TAKLIMAT PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM TAHUN 2015

TAKLIMAT PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM TAHUN 2015 6 FEBRUARI 2014 (KHAMIS)

PENGEJATAN STRUKTUR ORGANISASI JPA telah mengambil langkah pengejatan struktur organisasi dengan: � delayering (pengurangan lapisan hierarki) � employee-centric Lean ◦ pengurangan perjawatan (mengoptimumkan penggunaan sumber) ◦ penempatan semula kakitangan

KEPERLUAN PERJAWATAN � Nisbah pensyarah dengan kakitangan pentadbiran secara keseluruhannya pada masa ini ialah 1: 5. � Matlamat yang ingin dicapai ialah 1: 0. 75 pada tahun 2015 � Kakitangan pentadbiran dan pelaksana yang dilantik perlu multi tasking dan tidak menjurus kepada kerja khusus sahaja � Analisis kerja / bidang tugas perlu disemak dan dikaji semula sesuai dengan pelantikan staf yang kos efektif selari dengan Pekeliling Perkhidmatan terbaru dengan penambahbaikan skim perkhidmatan seperti berikut: N 1 J 17 C 17 N 11 J 29 C 27

KEPERLUAN PERJAWATAN (samb. ) � Keperluan perjawatan boleh mengambil kira kekosongan jawatan yang dirasakan tidak lagi relevan untuk digantikan dengan perjawatan yang lebih kos efektif tanpa meningkatkan implikasi kewangan Contoh: Jawatan Gred Wujud Mansuh Jumlah Jawatan Gaji Min ITP ITK/ ITKA Pegawai Tadbir N 48 1 - 1 4, 914. 87 700 550 6, 164. 87 73, 978. 44 Pegawai Tadbir N 41 - 3 -3 1, 910. 02 250 300 2, 460. 02 29, 520. 24 -88, 560. 72 4 3 1 JUMLAH Implikasi 1 Jawatan Sebulan Implikasi 1 jawatan setahun Jumlah (14, 582. 28)

NISBAH KENAIKAN PANGKAT � Peluang kenaikan pangkat perlu diselaraskan dengan peluang kerjaya � Laluan kerjaya setiap staf perlu dirancang supaya di akhir kerjaya sekurang-kurangnya satu peningkatan kerjaya diperolehi � Contoh nisbah kenaikan pangkat adalah seperti berikut: Kumpulan P&P Pelaksana Teknikal/Paramedik Gred Jumlah 48 1 44 3/5 27 1 22 5/7 29 1 22 3/4 Nisbah 1: 3/5 1: 5/7 1: 3/4

PROSES PERMOHONAN PERJAWATAN (TAHUN 2014) 26 Februari 2013 - Permohonan perjawatan di luar ABM bagi tahun 2014 UKM dikemukakan ke KPT � 17 Disember 2013 - Mesyuarat bagi membincangkan hal ehwal perjawatan di IPTA di KPT � 6 -9 Januari 2014 - Bengkel Kajian Permohonan Perjawatan di Luar ABM Tahun 2014 di JPA � 16 Januari 2014 - Kertas Kerja Perjawatan di Luar ABM UKM tahun 2014 dikemukakan ke JPA berserta sesi rundingan akhir � 27 Januari 2014 - Pengemaskinian kertas pertimbangan dan slide pembentangan di JPA � 30 Januari 2014 - Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pembangunan Organisasi (JKKPO)Bil. 1/2014 di JPA � Pihak KPM, JPA, MOF akan membuat penyelarasan terakhir dan keputusan permohonan dijangka pada MAC 2014 melalui S. K. P (Surat Kelulusan Perjawatan) �

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (TAHUN 2015) 1. 2. TUJUAN ◦ penyusunan semula struktur organisasi; atau ◦ pengukuhan perjawatan; atau ◦ penubuhan PTJ baru LATAR BELAKANG ◦ Sejarah penubuhan �penyusunan semula - jelaskan latar belakang penubuhan �pengukuhan perjawatan - jelaskan latar belakang bahagian/jabatan terlibat �penubuhan PTJ baru - nyatakan asas penubuhan dan keputusan LPU/MPU/SENAT/Mesyuarat yang berkaitan

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb. ) ◦ Visi, Misi, Objektif dan Fungsi sedia ada �penyusunan semula dan pengukuhan perjawatan nyatakan visi, misi, objektif dan fungsi sedia ada �penubuhan PTJ baru - nyatakan visi, misi, objektif dan fungsi yang dicadangkan ◦ Ringkasan Perjawatan �ringkasan keseluruhan perjawatan sedia ada dan pengisian mengikut skim perkhidmatan dan gred jawatan LAMPIRAN I �ringkasan perjawatan sedia ada dan pengisian mengikut bahagian-bahagian atau bahagian yang terlibat dalam organisasi * maklumat pengisian jawatan hendaklah mengambil kira pengisian tetap/percubaan/sementara sahaja

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb. ) ◦ Carta Organisasi �carta organisasi keseluruhan yang menunjukkan bahagian-bahagian sedia ada berserta skim perkhidmatan dan gred jawatan ketua bahagian LAMPIRAN A 1 �carta organisasi bahagian yang terlibat berserta skim perkhidmatan dan gred jawatan bagi semua jawatan LAMPIRAN A 1(a) ◦ Carta Fungsi �carta fungsi keseluruhan yang menunjukkan fungsi umum bahagian-bahagian sedia ada �carta fungsi sedia ada bahagian yang terlibat secara terperinci

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb. ) 3. PERMOHONAN AGENSI ◦ Mengemukakan carta organisasi dan carta fungsi cadangan LAMPIRAN B 1 yang mengandungi: �jumlah jawatan yang dipohon �naik/turun gred jawatan �pemansuhan, tukar ganti atau agihan semula jawatan �penambahan/pengurangan program/aktiviti/subaktiviti �pewujudan/pemansuhan/penggabungan bahagian/jabatan/unit

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb. ) ◦ carta cadangan agensi hendaklah mengandungi ringkasan perjawatan sedia ada dan cadangan yang diwarnakan berdasarkan petunjuk berikut: �Hijau - Jawatan Naik Gred �Kuning - Jawatan Baru/Tambahan �Merah Jambu - Jawatan Turun Gred �Biru - Jawatan Agih/Pindah �Oren - Jawatan Mansuh

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb. ) 4. ASAS PERMOHONAN ◦ menjelaskan asas-asas bagi permohonan contoh seperti berikut: �keputusan atau arahan seperti keputusan Mesyuarat MPU/LPU/Senat atau mana-mana keputusan yang menyebabkan permohonan perjawatan diperlukan; �perubahan visi, misi dan objektif; �perluasan fungsi/skop tanggungjawab; �perundangan/peraturan/sedia ada atau baru yang mempunyai implikasi terhadap keperluan perjawatan; �perubahan kepada bilangan dan gred jawatan perjawatan akibat pengenalan teknologi baru serta penambahbaikan sistem kerja.

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb. ) ◦ maklumat terperinci hendaklah dikemukakan berdasarkan fakta-fakta berikut: �perubahan kompleksiti tugas; �pewujudan norma perjawatan iaitu garis panduan/standard/indicator yang digunapakai atau yang baru. Contoh nisbah di antara penyelia dan kakitangan dibawahnya atau tempoh masa yang diambil untuk menyempurnakan satu-satu tugas; �pertambahan/pengurangan beban tugas dengan menunjukkan data perbandingan beban tugas semasa dan sebelum; �perbandingan/penandaarasan samaada secara dalaman atau luaran dengan IPTA dalam atau luar negara yang setanding dari segi fungsi, saiz dll; �menyediakan maklumat-maklumat tambahan serta statistik untuk tempoh lima (5) tahun terakhir bagi menyokong permohonan.

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb. ) 5. IMPLIKASI KEWANGAN ◦ guna format yang disediakan LAMPIRAN III

FORMAT KERTAS PERMOHONAN PERJAWATAN TAJUK KERTAS PERMOHONAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. TUJUAN LATAR BELAKANG PERMOHONAN AGENSI ASAS PERMOHONAN ULASAN KEMENTERIAN/ SUK NEGERI (MANA BERKAITAN) ULASAN KETUA PERKHIDMATAN JAWATAN KADER (JIKA BERKAITAN) IMPLIKASI KEWANGAN SYOR AGENSI LAMPIRAN 1. Carta Organisasi Keseluruhan (Sedia Ada) - Lampiran A 1 2. Carta Fungsi Keseluruhan (Sedia Ada) -Lampiran A 2 3. Carta Organisasi Bahagian/Unit (Sedia Ada) - Lampiran. A 1(a), (b). . . 4. Carta Fungsi Bahagian/Unit (Sedia Ada) - Lampiran A 2(a), (b). . . 5. Carta Organisasi Keseluruhan (Cadangan Agensi) - Lampiran B 1 6. Carta Fungsi Keseluruhan(Cadangan Agensi) - Lampiran B 2 7. Carta Organisasi Bahagian/Unit (Cadangan Agensi)- Lampiran B 1(a), (b). . . 8. Carta Fungsi Bahagian/Unit (Cadangan Agensi) - Lampiran B 2(a), (b). . . 9. Ringkasan Jawatan Dipohon - Lampiran C 10. Ringkasan Keseluruhan Jawatan Sedia Ada - Lampiran I dan Pengisian Mengikut Skim Perkhidmatan 11. Ringkasan Jawatan Sedia Ada dan Pengisian - Lampiran II Mengikut Bahagian 12. Ringkasan Implikasi Kewangan - Lampiran III i

KERTAS PERMOHONAN Satu sesi pembentangan bagi semua permohonan yang dikemukakan diadakan pada 3 Mac 2014 (Isnin) � Kertas permohonan perjawatan perlu dikemukakan kepada Jabatan Pendaftar pada atau sebelum 6 Mac 2014 (Khamis) � Format lengkap boleh di muat turun melalui laman web Jabatan Pendaftar berserta contoh slide pembentangan JPA dan format implikasi kewangan � Semua permohonan yang dikemukakan ke JP sepanjang tahun 2013 yang menggunakan format luar ABM akan dibawa ke permohonan 2015. � Pihak PTJ diminta mengkaji secara menyeluruh keperluan perjawatan sebelum mengemukakan permohonan. Semua permohonan hendaklah dibuat secara bersekali bukan secara rincih. �

SEKIAN TERIMA KASIH