Technologia identyfikacji radiowej RFIDw bibliotekach nowy etap automatyzacji

Technologia identyfikacji radiowej (RFID)w bibliotekach – nowy etap automatyzacji bibliotek Warszawa 21. 10. 2014 r.

Nowoczesne formy udostępniania i kontroli zbiorów bibliotecznych w oparciu o system RFID – z doświadczeń Biblioteki Politechniki Białostockiej Joanna Putko j. putko@pb. edu. pl

Plan wystąpienia Biblioteka Politechniki Białostockiej – informacje ogólne System RFID – proces wdrożenia systemu Elementy systemu – opis funkcjonowania Podsumowanie

Politechnika Białostocka jest największą uczelnią techniczną północnowschodniej Polski ponad 60 -letnia tradycja kształci ponad ok. 7 ponad 13 tys. studentów 600 nauczycieli akademickich 600 pracowników niebędących nauczycielami wydziałów

System biblioteczno-informacyjny Politechniki Białostockiej Biblioteka (45 pracowników) Biblioteka Główna – Centrum Nowoczesnego Kształcenia Biblioteka Wydziału Architektury Biblioteka Wydziału Zarządzania Biblioteka Zamiejscowego Wydziału Leśnego w Hajnówce Archiwum Uczelniane (2 pracowników)

Biblioteka Politechniki Białostockiej jest największą biblioteką naukowo-techniczną w regionie północno-wschodnim ponad 380 tys. książek, czasopism, norm i literatury firmowej tematyka zbiorów ściśle związana z potrzebami wydziałów i kierunkami studiów PB obejmuje literaturę z zakresu mechaniki, elektrotechniki, budownictwa i ochrony środowiska, architektury, informatyki, nauk matematyczno-przyrodniczych, ekonomii, zarządzania i marketingu, leśnictwa

Biblioteka w Centrum Nowoczesnego Kształcenia do września 2012 r. Biblioteka Główna funkcjonowała na Wydz. Mechanicznym i DS nr 3 od października 2012 r. rozpoczęła działalność w nowym budynku Centrum Nowoczesnego Kształcenia połączono zbiory Biblioteki Głównej oraz 3 bibliotek wydziałowych została zmieniona struktura organizacyjna Biblioteki PB

Struktura Biblioteki Głównej Oddział Gromadzenia Zbiorów Oddział Opracowania Zbiorów Oddział Udostępniania Zbiorów Oddział Informacji Naukowej Biblioteczne Sekretariat Centrum Informatyczne

centralny system gromadzenia i opracowania zbiorów w 1995 roku został zakupiony zintegrowany system biblioteczny ALEPH, który umożliwił zautomatyzowanie Biblioteki Głównej oraz bibliotek wydziałowych uruchomiona w 2009 r. wersja 18 zintegrowanego systemu bibliotecznego ALEPH 500 zapewnia użytkownikom i pracownikom biblioteki przyjazne środowisko pracy wszystkie zbiory dostępne są w katalogu online zarejestrowani czytelnicy mogą zdalnie zamawiać książki, przedłużać terminy ich zwrotu oraz kontrolować stan swojego konta

Zgromadzenie w jednym miejscu bogatego księgozbioru pozwoliło na wyodrębnienie, na trzech kondygnacjach budynku, ogólnodostępnych, specjalistycznych czytelni: Czytelnia Wydawnictw Informacyjnych - 27 miejsc Czytelnia Elektroniczna - 24 miejsca Czytelnia Czasopism - 24 miejsca Czytelnia Norm i Zbiorów Specjalnych - 10 miejsc 2 Czytelnie Książek z wolnym dostępem - 81 miejsc łącznie 166 miejsc Pomieszczenia do pracy indywidualnej i zespołowej zlokalizowane na poziomie P 1 oraz P 2 19 pomieszczeń do pracy indywidualnej i zespołowej (1, 5, 10 -osobowe) sale do ćwiczeń prezentacji, szkoleń. - łącznie - 96 miejsc

Ponadto Biblioteka oferuje wolny, swobodny dostęp do zbiorów wypożyczenia na 3 godziny/zamknięcie Biblioteki, na 7 dni stanowiska do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów (self-check, wrzutnia) 90 komputerów wyposażonych w specjalistyczne oprogramowanie nowoczesne skanery

Proces wdrożenia systemu ochrony zbiorów bibliotecznych w budynku CNK Początki nie wyglądały obiecująco – realizowano system w technologii elektromagnetycznej (EMS) z możliwością późniejszego rozbudowania o system RFID, przy czym: projekt niespójny i niepełny brak w dokumentacji informacji odnośnie typu bramek (9 sztuk!!!) self-check czy bookcheck niejasna kwestia szkoleń konfiguracja z systemem ALEPH – brak informacji wrzutnia – otwór w ścianie bez jakiegokolwiek urządzenia 10 pasków elektromagnetycznych!!! odbiór systemu w momencie odbioru budynku

Konsekwencje dla Biblioteki/Uczelni ryzyko uszkodzenia fizycznego – w budynku nie będzie bibliotekarzy natomiast będą osoby spoza uczelni montujący np. meble utrata gwarancji na działanie urządzeń – w okresie gwarancji nikt z tych urządzeń nie będzie korzystał dodatkowe koszty – opłata serwisowa urządzeń (brak informacji nt. wysokości opłat) Rekomendowana w projekcie rozbudowa systemu EMS o system RFID - hybrydowy system z wprowadzeniem dodatkowych elementów w postaci etykiet RFID, nowych self-checków, nowych bramek - bardzo kosztowny system nie dający gwarancji poprawnego funkcjonowania

Podjęte działania dyskusje i spotkania od bardzo spokojnych po bardzo burzliwe i emocjonalne intensywne zdobywanie wiedzy o systemie RFID: kontakty z bibliotekami, firmami, wizyty w innych bibliotekach, prezentacje itp. wprowadzenie zmian w zakresie prac dotyczących „systemu ochrony zbiorów bibliotecznych” realizowanych przez firmę budowlaną, podpisanie stosownego aneksu włączającego dostarczenie systemu

Niemożliwe stało się możliwe ogłoszenie przetargu na zakup wyposażenia, obejmującego system zabezpieczenia i kontroli zbiorów działającego w technologii RFID (Radio Frequency Identification) identyfikacji za pomocą fal radiowych) w częstotliwości przeznaczonej do zastosowań bibliotecznych – 13. 56 MHz opracowano całą dokumentację przetargową (SIWZ) wizja lokalna dla potencjalnych wykonawców 2 próbki etykiet najniższa cena

Główne wymagania Technologia RFID ma służyć do realizowania wszystkich funkcji systemu kontroli księgozbioru identyfikacja zbiorów bibliotecznych ochrona zbiorów bibliotecznych przed niekontrolowanym i bezprawnym ich wyniesieniem poza teren chroniony obsługowe i samoobsługowe wypożyczenia i zwroty zbiorów bibliotecznych kodowanie etykiet RFID, przyjmowanie nowych książek /kodowanie/ porządkowanie i kontrola księgozbioru skontrum księgozbioru administrowanie systemem RFID

integracja system RFID za pomocą protokołu SIP 2 z systemem bibliotecznym „Aleph” (self-checki, wrzutnia mechaniczna oraz jedno stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza) inne urządzenia systemu RFID (stanowiska kodowania etykiet, mobilne skontrum RFID) pobieranie danych z systemu bibliotecznego może odbywać się tylko za pomocą protokołu ODBC identyfikacja czytelnika w systemie następuje na podstawie kart bibliotecznych: Elektronicznej Legitymacji Studenckiej działającej w oparciu o kod kreskowy oraz czytnik Mifare i karty bibliotecznej działającej w oparciu o kod kreskowy 5 lat gwarancji na urządzenia i funkcjonowanie systemu cykl szkoleń dla pracowników biblioteki

Elementy systemu RFID etykieta biblioteczna RFID: wymiar etykiety - 54 x 86 mm, antena miedziana, 2 kbit pamięci TT PH S 2 ISO 15693: wymiar anteny 50 x 82 mm (min. 160 znaków) - 200 tys. stanowisko kodowania etykiet - 2 szt. stanowisko samodzielnego wypożyczania/zwrotów RFID Standard - 1 szt. stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych -1 szt. stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza bramka RFID raportująca trzyantenowy system bramek kontrolnych szt. -3 bramka RFID raportująca dwuantenowy system bramek kontrolnych - 1 szt. wrzutnia zewnętrzna mechaniczna z taśmociągiem - 1 szt. wózek biblioteczny przesuwny z uchylnym dnem - 2 szt. mobilne skontrum RFID - 2 szt. - 4 szt.

Ogłoszenie przetargu – podpisanie umowy 2 wykonawców różna wartość realizacji zamówienia ocena ekspercka dostarczonych próbek etykiet przez firmę zewnętrzną – Zakład Systemów Elektronicznych i Telekomunikacyjnych, Wydział Elektrotechniki i Informatyki Politechniki Rzeszowskiej odrzucenie oferty o korzystniejszej wartości podpisanie umowy z firmą Arfido Sp. z o. o sprawa w Krajowej Izbie Odwoławczej – wyrok potwierdził zasadność wyboru oferenta przez PB

Harmonogram prac Etap 1 – 14 dni od dnia podpisania umowy, obejmujący dostarczenie, przekazanie 80. 000 etykiet, 2 szt. stanowisk do kodowania etykiet zintegrowanych z systemem bibliotecznym, instalacja, konfiguracja urządzeń z systemem bibliotecznym oraz szkolenie pracowników w zakresie kodowania etykiet. Etap 2 – nie później niż do 30. 09. 2012 r. obejmujący dostarczenie 120. 000 etykiet oraz dostarczenie i montaż pozostałych urządzeń wraz z oprogramowaniem (licencje) oraz szkolenie pracowników

Szkolenia w zakresie działania i obsługi urządzenie do kodowania -kodowanie etykiet bibliotecznych RFID stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza – stanowisko wyposażone w aplikację do usuwania/zdejmowania bitu security w etykiecie RFID stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza – stanowisko komunikujące się z systemem bibliotecznym za pomocą protokołu SIP 2 bramka RFID raportująca trzyantenowy system bramek kontrolnych wraz z licznikiem osób bramka RFID raportująca dwuantenowy system bramek kontrolnych wraz z licznikiem osób wolnostojące stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID Standard wolnostojące stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych wrzutnia mechaniczna z taśmociągiem oraz wózkami bibliotecznymi przesuwnymi z uchylnym dnem moblilne skontrum RFID – urządzenie do wykonywania skontrum i porządkowania zbiorów bibliotecznych Szkolenie administratorów w zakresie zarządzania, konfiguracji systemu, lokalizowania usterek

Etykieta – najważniejszy element/podstawa systemu autor/tytuł/numer systemowy/numer inwentarzowy/sygnatura/UKD/kod kreskowy materiały biblioteczne w wolnym dostępie aktywny księgozbiór z magazynu wypożyczalni wypożyczone na czas akcji etykietowania księgozbioru 4 dodatkowe stanowiska etykietowanie prowadzone w Bibliotece Głównej oraz w bibliotekach wydziałowych przez wszystkich pracowników presja czasu – zdążyć przed początkiem roku akademickiego 2012/2013

Wrzutnia przyjmowane są materiały będące tylko własnością Biblioteki PB dokonywanie zwrotów przez całą dobę, bez potrzeby autoryzacji wydruk pokwitowania dokonywanej transakcji sprawdzenie stanu konta z możliwością wydruku wybór wersji językowej interfejsu: j. polski, j. angielski, j. rosyjski wymagane dokładne postępowanie zgodnie z pojawiającymi się komunikatami

Wrzutnia - statystyka zwrotów w 2014 r. Styczeń 463 Luty 550 Marzec 451 Kwiecień 358 Maj 527 Czerwiec 741 Lipiec 676 Sierpień 18 Wrzesień 597

Self-check – prosty sposób samodzielnego wypożyczenia/zwrotu zeskanować na urządzeniu kod kreskowy legitymacji sprawdzić, czy wyświetliło się właściwe konto położyć wybrane książki na półkę urządzenia przycisnąć przycisk "Wypożycz"/"Zwróć" ewentualnie wydrukować paragon potwierdzający transakcję lub stan konta, na którym widnieje również informacja o dacie i godzinie zwrotu

Mobilne skontrum Skontrum mobilne umożliwia szybkie wyszukiwanie, identyfikowanie i porządkowanie zasobów bibliotecznych. Zastosowanie technologii radiowej likwiduje konieczność ręcznego liczenia książek. Dzięki systemowi RFID i mobilnemu czytnikowi bibliotekarz w sprawny sposób: przeprowadza obowiązkowe skontrum, polegające na wyszukiwaniu brakujących pozycji sprawdza prawidłowość ustawienia danej książki w dziale (zgodność z zakresem sprawdzanych danych) odszukuje daną pozycję na półce wykazuje pozycje spoza zakresu określonej dziedziny wskazuje książki z błędnie zakodowanymi etykietami lub pustymi umożliwia zlokalizowanie publikacji bez wklejonej etykiety diagnozuje takie błędy, jak np. niezdjęta flaga podczas zwrotu książki pomaga w ustaleniu braków względnych i bezwzględnych

Mobilne skontrum – jak to działa? za pomocą czytnika RFID odczytywane są informacje zawarte w etykietach bibliotecznych RFID, wklejonych do książek i porównane z danymi w systemie bibliotecznym mobilne stanowisko do skontrum współpracuje z systemem zarządzającym zbiorami, w naszym wypadku wdrożonym w bibliotece systemem ALEPH czytniki mają łączność online z systemem bibliotecznym, wykorzystując sieć bezprzewodową. Urządzenie pobiera dane wybrane przez bibliotekarza (w naszym wypadku były to działy UKD), łącząc się poprzez router z systemem ALEPH dane te są aktualne w momencie wybierania, tzn. niepokazywane są materiały, które mają status ”wypożyczona” podawana jest liczba pozycji, która powinna znajdować się w danym momencie w określonym dziale księgozbioru

Efekt skontrum ( 40 tys. książek udostępnianych w wolnym dostępie, 25. 11. 2013 r. do 26. 08. 2014) etykiety błędnie zakodowane (30) etykiety puste, niezakodowane (38) etykiety uszkodzone (2) brak etykiety (43) pozycje spoza zakresu sprawdzanego działu(119) brakujące pozycje (odnalezione w innych działach lub w Magazynie) brakujące pozycje nieodnalezione (pozycje brakujące przed przeprowadzką do CNK; zostały sprawdzone inne działy, Magazyn, zmieniono status na 08 -brak, usunięto 2. sygnaturę) (25) brakujące pozycje poszukiwane, czyli tzw. braki względne (sprawdzono inne działy, Magazyn, nadano status 08 -brak, ale nie usunięto 2. sygnatury) (4) niezdjęta flaga podczas zwrotu książki (na urządzeniu widnieje status „wypożyczona”) (19) książki, które nie powinny mieć 2. sygnatury, a miały (np. egz. archiwalny, kolekcja Wypożyczalnia, broszury, CD-ROM z sygn. S oraz książki z nadanymi wcześniej statusami: 06, 08, 88; usunięto 2. sygnaturę) (33) (108)

Inne błędy ujawnione podczas skontrum zamienione etykiety informacyjne (na zewnętrznej stronie książki) (6) błędnie wpisany nr inwentarzowy (1) zamienione kody kreskowe i etykiety informacyjne (2) błędnie wpisana 2. sygn. książki w bazie (2) książki znalezione na półce, a jednocześnie będące na koncie Czytelnika (1)

Podsumowanie Biblioteka PB posiada obecnie spójny system kontroli zbiorów bibliotecznych działający w oparciu o technologię RFID pozwalający na sprawne udostępnianie oraz zarządzanie księgozbiorem determinacja bibliotekarzy zrozumienie I wyrozumiałość władz uczelni pomoc ze strony bibliotek, które w różnym zakresie korzystają z systemu RFID merytoryczne wsparcie oraz współpraca ze strony firmy Arfido Lekcja/wniosek nr 1 Nigdy nie dać się wykluczyć z procesu podejmowania decyzji Lekcja/wniosek nr 2 Planując wdrożenie systemu korzystać z doświadczeń innych bibliotek oraz wiedzy specjalistów

Dziękuję Państwu za uwagę i zapraszam do odwiedzenia Biblioteki Politechniki Białostockiej