TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Presented

TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Presented by Choirul Hidayati

TATA PERSURATAN DINAS

DASAR HUKUM • Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M. PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas • PMA Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama

Pengertian Umum Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Asas-Asas Tata Persuratan • • • Asas Keamanan Asas Pertanggungjawaban/Akuntabilitas Asas Keterkaitan Asas Pelayanan Prima Asas Efisiensi Asas Efektif

Penggolongan Surat Dinas A. Statuter 1. 2. 3. 4. Peraturan Menteri Agama Keputusan Menteri Agama Instruksi Menteri Agama Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi/UPT 5. Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi/UPT

B. Non Statuter 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Surat Dinas Nota Dinas Edaran Laporan Telegram Surat Kawat Memo Pengumuman Undangan Surat Pengantar Telepon Teleks Faksimili (Fax) Elektronic Mail (Email) www (World Wide Web)/ Website

PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER Surat Statuter Surat non Statuter • Untuk surat yang ditandatangani oleh atau an. Menteri Agama menggunakan lambang negara yang terletak pada bagian tengah atas • Untuk surat yang ditandatangani oleh Pimpinan satuan Organisasi menggunakan logo Kementerian Agama yang terletak pada bagian tengah atas • Untuk surat yang ditandatangani oleh atau an. Menteri Agama menggunakan lambang negara dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia pada bagian tengah atas • Untuk surat yang ditandatangani selain Menteri Agama menggunakan kop surat

CONTOH SURAT STATUTER § Yang ditandatangani oleh atau an. Menteri Agama § Yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi

CONTOH SURAT NON STATUTER § Yang ditandatangani oleh atau an. Menteri Agama § Yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA KEMENTERIAN AGAMA RI SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 -4 Telepon: ……………. Jakarta 10710

PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER Surat Statuter • Penomoran surat statuter menggunakan nomor urut dan tahun pembuatan surat Contoh : NOMOR 3 TAHUN 2012 Surat non Statuter • Penomoran surat non statuter menggunakan kode indeks dan kode klasifikasi Contoh : § SJ/B. VI/KS. 02/234/2012 § Kw. 10. 1/PP. 00/145/2012 § Kd. 10. 03/1/KU. 00/78/2012 § Ma. 10. . /KP. 02. 3/786/2012. . . Diisi sesuai nomor urut MAN di provinsi tersebut

PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER Surat Statuter • Bagian surat Statuter terdiri dari 4 bagian, yaitu: 1. Judul 2. Pembukaan 3. Batang Tubuh 4. Penutup Surat non Statuter • Bagian surat statuter terdiri dari 3 bagian, yaitu: 1. Kepala surat 2. Isi surat 3. Kaki surat

PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER Surat Statuter Surat non Statuter • Pencantuman tanggal pada surat statuter terletak pada bagian penutup • Pencantuman tanggal pada surat non statuter terletak pada kepala surat sejajar dengan nomor surat • Penulisan nama pejabat /pemangku jabatan untuk penandatanganan surat diketik dengan huruf kapital, tanpa menggunakan gelar dan pangkat • Penulisan nama pejabat/pemangku jabatan untuk penandatanganan surat diketik dengan huruf awal kapital, tidak perlu garis bawah dan tanda baca, diberi gelar kesarjanaan dan NIP

Surat statuter terdiri dari: - Judul; - Pembukaan; - Batang Tubuh; - Penutup.

- Judul terdiri atas: 1. Kalimat ”Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”. 2. Nomor dan tahun; 3. Nama Peraturan.

Contoh Surat Statuter : Judul diketik sebagaimana contoh dibawah ini : PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA } Jarak setiap baris 1 spasi

Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan, ditambah dengan frase PERUBAHAN ATAS di depan nama Peraturan. Perundang-Undangan yang diubah. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2000 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPAN TANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000 M

Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali, diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah dilakukan, tanpa merinci perubahna sebelumnya. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini. PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 50 TAHUN 2007 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut disisipkan kata PENCABUTAN di depan nama Peraturan Perundangan yang dicabut. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini: PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NO…. TAHUN…. TENTANG PENCABUTAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

- Pembukaan terdiri atas: 1. Kalimat “ Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi” 2. Konsiderans (Menimbang) 3. Dasar Hukum (Mengingat) 4. Memperhatikan(Apabila perlu) 5. Diktum (Mengintruksikan kepada)

Pembukaan Jabatan pembentukan peraturan perundangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (, ). Cara pengetikan sebagai berikut : } Jarak 2 spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA } Jarak 3 spasi

Konsiderans Diawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya sebagai berikut: Menimbang : a. bahwa……………. . ………………. . Jarak antar baris Jarak setiap baris 1 spasi 1. 5 spasi b. bahwa………………. Jarak setiap baris 1 spasi Dasar hukum Diawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya sebagai Jarak setiap baris berikut: 1 spasi Mengingat : 1………………… Jarak antar baris …………………. 1. 5 spasi 2…………………. . ………………… (Bila diperlukan) Memperhatikan: 1…………………. Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1. 5 spasi

Diktum 1. Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (: ) serta diletakkan ditengah margin, Jarak 2 spasi contoh: MEMUTUSKAN Jarak 2 spasi 2. Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah dengan kata menimbang, mengingat, memperhatikan. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (: ), contoh: Menetapkan: PERATURAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA } Jarak 1 spasi

- Batang Tubuh Terdiri dari bab dan pasal

Batang Tubuh Batang tubuh Peraturan Perundang – undangan memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal – pasal, contoh: 1. Dalam bentuk Diktum Pertama : ………………… Jarak 1, 5 spasi Kedua : ………………… 2. Dalam bentuk pasal – pasal BAB I Jarak 1 spasi Judul Bab } } Pasal 1 } } Jarak 1. 5 spasi Jarak 1 spasi …………………………………… } Jarak 1 spasi

- Penutup, terdiri atas : 1. Tempat Penetapan; 2. Tanggal, Bulan dan tahun penetapan; 3. Nama jabatan; 4. Tanda tangan pejabat; 5. Nama pejabat/pemangku jabatan; 6. Cap Jabatan/cap dinas.

Penutup Ditetapkan di…. pada tanggal } } Jarak 4 spasi } Jarak 1 spasi Jarak 1, 5 spasi } MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanda tangan dan cap jabatan Nama lengkap } Jarak 4 spasi Jarak 5 spasi

SURAT NON STATUTER : 1. Kepala surat terdiri atas: a. Kop surat; b. Nomor, Sifat, Lampiran, Hal; c. Tempat, tanggal, bulan dan tahun d. Alamat surat 2. Isi Surat terdiri dari: a. Pembukaan b. Isi Pokok c. Penutup

3. Kaki surat terdiri atas: 1. 2. 3. 4. 5. Nama jabatan (titelatur) Tanda tangan Nama pejabat (pemangku Jabatan) NIP Cap jabatan/cap dinas

Tembusan Surat 1. Kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital, lurus dengan nomor di atas, tanpa diberi garis bawah; 2. Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi dibelakang kata “tembusan” dibubuhkan titik dua (: ); 3. Pengertian tembusan ditetapkan pakai nomor urut, lurus dengan huruf T; 4. Urutan objek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya; 5. Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada Yth atau Yth.

Sifat Surat Sifat surat ditulis dengan memperhatikan: a. Keaslian surat: 1) 2) 3) 4) b. Bobot Informasi 1) 2) c. Asli Tembusan Salinan Petikan Surat penting Surat biasa Pengamanan informasi 1) Sangat rahasia 2) Rahasia 3) Terbatas 4) Biasa

Penggunaan Logo / Lambang A. Surat Statuter • Surat Statuter yang ditandatangani oleh atau a. n Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas • Memorandum Of Understanding (Mo. U) menggunakan logo / lambang Garuda Pancasila • Surat Statuter yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi menggunakan logo Kementerian Agama yang terletak di tengah atas

Penggunaan Logo / Lambang B. Surat Non Statuter 1. Surat Non Statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas 2. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Kementerian Agama 3. Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / STAHN / STABN menggunakan logo masing – masing 4. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT

Proses dan Cara Pembuatan Surat Statuter / Non Statuter : 1. 2. 3. 4. Penyiapan Konsep Pengajuan Konsep Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Surat) Penomoran Surat

Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat, jelas dan singkat, serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku, baik dan benar

Pengajuan Konsep 1. Konsep diajukan secara hirarkis sampai pejabat menandatangani sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, setelah diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggung jawaban 2. Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu diedarkan dibahas dengan pejabat unit kerja terkait. 3. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang.

Penomoran Surat 1. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. 2. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. 3. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. 4. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi

PENANDATANGAN SURAT Pimpinan/Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur sebagai berikut: I. II. III. IV. V. Menteri Agama RI Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I: • • • Sekretaris Jenderal Direktur Jenderal Inspektur Jenderal Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan Rektor UIN / IAIN / IHDN Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II: • • Kepala Kantor Wilayah Kepala STAIN / STAKN / STAHN / STABN Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III: • • Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota Kepala Balai LITBANG dan DIKLAT Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA: • Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) • Kepala Madrasah Negeri VI. Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993 VII. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a. n. ) Menteri Agama atau a. n. atasannya masing – masing dalam hal: • • Nota Dinas dan Memo Surat Dinas kepada atasannya langsung

Jalur Surat A. Jalur Surat Dari Atas ke Bawah Jalur Surat dari atas ke bawah hanya diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat dibawahnya, kecuali surat karena tugas dan fungsinya dapat mengirim surat kepada unit manapun dalam rangka pengawasan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan B. Jalur Surat Dari Bawah ke Atas Jalur Surat dari bawah ke atas hanya diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diatasnya, kecuali: 1. Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri Agama No. 27 tahun 1971 2. Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam Keputusan Menteri Agama No. 27 tahun 1981

C. Jalur Surat Menyamping (Horizontal) • Surat dari Eselon I kepada Pejabat eselon I lainnya ditujukan langsung kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan. • Surat dari Pejabat Eselon II yang ditandatangani atas nama Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon II yang dituju

Pengiriman Surat A. Tingkat Urgensi 1. Kilat, harus dikirim seketika setelah surat ditandatangani 2. Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah ditandatangani 3. Biasa, dikirim menurutan penerimaan di Bagian Pengurusan Surat B. Cara Pengiriman 1. Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas : § Surat berkualifikasi sangat rahasia § Dikehendaki tanggapan segera § Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi sura 2. Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota) 3. Dengan pos telegram 4. Dengan pos patas, pos udara. 5. Dengan Faximile. 6. Dengan Email.

KODE INDEKS Contoh: 1. Menteri Agama Nomor : MA/123/2009, dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 2. Eselon I atas nama Menteri Agama Nomor : MA/SJ/123/2009, dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama SJ : Kode indeks Unit Eselon I (Sekretariat Jenderal) 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat

3. Eselon II atas nama pejabat eselon I: Nomor : SJ/B. VI/OT. 00/160/2009, dengan keterangan sebagai berikut: SJ : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat Jenderal) B. IV : Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum) OT. 00 : Kode klasifikasi 160 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 4. Kanwil Kementerian Agama Provinsi: Nomor : kw. 11. 1/PP. 00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut: Kw : Kode indeks kantor wilayah Kemenag provinsi 11 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag provinsi Jawa Tengah 1 : Kode Bagian Tata Usaha PP. 00 : Kode klasifikasi

5. Perguruan Tinggi Agama Negeri a. IAIN Nomor : In. 01/1/KP. 00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : In : Kode indeks institut 01 : Nomor urut institut 1 : Kode Biro KP. 00 : Kode klasifikasi 275 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat b. UIN Nomor Un 01 1 KP. 00 275 2009 : Un. 01/1/KP. 00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks Universitas : Nomor indeks Universitas : Kode Biro : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat b. STAIN Nomor Sti 01 1 KP. 00 275 2009 : Sti. 01/1/KP. 00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks Sekolah. Tinggi Agama Islam : Nomor urut Sekolah Tinggi : Kode Bagian Tata Usaha : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat

6. Madrasah / KUA a. MAN Nomor : Ma. 09. . . /KP. 00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut: Ma : Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri 09 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov. DKI Jakarta) KP. 00 : Kode klasifikasi 635 : Nomor urut dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat b. KUA Nomor : Kk. 13. 02. 03/PP. 00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut: Kk : Kode indeks Kantor Urusan Agama Kecamatan 13 : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian Agama (Prov. Jatim) 02 : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian Agama kabupaten (Kab. Ponorogo) 03 : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec. Jetis) PP. 00 : Kode klasifikasi

KEARSIPAN

DASAR HUKUM KEARSIPAN RI § Undang – Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan § Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

DASAR HUKUM KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA § KMA Nomor 44 tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama sebagai pengganti PMA Nomor 10 tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis di lingkungan Departemen Agama § PMA Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama § KMA Nomor 111 tahun 1999 Tentang Jadual Retensi Arsip Departemen Agama (sedang disempurnakan)

TIPE ARSIP Arsip dapat berupa: Surat Film Foto Kaset VCD DVD Disket Arsip Elektronik Peta Master Plan/Site Plan/ Denah/Tampak/Potongan/Detail/ Perspektif

BEBERAPA PENGERTIAN POKOK 1. Arsip menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 Pasal 1 adalah: § Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip § Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dam perseorangan dengan pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Pencipta arsip: Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 3. Unit pengolah: Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya yang terdiri dari: § Pimpinan Unit Pengolah § Tata Usaha Pengolah § Pelaksana Pengolah

4. Unit kearsipan Satuan unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 5. Klasifikasi Arsip § Ialah pengelompokkan arsip menurut urusan/masalah secara logis, kronologis, dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta § Ialah suatu proses dimana arsip organisasi dapat dikelompokkan untuk memudahkan penemuan kembali

6. Penyusutan Arsip Kegiatan pengurangan arsip dengan cara: § Memindahkan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan § Memusnahkan arsip yang tidak bernilai sesuai ketentuan § Menyerahkan arsip statis dari Unit Kearsipan ke Arsip Nasional (ANRI)

Manajemen Arsip Dinamis (Records Management) DAUR HIDUP ARSIP (Life Cycle of Records) PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN * Pengurusan Surat * Sistem Pemberkasan dan Temu Balik * Manajemen Arsip aktif * Manajemen Arsip Inaktif * Program arsip Vital * Disaster prevention & recovery plan * Program Perawatan PENYUSUTAN *Survei/Inventarisasi arsip * Penilaian arsip * Jadwal retensi * Pemindahan arsip inaktif * Pemusnahan * Penyerahan arsip Statis ke ANRI PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen * Manajemen Korespondensi & Tata Naskah * Manajemen Laporan * Manajemen Produk Hukum

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN (Ps. 6) 1. PENETAPAN KEBIJAKAN (Ps. 7) § Pembinaan; § Pengelolaan arsip; § Sistem kearsipan nasional, sistem informasi kearsipan nasional, dan jaringan informasi kearsipan nasional; § Organisasi; § Sumber daya manusia; § Sarana dan Prasarana; § Perlindungan dan penyelamatan arsip; § Sosialisasi kearsipan; § Kerjasama; dan § Pendanaan

2. PEMBINAAN KEARSIPAN § § Pengadaan arsiparis; Pengembangan kompetensi dan profesionalitas arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, dan pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; Pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.

3. PENGELOLAAN ARSIP (Ps. 9) § Arsip dinamis: ü Arsip Vital Tanggung jawab ü Arsip Aktif pencipta arsip ü Arsip Inaktif § Arsip Statis tanggung jawab Lembaga Kearsipan

ARSIP DINAMIS ARSIP AKTIF BERUBAH STATUS BERDASARKAN JRA MUSNAH ARSIP STATIS ARSIP INAKTIF PERMANEN

PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN § § § § Belum jelasnya organisasi kearsipan: Unit Pengolah? atau Unit Kearsipan? Belum optimalnya pembinaan intern Adanya kecenderungan setiap surat disampaikan ke pimpinan. Belum adanya pengendalian surat yang efisien. Adanya kecenderungan setiap surat di-copy 3 X dan disampaikan ke unit kerja yang tidak terkait. Setiap unit mempunyai sistem pemberkasan yang berbeda, termasuk sarana penyimpanannya. Adanya kesulitan dalam penemuan arsip Adanya penumpukan arsip.

BENTUK KEJAHATAN TERHADAP ARSIP/DOKUMEN § § § Pemalsuan Membocorkan informasi Menyimpan, memiliki dan menggunakan yang bukan haknya Merahasiakan arsip/dokumen yang seharusnya diketahui oleh yang berhak Pemusnahan arsip/dokumen tanpa prosedur yang benar Penghilangan arsip/dokumen sebagai barang bukti

SANKSI ADMINISTRATIF § § § Teguran lisan Penundaan KGB maksimal 1 tahun Penundaan Kenaikan pangkat maksimal 1 tahun Penurunan gaji maksimal 1 tahun Penurunan pangkat Pembebasan dari jabatan

SANKSI PIDANA § § § § Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang tidak berhak Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip negara yang terjaga Sengaja tidak memberkaskan dan melaporkan arsip Sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup Sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur Memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan pada pihak ketiga diluar yang ditentukan Tidak menyerahkan arsip yang tercipta yang dibiayai dengan anggaran negara

KONDISI KEARSIPAN KEMENTERIAN AGAMA SAAT INI § § § Arsip belum menjadi rujukan Kementerian/Masyarakat sebagai sumber informasi Belum optimalnya fungsi Unit Kearsipan Kementerian, Unit Kearsipan Satuan Organisasi dan Unit Kearsipan Perguruan Tinggi Pelaksanaan Kearsipan belum dilaksanakan secara profesional Unit Kearsipan belum memanfaatkan teknologi dan informasi secara optimal Masih belum ditertibkannya dokumen aset instansi

ASAS, KEWENANGAN DAN ORG. KEARSIPAN (KMA NO. 44 TH. 2010 A. ASAS KEARSIPAN Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama menerapkan asas sentralisasi dan desentralisasi B. KEWENANGAN KEARSIPAN Arsip adalah wewenang pemerintah. Dalam hal arsip yang berkaitan dengan arsip di lingkungan Kementerian Agama menjadi wewenang Kementerian Agama 1. Menteri menetepkan kebijakan umum 2. Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Biro Umum melakukan Pembinaan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama 3. Kanwil Kementerian Agama Provinsi sebagai pusat

C. ORGANISASI KEARSIPAN Organisasi Unit Kearsipan Unit Pengolah

1. UNIT KEARSIPAN Kementerian (Unit Kearsipan I) Satuan Organisasi (Unit Kearsipan II) Dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal • Sekretariat Ditjen dalam hal ini Biro Umum • Sekretariat Itjen • Sekretariat Badan Litbang dan Diklat Instansi Vertikal (Unit Kearsipan III) UPT (Unit Kearsipan IV) • Kanwil Kementerian Agama • Perguruan Tinggi Agama • Kantor Kementerian Agama Kab/Kota • Madrasah • KUA • Balai Diklat/ Balai Penelitian

Tugas unit kearsipan Unit Kearsipan I 1. Mengarahkan dan Mengendalikan arsip aktif seluruh Satuan Organisasi 2. Menyimpan arsip in aktif (sebagai pusat arsip) 3. Membina dan mengkoordinasikan bidang kearsipan Kementerian 4. Membina, mengkoordinasikan dan mengendalikan Jafung Arsiparis 5. Memusnahkan arsip sesuai JRA 6. Menyerahkan Arsip Statis Kementerian Agama Pusat ke ANRI Unit Kearsipan II 1. Mengarahkan, mengendalikan dan menata arsip aktif di lingkungan Sat. Or. masing – masing 2. Melakukan Koordinasi bidang kearsipan dan Jafung Arsiparis dengan Unit Kearsipan I 3. Memindahkan Arsip in aktif ke Unit Kearsipan I maksimal 2 thn/1 x

Unit Kearsipan III Unit Kearsipan IV Kanwil Kemenag Provinsi: 1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif di Kanwil 2. Menyimpan Arsip in aktif Kanwil 3. Mengkoordinasikan bidang kearsipan dan jafung arsiparis dengan Unit Kearsipan I 4. Memusnahkan arsip sesuai JRA 5. Menyerahkan arsip statis ke LKD 6. Memberikan bimbingan kegiatan Kearsipan pada Kankemenag kab/kota, UIN, IAIN, IHDN, STAIN, STAKN, STAHN, STABN, Balai, KUA dan Madrasah 1. Mengarahkan, mengendalikan dan menata arsip aktif masing – masing UPT 2. Menyimpan arsip in aktif dari unit kerja di lingkungan UPT masing – masing 3. Membina dan mengkoordinasikan di bidang kearsipan di lingkungan UPT masing – masing 4. Membina, mengkoordinasikan dan mengendalikan Jafung arsiparis di lingkungan UPT masing – masing 5. Memindahkan arsip in aktif ke Kanwil kecuali KUA, MIN, MTs. N ke Kankemenag Kab/Kota: 1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif di Kankemenag Kab/kota 2. Menyimpan arsip in aktif Kankemenag Kab/Kota, KUA, MIN, MTs. N 3. Mengkoordinasikan kearsipan dan jafung arsiparis dengan unit kearsipan tk. Kanwil 4. Memberikan bimbingan kearsipan di lingkungan Kankemenag Kab/Kota 5. Menyerahkan arsip in aktif pada kanwil

2. Unit pengolah KEMENTERIAN SATUAN ORGANISASI INSTANSI VERTIKAL Kepala Kanwil/ Kepala Kantor Kab/Kota PIMP. UNIT PENGOL AH Menteri Agama Sekjen/Irjen/ Dirjen/ Kabalitbang &Diklat TATA USAHA Subbag TU Menteri Subbag Setjen/Subbag Umum/ TU&Kearsipan, Subbag TU dll PELAKSA Pimpinan Satuan NA Organisasi Biro/Pusat/ Sekretariat/ (Sekjen, Irjen, Direktorat/ Dirjen, Kabalitbang& Inspektorat/ Diklat) Balitbang& Diklat Bagian TU/Bidang/ Seksi UPT Rektor/Ketua/ Kepala Subbag TU/Pelaksana TU Biro/Bagian/ Seksi/Petugas yang ditunjuk

TUGAS UNIT PENGOLAH 1. Tata usaha Unit Pengolah menentukan kode dan indeks. 2. Pimpinan Unit Pengolah bertugas memberikan disposisi pada surat untuk proses selanjutnya. 3. Tata Usaha Unit Pengolah mengatur arah surat sesuai dengan disposisi pimpinan dan mengarahkan surat langsung kepada pelaksana untuk surat-surat yang tidak memerlukan disposisi pimpinan.

4. Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugas memproses penyelesaian surat sesuai dengan disposisi pimpinan (untuk surat yang memerlukan disposisi) dan memproses surat rutin yang diterima langsung dari Tata Usaha Unit Pengolah. 5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakan penyimpanan berkas selama arsip masih aktif.

PEMBANGUNGAN SKN, SIKN, DAN PEMBENTUKAN JIKN § Penetapan Kebijakan dalam pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN), Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) sebagaimana termaktub dalam UU Nomo 43 tahun 2009 dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI).

FUNGSI SKN § Mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan § Menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi § Menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya

FUNGSI SIKN § Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara § Menjamin akuntabillitas manajemen penyelenggaraan negara § Menjamin penggunaan informasi kepada pihak yang berhak § Menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa

FUNGSI JIKN § Meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat § Meningkatkan Kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat § Meningkatkan peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan

PENYELENGGARAAN JIKN Penyelenggaraan JIKN dilaksanakan melalui pembentukan : a. Pusat Jaringan Nasional diselenggarakan oleh ANRI b. Simpul Jaringan dilaksanakan oleh: 1. Unit Kearsipan (Pusat) 2. Lembaga Kearsipan: - Provinsi - Kabupaten/Kota - Perguruan Tinggi

Implementasi SKN, SIKN, dan JIKN di Kementerian Agama § SKN Kementerian Agama sudah memiliki Organisasi Kearsipan dikelola oleh Kasubbag Kearsipan dan Persuratan berdasarkan PMA 10 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama Pelaksanaan SKN di lingkungan Kementerian Agama diatur dalam KMA 44 tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama dan Jadwal Retensi Arsip Kementerian Agama (dalam proses penyempurnaan) § SIKN Penerapan SIKN pada Kementerian Agama diwujudkan dalam pembuatan Aplikasi Kearsipan dan Persuratan

§ JIKN Kementerian Agama sedang merintis pembangunan JIKN dalam bentuk implementasi pada : ü tahun 2009 -2010 : Biro Umum ü tahun 2011 : Sekretariat Jenderal ü tahun 2012 : diharapkan sudah terimplementasi ke seluruh Unit Pengolah / Unit Kearsipan II melalui jaringan PINMAS