TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS JOB DESCRIPTION JD

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS (JOB DESCRIPTION – JD) BAHAGIAN PEMBANGUNAN KOMPETENSI KKM OLEH : EN. NORAZRI BIN ABD WAHID

1 PENGEN ALAN 2 KON SEP 3 PRO PENYED SES IAAN 4 KESILAP AN AM JD DOKU MEN RUJU 5 TATAC ARA PENYED 6 SOALAN LAZIM 7 KUIZ MODUL 8 2

CABARA N PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Penempatan Mengikut Bidang Sempadan Dimensi Tugas Agihan Beban Tugas Tahap Kompetensi Pegawai Perincian skop kerja Kesesuaian Bidang Kursus/ Latihan Kesesuaian Pengalaman Terhadap Sesuatu Bidang 3 P E N G E N A L A N

P E N G E N A L A N RASIONAL PERANCANGAN & PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN ORGANISASI Penubuhan Agensi Baharu, Penstrukturan Semula, Pengukuhan Jawatan, Audit Pembangunan Organisasi Pemilihan, Pengambilan & Pelantikan Penempatan, Pengisian, Pembangunan Latihan /Kompetensi & Pelan Penggantian Saraan dan Kemudahan Penentuan Nisbah, Norma dan Model Perjawatan Pengukuran Produktiviti dan Petunjuk Prestasi 4 AUDIT PEMBANGUNAN ORGANISASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

KEBERHASILA P E N G E N A L A N JANGKAAN N Hala Tuju Perkhidmatan Right Skill Right Place Right Job People Right Time Number Right Cost Penjajaran Strategik Sumber Manusia KADAR UPAH UNTUK PENCAPAIAN MATLAMAT PERKHIDMATAN AWAM KERJA 5

PUNCA KUASA P E N G E N A L A N PELAKSANAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM 1 Melalui perenggan 7 dan 8 pekeliling ini, Deskripsi Tugas (Job Description – JD) diperkenalkan bagi menggantikan Senarai Tugas. JD merupakan satu (1) elemen baharu yang diperkenalkan dalam pekeliling ini manakala sembilan (9) elemen utama yang lain ditambah baik dan dimantapkan mengikut keperluan semasa. (berkuat kuasa mulai 12 Julai 2018) 2 Perenggan 7. 2. 5 yang menyatakan penguatkuasaan peraturan bahawa setiap permohonan perjawatan baharu perlu disertakan dengan Job Description yang lengkap. (berkuat kuasa mulai 1 Januari 2019) 6

P E N G E N A L A N KOMPONEN MYPORTFOLIO CARTA ORGANISASI 1 6 CARTA ALIR CARTA FUNGSI 2 7 SENARAI SEMAK AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI 3 DESKRIPSI TUGAS 4 PROSES KERJA 5 1 0 KOMP MYPORT ONEN 8 FOLIO 9 10 SENARAI UNDANG, PERATURAN & PUNCA KUASA SENARAI BORANG SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 7

DESKRIPSI TUGAS DEFINISI Deskripsi Tugas (Job Description – JD) merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi. Ini selaras dengan objektif sesuatu jawatan diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja yang secara prinsipnya (rate for the job). Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan yang diperuntukkan. JD dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan sesebuah agensi 8 P E N G E N A L A N

K O N S E P KONSEP 0 1 0 2 0 3 0 4 PEWUJUDAN JAWATAN – capai matlamat organisasi AKAUNTABILITI JAWATAN – selari dengan matlamat organisasi DESKRIPSI TUGAS – merujuk kepada jawatan bukan penyandang jawatan – UNIT ASAS dalam organisasi 0 5 0 6 0 7 0 8 FAKTA bukan andaian Merujuk kepada ORGANISASI dan berorientasikan HASIL INPUT pengukuran prestasi JELAS dan MUDAH difahami, UNIK dan DINAMIK 0 9 1 0 1 1 1 2 DOKUMEN ‘HIDUP’ – dikemas kini setiap kali perubahan fungsi SEMPADAN TUGAS antara rakan sekerja / penyelia dapat dikenal pasti JURANG antara kompetensi jawatan dengan kompetensi pegawai dikenal pasti SKOP FUNGSI jawatan diperjelaskan – tiada pertindihan tugas 9

P R O S E S PENYEDIAAN PROSES SIAP YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIAKAN JD? A PENYELIA PENYANDANG PENGURUS SUMBER MANUSIA 0 1 0 5 Kemaskini Kumpul Maklumat Penyediaan Draf Pengesahan 0 4 0 2 Semakan Draf 0 3 10 P E L A K S A N A A N

KESILAPAN AM PENYEDIAAN 1 2 3 4 5 KESILA Mengambil mudah dengan kelayakan yang DESKRIPSI PAN diperlukan untuk melaksanakan tugas TUGAS AKIBAT Potensi menimbulkan masalah dalam pengambilan / pelantikan & pengekalan bakat Memperbesarkan atau meremehkan kepentingan sesuatu tugas Tugas yang dilaksanakan tidak menepati kehendak dan keperluan organisasi Deskripsi Tugas tidak dikemas kini dan tidak selari dengan matlamat/hala tuju organisasi Deskripsi tugas luput / tidak lagi relevan kerana perubahan tugas Tidak meletakkan kompetensi yang benar-benar diperlukan Penyandang tidak mencapai kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas Meletakkan akauntabiliti yang terlalu banyak di gred tinggi supaya kelihatan banyak tugas K E S I L A P A N A M Akauntabiliti di jawatan lain di bawah seliaan tidak dapat disediakan dengan baik 11

DOKUMEN RUJUKAN 1 4 AKTA / ENAKMEN PELAN STRATEGIK 2 DASAR /ARAHAN KERAJAAN 3 5 WARAN PERJAWATAN 6 D O K U M E N R U J U K A N RANCANGAN MALAYSIA PKPA BIL. 4/2018 12

4 TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI 2 5 3 6 TUJUAN PENGWUJUDAN JAWATAN 1 MAKLUMAT UMUM DIMENSI KELAYAKAN AKADEMIK 7 KOMPETENSI 8 KOMPONEN UTAMA DESKRIPSI TUGAS 8 PENGALAMAN T A C A R A P E N Y E D I A A N

MAKLUMAT UMUM KEDUDUKAN DI Ketua Penolong Setiausaha Kanan WARAN PERJAWATAN GELARAN JAWATAN JD merujuk kepada sesuatu jawatan yang diwujudkan selari dengan objektif penubuhan agensi berlandaskan prinsip rate for the job 2 3 Bekalan : B 42 Program: 1. 6 Butiran : 697 RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSUK PK 1 GRED JAWATAN M 52 SUB-BIDANG Pengurusan Bakat Pembangunan Kepimpinan HIRARKI 1(BAHAGIAN) Bahagian Pembangunan Kompetensi DISEDIAKAN OLEH Nama Pegawai / KPSUK PK 1 HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) PK 1 DISEMAK OLEH Nama Pegawai / TSUB SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik KPPA DILULUSKAN OLEHNama Pegawai / SUB PK 1 TARIKH DOKUMEN 25 Sept 2018 KETUA PERKHIDMATAN BIDANG UTAMA 1 T A C A R A Pengurusan. Sumber Manusia P E N Y E D I A A N TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI 4 5 DIMENSI 6 KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS KOMPETENSI 8 PENGALAMAN 7 PENYANDANG Urusan penempatan penyandang hendaklah bersesuaian dengan JD sesuatu 14 jawatan

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS SEKTOR AWAM MAKLUMAT UMUM

MAKLUMAT UMUM 1 Panggilan atau nama yang diberikan kepada jawatan yang digunakan dalam sesebuah agensi 2 Singkatan kepada tatanama yang digunakan di sesebuah agensi bagi membezakan jawatan mengikut fungsi 3 Gred hakiki jawatan mengikut kedudukan yang ditetapkan berdasarkan sesuatu skim perkhidmatan 4 Gred jawatan yang merujuk kepada penyediaan JD sesuatu jawatan 5 Taraf sesuatu jawatan 6 Kedudukan jawatan di sesuatu agensi mengikut struktur organisasi di hirarki pertama 7 Kedudukan jawatan di sesuatu agensi mengikut struktur organisasi di hirarki kedua 8 Skim perkhidmatan bagi sesuatu jawatan yang disandang Jawatan pegawai yang mengetuai sesuatu perkhidmatan 9 Bekalan, Program/Aktiviti/Subaktiviti dan no. butiran jawatan 10 GELARAN JAWATAN: RINGKASAN GELARAN JAWATAN: MAKLUMAT UMUM KETUA PERKHIDMATAN: KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN: GRED JAWATAN: GRED JD: STATUS JAWATAN: BIDANG UTAMA: HRMIS SUB-BIDANG: DISEDIAKAN OLEH: HIRARKI 1(BAHAGIAN): DISEMAK OLEH: HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT): DILULUSKAN OLEH: TARIKH DOKUMEN: SKIM PERKHIDMATAN: Sekiranya JD disediakan melalui HRMIS, beberapa Maklumat Umum telah sedia ada wujud di dalam HRMIS kecuali maklumat di kotak kuning perlu diisi secara manual. Sekiranya JD disediakan secara manual, maklumat ini perlu disediakan oleh PSM dalam Waran Perjawatan Bidang tugas jawatan berkenaan yang selari dengan bidang yang ditetapkan oleh Ketua Perkhidmatan 11 Sub-Bidang tugas jawatan berkenaan yang selari dengan bidang yang ditetapkan oleh Ketua Perkhidmatan 12 Nama dan gelaran jawatan pegawai yang menyediakan JD 13 Nama dan gelaran jawatan pegawai yang menyemak JD 14 Nama dan gelaran jawatan pegawai yang meluluskan JD 15 16

MAKLUMAT UMUM CONTOH PENULISAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA MAKLUMAT UMUM KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) BIDANG UTAMA Bekalan: B 07 Program: 3. 3. 2 Butiran: 25 Pengurusan Sumber Manusia GRED JAWATAN M 48/M 52 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEDIAKAN OLEH HIRARKI 2 (CAWANGAN /SEKTOR/UNIT) Seksyen Sumber Manusia DISEMAK OLEH Khairy bin Jalaluddin/ KPSU (SM) Burhanuddin bin Abdullah/ SUB (KP) SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik DILULUSKAN OLEH Norhaliza binti Junid/ SUBK KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018 17

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS SEKTOR AWAM TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN TAKRIFA N Menerangkan keperluan / justifikasi sesuatu jawatan secara umum dalam satu kenyataan yang merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Tujuan pewujudan jawatan juga boleh dikenal pasti dengan merujuk kepada carta organisasi dan carta fungsi sesebuah agensi. Merangkumi keseluruhan AKAUNTABILI TI Jangkaan PENGHASILA N Tujuan pewujudan jawatan terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu: KATA KERJA Kata yang digunakan untuk menyatakan sesuatu perbuatan yang boleh menentukan kompleksiti tugas bagi sesuatu gred jawatan. Seorang penyelia tidak seharusnya mempunyai kata kerja yang sama dengan pegawai di bawah seliaannya kerana setiap gred mempunyai kompleksiti tugas yang berbeza Contoh OBJE K HASIL Keluaran atau Hasil (Output atau Outcome) merujuk kepada jangkaan penghasilan yang perlu dicapai dalam melaksanakan sesuatu tugas Membuat sesuatu Kepada sesuatu Menjalankan kerja pembinaan bangunan Untuk mencapai bagi memastikan pembinaan dapat disiapkan 19 mengikut tempoh yang ditetapkan

CADANGAN SENARAI KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT PERINGKAT 1 (KETUA JAB/ UNIT/ BAHAGIAN) Merancang Merangka Menetapkan Memacu Mentadbir Memberi khidmat nasihat Mengesahkan Meluluskan Memperakukan Meneliti Menganalisis Mengesyorkan PERINGKAT 2 (PENYELIA/ PENGURUSAN PERTENGAHAN) Menyelaras Membantu Menyemak Menganalisis Memberi khidmat nasihat Mengemas kini Menambah nilai Memantau Menilai Mewakili Meluluskan Memformulasikan Melaksanakan Mencipta Memudah cara Menyediakan Memperakukan Membimbing Membangunkan PERINGKAT 3 (OPERASI ) Membantu Melaksanakan Menyediakan Mengumpul Merekod Menyunting Menyusun Menghantar 20

CONTOH 1 BAHAGIAN Bahagian Khidmat Pengurusan Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA Penolong Setiausaha Unit Pengesahan Lantikan, Elaun & Kemudahan KHIDMAT PENGURUSAN SETIAUSAHA BAHAGIAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA Penolong Setiausaha Unit Penempatan, Kenaikan Pangkat & Tatatertib Unit Pembangunan Organisasi Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN Penolong Setiausaha Unit Pentadbiran (I) Penolong Setiausaha Unit Pentadbiran (II) Unit Kewangan (II)

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN CONTOH 1 KATA KERJA Melaksanakan Membuat sesuatu CONTOH PENULISAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA HASIL OBJE K hal ehwal pengurusan sumber manusia dan pembangunan organisasi Kepada sesuatu bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan Untuk mencapai Unit-unit yang berada di bawah Seksyen Sumber Manusia dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti 22

CONTOH 2 BAHAGIAN Bahagian Khidmat Pengurusan Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA Penolong Setiausaha Unit Pengesahan Lantikan, Elaun & Kemudahan KHIDMAT PENGURUSAN SETIAUSAHA BAHAGIAN Penolong Setiausaha UNIT SUMBER MANUSIA Penolong Setiausaha Unit Penempatan, Kenaikan Pangkat & Tatatertib Penolong Setiausaha Unit Pembangunan Organisasi Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN Penolong Setiausaha Unit Pentadbiran Unit Logisti k Unit Kewangan Penolong Setiausaha Unit Aset & Perolehan 23

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN CONTOH 2 KATA KERJA Membantu melaksanakan Membuat sesuatu CONTOH PENULISAN Penolong Setiausaha UNIT PENGESAHAN LANTIKAN, ELAUN & KEMUDAHAN HASIL OBJE K Urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan Kepada sesuatu bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan Untuk mencapai Nama Unit Pengesahan Lantikan, Elaun dan Kemudahan dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti 24

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN CONTOH 1&2 JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia CONTOH PENULISAN 1. Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia 2. Penolong Setiausaha, Unit Pengesahan Lantikan, Elaun & Kemudahan KATA KERJA Melaksanakan Penolong Setiausaha, Membantu Unit Pengesahan melaksanakan Lantikan, Elaun & Kemudahan OBJEK hal ehwal pengurusan sumber manusia dan organisasi HASIL bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. urusan pengesahan bagi membolehkan lantikan, elaun dan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan kemudahan cekap dan berkesan. 25

CONTOH 3 BAHAGIAN KEWANGAN & AKAUN Tujuan Pewujudan Jawatan Ketua Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN PENGARAH Bahagian Kewangan & Akaun CONTOH PENULISAN CONTOH 3 KATA KERJA Menguruskan Membuat sesuatu Ketua Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN HASIL OBJE K hal ehwal kewangan dan bajet Jabatan /Bahagian dan semua PT J Kepada sesuatu bagi memastikan peruntukan diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut tatacaran kewangan yang ditetapkan Ketua Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN Untuk mencapai Penolong Pengarah Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti Unit Kewangan dan Akaun 26

CONTOH 4 BAHAGIAN KEWANGAN & AKAUN Tujuan Pewujudan Jawatan Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN PENGARAH Bahagian Kewangan & Akaun CONTOH PENULISAN CONTOH 4 KATA KERJA Membantu menguruskan Membuat sesuatu Penolong Pengarah UNIT KEWANGAN & AKAUN HASIL OBJE K hal ehwal kewangan dan bajet Jabatan /Bahagian dan semua PT J Kepada sesuatu bagi memastikan peruntukan diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut tatacaran kewangan yang ditetapkan Ketua Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN Untuk mencapai Penolong Pengarah Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti Unit Kewangan dan Akaun 27

BAHAGIAN KEWANGAN & AKAUN CONTOH 3&4 JAWATAN CONTOH PENULISAN Bahagian Kewangan & Akaun 1. Ketua Penolong Pengarah, Seksyen Kewangan & Akaun 2. Penolong Pengarah, Unit Kewangan dan Akaun KATA KERJA Ketua Penolong Pengarah, Menguruskan Seksyen Kewangan & Akaun Penolong Pengarah, Unit Kewangan & Akaun PENGARAH Membantu menguruskan OBJEK HASIL hal ehwal kewangan dan bagi memastikan bajet Jabatan peruntukan diperoleh /Bahagian dan semua PTJ mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah mengikut tatacaran kewangan yang ditetapkan Ketua Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN Penolong Pengarah Unit Kewangan dan Akaun 28

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS SEKTOR AWAM AKAUNTABILITI

AKAUNTABILITI TAKRIFA N Akauntabilti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dilaksanakan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan Hasil akhir / Output sesuatu tugas Bukan senarai tugas dan aktiviti KATA KERJA Kata yang digunakan untuk menyatakan sesuatu perbuatan yang boleh menentukan kompleksiti tugas bagi gred sesuatu jawatan. Seorang penyelia tidak seharusnya mempunyai kata kerja yang sama dengan pegawai di bawah seliaannya kerana setiap gred mempunyai kompleksiti Tugas yang berbeza. Apakah tanggungjawab utama jawatan? Contoh Mentadbir urus HASIL OBJE K perkataan selepas kata Rangkaian kerja yang merujuk kepada siapa atau apa. Objek menerangkan fungs jawatan/produk/perkhidmatan i dilaksanakan oleh sesuatu jawatan yang Keluaran atau Hasil (Output atau Outcome) merujuk kepada jangkaan penghasilan yang perlu dicapai dalam melaksanakan sesuatu tugas Kepada sesuatu Untuk mencapai organisasi pembinaan bagi memastikan perlaksanaan proje 3 k 0 berjalan lancar mengikut syarat yang ditetapkan

CIRI – CIRI 1 2 Mengenal pasti semua output utama bagi sesuatu jawatan (identifies all key outputs); Tidak terikat kepada sesuatu tempoh (timeless) 4 Fokus kepada hasil (focused on results) AKAUNTABILIT I 3 Tugas yang spesifik (job specific) 5 6 Beberapa jawatan berkongsi akauntabiliti yang sama dan pada masa yang sama Dikategorikan mengikut keutamaan fungsi tugas 31

CONTOH 1 BAHAGIAN Bahagian Khidmat Pengurusan Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA Penolong Setiausaha Unit Pengesahan Lantikan, Elaun & Kemudahan KHIDMAT PENGURUSAN SETIAUSAHA BAHAGIAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA Penolong Setiausaha Unit Penempatan, Kenaikan Pangkat & Tatatertib Penolong Setiausaha Unit Pembangunan Organisasi Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN Penolong Setiausaha Unit Pentadbiran Unit Logisti k Unit Kewangan Penolong Setiausaha 32 Unit Aset & Perolehan

AKAUNTABILITI CONTOH PENULISAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA KATA KERJA 1 Melaksanakan KATA KERJA 2 Melaksanakan KATA KERJA 3 Melaksanakan Membuat sesuatu OBJE K urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan OBJE K urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib OBJE K urusan pembangunan organisasi Kepada sesuatu HASIL bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. HASIL bagi memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang sesuai. Untuk mencapai 33

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS SEKTOR AWAM TUGAS UTAMA

TUGAS UTAMA TAKRIFA N Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang dikenal pasti dapat mencapai akauntabiliti yang ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan Akauntabiliti ditunjukkan seperti Jadual di bawah. AKAUNTABILI TI Menghuraikan “Apa” TUGAS UTAMA Menghuraikan “Bagaimana” Tepat Menyenaraikan Foku s Mungkin berubah Kawalan kepada penghasilan/Output Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan mengikut keutamaan fungsi tugas Input Tidak semua tugas bagi sesuatu jawatan perlu disenaraikan 35

CONTOH 1 BAHAGIAN Bahagian Khidmat Pengurusan Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA Penolong Setiausaha Unit Pengesahan Lantikan, Elaun & Kemudahan KHIDMAT PENGURUSAN SETIAUSAHA BAHAGIAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA Penolong Setiausaha Unit Penempatan, Kenaikan Pangkat & Tatatertib Penolong Setiausaha Unit Pembangunan Organisasi Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN Penolong Setiausaha Unit Pentadbiran Unit Logisti k Unit Kewangan Penolong Setiausaha 36 Unit Aset & Perolehan

CONTOH PENULISAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI 1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 1. 2. 3. 4. Menyemak dan menganalisis data. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia. 2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 1. 2. 3. 4. Menyemak dan menganalisis data. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia. 3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi 1. bagi memastikan agensi mempunyai struktur 2. organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang sesuai. 3. 4. Menyediakan pelan perancangan. Menyediakan kertas permohonan. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA. Menyediakan kertas pertimbangan. 37

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS SEKTOR AWAM DIMENSI

DIMENSI TAKRIFA N Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Parameter/ skala dan kuantiti spesifik kepada jawatan yang berkenaan sahaja dan berdasarkan skala penentuan di bawah seliaan jawatan berkaitan sahaja. Sempadan Tugas Bukan KPI atau SKT Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT). Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT Dimensi DIMENS I SK T KPI Penentuan Paramater/Skala Cth: Kategori Usahawan - Usahawan di 3 negeri - Usahawan wanita KPI Ukuran impak pencapaian SKT utama Cth: 10 daripada usahawan bebas daripada bantuan dana kerajaan SKT Sasaran kerja yang perlu dicapai Cth: membantu 100 usahawan 39

CONTOH PENULISAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI 1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan 1. kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi 2. ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. 4. Menyemak dan menganalisis data. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia. 2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan 1. tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang 2. ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. 4. Menyemak dan menganalisis data. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia. 3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi 1. memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif dan 2. skim perkhidmatan yang sesuai. 3. 4. Menyediakan pelan perancangan. Menyediakan kertas permohonan. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA. Menyediakan kertas pertimbangan. DIMENSI 1. 2. 3. 4. 5. 6. Bilangan Perjawatan: 320 perjawatan Bilangan Pengisian: 300 pegawai Bilangan Skim Perkhidmatan: 10 skim perkhidmatan Bilangan Kes Tatatertib: 30 kes Kertas Pertimbangan/ Kertas Makluman/ Laporan 40 Mesyuarat Bahagian/Mesyuarat Pengurusan

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS SEKTOR AWAM KELAYAKAN AKADEMIK

KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS TAKRIFA N Kelayakan akademik merujuk kepada kelayakan minimum yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan seperti yang diperuntukkan dalam syarat-syarat lantikan skim perkhidmatan. Diperuntukkan dalam perbekalan skim perkhidmatan Ikhtisas merujuk kepada kelayakan tambahan yang diperuntukkan kepada skim-skim perkhidmatan tertentu. (Cth: Bukan merujuk kepada kelayakan akademik penyandang Akauntan – Malaysian Association of Certified Public Accountants) Kelayakan yang bersesuaian dengan jawatan adalah satu kelebihan CONTOH PENULISAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya. pengajian tinggi tempatan atau (Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan) 42

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS SEKTOR AWAM KOMPETENSI

KOMPETENSI TAKRIFA N Kemahiran/ Kriteria individu merujuk kepada kemahiran/ kriteria yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan. Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka dan peminjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan sesuai oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang mana-mana penyandang yang kurang memenuhi kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut. Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan boleh menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut. CONTOH PENULISAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA 1. 2. 3. 4. 5. KOMPETENSI Kemahiran Kepimpinan Kemahiran Membuat Keputusan Pemikiran Strategik Pemikiran Analitikal Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point 44

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPS I TUGAS SEKTOR AWAM PENGALAMAN

PENGALAMAN TAKRIFA N Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan tersebut. Tempoh fungsi di jawatan pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan, bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada. Realistik dengan gred jawatan Bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang CONTOH PENULISAN Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA PENGALAMAN Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia 46

TERIMA KASIH Jabatan Perkhidmatan Awam Bahagian Pembangunan Organisasi jdteam@jpa. gov. my 61

CONTOH DOKUMEN DESKRIPSI TUGAS 47

CONTOH DOKUMEN DESKRIPSI TUGAS Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA MAKLUMAT UMUM GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) BIDANG UTAMA Bekalan: B 07 Program: 3. 3. 2 Butiran: 25 Pengurusan Sumber Manusia GRED JAWATAN M 48/M 52 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEDIAKAN OLEH HIRARKI 2 (CAWANGAN /SEKTOR/UNIT) Seksyen Sumber Manusia DISEMAK OLEH Khairy bin Jalaluddin/ KPSU (SM) Burhanuddin bin Abdullah/ SUB (KP) SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik DILULUSKAN OLEH Norhaliza binti Junid/ SUBK KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 48

AKAUNTABILI TI Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 1. 2. 3. 4. TUGAS UTAMA Menyemak dan menganalisis data. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia. 2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 1. 2. 3. 4. Menyemak dan menganalisis data. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia. 3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi agensi mempunyai struktur organisasi yang perkhidmatan yang sesuai. 1. 2. 3. 4. Menyediakan pelan perancangan. Menyediakan kertas permohonan. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA. Menyediakan kertas pertimbangan. 1. 2. 3. bagi memastikan efektif dan skim Bilangan Perjawatan : 320 perjawatan Bilangan Pengisian : 300 pegawai Bilangan Skim Perkhidmatan : 10 skim perkhidmatan DIMENS I 4. Bilangan Kes Tatatertib : 30 kes 5. 6. Kertas Pertimbangan/ Kertas Makluman/ Laporan Mesyuarat Bahagian/Mesyuarat Pengurusan KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya. (Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan) KOMPETENSI FUNGSIONAL 1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point GENERIK 1. 2. Kemahiran Kepimpinan Kemahiran Membuat Keputusan PENGALAMA N Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia 3. 4. Pemikiran Strategik Pemikiran Analitikal 49

S O A L A N L A Z I M SOALAN LAZIM 50

SOALAN LAZIM BIL. SOALA N Adakah JD perlu dipinda sekiranya penyandang bertukar? JAWAPA N JD tidak perlu dipinda kerana penyediaan JD kepada jawatan bukan penyandang. merujuk 2. Kumpulan gred dan jawatan apakah yang sesuai mempunyai JD? JD sesuai disediakan untuk semua gred dan jawatan dalam perkhidmatan awam. Walau bagaimanapun, JD lebih wajar disediakan secara top-down. 3. Adakah agensi perlu menyediakan satu (1) JD sahaja bagi jawatan-jawatan yang menjalankan fungsi yang sama? Prinsip penyediaan JD adalah 1 JD : 1 Jawatan. Akauntabiliti dan tugas utama boleh sama bagi jawatan yang menjalankan fungsi yang sama tetapi terdapat kemungkinan perbezaan pada komponen “dimensi”. 1. 51 S O A L A N L A Z I M

SOALAN LAZIM BIL. 4. SOALAN Bolehkah tugas-tugas baharu dimasukkan dalam JD? JAWAPA N Bagi tugas-tugas baharu dalam skop jawatan yang diberikan kepada jawatan boleh ditambah dalam JD manakala tugas lain yang tidak berkaitan dengan skop jawatan yang diberikan kepada penyandang dimasukkan sebagai Sasaran Kerja Utama (SKU). Bagi tugas-tugas lain yang tidak menepati dengan tujuan pewujudan jawatan hanya dijadikan sebagai SKU 5. Bagaimanakah kaedah penulisan Tujuan Pewujudan Jawatan sekiranya terdapat lebih daripada satu (1) Tujuan Pewujudan Jawatan? Tujuan Pewujudan Jawatan boleh digabungkan menjadi satu ayat umum. Perincian boleh dihuraikan melalui setiap akauntabiliti. 52 S O A L A N L A Z I M

SOALAN LAZIM BIL. 6. SOALA N Pada komponen manakah SEMPADAN tugas dapat dikenal pasti? S O A L A N JAWAPAN Sempadan tugas dapat dikenal pasti pada komponen TUJUAN PEWUJUDAN JAWTAN, AKUANTABILITI & DIMENSI L A Z I M 7. JD hanya dapat melihat kepada tugas utama. Bagaimana sekiranya untuk mengenal pasti tugas lain yang bukan utama? Sebarang tugas-tugas lain dicadang untuk dilampirkan bersama dokumen JD. 8. Siapa yang bertanggungjawab menyediakan JD? PSM bertanggungjawab menyediakan JD bagi setiap jawatan baharu dan sedia ada. Walau bagaimanapun, penyediaan JD jawatan sedia ada hendaklah dibantu oleh penyelia/penyandang jawatan tersebut. 9. Adakah boleh menambah komponen utama yang lain dalam JD? Boleh. Tertakluk kepada keperluan agensi. 10. Adakah JD boleh dijadikan input untuk menjajarkan sesuatu jawatan sekiranya beban tugas/kompleksiti tidak setara dengan jawatan sedia ada. Boleh. Tertakluk juga dengan dasar perjawatan semasa. lain-lain prinsip 53

K U I Z KUIZ M O D U L MODUL 54

1 K U I Z JD didefinisikan sebagai satu dokumen rasmi yang mempunyai kenyataan bertulis bagi sesuatu tugas yang selayaknya dilaksanakan oleh Pegawai yang menyandang sesuatu jawatan. Ia dapat membantu menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan: M O D U L (a) kehendak stakeholder (b) keperluan semasa agensi (c) objektif penubuhan sesebuah organisasi 2 Penyediaan JD dapat membantu ke atas perkara-perkara seperti berikut: (i)Menghuraikan tanggungjawab sesuatu jawatan berdasarkan akauntabiliti yang ditetapkan; (ii)Mengenal pasti kompleksiti tugas mengikut jawatan dan gred yang ditetapkan; (iii)Mengenal pasti hubung kait tugas di antara penyelia dan pegawai di bawah seliaannya; (iv)Mengenal pasti jurang antara kompetensi jawatan dengan kompetensi pegawai; (v)Menjelaskan skop fungsi dan sempadan sesuatu jawatan untuk memastikan tiada pertindihan fungsi/tugas di antara satu jawatan dengan jawatan yang lain; dan (vi)Merancang keperluan sumber manusia sektor awam yang komprehensif, holisitik dan bersifat strategik. (a) (b) (c) (d) i, iii I, ii, iii, iv, v Semua di atas 55

K U I Z 3 JD mengandungi : M O D U L (a) 8 komponen utama (b) 5 komponen utama (c) 10 komponen utama 4 Gred Jawatan merujuk kepada: (a) gred penyandang (b) gred hakiki jawatan yang diperuntukkan dalam Waran Perjawatan 5 Tujuan Pewujudan jawatan menerangkan keperluan sesuatu jawatan secara umum dan jelas dalam satu ayat yang ringkas yang merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Ia terdiri daripada: (a) Kata Kerja + Objek (b) Kata Kerja + Outcome/Output (c) Kata Kerja + Objek + Outcome/Output 56

6 Jawatan Pengarah KPDNKK Cawangan Negeri Sembilan merupakan gred N 36. Apakah Kata Kerja yang sesuai dicadangkan bagi penyediaan Tujuan Pewujudan Jawatan tersebut? (a) Membantu melaksana (b) Melaksana (c) Merancang 7 Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dapat memberikan hasil. Pernyataan yang manakah yang merujuk kepada ciri-ciri akauntabiliti? (a) Mungkin berubah (b) Menghuraikan “bagaimana” (c) Fokus kepada hasil (d) Menyenaraikan 8 Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Melalui dimensi, dan bagi sesuatu jawatan dapat dikenalpasti. a) b) c) d) sempadan, kompleksiti tugas Sasaran Kerja Tahunan, beban Petunjuk Prestasi Utama, sempadan, Sasaran Kerja Tahunan 57 K U I Z M O D U L

9 K U I Z Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi di sesuatu jawatan. Pernyataan yang manakah TIDAK merujuk kepada tempoh pengalaman? (a) Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan (b) Tempoh pengalaman merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada (c) Tempoh pengalaman bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada (d) Tempoh pengalaman penyandang yang pernah bertugas di agensi lain boleh diambilkira dengan syarat tugas yang dilaksanakan adalah bidang yang sama di agensi semasa 10 Syed Sidek merupakan pegawai berkelulusan Sarjana dalam bidang undang-undang. Beliau bertugas sebagai Ketua Penolong Pengarah, Gred M 48 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Dalam Negeri. Apakah kelayakan akademik yang sesuai ditulis di dalam JD bagi jawatan yang disandang oleh Syed Sidek? (a) Sarjana Undang-Undang (b) Ijazah Sarjana Muda Undang-undang (c) Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Sumber Manusia (d) Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya. 58 M O D U L