Taller Organizacin de Procedimientos Administrativos Instituto Profesional AIEP

Taller Organización de Procedimientos Administrativos Instituto Profesional AIEP Docente: Felipe Olivares olivfelipe@gmail. com

Unidad 1°: Organización del Trabajo Tema 4: Mejoramiento Continuo

MEJORA CONTINUA HERRAMIENTAS

Concepto El concepto de mejora continua se refiere al hecho de que nada puede considerarse como algo terminado o mejorado en forma definitiva. Estamos siempre en un proceso de cambio, de desarrollo y con posibilidades de mejorar. La vida no es algo estático, sino más bien un proceso dinámico en constante evolución. Este criterio se aplica tanto a las personas, como a las organizaciones y sus actividades.

Mejora continua Ø Estabilización del proceso Ø Crecimiento y desarrollo Ø Identificación de todos los Conceptos claves Ø Ø procesos Análisis mensurable Acciones correctivas y preventivas Análisis de la satisfacción del cliente interno y externo Mejora de la calidad y la eficiencia en las operaciones

La mejora continua requiere: o Apoyo en la gestión o Feedback y revisión de los pasos en cada proceso o Claridad en la responsabilidad de cada acto realizado o Poder y participación para el trabajador o Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso

Mandamientos de la mejora continua o Abre tu mente al CAMBIO o Se AMBICIOSO comienza por lo PEQUEÑO o Ataca siempre los PROCESOS nunca a la gente o Busca soluciones SIMPLES o Si esta roto, PARA y ARREGLALO o Usa la CREATIVIDAD, no el capital o Busca la causa RAIZ de los problemas o Usa la SABIDURIA de muchos, no el conocimiento de uno o No existe FINAL en el camino de la mejora o Promueve el sentido de URGENCIA

Evolución de la mejora continua o La mejora continua se inicia en el año 1948 en Japón o En el año 1962 se concluye su formación como proceso de mejora de la calidad o En el año 1980 la mayoría de las empresas norteamericanas contaban con este proceso

Mejora continua vs. Tecnología En el pasado se consideraba al empleado solamente como una extensión de la maquina, por lo que no pensaban, solo ejecutaban las dediciones de los directivos. Las mejores producciones se lograban al mejorar la tecnología y los métodos. No se tenia en cuanta la calidad como un proceso de la mejora continua si no que era mas importante el avance de la tecnología en las empresas.

Sistema modernos de gestión de calidad (TQM) Total quality management 3 pilares fundamentales para el desarrollo de la gestión de calidad: ü Enfoque al cliente ü Participación total ü Mejora continua

Beneficios de la mejora o La mejora del rendimiento mediante la mejora de las capacidades de la organización o La mejora continua en todos los niveles relacionados con los planes estratégicos de la organización o Disponibilidad para reaccionar rápidamente ante las oportunidades Mejorar las relaciones de los individuos de la organización se mejora la capacidad de conseguir los objetivos y metas Mejorar las actividades que tengan influencia en la calidad del producto para así no desperdiciar recursos en mejorar aspectos que no tengan relación con el producto Identificar oportunidades y aprovecharlas para alcanzar los objetivos, utilizando solo los recursos necesarios para obtener los resultados deseados

Estadísticas obtenidas En un estudio que se realizo en EEUU sobre que beneficios genera la mejora continua en las empresas indico que su aumento de productividad de producción general es de 3 puntos mas que las empresas que no cuentan con este sistema, y en la productividad promedio por empleado un 25% superior a empleados que trabajan en empresas que no aplican este programa de mejora.

Ciclo de la mejora continua o 1. Planificar: desarrollar el plan, recopilar información, estudiando los procesos, involucrando a la gente correcta y tener en cuanta las necesidades del cliente. o 2. Hacer: implementar el plan o 3. Verificar: los resultados obtenidos, saber si queda algo por resolver o 4. Actuar: incorporar la mejora y comunicarla a todos los integrantes

HERRAMIENTAS o o o AMFE: análisis modal de fallos y efectos BSC: cuadro de mando integral BENCHMARKING: medición comparativa de desempeño Maximizar la satisfacción del cliente , eliminando los posibles problemas Mide factores financieros y no financieros del estado de resultado de la empresa y se encarga de la comunicación de los gerentes y empleados ayudando a entender el como y en que medida los empleados ayudan al resultado de la empresa Proceso continuo que consiste comparar y medir los procesos internos de una organización con los de otra con mejores resultados

o o o TORMENTA DE IDEAS CIRCULOS DE CALIDAD DIAGRAMA DE FLUJO Técnica en grupo en la que se pretende obtener el mayor numero de ideas, aprovechando la capacidad creativa de las personas luego estas ideas se estructuran y se analizan Grupos reducidos de personas que se reúnen voluntariamente y periódicamente para detectar los errores que se producen en la empresa analizarlos y buscar las soluciones apropiadas Identifican claramente un proceso, describiendo la trayectoria que sigue un producto , las personas y los recursos que la forman

o DIAGRAMA CAUSA-EFECTO o DIAGRAMA DE PARETO o HISTOGRAMAS: diagrama de distribución de frecuencias Ilustra las relaciones entre un efecto (resultado) y sus causas (factores) , ayudando a identificar , clasificar y evidenciar posibles causas Método de análisis que permite distinguir entre las causas de un problema cuales son las mas importantes y las que no lo son tanto. Determina la causa clave de un problema e investiga los efectos y las causas Se utiliza para evaluar la eficiencia de las medidas de mejora implantadas o para corroborar el grado de cumplimiento

o o QFD: despliegue funcional de la calidad SEIS SIGMA Método que permite identificar y trasladar la información obtenida del cliente y convertirla en requisito del producto. Las expectativas del cliente marcan todo el proceso creativo en el que la necesidad del cliente se traduce en lenguaje técnico Método de reducción de los defectos en el producto, que permite minimizar los desperdicios e incrementar la satisfacción del cliente

FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS En la aplicación de este sistema de mejora se generan dificultades o factores contrarios a esta mejora. Factores externos: son aquellos que hacen al entorno de la corporación y sobre los cuales ésta no tiene mayor poder para modificar. Factores internos: son aquellos sobre los cuales los directivos y funcionarios de la empresa pueden direccional o ejercer una política concreta.

Factores externos o 1. Ausencia de políticas económicas de largo plazo por o o o parte del Estado. 2. Falta de una ética de trabajo con objetivos en la calidad, productividad y mejora continua por parte de la población. Carencia de una cultura y disciplina laboral. 3. Sistema económico que no premia la mejora y la productividad. Ausencia de premios y castigos. 4. Instituciones jurídicas que no protegen convenientemente los derechos de propiedad, y en especial los de propiedad intelectual. 5. Falta de fomento a la Investigación y Desarrollo por parte del Estado. 6. Ausencia de una política educativa destinada a formar individuos conocimientos técnico, científicos y disciplina de trabajo.

o 7. Alta participación del Estado en la economía. o 8. Elevados niveles de proteccionismo externo. o 9. Altos grados de regulación o reglamentación de las actividades. o 10. Sistema con fuerte presión sobre el capital y carencias de fomento a la iniciativa privada. o 11. Falta de inversión en obras públicas o 12. Falta de buenos sistemas de seguridad o 13. Ausencia de inversión en materia de salud

Factores internos o 1. Falta de toma de conciencia por parte de los Directivos. o 2. Falta de decisión firme y apoyo de parte de los Directivos o o o Alta Gerencia. Ausencia de liderazgo. 3. Falta de conciencia y apoyo de la Gerencia Media. 4. Falta de conciencia y apoyo del resto del personal. 5. Ausencia o deficiencia en los Planes de implementación y puesta en marcha. 6. Ausencia de capacitación y entrenamiento. 7. Carencia de partidas presupuestarias para su aplicación.

o 8. Falta de una Auditoria Cultural y de Diagnóstico de la o o o Situación. 9. Falta de adaptación de los sistemas y métodos a las características del entorno y de la empresa. Falta de aplicación de Desarrollo Organizacional. 10. Carencia de buenos sistemas de información, seguimiento y control de resultados. 11. Falta de conocimientos técnicos y experiencia por parte de los Consultores Externos. 12. Desconocimientos técnicos, o conocimientos parcializados. 13. Falta de trabajo en equipo y de una política de participación. 14. Ausencia de un sistema de premios y castigos, o políticas de motivación.

KAIZEN KAI: significa cambio ZEN: significa bondad o Kaizen es un cambio, un medio, una manera de hacer las cosas , una forma de gestionar la organización y llevar a cabo el proceso de mejora continua. o Kaizen significa mejoramiento continuo y progresivo que involucra todos en la organización. Para su aplicación se comienza por comprender las necesidades y expectativas del cliente para luego satisfacerlas y superarlas.

Kaizen y la Administración Según la percepción japonesa la administración tiene dos componentes principales: ü El mantenimiento mediante el entrenamiento y la disciplina (mantener los estándares) ü El mejoramiento (mejorar los estándares actuales estableciendo estándares mas altos)

El mejoramiento se puede dividir en Kaizen e innovación. Kaizen: proceso continuo (proceso gradual, lento, invisible, con efectos a largo plazo) Innovación: fenómeno de una sola acción (mejora drástica, inversión mayor en nueva tecnología y equipos)

KAIZEN VS INNOVACIÓN Kaizen Innovación ØAdaptabilidad ØCreatividad ØTrabajo en equipo ØIndividualismo ØOrientado al sistema ØOrientada a la especialidad ØAtención en los detalles ØNo tiene en cuenta los detalles ØOrientado a las personas ØInformación abierta ØTecnología existente ØRetroalimentación amplia ØOrientada a la tecnología ØInformación cerrada ØBusca y adquiere (inversión) nueva tecnología ØRetroalimentación limitada

Kaisen y la producción Justo a tiempo (JIT) o El método justo a tiempo es un sistema de organización de la producción. o Permite aumentar la productividad o Permite reducir el costo de la gestión y por perdidas en almacenes debido a stock innecesarios o No se produce bajo suposiciones si no sobre pedidos reales Conceptos claves §Minimizar tiempos de entrega §Minimizar el stock §Tolerancia cero a errores §Metodología 5 s §Cero paradas técnicas §Kaizen

Kaizen y el Movimiento de los 5 pasos o Para que las personas adopten el Kaizen es preciso crear condiciones que eviten la desmotivación y faciliten la realización del trabajo. o Es necesario mejorar físicamente el ambiente de trabajo mediante los siguientes paso: 1. SEIRI (organización) 2. SEITON (orden) 3. SEISO (limpieza) 4. SEIKETSU (estandarizar) 5. SHITSUKE (disciplina)

COSTO CALIDAD TOTAL o Es lo que le cuesta a la organización desarrollar la función de calidad o Es lo que gasta produciendo calidad y lo que le cuesta los errores producidos o Herramienta fundamental y eficaz para conseguir la mejora en la relación calidad/precio

Elementos del costo de calidad o -Costos de la prevención: son los que se producen cuando se intentan reducir o evitar errores. o -Costos de evaluación: son el total de los gastos originados para intentar determinar si una actividad se ha realizado correctamente. o -Costos de errores internos: son los originados por los servicios y se detectan antes de la presentación del servicio. o -Costos de errores externos: son los originados por los servicios y se detectan o mientras se presta el servicio o una vez prestado.

LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CALIDAD SON ARMAS DE TRABAJO APLICABLES EN TODAS LAS ÁREAS, EN CUALQUIER TIPO DE INDUSTRIA U ORGANIZACIÓN Y HASTA EN LA VIDA COTIDIANA… FIN