Taklimat Amalan Persekitaran Berkualiti 5 SQE Sekolah Menengah
Taklimat Amalan Persekitaran Berkualiti (5 S/QE) Sekolah Menengah Teknik Kuala Terengganu 23 Februari 2012 Muhaslizawati Mohd Bakri Malaysia Productivity Corporation (MPC) Terengganu TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 1
Taklimat Hari Ini • Pengenalan Konsep 5 S/QE • Penubuhan Jawatankuasa Pemandu/Induk serta Ahli Jawatankuasa 5 S/QE • Tugas dan peranan • Dokumentasi 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 2
Pengenalan Konsep 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 3
Apakah itu Amalan Persekitaran Berkualiti (5 S/QE) v v v Amalan untuk wujudkan tempat kerja lebih produktif. Memastikan mesin dan alat kelengkapan menjadi bersih, berfungsi dan cekap tanpa masalah. Membina budaya kerja yang positif dan dinamik. 5 S ialah lima perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke. Amalan 5 S/QE meliputi pengetahuan teknikal, praktikal dan logik untuk menghasilkan penambahbaikan. TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 4
Seiri - Sisih SEIRI – Menyisih dan membuang barang-barang yang tidak diperlukan ditempat kerja Kesannya: Kuantitatif Kualitatif Penjimatan ruang Tempat kerja lebih selamat Kawalan stok & produk yang cekap Suasana kerja lebih selesa Masa pencarian yang pantas Mudah mengesan tempat/ alat/bahan rosak lebih awal TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 5
Seiton - Susun SEITON – Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya Kesannya : Kuantitatif • Kualitatif • Kawalan stok & produk yang cekap • Suasana kerja lebih selesa • Masa pencarian yang pantas • Mendidik disiplin pekerja positif • Proses kerja lebih pantas • Pekerja terus menjana idea kreatif • Mengelak kesilapan & kesalahan • Moral pekerja tinggi • Kadar kehilangan peralatan rendah • Selamat ditempat kerja • Mengamalkan FIFO TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 6
Seiso - Sapu SEISO – Mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran dilantai, mesin dan peralatan dan pembersihan secara berkala Kesannya : Kuantitatif § Sistem kawalan stok & produk lebih murah dan menjimatkan Kualitatif § Kos kerosakan peralatan rendah § Suasana kerja lebih selesa dan ceria § Proses kerja pantas dan tidak berulang “ right the first time” § Pekerja terus menjana idea kreatif § Kualiti produk bertambah § Masa membersih lebih pantas TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP § Moral pekerja tinggi § Selamat di tempat kerja 7
Seiketsu - Seragam SEIKETSU – Seragam & memelihara kebersihan serta penyusunan sepanjang masa serta mengamalkan sistem SEIRI-SEITON-SEISO dengan berkesan. Ianya juga memerlukan panduan seperti Work Instruction (WI), Standard Operation Procedure (SOP) dll Kuantitatif Kesannya : § Kos selenggaraan rendah Kualitatif § Kos overhead rendah § Mendidik disiplin pekerja positif § Kecekapan proses meningkat § Pekerja terus menjana idea kreatif § Kuantiti pengeluaran meningkat § Kemahiran pekerja meningkat § Rungutan pelanggan rendah § Pekerja setia kepada organisasi § Produktiviti pekerja meningkat § Imej organisasi meningkat TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 8
Shitsuke – Sentiasa Amal SHITSUKE – Berdisplin dan melatih pekerja mematuhi peraturan dan berbudaya kualiti di tempat kerja. Kesannya : Kuantitatif Kualitatif • Kos pengeluaran rendah • Disiplin pekerja positif dan inovatif • Produktiviti pekerja meningkat • Kemahiran pekerja meningkat • Kualiti produk / perkhidmatan meningkat • Kesihatan pekerja bertambah baik • Memperolehi Sijil QE • Pekerja setia kepada organisasi • Kemalangan sifar ditempat kerja • Budaya kerja berpasukan yang tinggi TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 9
Kitaran Amalan 5 S/QE Sisih Susun Sentiasa Amal Seragam Sapu TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 10
Penyeluruhan 5 S/QE Dalam Organisasi • Program menyeluruh yang melibatkan semua orang dalam organisasi • Pendekatan yang sangat berkesan untuk memotivasikan pekerja, meningkatkan produktiviti dan persekitaran tempat kerja • Perlu dilaksanakan secara berterusan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 11
Kesan Amalan Persekitaran Berkualiti • Produktiviti – meningkat • Kualiti (kerja/produk/perkhidmatan) – meningkat dan berkekalan • Kos – menurun • Penghantaran – cepat dan tepat • Selamat – ditempat kerja • Moral Pekerja – meningkat dan berkekalan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 12
Kekuatan Budaya 5 S/QE • Membina semangat Kaizen (penambahbaikan berterusan) ditempat kerja • Bina semangat kerja berpasukan • Melatih pekerja lebih berdisplin • Menyumbang idea yang kreatif dan inovatif • Meningkatkan moral pekerja TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 13
Mengapa Amalan 5 S/QE disukai • Mudah dilaksanakan • Konsep yang mudah difahami – menggunakan konsep/istilah yang mudah • Sifat semulajadi manusia yang sukakan kebersihan, keselesaan, keselamatan dan kecekapan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 14
Faktor Utama Kejayaan 5 S/QE • Sokongan dan komitmen berterusan dari pihak pengurusan • Bermula dengan kesedaran, latihan, pemantauan dan penilaian • Semua orang mengamalkannya dan tiada yang terkecuali • Ulangi kitaran 5 S/QE untuk menjadikannya budaya dalam organisasi TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 15
Langkah Pelaksanaan 5 S/QE • Langkah 1 : Persediaan • Langkah 2 : Pelancaran rasmi oleh ketua organisasi • Langkah 3 : Gotong royong • Langkah 4 : Permulaan SISIH • Langkah 5 : Amalan SISIH, SUSUN, SAPU dan 2 S AKHIR • Langkah 6 : Audit Pensijilan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 16
Penubuhan Jawatankuasa 5 S/QE a. Jawatankuasa Pemandu/Induk b. Jawatankuasa Latihan, Audit, Promosi TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 17
Carta Organisasi 5 S/QE Pengarah Penyelaras / Koordinator J/K Latihan J/K Promosi Ho. D J/K Audit Fasilitator Fasilitator Bhgn 1 Bhgn 2 Bhgn 3 Bhgn 4 Bhgn 5 Bhgn 6 Fasilitator Bhgn 7 Ho. D – Head of Department/ Ketua Bahagian TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 18
Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pemandu • Menentukan arah keseluruhan pelaksanaan program 5 S/QE • Membentuk pelan pelaksanaan • Tentukan belanjawan, polisi, peraturan, garis panduan • Mengenalpasti ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua kumpulan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 19
Jawatankuasa Promosi • Menyediakan pelan promosi • Merancang dan memperuntukkan bajet bagi menjayakan 5 S/QE • Membuat bunting, banner, poster dan promosi berkaitan 5 S/QE • Melaporkan aktiviti serta tahap kesedaran 5 S/QE kepada J/Kuasa Pemandu TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 20
Jawatankuasa Latihan • Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan amalan 5 S/QE • Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan • Latihan dijalankan oleh jawatankuasa/fasilitator yang telah menghadiri latihan 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 21
Jawatankuasa Audit • Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian • Melantik juruaudit dalaman • Menentukan kekerapan audit yang perlu dilaksanakan • Menentukan bilangan stiker Sisih, Susun, Sapu dan Cemerlang TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 22
Penyelaras • Menjalankan tugas kesetiausahaan kepada AJKP/AJK Kecil, Pemudahcara dan Ketua Kumpulan • Menyimpan rekod/minit mesyuarat • Menolong menguruskan dan memantau aktiviti promosi • Membuat hebahan maklumat terkini bagi perjalanan 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 23
Fasilitator • Menyelaras program 5 S/QE di jabatan • Membantu AJKP dalam setiap tugas • Memastikan perjalanan 5 S/QE seperti dirancang • Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang digariskan • Mengawasi dan mengadakan perbincangan serta galakkan kepada kumpulan 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 24
Ketua Kumpulan • • Memberi latihan kepada ahli Mengadakan mesyuarat pendek Menggalakkan ahli terlibat dengan mesyuarat Mewujudkan dan mengaplikasikan displin/peraturan kumpulan yang perlu dipatuhi TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 25
Ahli Kumpulan Menghadiri mesyuarat yang diadakan Menyertai 5 S/QE secara aktif Bekerjasama dalam kumpulan Bertanggungjawab memperbaiki tempat kerja sepanjang masa • Harmoni dan bersatu • • TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 26
Dokumentasi dan Sudut 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 27
Dokumentasi 5 S/QE • Penyelaras perlu pastikan 4 fail utama dikemaskini a. Fail Induk b. Fail J/K Promosi c. Fail J/K Latihan d. Fail J/K Audit Ketua zon perlu pastikan fail zon dikemaskinikan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 28
Fail Induk • Meliputi perjalanan permulaan QE di Jabatan • Segala dokumen awal perlaksanaan QE disimpan – Surat perlantikan – Menagement review • Aktiviti penyelarasan di antara 3 J/K • Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file) • Wajib mempunyai perancangan keseluruhan yang terkini • Mempunyai Struktur yang jelas, Polisi, Objektif dan Strategi Pelaksanaan QE • Minit mesyuarat juga perlu disimpan. • Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu ditandatangani. • Anggap fail ini akan dirujuk oleh Ketua Jabatan • Mendokumenkan surat perlantikan Fasilitator, Ketua Zon, Pengerusi J/K Promosi, Audit dan Latihan. TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 29
Kandungan Fail Induk • • • • Misi Visi Objektif Polisi Surat Perlantikan Carta Organisasi Carta Perbatuan Minit Mesyuarat, Memo, Catatan Berkaitan QE/5 S Pelan Lantai Laporan Audit Dalaman Laporan Audit MPC Gambar Sebelum dan Selepas (Bertarikh dan sudut/angle sama) Gambar Aktiviti QE/5 S Lampiran – Perbelanjaan – Makan Minum dll TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 30
Fail Promosi • Pengerusi J/K Promosi bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini • Boleh melantik ahli-ahli mengikut keperluan J/K Promosi • Memasukkan struktur J/K Promosi • Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan promosi yang bakal dilaksanakan • Perancangan perlu di ‘review’ sekiranya ada perubahan • Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti promosi • Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal promosi • Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani • Memasukkan salinan bahan promosi seperti Bulletin, kertas edaran, dsbnya. TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 31
Kandungan Fail Promosi • • Misi Visi Objektif Carta Organisasi Carta Perbatuan Promosi yang telah dibuat Minit Mesyuarat, Memo/Catatan berkaitan Promosi Lampiran – Perbelanjaan – Sample untuk Promosi Layout Bunting/Banner – Sebarang Promosi Bersesuaian TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 32
Fail Audit • Pengerusi J/K Audit bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini • Boleh melantik ahli-ahli mengikut keperluan J/K Audit • Pengerusi bertanggungjawab menyenarai bilangan auditor yang diperlukan dan mencadangkan nama Auditor kepada Ketua Jabatan. • Ketua Jabatan yang melantik auditor agar tidak timbul rasa kurang senang kakitangan lain. • Perlantikan mestilah bersurat. • Memasukkan struktur J/K Audit • Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan audit yang bakal dilaksanakan • Pengerusi audit perlu membuat rumusan audit berdasar maklumbalas auditor dan jumlah sticker SISIH, SUSUN, SAPU atau SERAGAM yang telah dikeluarkan. • Hasil Audit perlu di ‘review’ oleh Ketua Jabatan • Segala keputusan berkaitan penambahbaikan perlu dimonitor dengan jangkamasa yang telah diputuskan oleh auditor. • Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti audit • Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal audit • Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 33
Kandungan Fail Audit • • • Misi Visi Objektif Carta Organisasi Carta Perbatuan Laporan Audit Dalaman (untuk semua audit dan semua zon) Kriteria yang digunakan untuk Audit Dalaman Minit Mesyuarat, Memo/Catatan berkaitan Audit Lampiran – Perbelanjaan – Gambar semasa Audit TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 34
Fail Latihan • Pengerusi J/K Latihan bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini • Boleh melantik ahli-ahli mengikut keperluan J/K Latihan • Pengerusi bertanggungjawab memastikan semua kakitangan mendapat latihan QE yang mencukupi. • J/K Latihan boleh menilai kefahaman dari masa ke semasa dengan membuat ujian ringkas. • Memasukkan struktur J/K Latihan • Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan latihan yang bakal dilaksanakan • Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti latihan • Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal latihan • Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani • Latihan tidak semestinya perlu 2 hari berkursus, tetapi dalam bentuk perkongsian maklumat oleh Bahagian yang cemerlang untuk sesi 1 jam. • Pengerusi perlu mengenalpasti Bahagian mana yang laksana QE dengan cemerlang dan mengambil amalan terbaik untuk didokumenkan diedar kepada Bahagian lain. • Nota-nota kursus disimpan satu salinan untuk rujukan kakitangan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 35
Kandungan Fail Latihan • • • Misi Visi Objektif Carta Organisasi Carta Perbatuan Senarai Latihan yang telah dibuat dan dalam Perancangan Laporan hasil dari Latihan Minit Mesyuarat, Memo/Catatan berkaitan Latihan Lampiran – Perbelanjaan – Gambar semasa Latihan dijalankan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 36
Fail Zon • Meliputi perjalanan permulaan QE di cawangan / bahagian /zon • Segala dokumen awal terbitnya perlaksanaan QE di zon berkenaan – Surat perlantikan ahli-ahli oleh ketua zon • Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file) • Wajib mempunyai perancangan QE zon yang terkini • Mempunyai Struktur Zon yang jelas dan menggunakan Polisi, Objektif dan Strategi Pelaksanaan QE yang telah dikeluarkan oleh J/K Induk • Minit mesyuarat juga perlu disimpan. • Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu ditandatangani. • Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon • Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di Zon, Latihan di Zon dan juga Audit di Zon. Ini adalah persiapan bagi ahli di zon berkenaan laksana QE dengan jayanya. TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 37
Kandungan Fail Zon • • • • Misi Visi Objektif Polisi Surat Perlantikan Carta Organisasi Carta Perbatuan Minit Mesyuarat, Memo, Catatan Berkaitan QE/5 S Pelan Lantai Laporan Audit Dalaman Laporan Audit MPC Gambar Sebelum dan Selepas (Bertarikh dan sudut/angle sama) Gambar Aktiviti QE/5 S Lampiran – Perbelanjaan – Makan Minum dll TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 38
Sudut 5 S/QE Utama/Induk • Dilokasi tempat berkumpul kakitangan/orang ramai • Meletakkan Visi, Misi, Polisi 5 S/QE/Objektif/Strategi 5 S/QE dan Carta Organisasi 5 S/QE • Bahan dari AJK Utama dan bahan-bahan berkaitan 5 S/QE • Lantik PIC bagi memantau dan mengemaskini sudut 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 39
Sudut 5 S/QE Zon • Lokasi ahli-ahli berkumpul • Meletakkan Polisi 5 S/QE/Objektif/Strategi 5 S/QE dan Carta Organisasi 5 S/QE • Bahan dari AJK Utama dan bahan-bahan berkaitan 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 40
Antara Contoh Amalan 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 41
Sambungan…… TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 42
Contoh Sudut 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 43
Antara Contoh 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 44
Antara Contoh 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP
Antara Contoh 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 46
Antara Contoh 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 47
Antara Contoh 5 S/QE TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 48
Pengekalan 5 S/QE di Sekolah Menengah Teknik Kuala Terengganu TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 49
Isi Utama…. • • • Amalan Persekitaran 5 S/QE a. Bagaimana untuk mengekalkannya b. Bagaimana menjadikannya sebagai budaya kita c. Siapa yang perlu bertanggungjawab d. Apakah impak dari Amalan Persekitaran Berkualiti TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP
Objektif taklimat…. • Meningkatkan pemahaman serta mempraktikkan 5 S di tempat kerja • Membudayakan 5 S sebagai sebahagian daripada rutin harian di SMTKT • Mewujudkan kerjasama dalam mencapai pensijilan seterusnya TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP
Bagaimana untuk mengekalnya? ? ? • Mengingatkan tentang 5 S samada melalui hebahan • Jawatankuasa pemandu dan audit dalaman perlu memantau perkembangan serta pengekalan 5 S • Menjadikannya sebagai amalan seharian dan akhirnya menjadi sebahagian dari rutin harian SMTKT serta membudayakannya – ‘betulkan yang biasa, biasakan yang betul’ • Luangkan masa untuk mempraktikkan 5 S TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP
5 S = Budaya? ? ? • Amalan yang berterusan dengan mengambil 5 atau 10 minit untuk melaksanakan 5 S • Saling mengingatkan antara satu sama lain serta membuat hebahan/peringatan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP
Siapa? ? ? • Semua bertanggungjawab dalam memastikan pengekalan 5 S di SMTKT • Bermula dengan pihak pengurusan tertinggi sehingga ke pekerja TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP
Apakah impaknya? ? ? • Dapat menjimatkan penggunaan peralatan • Masa pencarian fail dapat dikurangkan • Corak atau sistem bekerja yang lebih sistematik dan efisien • Mewujudkan persekitaran yang bersih dan kondusif • Semua di atas dapat dinikmati dengan melaksanakan Amalan Berkualiti dengan betul serta mengikut langkah-langkah yang telah diberi TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP
Rumusan • Pelaksanaan melibatkan semua peringkat pekerja • Kesedaran melalui kempen 5 S/QE • Semasa pra audit dan audit Amalan Persekitaran Berkualiti (5 S/QE), sediakan slide pembentangan berkaitan 5 S/QE di tempat anda • Semua memikul tanggungjawab yang telah diamanahkan TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 56
Sekian, terima kasih muhaslizawati@mpc. gov. my TRANSFORMATION INNOVATION PARTNERSHIP 57
- Slides: 57