TANIALIMMM ANLAALIMMMM RENC PAYLAIM ve BLGLENDRME TOPLANTISI renci

TANIŞALIMMM ANLAŞALIMMMM!!! ÖĞRENCİ PAYLAŞIM ve BİLGİLENDİRME TOPLANTISI Öğrenci Dekanlığı 22 Aralık 2009

TANIŞALIMMM ANLAŞALIMMMM!!! ÖĞRENCİ PAYLAŞIM ve BİLGİLENDİRME TOPLANTISI 2 1. İdari Yapı 2. Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler 3. Öğrenci Grupları; A. Seçim ve Atama B. İdari ve Mali Destek C. Destek Veren İdari Birimler 4. Öğrenci Grupları Etkinlik İşleyişi A. Başvuru ve Uygulama B. Bütçe C. Sponsorluk D. Protokol E. Duyurular F. Sıkça Gerçekleştirilen Etkinlik Çeşitleri G. Sertifika ve Katılım Belgesi H. Davetiyeler 5. Yönetmelik – Yönergeler 6. Gönüllülük ve Sürdürülebilirlik 7. Yazışmalar 8. Demirbaş ve Mekan Kullanımı

Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu Kulüp ve Topluluklar Öğrenci Dekanlığı Radyo Bilkent 3 Toplumsal Duyarlılık Projeleri

1) İdari Yapı: Bilkent Üniversitesi Mütevelli Heyet Senato Rektör Prof. Dr. Ali Doğramacı Rektör Yardımcısı (Akademik İşler) Provost Prof. Dr. Abdullah Atalar Rektör Yardımcısı (İdari ve Mali İşler) Prof. Dr. Kürşat Aydoğan Rektör Yardımcısı (Öğrenci İşleri) Prof. Dr. Erol Arkun Üniversitemizde 9 fakülte, 3 yüksekokul ve 3 enstitü bulunmaktadır. 4

1) İdari Yapı: Öğrenci Dekanlığı Öğrenci Dekanı ÖD Koordinatörü Kariyer Merkezi 5 Öğrenci Konseyi Sosyal Sorumluluk Merkezi Psikolojik Danışma ve Gelişim Merkezi Radyo Bilkent

2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Kulüpler Üst Kurulu (KÜK) KÜK 6

2008 -2009 Akademik Yılı Kulüpler Üst Kurulu tarafından yapılan sıralamada en başarılı ilk 10 Ø Ø Ø Ø Ø 7 Eşitlik Özgürlük ve Barış Platformu Kulübü Genç Aydınlanma Kulübü IEEE Öğrenci Kolu Topluluğu İşletme ve Ekonomi Topluluğu Kültür ve İletişim Topluluğu Milliyetçi Düşünce Kulübü Münazara Topluluğu Operational Research Kulübü Türk Dünyası Araştırmaları Topluluğu Türkçe Topluluğu

2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Radyo Bilkent Yürütme Kurulu 8

2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: GE 100 Üniversite Hayatına Giriş Dersi Komitesi 9

2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Bahar Şenliği Komitesi (BAŞOK) 10

3 -a) Öğrenci Grupları İçin Seçim ve Atama Kişi Sayısı Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu 1 Başkan 1 Genel Sekreter 3 Başkan Yard. Kulüp / Topluluklar Yönetim Kurulu 1 Başkan Yard. 1 Sayman Yön. Kur. Üyeleri Toplumsal Duyarlılık Projeleri Yürütme Kurulu 1 Koordinatör Proje Sorumluları Alt Grup Sorumluları Radyo Bilkent İşletme Kurulu 11 1 İşletme 1 İdari İşler 1 Yayın Birimi 1 Halkla İlişkiler Sorumluları Seçim / Atama Seçim Atama

3 -b) Öğrenci Grupları İçin Sağlanan İdari-Mali Destek Üniversite yönetimi her bir öğrenci topluluğu için bütçe sağlamaktadır. 12 İdari Destek Mali Kaynak Kulüp/ Topluluklar Öğrenci Konseyi Koordinasyon Ofisi • Üniversite • Sponsorluk Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu Öğrenci Konseyi Koordinasyon Ofisi • Üniversite Toplumsal Duyarlılık Projeleri Sosyal Sorumluluk Merkezi • Üniversite • Sponsorluk • Hibe Radyo Bilkent Öğrenci Dekanlığı Koordinasyon Ofisi • Bilkent Radyo Televizyon ve Yayıncılık A. Ş. Bütçesi • Reklam • Etkinlik

3 -c) Öğrenci Gruplarına Destek Veren Üniversitemiz İdari Birimleri İdari birimler İdari ve Mali İşler Rektör Yardımcılığı’na bağlıdır; Kafeteryalar İşletmesi Müdürlüğü (KİM) Muhasebe ve Tahakkuk Müdürlüğü (MTM) Mali İşler Daire Başkanlığı (MİDB) Destek Hizmetler ve Ulaşım Müdürlüğü (DHUM) Sivil Savunma ve Güvenlik Müdürlüğü (SSGM) Sağlık Merkezi (SM) Yayın Birimi (YAYINBİR) Alımlar Müdürlüğü (ALM) Lojman İşletmeleri Müdürlüğü (LİM) Yurtlar Müdürlüğü (YM) 13

4) Öğrenci Grupları Etkinlik İşleyişi a) b) c) d) e) 14 Başvuru ve Uygulama Bütçe Sponsorluk Protokol Duyuru

4 - A) Başvuru ve Uygulama 15

4 - B) Bütçe 16 i. Üniversite tarafından tahsis edilen ii. Etkinlik, Sponsorluk, Reklam ve hibe gelirleri

4 - B) Bütçe Öğrenci Grubu Bütçe Amiri ÖKYK, Kulüp / Topluluk, TDP İdari ve Mali İşler Rektör Yardımcısı Radyo Bilkent Yürütme Kurulu Provost Öğrenci Grubu Bütçe Hazırlığı Bütçe Dönemi ÖKYK, Kulüp / Topluluk, TDP Kasım - Aralık Ocak – Aralık Radyo Bilkent Eylül Ekim - Eylül Bütçe = Üniversite tarafından tahsis edilen bütçe + etkinlik gelirleri + sponsorluk gelirleri + reklam ve hibe Bütçe kullanımı ilgili idari amirin onayıyla gerçekleşebilir. Konaklama, ulaşım, matbaa ödemesi gibi toplu ödemeler elden yapılmaz, ödemeler Öğrenci Dekanlığı onayı ile MTM kanalıyla havale/EFT yoluyla gerçekleştirilir. Öğrenci grupları herhangi bir etkinlik için elden para toplayamazlar. Toplanacak paralar ilgili üniversite hesabına havale/eft yoluyla alınabilir. DİKKAT!! Onaysız harcama yapmayınız. 17

4 - C) Sponsorluk 18

Sponsorluk Nedir? Neden Önemli ? Sponsorluk Süreci Önemli bilgiler, hatırlatmalar 19

Sponsorluk ? ? ? Sponsorluk: Sponsorluk, bir kurumun, kurumsal ve pazarlama amaçlarına yönelik, katılmakta yarar gördüğü olay ve etkinliklere para vererek yada o olay, etkinlik için gerekli olan hizmetleri sağlayarak desteklemesidir.

Neden önemli ? ? ? • Geleneksel medyanın verimsiz ve pahalı oluşu • Hedef kitleye direk ulaşma imkanı • Medyada geniş yer alması • Kurum imajını oluşturmak / desteklemek • Marka farkındalığını artırmak • Ürün ve hizmetlerin satışına katkı

Neden önemli ? ? ? • Bağış, yardım, hibe değildir. • Profesyonel bir süreç • Her öğrenci grubu / topluluğu bu büyük pastadan pay alabilir !!

Sponsorluk Süreci • Organizasyon / etkinliğin detaylarının netleştirilmesi • Tanıtım materyallerinin hazırlanması • Hedef firmaların belirlenmesi • İletişim & Karşılıklı görüşme

Etkinlik Sonrası • Yıl boyu iletişim. Kendinizi hatırlatın !! • Teşekkür yazısı gönderin. • Geri bildirim alın. • Etkinlik ile ilgili detayları (görseller v. b) paylaşın.

Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar Yaz dönemi çalışmaları Organizasyonel yapılar Sözleşme Maddelerin önemi Sözleşmenin iki taraflı onay süreci şirket tarafı ve KİM tarafı Faturanın hazırlatılması Sözleşme Bedelinin takibi

Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar • Sponsorluk anlaşmaları Öğrenci Dekanlığı’nın onayı olmadan geçerlilik kazanmaz. • Sponsorluk ücretleri Bilkent Üniversitesi tarafından belirlenmiş rayiç bedelinin altında olamaz. • Sponsorluk anlaşmaları için Bilkent Üniversitesi tarafından hazırlanmış standart anlaşma metni kullanılır.

Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar • Alkollü içecek ve tütün ürünleri gibi üniversite yönetimi tarafından belirlenmiş tüketim malzemesi firmalarının sponsorluğu kabul edilmez. • Sponsor firmaların üniversite içinde yapacakları tanıtım çalışmalarında üniversite yönetimi tarafından belirlenmiş genel uygulama kuralları geçerlidir.

4 - D) Protokol 21

4 - E) Duyurular Genel duyuru kanalları: Arkadaşlarınız Poster, afiş, branda ve el ilanı E-posta, bais ve/veya ug. Topluluk web sayfası Bilkent Üniversitesi web sayfası (What’s On? ) Bilkent News Radyo Bilkent Basın (ön onay alınması koşuluyla) 22

Duyuru Örnekleri 23

4 - F) Öğrenci Gruplarının Sıkça Gerçekleştirdiği Etkinlik Çeşitleri Çalıştay Forum Kongre Konferans Panel Seminer Sempozyum Telekonferans Webinar 24

Çalıştay nedir? Ø amacı ve konusu iyi tespit edilmiş Ø katılımcıların konuya göre seçildiği Ø problem çözme sürecinde adım ilerlenen Ø özel analiz ve sentez tekniklerinin kullanıldığı Ø bu tekniklerin etkin kullanımı için grubun ustalıkla yönlendirildiği bir Ø analiz, değerlendirme, karar alma ve planlama sürecidir. 25

Forum nedir? Bir başkasının veya seçilen üyelerin yönetiminde toplumu ilgilendiren bir konuda farklı gruplardan oluşan dinleyicilerin söz sırası alarak konuşma kuralları içerisinde yaptıkları tartışmalara forum denir. 26

Kongre nedir? Bir topluluğun, gündemindeki konuları konuşmak ve yeni kurullar seçmek üzere belli sürelerle yaptığı genel toplantı, kurultaydır. 27

Konferans nedir? Alanında uzman birinin bir konu hakkında, duygu ve düşüncelerini açıklamak, öğretmek amacıyla yaptığı hazırlıklı konuşmaya konferans denir. 28

Panel nedir? Dinleyiciler önünde, seçilmiş bir konuşmacı grubunun bir konuyu tartışmak amacıyla düzenlediği toplantı, toplu görüşme, açık oturum. 29

Seminer nedir? Bir konu üzerinde bilgi alışverişinde bulunmak ya da tartışma yapmak amacıyla düzenlenen toplantı. 30

Sempozyum nedir? Toplumu yakından ilgilendiren herhangi bir konu ya da olay hakkında dinleyiciler karşısında farklı uzman kişilerin konu ya da olayla ilgili yaptığı seri konuşmaların bütününe sempozyum denir. 31

4 - G) Sertifikalar / Katılım Belgeleri Ø İlgili idari birimle değerlendirme Ø Yayın Birimi onayı Ø Üniversite ve ilgili öğrenci grubu logosu Ø Yetkili imzalar 32

Sertifika Katılım Belgesi Sertifikalar, bir eğitime Kongre, konferans, seminer gibi katıldığımızı; bir konuda eğitim aldığınızı belgeler. Eğitim sonunda test ya da sınav yapılır Bu sınavda başarı gösterenlere verilir. 33 çalışmalara katılanlara, katıldıklarına ilişkin olarak düzenleyenler tarafından verilen belgedir. Eğitim sonunda test ya da sınav yapılmaz. Kongre, konferans, seminere katılması belgeyi almak için yeterlidir.

4 - H) Davetiyeler ü Basım öncesi ilgili idari birimce kontrol, ü DİKKAT! Gönderim için yeterli zaman, ü DİKKAT! Protokol listesi 34

5) Öğrencilerin Sorumlu Oldukları Yönetmelik ve Yönergeler Ø Öğrenci Konseyi Yönergesi Ø Öğrenci Kulüpleri/Toplulukları Yönergesi Ø Toplumsal Duyarlılık Projeleri Yönergesi http: //www. bilkent. edu. tr/bilkent-tr/admin-unit/konsey/yon 1. html http: //www. bilkent. edu. tr/bilkent-tr/admin-unit/dos/okk/kulup_yonerge. html http: //www. bilkent. edu. tr/bilkent-tr/admin-unit/dos/tdp. html Ø Radyo Bilkent Yönergesi Yapım aşamasında Bütün öğrenciler için: Ø Öğrenci Disiplin İlke ve Kuralları http: //www. bilkent. edu. tr/bilkent-tr/admin-unit/hukukm/disiplin. html 35

6 - GÖNÜLLÜLÜK ve SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK 36

37

45

7 - Yazışmalar 39

Yazışma Örnekleri 40

8) Demirbaş ve Mekan Kullanımı 41

KATILIMINIZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ. . . 43