TATA PERSURATAN Tingkat Dasar H RAHMATULLOH SE MAB
TATA PERSURATAN (Tingkat Dasar) H. RAHMATULLOH, SE, MAB LDKS MAN 4 BOGOR AHAD, 27 SEPTEMBER 2020
PENGERTIAN TATA USAHA Saiman (2002) • Tata usaha : peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja Waworuntu (dalam Saiman 1991) • Administrasi : proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh • Tata usaha : kegiatan pencatatan, penggolongan data dan tulis menulis dari proses tersebut
KEGIATAN TATA USAHA • Pencatatan relasi/kemitraan • Persiapan hal-hal yang harus KORESPONDENSI dilaporkan pada pimpinan • Proses surat menyurat • Penerimaan dan pengiriman TATA HUBUNGAN telpon/faximile
KEGIATAN TATA USAHA (lanjutan) PENCATATAN & PERHITUNGAN KEARSIPAN • Data-data laporan • Data statistk • Dll • Penyimpanan surat-surat • Penyimpanan dokumen yang penting
CIRI-CIRI PELAKSANAAN TATA USAHA Bersifat Pelayanan Bersifat merembes kesegenap organisasi Dilaksanakan semua pihak dalam organisasi • Memberi pelayanan dan bantuan agar organisasi dapat mencapai tujuan • Dilaksanakan seluruh organisasi • Mencapai ke segala tempat • Dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi menggerakkan karyawan dan segenap fasilitas
SUSUNLAH BERDASARKAN PRIORITAS KEGIATAN KETATAUSAHAAN BERIKUT, BESERTA PENJELASANNYA (nama kegiatan, tujuan kegiatan, manfaat kegiatan, pihak-pihak yang terlibat)
Surat adalah surat pada umumnya 1. Pernyataan tertulis 2. Digunakan sebagai sarana komunikasi 3. Untuk menyampaikan informasi 4. Dari/ke pihak lain Surat dinas 1. Pernyataan tertulis 2. Dalam segala Bentuk/corak yang diatur 3. Digunakan sebagai sarana komunikasi 4. Untuk menyampaikan informasi 5. Dari/ke pihak lain 6. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Tanggal Surat Penulisan tidak tepat Tanggal 10 Bulan September Tahun 2014 Denpasar, 10 -09 -2014 10 September’ 2014 Penulisan yang tepat 10 September 2014
Fungsi Nomor Surat Alat referensi Alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu Alat petunjuk bagi petugas arsip Alat untuk mengetahui unit asal surat
Lampiran Penulisan tidak tepat Lampiran : 5 (lima) lembar Lampiran : Satu (1) berkas Lampiran : - Penulisan yang tepat Lampiran : Lima lembar Lampiran : Satu berkas
Hal Surat (bukan perihal) • Tidak tepat Hal : Undangan untuk menghadiri Sosialisasi tanggal 23 Mei 2014 Penulisan yang tepat: Hal : Undangan
Alamat Surat 1. 2. 3. 4. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap Nama diri penerima surat diawali huruf kapital Penulisan alamat penerima surat harus cermat dan lengkap serta informatif Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena berfungsi sebagai penghubung antar kalimat yang menyatakan arah
Tembusan • Penulisan tidak tepat (tak baku) Tembusan Kepada: 1. Yth. Menteri Agama RI 2. Yth. Wakil Menteri Agama RI • Penulisan yang tepat (baku) Tembusan: 1. Menteri Agama RI 2. Wakil Menteri Agama RI
Tembusan • Tak baku Tembusan Kepada Yth: 1. Wakil Presiden 2. Menteri Keuangan • Baku/Penulisan yang tepat Tembusan: 1. Wakil Presiden 2. Menteri Keuangan
Tembusan • Tak baku Tembusan: 1. Bapak Sekretaris Jenderal Kementerian Agama, sebagai laporan 2. Arsip • Baku Tembusan: Sekretaris Jenderal Kementerian Agama
1. EKSTERN Susunan Surat Dinas Korespondensi Ekstern terdiri dari: - Kepala Surat Dinas (Kop Naskah, Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal) - Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi dan Penutup) - dan Kaki (Nama Jabatan, TTd, Stempel, Tembusan)
Bentuk Surat Cap Nama Pejabat
2. Susunan dan Bentuk Surat Undangan Susunan Surat Undangan : - Kepala (Kop Naskah, Nomor, Sifat, Lampiran, Hal ) - Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi Undangan, Alinea Penutup)
Cap Jabatan Nama Pejabat
LETAK PEMBUBUHAN PARAF v Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penandatangan surat dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama pejabat penandatangan. v Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan surat dinas berada di sebelah kanan/setelah nama pejabat penandatangan. FContoh paraf
Contoh pembubuhan paraf Menteri Agama Republik Indonesia, Paraf Pj. Es. II Paraf Pj. Es. I Lukman Hakim Saifuddin 21
Ketentuan Isi Tembusan 1. 2. 3. 4. 5. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari 1 (satu) diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan instansi tersebut, jika pihak yang diberi tembusan hanya 1 (satu) tidak diberi nomor Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan/nama orang dan bukan nama kantor/instansi Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. /Yth. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberikan ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan/ungkapan lain yang mengikat Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip/pertinggal, karena setiap surat harus memiliki arsip.
Tak Baku Hari : Kamis s. d. Jum’at Tanggal : 7 s. d. 8 Mei 2013 Tempat : Hotel Bumi Karsa, Komplek Bidakara Jl. Jenderal Gatot Subroto Kav. 71 – 73 Jakarta Selatan Check In : Kamis Jam 13. 00 WIB Baku pada hari: Kamis dan Jumat tanggal : 7 dan 8 Mei 2013 tempat : Hotel Bumi Karsa, Kompleks Bidakara Jalan Jenderal Gatot Subroto Kavling 71– 73 Jakarta Selatan check In : Jumat Pukul 13. 00
TERIMA KASIH H. Rahmatulloh, SE, MAB Email : rahmatlan 9@gmail. com Hp. 081310082778
- Slides: 25