Taller de Fortalecimiento de Capacidades en Bienes Muebles

Taller de Fortalecimiento de Capacidades en Bienes Muebles 2018 UNIDAD EJECUTORA 316 – UGEL PICHARI KIMBIRI VILLA VIRGEN DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

MARCO NORMATIVO 1. Ley N° 29151 “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales” 2. Decreto Supremo N° 007 -2008 -VIVIENDA, que aprueba el Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. 3. Directiva N° 001 -2015/SBN “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales” aprobado Resolución N° 046 -2015/SBN. 4. Directiva Nº 002 -2016 -EF/51. 01 “Metodología para el reconocimiento, medición y registro de los bienes de Propiedades, Planta y Equipo de las entidades gubernamentales”, aprobada con Resolución Directoral Nº 0042016 -EF/51. 01. 5. Directiva Nº 005 -2016 -EF/51. 01 “Metodología para el reconocimiento, medición, registro y presentación de los elementos de propiedades, planta y equipo de las entidades gubernamentales”, aprobada con Resolución Directoral Nº 012 -2016 -EF/51. 01. Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

ÓRGANOS RESPONSABLES Dirección General de Administración (DGA) o la que haga sus veces de cada entidad es el órgano responsable del correcto registro, administración y disposición de sus bienes muebles. Órgano de Control Institucional (OCI), en cumplimiento de las funciones que le son propias, participará en calidad de veedor en los procedimientos o actos que realice la entidad sobre su patrimonio mobiliario, de conformidad con la normatividad especial vigente (Artículo 118º del Reglamento de la Ley Nº 29151). Oficina de Control Patrimonial (OCP), es responsable de la planificación, coordinación y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad de la entidad y de los que se encuentren bajo su administración (Artículo 11º del Reglamento de la Ley Nº 29151) Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

COMISIÓN Y/O SUB COMISIÓN DE INVENTARIO La Comisión General de Inventario del ámbito de ejecución de la UGEL PKVV estará conformada como mínimo por los siguientes representantes: n Dirección de Gestión Administrativa (Presidente) n Oficina de Contabilidad (Integrante) n Oficina de Abastecimientos (Integrante) n Oficina de Control Patrimonial (Facilitador) Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

COMISIÓN Y/O SUB COMISIÓN DE INVENTARIO En las Instituciones Educativas Públicas de EBE, EBR, CETPRO, se conformará la Sub Comisión de Inventario y estará orientada y supervisada por la Dirección de Gestión Administrativa, Oficina de Control Patrimonial y la Comisión de Inventario General de la UGEL; se conformará cómo responsables por los siguientes integrantes: a) Institución Educativa EBR - Jornada Escolar Completa (JEC) n 01 Coordinador Administrativo o quien haga sus veces (Presidente) n 01 Coordinador de Innovación o quien haga sus veces (Integrante) n 01 Docente Nombrado (Integrante) Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

COMISIÓN Y/O SUB COMISIÓN DE INVENTARIO b) Institución Educativa Multigrado y Polidocente q 01 Director de la Institución Educativa (Presidente) q 01 Docente Nombrado /Contratado (Integrante) q 01 Representante de APAFA (Veedor) c) Institución Educativa Unidocente q 01 Director de la Institución Educativa (Presidente) q 01 Representante de APAFA (Integrante) q 01 Representante de APAFA (Veedor) Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

FUNCIONES DE COMISIÓN Y/O SUB COMISIÓN DE INVENTARIO n Verificar el estado de conservación de los bienes patrimoniales n Verificar las condiciones de seguridad de los bienes muebles n Determinar las diferencias de acuerdo a la conciliación entre el inventario físico actualizado con lo registrado en Sistema Integrado de Gestión Administrativa – Módulo Patrimonio (SIGA -MP), para la regularización y ajustes necesarios. n Efectuar la verificación física de los bienes particulares ingresados en calidad de comodato, préstamo u otra modalidad. n Los equipos de inventariadores que se deba implementar estará integrados por: un (01) verificador y un (01) anotador y será Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018 designado por la comisión de Inventario. condiciones de utilización de los bienes

FUNCIONES DE COMISIÓN Y/O SUB COMISIÓN DE INVENTARIO n Informar de forma oportuna de la situación de bienes muebles, igual modo de lo bienes inmuebles. n La Comisión y Sub Comisión de Inventario elaborará el cronograma de actividades para su aplicación en todos los ambientes cualquiera sea la condición de uso. n Una vez concluido el trabajo la Comisión de Inventario presentará a la Oficina General de Administración para su refrendo, el Informe Final de Inventario según el formato del Anexo N° 06; el cual será suscrito por todos los integrantes de la comisión. Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

FORMA DE EFECTUAR EL INVENTARIO n Identificar los ambientes físicos, según el organigrama de la Institución para determinar la ubicación y existencia de los bienes. n Contar con la relación del personal que labora en la Institución para proceder a identificar los bienes a su cargo y suscribir la ficha de asignación de uso de bienes muebles, conforme al formato contenido en el Anexo N° 03. n Elaborar un cronograma de actividades, teniendo en cuanta las restricciones existentes, la cantidad de bienes y el número de equipos de trabajo. n Comunicar a las áreas, oficinas y a los responsables de todos los ambientes la fecha de inicio de la toma de inventario y solicitar las facilidades del caso para el acceso de la Comisión de Inventario (Incluyendo los equipos de trabajo), a losdelugares en donde 2018 se Oficina Gestión Control Patrimonial encuentren los bienes bajo responsabilidad der los servidores

FORMA DE EFECTUAR EL INVENTARIO n Elaborar el Acta de Inicio y Finalización de Inventario de acuerdo al Anexo 01 y Anexo 02, la misma que deberá contemplar los plazos señalados en el cronograma de actividades, dicha acta será suscrita por los integrantes de la Comisión de Inventario y/o Sub Comisión y del responsable del ambiente; en caso de haber contratado servicios de terceros el acta será firmada por la persona natural o jurídica según corresponda. Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

BIENES MUEBLES OBJETO DE INVENTARIO Los Bienes Muebles sujetos de Inventario son los siguientes: n Los que sean de propiedad de la Institución. n Tengan una vida útil mayor a un año. n Sean pasibles de mantenimiento y/o reparación. n Clasifiquen como activo o bien no depreciable. n Sean Tangibles. (Que puede ser tocado) n Sean pasibles de algún acto de disposición final. n Los que se encuentren descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Estatales. Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

BIENES MUEBLES OBJETO DE INVENTARIO Bienes No Inventariables n Accesorios, herramientas y repuestos n Los fabricados en material de vidrio n Los fabricados en material de cerámica para ensayo n Instrumental de laboratorio. n Los intangibles (marcas, títulos, licencias, software) n Bienes culturales, obras de arte libros y textos n Materiales desmontables o armables (carpas, tabladillos, tribunas, etc. ) n Animales menores (conejos, cuyes, pavos, patos, etc. n Los adquiridos por norma expresa con el fin de ser entregados a terceros (Premios, donaciones, Oficina de Gestión Controlotros). Patrimonial 2018

DEFINICIONES DE BIENES Bienes de Activo Fijo. Son bienes que perduran en el tiempo y que por su naturaleza o destino incrementan el patrimonio del Estado, con un tiempo de vida mayor a un año y que su valor unitario o de conjunto debe ser igual o mayor a la 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente al momento de su adquisición o registro en el patrimonio, son bienes sujetos a depreciación y estimación de su vida útil. Bienes No Depreciables. Son aquellos bienes de relativa duración por su naturaleza o destino y de un valor menor a 1/4 de la UIT vigente al momento de su adquisición. Dichos bienes incrementan el Patrimonio del Estado y están sujeto a control en las cuentas de orden y no son materia de depreciación Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018.

ALGUNAS ACLARACIONES Y/O PRECISIONES Movimiento de Bienes Muebles La UGEL PKVV, mediante la Oficina de Control Patrimonial, tiene la facultad de identificar y asignar de los bienes muebles que se encuentran por demás en una Institución Educativa de su jurisdicción a otra que no cuenta con ella. Ingreso de Nuevos Bienes Muebles Todas las Instituciones Educativas informarán sobre los nuevos ingresos de los bienes muebles adjuntado el formato del Anexo 03 con sus respectivas copias de Actas de donación, Boletas de Ventas entre otros documentos. Para la donación de bienes, en el Acta debe estar mencionado bien claro y preciso lo siguiente: marca, modelo, tipo color, dimensiones, serie, placa de rodaje, motor, precio, etc. Estado de conservación consignándoles: Oficina de. X=RAEE, Gestión Control Patrimonial 2018 N=Nuevo, B=Bueno, R=Regular, M=Malo, Y= Chatarra.

CONTROL DE LOS BIENES NO INVENTARIABLES Los bienes considerados como no patrimoniales que por su naturaleza y características propias sean consideradas como “No Inventariables”, como los textos escolares, herramientas de uso personal, accesorios entre otros serán contralados por la Institución Educativa bajo responsabilidad. Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

PROCEDIMIENTO PARA APROBAR EL ALTA Y/O BAJA Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

Alta de Bienes Muebles Ø Es el procedimiento que consiste en la incorporación de un bien a los registros contable y patrimonial de la entidad pública. Ø La incorporación de un bien al registro contable se efectúa conforme a la normatividad del Sistema Nacional de Contabilidad. Ø El alta (incorporación) de bienes muebles al patrimonio debe realizarse dentro del plazo de 15 días posteriores a la aprobación del acto de adquisición. numerales 6. 1. 1 y 6. 1. 5 de la Directiva N° 001 -2015 /SBN Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Actos de Adquisición Son actos de adquisición aquellos que implican que las entidades que conforman el Sistema Nacional de Bienes Estatales (SNBE) alcancen la propiedad de bienes a su favor. Estos actos son los siguientes: Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Donación de las Adquisiciones de la APAFA a las Instituciones Educativas Estatales q Ley Nº 28628, Ley que regula la participación de las Asociaciones de Padres de Familia en las Instituciones Educativas Públicas. q Decreto Supremo N° 004 -2006 ED, Aprueba Reglamento de la Ley Nº 28628. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Donación de las Adquisiciones de la APAFA a las Instituciones Educativas Estatales Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Procedimiento para aprobar el Acto de Adquisición y/o el Alta Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Procedimiento para aprobar el Acto de Adquisición y/o el Alta Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Alta Automática Se producirá el alta automática (no es necesario emitir resolución de alta) cuando la adquisición del bien (origen) sea por: Ø Dispositivo legal. Ø Mandato judicial o arbitral. La UCP y la Oficina de Contabilidad incorporan el bien en los registros patrimonial y contable, respectivamente, a mérito del dispositivo legal o mandato judicial o arbitral. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Precisiones Finales v No se dan de alta los bienes adquiridos por norma expresa con el fin de ser entregados a terceros en cumplimiento de los fines institucionales de la entidad. v Las compras por encargo serán consideradas como adquisición de la entidad encargante. v No se dan de alta los bienes que la entidad pública reciba en donación para ser utilizados como material de enseñanza. (Numerales 6. 1. 7 y 6. 1. 8 de la Directiva N° 001 -2015/S BN) Oficina de Gestión Patrimonial 2018

BAJA DE BIENES MUEBLES DIRECTIVA N° 001 -2015/SBN (Resolución N° 046 -2015/SBN) Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Baja de Bienes Muebles v Es la cancelación de la anotación en el registro patrimonial de la entidad, lo que conlleva a su vez a la extracción contable de los mismos bienes. Se aprueba mediante Resolución Administrativa indicando la causal de baja. v La extracción contable se efectuará conforme a las normas del Sistema Nacional de Contabilidad. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

BAJA DE BIENES MUEBLES v Los vehículos y otros bienes registrables deben estar a nombre de la entidad y libre de cargas o gravámenes antes de la baja. Numeral 6. 2. 1 de la Directiva N° 001 -2015/SBN Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Documentos para la baja de vehículos Para el caso de vehículos y otros bienes inscribibles, se requiere la siguiente documentación: a) Ficha Técnica del Vehículo (formato del Anexo N° 5 de la Directiva N° 0012015/SBN). b) Boleta Informativa expedida por el Registro de Propiedad Vehicular. c) Certificado Policial de Identificación Vehicular de la DIROVE-PNP. d) Tarjeta de Identificación Vehicular. En caso que el vehículo sea dado de baja por la causal de “estado de chatarra” sólo es requisito la “Ficha Técnica del Vehículo”, la misma que en el rubro “Apreciación Técnica General” debe indicar que se encuentra en “calidad de chatarra”. Numeral 6. 2. 7 de la Directiva N° 001 -2015/SBN Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Causales para la Baja de Bienes Muebles Procede sustentar la baja por las siguientes causales: q Estado de excedencia. q Obsolescencia técnica. q Reposición. q Reembolso. q Pérdida. q Hurto. q Robo. q Residuos de aparatos eléctricos y electrónicos-RAEE. q Mantenimiento o reparación onerosa. q Estado de chatarra. q Siniestro, y q Destrucción accidental. q Caso semovientes (muerte, enfermedad incurable, etc. ). q Opinión favorable (SBN). Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Estado de excedencia Recae en los bienes que encontrándose en condiciones operativas no son utilizados por la entidad pública titular de los mismos y se presume que permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado Estado de excedencia. Obsolescencia técnica Se presenta cuando los bienes, a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeño de sus funciones, por encontrarse rezagado en los avances tecnológicos. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos – RAEE Cuando los aparatos eléctricos y electrónicos han alcanzado el fin de su vida útil por uso u obsolescencia y se convierten en residuos. Pérdida, hurto y robo Debe sustentarse con la denuncia policial o fiscal correspondiente. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Siniestro (incendio o causa natural) Recae en el bien que ha sufrido daño, pérdida o destrucción parcial o total, a causa de un incendio o fenómeno de la naturaleza, lo cual deberá ser sustentado con la información de los daños ocasionados, expedida por organismos competentes, cuando corresponda. Asimismo, debe sustentarse con la denuncia policial o fiscal correspondiente, de ser el caso. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Destrucción Accidental. Opera cuando el bien ha sufrido daño grave a consecuencia de hechos accidentales que no sean calificados como siniestro. Esta causal será sustentada sobre la base de la denuncia policial, cuando corresponda. Reposición Es de aplicación cuando debido a la garantía otorgada por el proveedor, un bien es reemplazado por otro de características iguales, similares, mejores o equivalente en valor comercial. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Reembolso Procede cuando la reposición del bien no es posible, entregándose en su lugar dinero. El dinero a reembolsar debe corresponder al valor de adquisición o al valor comercial del bien, según sea el caso. Para semovientes Se regula por la directiva interna que emita la entidad que cuente con semovientes que deban ser dados de baja. Para la eficacia de dicha directiva es necesario su notificación a la SBN. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

Mantenimiento o reparación onerosa Procede cuando el costo de mantenimiento, reparación o repotenciación de un bien es demasiado elevado en relación con el valor del mismo. Estado de chatarra Cuando el bien está en estado avanzado de deterioro que le impide cumplir las funciones para las cuales fue diseñado y cuya reparación es imposible u onerosa. Opinión favorable Si no se encuentra regulada la causal de baja, mediante Informe Técnico la entidad pública requerirá opinión favorable a la SBN. Con dicha opinión se procederá a sustentar la baja del bien con otro Informe Técnico y posterior emisión de resolución de baja. Oficina de Gestión Patrimonial 2018

PROCESO DE BAJA DE BIENES Oficina de Gestión Patrimonial 2018

ELIMINACIÓN DEL REGISTRO DE LOS BIENES ERRÓNEAMENTE REGISTRADOS El numeral 6. 7. 2. 2 de la Directiva N° 001 -2015/SBN “Procedimiento de Gestión de los bienes muebles estatales”, aprobado por Resolución N° 046 -2015/SBN de fecha 03 de julio de 2015, establece el procedimiento de “Eliminación del registro de un bien erróneamente registrado”, precisando que se sustenta en un Informe Técnico de la Unidad Orgánica Responsable de Control Patrimonial en Coordinación con la Oficina de Contabilidad, el cual es elevado a la Oficina General de Administración, quien de encontrarlo conforme dispondrá su aprobación mediante la resolución respectiva, y que finalmente dicho Informe Técnico será parte de los anexos del Informe Final del Inventario que se remitirá a la SBN. Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018

Gracias…. . Oficina de Gestión Control Patrimonial 2018