TATACARA SURAT MENYURAT TUJUAN SURAT RASMI TUJUAN SURAT

TATACARA SURAT MENYURAT

TUJUAN SURAT RASMI

TUJUAN SURAT RASMI Surat rasmi ditulis untuk tujuan seperti berikut : ü Membuat permohonan ü Membuat aduan / bantahan / cadangan / pemberitahuan / arahan / notis ü Membuat rayuan ü Membuat jemputan rasmi ü Menempah barangan ü Meminta kebenaran ü Atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi

BENTUK DAN FORMAT SURAT RASMI

i) MAKLUMAT PENGIRIM a) Kepala Surat Rasmi (Letterhead) q q q Surat-surat yang dihantar di dalam atau di luar kawasan Universiti mestilah menggunakan kepala surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa kolej masing-masing. Kepala surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa kolej boleh didapati daripada setiausaha agung / pembantu setiausaha masing-masing. Maklumat yang terdapat pada kepala surat rasmi ialah : ü Logo / lambang persatuan / kelab / jawatankuasa kolej ü Nama jabatan / kelab / jawatankuasa kolej ü Alamat lengkap ü Nombor telefon dan fax

b) Rujukan Surat q Terdapat 2 jenis rujukan : 1) Rujukan kami 2) Rujukan tuan q Tujuan rujukan surat adalah bagi memudahkan rujukan pihak pengirim dan pihak penerima mengesan surat-surat dan mengambil tindakan. q Rujukan surat biasanya terletak di bahagian bawah kepala surat rasmi.

c) Tarikh Surat q Tarikh yang ditulis pada surat rasmi adalah tarikh surat tersebut ditaip / ditandatangani. q Tarikh biasanya ditulis di bawah no. rujukan surat atau di sebelah kanan selari dengan nama negeri alamat pengirim. q Cara yang biasa digunakan untuk menulis tarikh ialah: ü ü 10 Disember 2004 ; atau 10 hb Disember 2004

ii) MAKLUMAT PENERIMA q Di dalam surat rasmi, maklumat penerima mesti mengandungi : ü Nama penerima / jawatan penerima ü Alamat lengkap penerima q Jika penerima surat bukan ahli persatuan / kelab / jawatankuasa kolej, pastikan surat rasmi berkenaan mestilah melalui dan salinan individu yang tertentu seperti berikut : ü Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar); atau ü Timbalan Pendaftar HEP; atau ü Penolong Pendaftar HEP; atau ü Pengetua; atau ü Presiden Persatuan / Kelab / Jawatankuasa Kolej q Semua surat rasmi yang dibuat melalui individu-individu di atas, mestilah mendapatkan cop pengesahan dan tandatangan individu berkenaan. q Satu salinan surat berkenaan hendaklah disediakan diberikan kepada individu berkenaan bagi tujuan rekod.

iii) KATA SAPAAN q Kebiasaannya surat rasmi dimulakan dengan kata sapaan seperti berikut : ü Yg. Bhg. Dato’/Prof. ü Dr. / Tuan / Puan / Saudara / Saudari q Kata sapaan lazimnya ditulis di bahagian bawah baris akhir alamat penerima (setelah dilangkaukan 2 baris)

vi) KANDUNGAN SURAT a) Tajuk Surat q Surat rasmi perlu mempunyai tajuk surat yang perlu ditulis sebelum kandungan surat dimulakan. q Tajuk surat mesti mencerminkan isi kandungan surat (ringkas dan padat). q Tajuk surat tidak perlu diakhiri dengan noktah. q Kebiasaannya tajuk surat ditulis di bawah kata sapaan (setelah dilangkau 2 baris) dengan menggunakan huruf besar serta dihitamkan (bold) dan kadangkala digaris di bawahnya.

b) Isi / Kandungan Surat Rasmi q Kandungan surat rasmi adalah terdiri daripada maklumat, isi atau hal yang berkaitan dengan tajuk surat yang ingin disampaikan kepada penerima surat. q Ianya perlu jelas dan hanya memuatkan maklumat yang berkaitan sahaja. q Di dalam surat rasmi, lazimnya dihadkan kepada satu perkara sahaja. Tindakan mencampurkan beberapa perkara di dalam satu surat boleh menimbulkan beberapa masalah seperti : ü ü q Beberapa perkara mungkin tertinggal dari tindakan Keutamaan perkara tidak diketahui. Kandungan surat perlu disusun dalam beberapa perenggan mengikut kesesuaian dinomborkan mengikut turutan kecuali perenggan pertama dan perenggan terakhir (penutup).

c) Penutup Surat q Surat rasmi biasanya ditutup dengan maklumat yang berkaitan dengan arahan, syarat, harapan dan sebagainya. q Contoh : Kerjasama pihak tuan amat diharapkan untuk mempertimbangkan permohonan ini. q Selain dari itu, surat rasmi biasanya diakhiri ddengan ungkapan tertentu seperti sekian, terima kasih atau sekian, dimaklumkan serta motto organisasi / persatuan / kelab / jawatankuasa kolej seperti Berkhidmat Untuk Negara (huruf besar dan dihitamkan)

v) HUJUNG SURAT q Bahagian ini memuatkan maklumat tentang pengirim surat iaitu tandatangan, nama, jawatan rasmi, nombor telefon serta email (jika ada). q Di bawah ungkapan rasmi / motto, terdapat ungkapan hormat atau rujukan dari pengirim seperti Yang benar atau Salam hormat dan sebagainya. q Setiap surat rasmi mestilah ditandatangani oleh Presiden / Pengarah Program / Setiausaha dan tidak dibenarkan menandatangani bagi pihak orang lain.

CONTOH SURAT RASMI

CONTOH SURAT RASMI Rujukan Kami : UTM. 06. 01/Persatuan/Kelab/JKM/Jld… ( Rujukan Tuan : Nama / jawatan Penerima Alamat lengkap penerima pengirin dan ditandatangani) Melalui dan salinan: ) (Rujukan Surat) Tarikh : (Selari dengan nama negeri alamat tarikh srat ditaip atau Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Universiti Teknologi Malaysia 81310 UTM Skudai, JOHOR Tuan / Puan, Tajuk Surat (HURUF BESAR DAN DIHITAMKAN) Merujuk kepada perkara di atas, adalah dimaklumkan……(Perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri) 2. 3. Isi surat yang berkaitan dengan tajuk surat. Isi surat…… Kerjasama dan pertimbangan yang sewajarnya dari pihak tuan amat kami harapkan. (Penutup Surat) Sekian, terima kasih “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (Huruf besar dan dihitamkan) Yang benar NAMA PENUH PENGIRIM (Huruf Besar dan dihitamkan) Jawatan (Hurug kecil) No. Telefon

ETIKA MEMBUAT SURAT RASMI

ETIKA MEMBUAT SURAT RASMI ü ü ü Mesti mempunyai maklumat penerima yang lengkap dan tepat. Semua surat menyurat hendaklah dipanjangkan melalui TNC (HEP). Mesti menggunakan kepala surat rasmi (letterhead). Jika surat rasmi ditaip menggunakan komputer, kebiasaannya menggunakan tulisan ‘Times New Roman atau Bookman Old Style’ saiz 10 - 12 Mesti mempunyai tarikh dan no. rujukan yang betul. Mempunyai tajuk dan isi surat yang berkaitan serta ringkas dan padat. Menyertakan lampiran (jika perlu) dan lampiran perlu dinomborkan (contoh : Lampiran I, II atau Lampiran A, B dan sebagainya) Semua surat rasmi mesti mempunyai tandatangan pengirim, nama penuh, jawatan dan no. telefon. Salinan surat kepada yang berkaitan. Semua sampul surat tidak perlu digam kecuali surat sulit. Semua perbelanjaan pos adalah di bawah urusan HEP

KESILAPAN SURAT RASMI

Kesilapan Pada Surat Rasmi Yang Sering Berlaku ü Maklumat penerima surat tidak lengkap atau salah. ü Tidak mempunyai tarikh dan nombor rujukan Persatuan / Kelab / JKM. ü Kesilapan protokol / status jawatan penerima surat ü Tajuk dan isi surat tidak berkaitan antara satu sama lain. ü Isi surat dan bahasa yang tidak lengkap serta meleret. ü Salinan surat (salinan kepada) yang tidak berkenaan atau tidak diberikan. ü Tiada tandatangan pengirim. ü Butir-butir aktiviti / program / perasmian yang tidak lengkap.

SEKIAN TERIMA KASIH