TAKLIMAT PENETAPAN SASARAN KERJA TAHUNAN SKT DAN PETUNJUK

TAKLIMAT PENETAPAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) DAN PETUNJUK PRESTASI (KAI) PPP 2020 BAHAGIAN SUMBER MANUSIA JABATAN PENDAFTAR 6 APRIL 2020 i n n o v a t i v e e n t re p re n e u ri a l g l o b a l

STRUKTUR PEMARKAHAN LNPT Bil Kriteria Penilaian Dimensi JUSA 54 48 -52 41 -44 1 -40 1 Kepimpinan FUNGSIAN 20 15 15 10 - 2 Penghasilan Kerja FUNGSIAN - - - 10 30 3 Pengetahuan & Kemahiran FUNGSIAN - 10 10 10 20 4 Key Amal Indicator/Sasaran Kerja Tahunan FUNGSIAN 50 45 40 30 20 5 360 Darjah (Kualiti Peribadi) TERAS 10 15 20 20 15 6 Kehadiran TERAS 5 5 5 7 Continuing Professional Development (CPD) TERAS 5 5 5 90 95 95 90 95 SUMBANGAN 10 5 5 10 5 BONUS 10 10 10 SUMBANGAN + BONUS Terhad Kepada (B) 10 5 5 10 5 Markah Keseluruhan LNPT (A+B) 100 100 100 JUMLAH (A) 8 Kegiatan & Sumbangan 9 Bonus

DEFINISI SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) 01 SASARAN KERJA TAHUNAN Garis panduan dalam bentuk aktiviti / projek yang disediakan oleh PYD untuk dilaksanakan dalam tahun semasa selaras dengan strategi dan perancangan kerja jabatan dan mempunyai petunjuk prestasi 02 KEPENTINGAN SKT § PENILAIAN HASIL Membantu Pegawai Penilai menilai hasil kerja Pegawai Yang Dinilai (PYD) § GAMBARAN KERJA Memberi gambaran Kerja Sebenar PYD § PENILAIAN Penilaian yang objektif, adil dan telus § PERFORMANCE CONTRACT Persetujuan antara PYD dan PPP § MEMBANTU MENCAPAI VISI DAN MISI Usaha mencapai visi dan misi organisasi dan jabatan

KEPERLUAN SKT DAN KAI 01 PERANCANGAN TAHUNAN § § Penyediaan bermula dengan Perancangan Tahunan Organisasi / Agensi; Perlu berlandaskan kepada perancangan strategik Organisasi / Agensi yang mengandungi visi, misi, objektif dan strategi pelaksanaan program Organisasi / Agensi; dan 03 AKTIVITI / PROJEK Penetapan aktiviti / projek serta petunjuk prestasi perlu dibincangkan antara PYD dan PPP Senarai projek / aktiviti perlu sesuai dengan Perancangan Kerja. Tahunan; Aktiviti / Projek bagi kumpulan perkhidmatan mestilah bersesuaian dengan peranan dan bidang tugas kumpulan perkhidmatan (Diskripsi Tugas) § § § 04 PETUNJUK PRESTASI (KAI) 02 PERANCANGAN KERJA TAHUNAN § Disediakan selepas Perancangan Tahunan digubal; § Di peringkat ini, program, aktiviti dan tindakan kerja perlu dinyatakan dengan jelas serta selaras dengan Perancangan Tahunan; § Semasa menyediakan rancangan kerja ini, Ketua Jabatan perlu mengambil kira keupayaan Jabatan / Bahagian / Unit untuk melaksanakannya dari segi sumber seperti sumber manusia, kewangan, masa dan peralatan. § § § Spesifik dan tidak terlalu umum Boleh diukur dan dicapai Realistik dan mempunyai tempoh masa Merujuk kepada KUANTITI, KUALITI, MASA dan KOS dan setiap aktiviti / projek perlu sekurang-kurangnya mempunyai satu atau dua petunjuk prestasi. KAI – Universiti / PTJ/ Bahagian/ Individu

PERBEZAAN ANTARA SKT & KAI 01 KAI/KPI § BERDASARKAN SASARAN ORGANISASI o Berdasarkan perancangan tahunan Universiti yang dilata kepada PTJ o Menyokong KAI Universiti/PTJ o Spesifik mengikut fungsi tugas o Lebih strategik 02 SKT § BERDASARKAN JOB DESCRIPTION (JD) o Kerja yang dilaksana berdasarkan JD o Menyokong pencapaian KAI PTJ/Jabatan o Lebih bersifat operational

PELAKSANAAN PENETAPAN SKT & KAI 01 PENYEDIAAN SKT & KAI TEMPOH MASA - SKT dan KAI perlu disediakan selewat-lewatnya pada setiap sukuan pertama tahun penilaian. PENGESAHAN Pegawai Penilai dan PYD perlu melengkapkan Borang Penetapan Sasaran Kerja Tahunan dan Petunjuk Prestasi (KAI) dan disediakan dalam 3 salinan ditandatangan. (Salinan PYD, PPP & PSM PTJ). PEMANTAUAN Hendaklah dipantau pelaksanaannya melalui mesyuarat mingguan, bulanan, suku tahunan atau cara lain yang bersesuaian bagi memastikan visi dan misi Universiti/ PTJ/ Bahagian/ Individu tercapai. 02 PENETAPAN WAJARAN & PENGIRAAN KAI Jumlah keseluruhan KAI (Universiti/ PTJ/ Bahagian/ Individu) yang ditetapkan mestilah tidak melebihi 100%. Penetapan peratusan pada setiap KAI adalah bergantung kepada fungsi dalam setiap Diskripsi Tugas (Job Description) semasa PYD. Jumlah pencapaian keseluruhan KAI akan diselaraskan mengikut pengiraan wajaran KAI (berdasarkan Gred PYD) di dalam sistem LNPT Kriteria Penilaian – KAI Key Amal Indicator/ Sasaran Kerja Tahunan Dimensi JUSA 54 48 -52 41 -44 1 -40 FUNGSIAN 50 45 40 30 20

CONTOH: PENETAPAN SKT & KAI - UNIVERSITI SKT KAI - PTJ KAI - BAHAGIAN

CONTOH: BORANG PENETAPAN SKT & KAI 2020 B. SASARAN KERJA TAHUNAN BERDASARKAN KAI UNIVERSITI/ PTJ/ BAHAGIAN/ INDIVIDU (GRED 48) BIL 1 2 3 4 5 SENARAI AKTIVITI / PROJEK/ KETERANGAN Penambahbaikan Sistem Penilaian Prestasi LPPT - penyelarasan Sumber Data LPPT - Penyelarasan pelaksanaan bersama team teknikal CICT dan Task Force e. LPPT secara berkala - Sesi Townhall dan Klinik e. LPPT Penguatkuasaan Perisytiharan Harta -Penubuhan Jawatankuasa Tatatertib Isytihar Harta - Taklimat dan Klinik Isytihar Harta - Penyediaan Prosedur Perisytiharan Harta Pengurusan Gaji & Emolumen, Cuti dan Kehadiran -Pembangunan Garis Panduan Elaun Gantian Kenderaan -Semakan semula kelayakan BIPK bagi pensyarah dan Pegawai Penyelidik - penyediaan garis panduan dan penguatkuasaan peraturan semasa KATEGORI KAI (UNIVERSITI/ PTJ/ BAHAGIAN/ INDIVIDU WAJARAN (%) Penghasilan LPPT Ver. 2 Universiti 30% 100% Staf Isytihar Harta Bahagian 20% 1. Sifar kesalahan bayaran elaun gantian kenderaan 2. Penguatkuasasan kelayakan BIPK bagi Pensyarah dan Pegawai Penyelidik 3. Penghasilan Garis Panduan Cuti dan Penguatkuasaan peraturan Kehadiran Staf Bahagian 20% PTJ 20% Individu 10% PETUNJUK PRESTASI (SASARAN) Pengurusan Perkhidmatan Personnel Staf universiti yang layak diproses -Pengesahan Perkhidmatan, -Penanggungan kerja -Peminjaman -Persaraan, Pelepasan dan Peletakan Jawatan -Pertukaran Pelantikan, Opsyen, Dasar Pemisah. Pengurusan Mesyuarat 1. Mematuhi masa yang ditetapkan - Memastikan kertas kerja diselesaikan dalam tempoh 7 2. Tindakan LPB mematuhi masa yang hari dari tempoh permohonan ditetapkan - Memastikan minit mesyuarat disediakan dalam tempoh 3 hari dari tarikh mesyurat -Memastikan laporan perkara berbangkit diselesaikan dalam tempoh 7 hari dari tarikh edaran minit mesyuarat JUMLAH KESELURUHAN 100% SEMAKAN PENCAPAIAN SETENGAH TAHUN (JULAI) SEMAKAN PENCAPAIAN HUJUNG TAHUN (DISEMBER)

CONTOH: BORANG PENETAPAN SKT & KAI 2020 B. SASARAN KERJA TAHUNAN BERDASARKAN KAI UNIVERSITI/ PTJ/ BAHAGIAN/ INDIVIDU (GRED 11) BIL SENARAI AKTIVITI / PROJEK/ KETERANGAN KATEGORI KAI (UNIVERSITI/ PTJ/ BAHAGIAN/ INDIVIDU WAJARAN (%) 1. Ketepatan dan pemantauan rekod inventori 2. Rekod penyelenggaraan peralatan dan kemudahan secara berkala 3. Rekod peminjaman peralatan (sifar kehilangan) 4. Laporan aduan kerosakan dan kebersihan yang minimum 1. Laporan keselamatan (Sifar kecuaian) 2. Penghasilan rekod penggunaan ruang 3. Meminimumkan laporan aduan kebersihan Bahagian 25% PTJ 25% PETUNJUK PRESTASI (SASARAN) 1 Pengurusan peralatan makmal -Memastikan peralatan makmal berada dalam keadaaan baik -Merekodkan penggunaan dan peminjaman peralatan serta rekod penyelenggaraan 2 Pengurusan Ruang -Memastikan pengambilan dan pemulangan kunci bilik/ruang mengikut SOP yang ditetapkan -Merekod penggunaan ruang -Memastikan tahap kebersihan ruang berada dalam keadaan baik, melaporkan kerosakan ruang 3 Penyelenggaraan Mesin Cetak -Memastikan penggunaan mesin cetak mengikut SOP yang ditetapkan -Melaporkan kerosakan mesin cetak -Kawalan penggunaan kertas A 4 1. Sifar kesalahan penggunaan mesin cetak 2. Penghasilan rekod penyelenggaraan secara berkala 3. Pengurangan penggunaan kertas A 4 Bahagian 25% 4 Pengurusan Mel -Memastikan pengedaran surat dalaman 3 kali sehari -Setiap surat direkodkan ke dalam sistem SYSMEL 1. Menepati tempoh pengedaran surat dalaman 2. Rekod sysmel yang tepat mengurangkan kehilangan surat. Individu 25% JUMLAH KESELURUHAN 100% SEMAKAN PENCAPAIAN SETENGAH TAHUN HUJUNG TAHUN (JULAI) (DISEMBER)

CONTOH: TAMBAHAN/ PENGGUGURAN SKT & KAI SKT dan KAI perlu dikaji semula pada setiap pertengahan tahun (Julai) untuk menilai tahap kemajuan pelaksanaan dan boleh diubahsuai mengikut kesesuaian berdasarkan persetujuan antara Pegawai Penilai dan PYD (disahkan). Jumlah penambahan atau pengguguran SKT dan KAI perlu genap 100%. Pegawai Penilai berhak menambah senarai aktiviti/ projek/ keterangan, SKT dan KAI berdasarkan kepada keperluan semasa dan kesediaan PYD. KATEGORI KAI SEMAKAN SENARAI AKTIVITI / (UNIVERSITI/ PENCAPAIAN PETUNJUK PRESTASI WAJARAN BIL PROJEK/ KETERANGAN PTJ/ SETENGAH HUJUNG (SASARAN) (%) BAHAGIAN/ TAHUN INDIVIDU (JULAI) (DISEMBER) 1 2 3 4 5 JUMLAH KESELURUHAN 100%

CONTOH: PENGESAHAN SKT & KAI OLEH PPP, PPK & PSM PTJ SKT dan KAI yang ditetapkan perlu disahkan oleh Pegawai Penilai Pertama, Pegawai Penilai Kedua dan PSM PTJ Sekiranya terdapat perubahan, semakan dan pindaan kali kedua perlu dibincangkan bersama PPP pada bulan Julai setiap tahun. TEMPOH PENYEDIAAN BUTIRAN PENGESAHAN OLEH PYD Tandatangan Kali Pertama (Januari Mac) Nama No. Pekerja Tarikh Tandatangan Semakan Kali Nama Kedua (Julai) No. Pekerja Tarikh ADAM BIN ABDULLAH 10000 1 -Apr-20 PENGESAHAN OLEH PPP PENGESAHAN OLEH PPK PENGESAHAN OLEH PSM PTJ

KEBERKESANAN PENAMBAHBAIKAN 1. Mempunyai satu standard penetapan SKT & KAI (Penambahbaikan sistem LNPT) 2. Kontrak persetujuan berkaitan kerja di antara Pegawai Penilai dan PYD 3. Memberi gambaran sebenar kerja PYD yang boleh diukur dan dinilai 4. Penilaian berdasarkan Diskripsi Tugas semasa PYD 5. Penetapan PPP & PPK pada awal tahun penilaian 6. Pengemaskinian Pegawai Penilai sebelum tempoh penilaian (sekiranya staf bertukar PTJ)

TEMPOH PELAKSANAAN No. 1 2 3 Perkara Sasaran Penetapan kaedah pemantauan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan Petunjuk Mac Prestasi (KAI) Taklimat kepada wakil PTJ berkaitan kaedah melengkapkan Borang Minggu 1 -2 April Penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan Petunjuk Prestasi (KAI) Penetapan SKT & KAI berdasarkan perancangan strategik Universiti dan KAI yang dilatakan kepada PTJ mengikut kumpulan perkhidmatan, gred, peranan dan bidang tugas menggunakan Borang Manual Penetapan SKT & KAI 2020. Borang yang telah lengkap perlu disediakan dalam 3 salinan disahkan oleh Ketua Jabatan. Sesalinan hendaklah dihantar kepada PSM PTJ sebelum atau pada hujung April setiap tahun. i) Perbincangan penetapan SKT & KAI 2020 ii) Pengesahan SKT & KAI 2020 iii) Penghantaran borang SKT & KAI 2020 April Tindakan Urus setia PYD/PPP/PPK Minggu 2 -4 April PYD/ PPP Minggu 4 April PPP/PPK/PSM Minggu 1 Mei PYD/PSM