Taller Organizacin de Procedimientos Administrativos Instituto Profesional AIEP

Taller Organización de Procedimientos Administrativos Instituto Profesional AIEP Docente: Felipe Olivares olivfelipe@gmail. com

Unidad 1°: Organización del Trabajo Tema 3: La empresa como Sistema

La Empresa como Sistema I. - INTRODUCCIÓN La base en que se sustenta la Teoría General de Sistemas, es la visión de totalidad y sus respectivas interacciones internas. Debemos recordar que la interacción es fundamental para cumplir con el objetivo del sistema.

La Empresa como Sistema Nuestro sistema en estudio será “Sistema Sumar Nylon S. A. ”. Fundado por Don Salomón Sumar, actualmente bajo el mando de sus nietos. El cual ha estado produciendo fibras sintéticas durantes aproximadamente cuarenta y cuatro años en Chile, bajo rigurosas normas de calidad.

La Empresa como Sistema A lo largo del tiempo, ha ganado gran reconocimiento y se ha posicionado en América Latina debido a continuas inversiones en sus maquinarias. Se ha mantenido durante años en dichos mercados y ha consecuencia de esto presenta una sólida lista de clientes como: Caffarena, Monarch y Moletto.

La Empresa como Sistema 2. CARACTERISTICAS: Identificaremos a la Empresa Sumar Nylon S. A. todas las características de un sistema para ejemplificar de mejor manera cada concepto.

La Empresa como Sistema n GLOBALISMO O TOTALIDAD: Todo Sistema tiene un objetivo y este concepto apunta a que todas sus partes o subsistemas existen para cumplir dicho objetivo. La totalidad de las partes se acoplan entre ellos, cumplen sus objetivos todos orientados a la consecución del objetivo único o propósito.

La Empresa como Sistema n GLOBALISMO O TOTALIDAD: Esta situación se ejemplifica, en que cada subsistema de nuestro Sistema Sumar Nylon S. A. trabaja para el objetivo mayor que es la comercialización de fibras sintéticas y parar esto se necesita el trabajo en conjunto de cada uno de ellos.

La Empresa como Sistema n PROPOSITO U OBJETIVO: Cada sistema se identifica por sus objetivos; los subsistemas y sistemas mayores poseen independientemente objetivos todos en función del objetivo del Sistema Sumar Nylon S. A.

La Empresa como Sistema n PROPOSITO U OBJETIVO: n Todas las coordinaciones llevadas a cabo por sus subsistemas son con un propósito el cual es cumplir el objetivo, podemos decir que todo va en función del objetivo. n En el Sistemas Sumar Nylon S. A. , lo que mueve a sus subsistemas, o sea el objetivo por el cual trabaja es la comercialización de fibras sintéticas.

La Empresa como Sistema

La Empresa como Sistema SINERGÍA: n Característica fundamental al momento de tratar de identificar un sistema con sus respectivos subsistemas y objetivos. n La razón por la cual aseguramos la existencia de esta característica, es que si analizamos de forma aislada cada uno de los subsistemas de nuestro Sistema Sumar Nylon, no podríamos pronosticar el proceder de dicho sistema. n

La Empresa como Sistema El Sistema Sumar Nylon S. A. es más que unos cuantos departamentos, sino que ellos se encuentran interactuando constantemente y modificándose para no solo cumplir con sus objetivos individuales, sino uno colectivo

La Empresa como Sistema Explicaremos esto con un ejemplo claro, basado en lo antes dicho:

La Empresa como Sistema Si aisláramos el subsistema Producción y el subsistema de Ventas, perderíamos el conocimiento acerca de nuestra producción, de sus virtudes y defectos, por ende la elección del tipo de mercado al cual es más conveniente seria solo desde una perspectiva de ganancias y perdidas y no incluiría las materias primas utilizadas y sus propiedades hacia los distintos tipos de consumidores. El departamento de Ventas no podría satisfacer las necesidades del departamento de Producción sin interactuar con el para saberlo.

La Empresa como Sistema RECURSIVIDAD: n Otra de las características fundamentales de los sistemas es la “Recursividad”. Podemos definirla como que cada parte del sistema posee, a su vez las características principales del todo; esto se sustenta con la importancia de cada subsistema en el sistema, como lo afirma la Sinergia.

La Empresa como Sistema Nos referimos características del todo, a las características del sistema podemos identificar que los subsistemas del sistema a su vez de divisiones en subsistemas. Y que el sistema, esta contenido en un sistema mayor.

La Empresa como Sistema

La Empresa como Sistema

La Empresa como Sistema n ENTROPIA: Este concepto se origina de la Física y se basa en la segunda ley de la termodinámica, que afirma que los sistemas tienen la tendencia a alcanzar sus estado más probable, estado de caos y desorganización.

La Empresa como Sistema Las formas, situaciones, condiciones, energías y/o fuerzas que atacan al Sistema Sumar Nylon S. A. y que lo llevan al deterioro provienen de su medio ambiente.

La Empresa como Sistema Las industrias extranjeras que ofrecen sus productos en el mercado con un precio mucho menor es un claro ejemplo de la entropía provocada de una manera externa por otros sistemas que afectan el nuestro.

La Empresa como Sistema A su vez, el deterioro constante de maquinaria involucrada en la producción de fibras sintéticas por el paso del tiempo y el uso es otro ejemplo de entropía interna producida dentro de nuestro sistema.

La Empresa como Sistema Con respecto a la importación de entropía negativa, para eliminar la ley entropía, la encontramos en la modernización de sus procesos textiles y los reajustes internos, como la desvinculación de personal que ya no presenta utilidad para la consecución de los objetivos planteados por la empresa, esto se presenta como respuesta al ataque entrópico que obliga a nuestro sistema a abaratar costos para hacerle frente de mejor manera

La Empresa como Sistema n HOMEOSTASIS: n La adaptación de nuestro sistema a un medio en constantes cambios, es fundamental para la sobrevivencia y viabilidad de un sistema, en el cual su objetivo es similar a muchos otros sistemas.

La Empresa como Sistema Los procesos por los cuales el sistema lleva a cabo esta adaptación son la calidad y la confianza que esta conlleva (a sus clientes), las constantes investigaciones de las necesidades de sus consumidores que los prefieren a lo largo de toda América. Todo esto para mantener el equilibrio dentro del sistema.

La Empresa como Sistema ELEMENTOS: n En un Sistema Abierto, como es el caso de una empresa, existen los siguientes elementos: corriente de entrada, procesos de conversión, corriente de salida y retroalimentación.

La Empresa como Sistema Proceso EFC EPM PA

La Empresa como Sistema n CORRIENTES DE ENTRADA n Son todas aquellos insumos que la empresa necesita para funcionar y obtener los resultados, es decir, los productos. Las principales corrientes de entrada de SUMAR NYLON S. A. son las siguientes:

La Empresa como Sistema n Recursos materiales n El Departamento de Administración y Finanzas es el encargado de la importación de materias primas y otros recursos materiales, desde el medio.

La Empresa como Sistema n Existen insumos que se consumen en el proceso y se convierten en otra cosa, como es el caso del nylon y el poliéster. Hay otro tipo de insumos que no se consumen, sino que ayudan a la transformación de otros insumos, en esta clasificación podemos mencionar las máquinas de dibujo, máquinas de teñido, secadoras, centrífugas, laboratorio químico, laboratorio de teñido. Todo esto dentro de un amplio edificio del que dispone la empresa.

La Empresa como Sistema n Recursos Financieros n El Departamento de Administración y Finanzas, aparte de la función mencionada anteriormente, realiza otra actividad que es la recepción del dinero que se obtiene a través de la comercialización del producto final de la empresa, que son las fibras sintéticas

La Empresa como Sistema Recursos Humanos n El Departamento de Recursos Humanos es el encargado de seleccionar y contratar al personal de la empresa. SUMAR NYLON S. A. cuenta con 114 trabajadores, los cuales dedican tiempo y trabajo a la empresa. Con respecto al insumo tiempo, referido a jornada laboral, la empresa funciona las 24 horas del día, a través de turnos de trabajo de 8 horas: de 07: 00 – 13: 00; de 13: 00 – 11: 00 y de 11: 00 – 07: 00. n

La Empresa como Sistema n Información n Además de los 2 tipos de insumo mencionados anteriormente, existe una tercera clasificación. Éste no se convierte ni se gasta, por el contrario, crece cada vez que es ocupada, es la información.

La Empresa como Sistema El Departamento de ventas entrega información al sistema acerca del mercado y las tendencias de éste, con el fin de desarrollar algún producto o, en ocasiones, modificar productos existentes para cumplir con las exigencias del medio. Estamos hablando de tomar decisiones con respecto a alterar los insumos o procesos habituales para que el producto sea aceptado en el mercado. Estamos claramente haciendo mención a la retroalimentación, y lo comentaremos con mayor detalle mas adelante, cuando se habla particularmente de éste proceso.

La Empresa como Sistema n PROCESOS n Son el conjunto de actividades que transforman los insumos, utilizando otros insumos para lograr el objetivo o producto final.

La Empresa como Sistema n Los procesos de conversión se llevan a cabo en unidades encargadas directamente de la elaboración del producto, es decir, el laboratorio químico, el laboratorio de teñido, que son los lugares donde se encuentran la máquinas de teñido, de dibujo, secadoras y centrífugas, que permiten llevar a cabo los procesos de texturizado, retorcido, conos, tintorería, polimerización, estirado, hilandería, selección, empaque y venta.

La Empresa como Sistema n CORRIENTES DE SALIDA n Son los productos, la exportación que el sistema hace al medio. Éstos pueden ser tangibles o intangibles. SUMAR NYLON S. A. produce fibras sintéticas, que encaja en la categoría de tangible.

La Empresa como Sistema Como otra categorización, podemos mencionar que es una corriente de salida positiva, es decir, es útil para la sociedad. Una corriente de salida es negativa cuando no es útil para satisfacer al medio que lo rodea.

La Empresa como Sistema Este producto, a través de su comercialización, se convierte en el dinero para adquirir (comprar o arrendar) las corrientes de entrada para que la empresa siga subsistiendo. De esto podemos deducir que la corriente de salida principal de esta empresa cuenta con la legalización de su existencia por parte de la sociedad, ya que de lo contrario, no podría continuar su existencia. Es decir, es un sistema viable, ya que aparte de ser legalizado por el medio, se adapta a sus exigencias y variaciones.

La Empresa como Sistema n n RETROALIMENTACIÓN Es la información que dice como salió el producto, si salió bien o mal. Como ya mencionamos en la corriente de entrada de información, es el departamento de ventas el encargado de captar la información acerca de las tendencias del mercado, de lo que quiere éste, para así tomar decisiones con respecto a la forma de satisfacer los requerimientos del medio, ya sea desarrollando nuevos productos, o cambiar algo de los insumos o de los procesos de conversión, es decir, retroalimentación negativa.

La Empresa como Sistema En caso de que el departamento de ventas, tiene la información de que el producto está saliendo mal, y la decisión de la empresa fuese continuar sin ningún cambio, nos encontraríamos frente a una retroalimentación positiva. n En SUMAR NYLON S. A. existe una plena disposición a una retroalimentación positiva en caso de existir defectos en sus productos, o carencia de algún producto necesario del rubro. n

La Empresa como Sistema SUBSISTEMAS DE LA EMPRESA: n Todo Sistema viable esta contenido en subsistemas viables. Recordando viabilidad como la capacidad de un sistema de adaptarse y gracias a esto sobrevivir, ya que se encuentra inmerso en un medio de constantes cambios.

La Empresa como Sistema Los cinco principales subsistemas que debe tener un sistema viable son: n Subsistema de producción n Subsistema de apoyo n Subsistema de mantención n Subsistema de adaptación n Subsistema de dirección

La Empresa como Sistema n En nuestro Sistema en estudio “Sumar Nylon S. A. ”, observamos estos subsistemas de la siguiente manera:

La Empresa como Sistema n Subsistema de producción : – Subsistema departamento de Producción: n Encargado de la transformación de las corrientes de entrada de nuestro sistema y lo transforma en el bien que caracteriza nuestro sistema.

La Empresa como Sistema n Obviamente sus subsistemas del Subsistema Producción también se encuentran bajo la definición, los cuales son: Subsistema departamento de Ingeniaría, Subsistema departamento de Procesos Textiles (que a la vez se divide en: Subsistema departamento de Control de Calidad y Subsistema departamento de Laboratorio Químico y Textil).

La Empresa como Sistema n Subsistema de apoyo: – Subsistema departamento de R. R. H. H: n En cargado de la vinculación y desvinculación n – Subsistema departamento de Ventas: n Provee desde el medio al subsistema de producción (compra) y luego exporta el bien en el medio (venta).

La Empresa como Sistema n Subsistema de mantención: – Subsistema departamento de Informática: n Se encarga de abastecer al Sistema Sumar Nylon S. A. de programas funcionales al sistema para que sus partes permanezcan dentro de este y para esto deben funcionar de manera coordinadas, trabajando para el objetivo del sistema.

La Empresa como Sistema n Subsistema de adaptación: – Subsistema departamento de Ventas: n Encargado de alimentar de información respectiva del medio ambiente, básicamente las nuevas tendencias par poder desarrollar y/o modificar productos, para ajustarse a las demandas del medio.

La Empresa como Sistema n 5. Subsistema de dirección: – Subsistema Directorio: – Subsistema Gerencia: n Encargados de organizar las actividades de los otros subsistemas. Tomar decisiones para guiar de la mejor forma posible hacia la finalidad del Sistema Sumar Nylon S. A. – Subsistema Administración y Finanzas: n Asigna de los recursos necesarios para satisfacer las necesidades del sistema.