise ja füüsilise keskkonnaga.

2018 vs 2019 • Mõlemal aastal vastas ca 2/3 töötajaskonnast • Alaskaalad: koostöö, konfliktide esinemine, kommunikatsioon, privaatsus, paigakiindumus, rahulolu füüsilise ja psühholoogilise KK • Võrreldes eelmise aasta uuringuga alaskaalade lõikes statistiliselt olulisi erinevusi ei esinenud.

Nopped uuringust • Mida madalamaks hindavad mittetegevuspõhise ja tegevuspõhise kontori töötajad oma privaatsusvajaduse rahuldatust, seda olulisemaks peavad nad personaalse tööpaiga olemasolu. • Mittetegevuspõhise kontori töötajate privaatsuse häiritus oli suurem kui tegevuspõhises kontoris. • Need kes tundsid suuremat häiritust privaatsusvajaduse rahuldamatusest, nende töösse süvenemine oli madalam. • Privaatsusvajaduse rahuldatuse ja subjektiivse sooritusedukuse vahel seost ei ilmne.

Noppeid uuringust • Personaalse tööpaiga olemasolu olulisust pidasid tegevuspõhise kontori töötajad vähem tähtsaks kui mittetegevuspõhise kontori vastajad. Ilmselt on üheks tulemuse argumendiks see, et töötajad ei omista tähtsust sellele, mis neil puudub. • Paigakiindumuse näitajad olid kõrgemad tegevuspõhise kontori töötajatel, mis võib olla mõnevõrra üllatav tulemus arvestades, et selles kontoritüübis puudub töötajatel personaalne tööpaik. • Tegevuspõhises kontoris töötajatel on subjektiivne side oma kontori alaga laiemalt ja nad tunnevad end seal mugavalt ja turvaliselt.

Koostöö ja õhkkond võrreldes varasemaga Koostöö Sisekliima, õhkkond Läinud halvemaks Muutust pole Läinud paremaks Tegevuspõhine 14% 10% 76% 27% 6% 67% Avatud 32% 12% 56% 53% 12% 35% • Tegevuspõhises kontoris hinnati koostöö paranemist nii tiimisiseselt kui valdkondade üleselt.

Võrreldes varasemate töötingimustega, mis on muutunud PAREMAKS: Koostöö näitajad (%) 65 Koostöö teiste ministeeriumitega 53 65 53 Koostöö org-i teiste üksustega 19 37 18 Koostöö klientide ja partneritega 15 18 58 Tiimipõhine koostöö 25 38 51 Info liikumine org-s 29 34 37 Organisatsiooni meie-tunne 12 22 0 10 20 30 Sotsiaal 40 50 60 70 22

Võrreldes varasemate töötingimustega, mis on muutunud PAREMAKS: Soorituse näitajad (%) 68 Üldine tööõhkkond 22 Enesetunne tööl 22 35 51 31 58 Töökeskkonna sobibvus töötamiseks 10 32 37 Tehnoloogilised lahendused 33 39 30 Töö tulemuslikkus 8 21 21 Söömise/einestamise võimalused 53 44 0 10 20 30 Sotsiaal 40 50 60 70 80 23

Tööaja jaotus 44. 73 Omaette töötamisele kulub orienteeruvalt. . . % tööajast 48. 85 27. 91 Vahendatud suhtlemisele kulub orienteeruvalt. . . % tööajast 25. 24 27. 25 Vahetule suhtlemisele kulub orienteeruvalt. . . % tööajast 26. 75 0. 00 Mean 2019 (N=95) 10. 00 20. 00 30. 00 40. 00 50. 00 60. 00 70. 00 80. 00 90. 00 100. 00 Mean 2018 (N=106)

Töö asukoht 21. 33 21. 29 Mujal orienteeruvalt. . . % tööajast 78. 96 79. 31 Oma kontorihoones orienteeruvalt. . . % tööajast 0. 00 10. 00 20. 00 30. 00 40. 00 50. 00 60. 00 70. 00 80. 00 90. 00 100. 00 Mean 2019 (N=95) Mean 2018 (N=106)

Ruumieelistus • Kaugtööd eelistavad teenistujad eristuvad kõrge paigakiindumuse osas. 1 eelistus 50 45 41 35 30 25 20 15 14 10 5 0 Traditsiooniline Tegevuspõhine Avatud

Kui oluline on, et Sul oleks oma kindel… 5. 94 koht oma isiklike asjade hoidmiseks 5. 77 [VÄÄRTUS] töölaud 4. 52 4. 23 tööruum 1 – üldse ei ole oluline 2 – ei ole oluline 3 – pigem ei ole oluline 4 – nii ja naa 5 – pigem on oluline 6 – on oluline 7 – on väga oluline 3. 86 0. 00 1. 00 2. 00 Mean 2019 (N=95) 3. 00 Mean 2018 (N=106) 4. 00 5. 00 6. 00 7. 00

Tulemused • Parem tiimisisene ja asutuseülene koostöö • Vähem tajutud konflikte • Juhtide poolne tagasiside andmine ja kaasamine paranenud • Parem kommunikatsioon

Siiski… • 40% siiski eelistaks kabinetti ja oma töökohta, 40% eelistaks tegevuspõhist, 20% eelistaks avatud kontorit • Kõrge paigakiindumusega inimesed soovivad rohkem kaugtööd teha • Kokkulepped ja neist kinni pidamine olulised

Kokkuvõte Hindame mastaapse muudatuse juhtimise projekti tulemust organisatsiooni jaoks positiivselt. Edu teguritena näeme töötajate varast ja mitmekülgset kaasamist projekti erinevates etappides, samuti avatud infovahetust ja toe pakkumist muutustega kohanemisel.

Aitäh! Küsimusi?