TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA MANUAL PROSEDUR KERJA Dr

TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA & MANUAL PROSEDUR KERJA Dr Zubalqiah Zulkifli Unit Kualiti dan Keselamatan Pesakit

OBJEKTIF • Arahan KKM untuk mengemukakan maklumbalas pelaksanaan pengemaskinian MPK & FM setiap 3 bulan • Mengambil segala daya dan usaha untuk mengemaskinikan MPK dan FM selaras dengan PKPA Bil 8/ Tahun 1991 • Mencapai tahap kategori Lengkap dan sempurna (100%) – dikemaskini mengikut perubahan semasa dan kandungan mengikut format yang telah diberikan

Maklumbalas pelaksanaan pengemaskinian MPK & FAIL MEJA

Portal Rasmi Bahagian Pembangunan Kompetensi, KKM • http: //kompetensi. moh. gov. my/bpk

Format Fail Meja & Manual Prosedur Kerja

• Checklist naziran Manual Prosedur Kerja, Bahagian Pembangunan Kompetensi

• Checklist naziran Fail Meja, Bahagian Pembangunan Kompetensi

PENGENALAN • Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 • PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA • Semua jabatan perlu menyediakan MPK dan FM

KONSEP MPK • Jabatan / MPK Pejabat Jelas dalam: • Harapan jabatan • Tuju arah jabatan • Fungsi jabatan • Pembahagian aktiviti/ tugas bahagian/ unit • Rangkaian prosedur dan tanggungjawab pegawai/ staf Kecekapan dan keberkesanan jabatan/ pejabat

KONSEP FM Individu / FM Jawatan Jelas dalam: • Tuju arah jabatan • Tugas dan t/jawab • Kedudukan dalam jabatan • Dasar dan peraturan • Prosedur dan aliran kerja Kecekapan & keberkesanan individu

FAIL MEJA Untuk rujukan individu/ jawatan Fokus kepada individu/ jawatan FM bagi setiap individu/ jawatan Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dijalankan oleh individu dalam jabatan

MPK vs FM MPK • Dokumen peringkat jabatan • Berasaskan kepada fungsi & bidang tugas jabatan • Satu MPK satu jabatan • Semua aktiviti jabatan FAIL MEJA • Dokumen peringkat individu / jawatan • Berasaskan kepada tugas & t/jawab individu/ jawatan • Satu FM satu jawatan • Semua tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan

FAEDAH MPK & FM Keseragaman dalam menjalankan tugas Menetapkan peraturan jabatan yang jelas Mengurangkan kesilapan Sebagai alat latihan Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja Mendokumenkan prosedur dan peraturan kerja

PERLU TAHU • MPK & FM perlu dikaji semula dari semasa ke semasa. • Jabatan/pejabat hendaklah membuat kajian semula ke atas MPK dan FM mereka sekurang- kurangnya setahun sekali.

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) • Sebagai rujukan semua pegawai/ staf • Satu MPK bagi satu jabatan • Fokus kepada Jabatan • Bertujuan meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan keseluruhan

KANDUNGAN MPK Latar Belakang Senarai Borang Carta Aliran Kerja Objektif, Visi & Misi Jabatan Carta Organisasi Proses Kerja Fungsi-fungsi Utama Aktiviti bagi setiap fungsi utama

LATAR BELAKANG JABATAN • Sejarah penubuhan • Tujuan dan matlamat penubuhan • Akta atau perundangan yang berkaitan • Maklumat dalam latar belakang dijadikan asas bagi membentuk strategi bertindak jabatan

: h o C t n o

t n Co : h o

OBJEKTIF • Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh jabatan selaras dengan matlamat penubuhan • Objektif amat penting – menjelaskan dengan tepat tuju arah jabatan, asas bagi proses pengurusan strategik • Objektif jabatan menjadi asas kepada pembentukan objektif bahagian/ unit / seksyen

CARTA ORGANISASI • Struktur – fungsi, aktiviti & hierarki • Jelaskan aktiviti yang dijalankan oleh jabatan melalui perwujudan Unit/ Seksyen/ Bahagian • Rantaian perintah (chain of command)/ hierarki – siapa ketua yang boleh beri arahan / buat keputusan/ menyelia & mengawal kerja • Alat perancangan • Keperluan anggota • Perluasan fungsi • Keperluan latihan

FUNGSI UTAMA JABATAN • Tugas-tugas utama • Bergantung kepada jenis kegiatan • Khusus – untuk jabatan/pejabat tesebut sahaja • Umum – merupakan kegiatan biasa (common activity)

FUNGSI UTAMA KHUSUS (CONTOH) Jabatan : Jabatan Pendaftaran Negara Fungsi Utama : Pendaftaran • Contoh fungsi-fungsi utama yang biasa bagi setiap jabatan/pejabat: • Perkhidmatan • Pentadbiran AM • Kewangan

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA • Kerja di bawah fungsi utama • Contoh: Fungsi Utama : Pentadbiran AM Aktiviti: • • Penggunaan kad perkam waktu Urusan surat-menyurat Keselamatan Pejabat Kebersihan Pejabat

PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI • Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan aktiviti • Cara sediakan: • Kenalpasti aktiviti • Sedia turutan tindakan • Mulakan dengan perkataan “perbuatan” bagi menyenaraikan setiap proses • Senaraikan jawatan yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah berkenaan

CARTA ALIRAN KERJA • Gambaran secara grafik/ gambarajah ke atas tindakan- tindakan yang terlibat dalam melaksanakan aktiviti/ tugas • Memperlihatkan setiap langkah/ tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, daripada peringkat mula & peringkat selesai dengan ringkas • Langkah: • Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat • Sediakan carta aliran proses kerja tersebut • Gunakan simbol-simbol yang ditetapkan

BORANG • Menyimpan dan merekodkan maklumat • Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik • Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan

FAIL MEJA (FM)

KANDUNGAN FAIL MEJA Objektif, Visi & Misi Senarai Tugas Harian Carta Organisasi Jbtn/Pejabat dan Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Norma Kerja Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Senarai Borangborang Peraturan-peraturan pentadbiran Senarai Jawatankuasa Senarai undang-undang & peraturan Proses Kerja & Carta Aliran Kerja Senarai Semak

CARTA ORGANISASI • Struktur – fungsi, aktiviti & hierarki • Jelaskan aktiviti yang dijalankan oleh jabatan melalui perwujudan Unit/ Seksyen/ Bahagian • Rantaian perintah/ hierarki – siapa ketua yang boleh beri arahan / buat keputusan/ menyelia & mengawal kerja • Alat perancangan • Keperluan anggota • Perluasan fungsi • Keperluan latihan

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN ANGGOTA • • Pecahan carta organisasi jabatan Hanya carta organisasi bahagian dimana individu itu ditempatkan Kedudukan individu ditandakan Bertujuan jelaskan kepada anggota mengenai: • Aktiviti yang dilaksanakan oleh jabatan dengan perwujudan unit/ seksyen/ bahagiannya • Rakan sejawatnya • Pegawai atasannya • Kedudukan dirinya di bahagian itu

SENARAI TUGAS/KUASA & HUBUNGAN • Perincian mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang individu yang bertugas di jabatan • Mengandungi: • • Nama jawatan/jabatan/bahagian/unit Jawatan yang disandang Tugas dan tanggungjawab Hubungan kerja dengan pegawai lain iaitu melalui 4 cara: • Pegawai atasan • Pegawai bawahan • Rakan sejawat • Pegawai dari agensi luar

PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI • Arahan pentadbiran • Ditetapkan oleh jabatan • Perlu dipatuhi dalam menjalankan aktiviti/ tugas

PROSES KERJA BAGI SETIAP TUGAS • Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan aktiviti/ tugas • Cara sediakan: • Kenalpasti aktivit/tugas yang perlu proses kerja • Sedia turutan tindakan • Mulakan dengan perkataan perbuatan • Senaraikan jawatan yang dirujuk • Senaraikan undang-undang & peraturan berkaitan

LANGKAH-LANGKAH SEDIAKAN PROSES KERJA

CONTOH

CARTA ALIRAN KERJA • Gambaran secara grafik/gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam melaksanakan aktiviti/tugas • Memperlihatkan setiap langkah/tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, daripada peringkat mula & peringkat selesai dengan ringkas • Langkah: • Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang berkaitan dengan individu dalam MPK • Ambil carta aliran proses kerja tersebut • Lorekan tindakan yang melibatkan individu sahaja

PENGGUNAAN SIMBOL DALAM CARTA ALIRAN

CONTOH

SENARAI SEMAK • • Alat perancangan dan kawalan kerja Mengandungi tindakan-tindakan yang perlu dalam melaksanakan tugas/aktiviti Berbentuk soalan, jawapan atau pernyataan peringatan Penting bagi: • Semakan perkara-perkara penting • Alat pengawasan • Elak lupa dan kesilapan • Sebagai peringatan • Disiplin

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN • Petikan kecil arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk • Tujuannya: • Rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti dilakukan dengan sah dan betul • Menjimat masa mengesan arahan bila diperlukan • Contoh: 1. Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam; 2. Surat Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam; 3. Surat Pekeliling Am; 4. Pekeliling Am; 5. Pekeliling Perbendaharaan;

• Cara penyediaan: • Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang berkaitan dengan tugas • Senaraikan dengan mencatatkan bilangan, tahun dikeluarkan, tarikh dan tajuk ringkas • Kandungkan petikan yang ada kaitan sahaja

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI • Jawatankuasa yang individu menjadi pengerusi/urusetia • Jawatankuasa yang individu menjadi ahli/anggota • Jawatankuasa hendaklah wujud sekurang-kurangnya 6 bulan • Catatkan nama jawatankuasa, kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan

SENARAI BORANG • Membantu anggota mengetahui borang-borang yang ada kaitan dengan tugasnya

NORMA KERJA • Jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja • Piagam Pelanggan Jabatan • Objektif Kualiti • Petunjuk prestasi/KFA • Boleh diubahsuai selaras dengan penambahbaikan dalam melaksanakan tugas

SENARAI TUGAS HARIAN • Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan • Ditempatkan di atas meja supaya mudah rujuk • Menggalakkan pengurusan masa yang cekap • Boleh disediakan pada petang atau pagi • Tandakan aktiviti yang selesai dan nota sebab bagi yang tidak selesai