Tajuk Inovasi eCARUMAN MOBILE APP Nama Agensi Kumpulan

Tajuk Inovasi: e-CARUMAN MOBILE APP Nama Agensi : Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

Pengenalan e-Caruman Mobile Apps • e-Caruman merupakan perkhidmatan penghantaran butiran dan pembayaran caruman pekerja menerusi laman web KWSP oleh majikan dengan mudah, cepat, tepat dan selamat • Aplikasi ini mampu melaksanakan semakan format data, semakan butiran pekerja, pengiraan syer majikan dan pekerja serta pengesahan jumlah besar amaun caruman yang perlu dibayar. • Dilancarkan pertama kali pada tahun 2012 sehingga kini digunakan oleh 380, 166 majikan. Telah melalui beberapa perubahan, kini e-Caruman memperkenalkan e. Caruman Mobile App yang mana disediakan khas untuk majikan yang mempunyai 10 orang pekerja dan ke bawah. 2

Pengenalan e-Caruman Mobile Apps • e-Caruman mobile app dapat membantu majikan membuat penghantaran dan pembayaran caruman pekerja dengan menggunakan FPX sebagai payment gateway menerusi aplikasi mobile. • Aplikasi ini adalah khas untuk majikan yang mempunyai 10 orang pekerja dan ke bawah sahaja. • Aplikasi ini diperkenalkan dalam dua (2) versi iaitu Android yang dilancarkan pada Mei 2016 manakala versi i. OS pula pada September 2016. 3

Tujuan Projek Inovasi • e-Caruman mobile app memberi kemudahan kepada para majikan untuk membuat penghantaran dan pembayaran caruman pekerja dengan menggunakan FPX sebagai payment gateway menerusi aplikasi mobile 4

Proses Inovasi Sebelum KWSP sebagai sebuah organisasi berfokuskan pelanggan dengan memberikan perkhidmatan terbaik, cekap dan berkesan, KWSP telah memperkenalkan satu lagi inisiatif baru komunikasi yang mudah dan berkesan melalui applikasi mudah alih i. OS dan Android. Sebelum inovasi ini diperkenalkan, ahli perlu hadir ke kaunter atau hubungi Pusat Pengurusan Perhubungan KWSP (CMC) untuk mendapatkan maklumat lanjut berkenaan kelayakan dan syarat-syarat pengeluaran. Berdasarkan statistik tahun 2014: 0. 16% pertanyaan di CMC adalah mengenai hal-hal pengeluaran 50/55 tahun. 59% Perkhidmatan di Kaunter adalah untuk pertanyaan umum 5

Proses Inovasi Selepas Dengan adanya aplikasi Pertanyaan Pengeluaran, ahli tidak perlu menghubungi atau hadir ke Pejabat KWSP untuk mendapatkan maklumat kelayakan pengeluaran. Aplikasi ini membolehkan ahli mendapat jawapan dengan mudah dan cepat berkaitan kelayakan asas permohonan pengeluaran secara layan diri Kemudahan ini telah dilaksanakan mulai 15 April 2016 bagi pengeluaran berikut: Umur 50 Tahun Umur 55 Tahun Penuh & Kombinasi Simpanan Melebihi RM 1 Juta Haji Dividen Tahunan Manfaat menggunakan aplikasi ini : • Mudah muat turun aplikasi Saluran layan diri • Semakan dalam talian • Jawapan segera • Tidak perlu mengunjungi atau hubungi Pejabat KWSP Berdasarkan statistik tahun 2016 terdapat penurunan pertanyaaan berkaitan pengeluaran, iaitu: 0. 11% pertanyaan di CMC adalah mengenai hal-hal pengeluaran 50/55 tahun. (2016) 43% perkhidmatan di Kaunter adalah untuk pertanyaan umum (prorata 8 bulan bagi tahun 2016) 6

Proses Kerja Ringkas • Butiran caruman dipaparkan secara auto • Majikan boleh membuat pindaan atau tambahan maklumat 1. Melengkapkan butiran caruman 2. Melengkapkan butiran caruman • Majikan lengkapkan butiran caruman • Membuat pengesahan butiran caruman dan maklumat bayaran 4. Membuat Bayaran • Bayaran melalui FPX 3. Mengesahkan Ringkasan Caruman 7

Latar Belakang Inisiatif KEADAAN SEBELUM KEADAAN SELEPAS • e-Caruman hanya di laman web sahaja. • Majikan perlu menggunakan komputer untuk membuat transaksi. • e-Caruman boleh dilayari melalui peranti aplikasi mudah alih. • Fungsi adalah sama seperti e. Caruman di web. • Lebih mudah dan ringkas. • Dengan hanya 4 langkah utama sahaja, butiran caruman dan bayaran boleh dihantar. 8

Impak Pelaksanaan – Pembentukan nilai iaitu dari segi budaya kerja anggota, kos dan masa. A. BUDAYA KERJA ANGGOTA • Anggota mempunyai lebih masa untuk membuat kerja penambahbaikan dan transformasi apabila tiada lagi keperluan untuk proses manual Borang A seperti berikut: • Kunci masuk data Borang A • Meresitkan bayaran caruman B. KOS C. MASA • Kos pemprosesan Borang A dapat dijimatkan kerana tiada lagi keperluan berikut: • Kertas A 4 • Kertas Resit • Mesin Pencetak • Toner • Ruang Simpanan (Stor) • Masa proses Borang A dan bayaran lebih singkat • Pengkreditan ke akaun ahli teratur, cepat dan tepat iaitu mengambil masa T+ 4 hari • Caruman dan bayaran diproses secara auto 9

A. Impak Pelaksanaan Terhadap Budaya Kerja Anggota Bil Penjimatan Proses Kerja Caruman 1 Tiada Penerimaan Borang A 2 Tiada proses semakan Borang A : • Defektif • Tiada Barcode 3 Tiada Kunci Masuk Data Borang A Defektif 4 Tiada proses mewujudkan, melekatkan dan mengimbas Barcode 5 Tiada proses mengimbas Borang A Mengikut Job Separator 6 Tiada proses memasukkan Borang A dalam Temper Evident Bag (TEB) 7 Tiada proses mencetak Pick Up Manifest Report 8 Tiada proses mengemukakan Borang A kepada Pusat Pemprosesan 9 Tiada proses penyelesaian Kes Cek Tak Laku 10 Tiada proses penyelesaian Caruman Tergantung 11 Penyelesaian Rejek Majikan/Ahli adalah pada kadar minima 12 Penyelesaian Pelarasan Majikan/Ahli adalah pada kadar minima 13 Pengurangan kes penangguhan pengkreditan adalah pada kadar minima 14 Penyelesaian Caruman Tanpa Maklumat Lengkap adalah pada kadar minima 10

B. Impak Pelaksanaan Terhadap Kos Penjimatan kos inovasi berjumlah RM 761, 538 PERKARA KOS PELAKSANAAN 1. Jenis Penghantaran RM Butiran Caruman + Bayaran 2. Penyimpanan Borang A PENJIMATAN KOS YANG DAPAT DIBUAT Tiada Kos Pelaksanaan kerana ia dibuat secara in house 3. Pelupusan Borang A ANDAIAN a. Kos cetakan sehelai = RM 0. 0965 b. Kos setem (minimum) hantar Borang A ke majikan = RM 0. 60 c. Kos cetakan dan penghantaran Borang A manual = RM 0. 6965 d. Kos peresitan bayaran caruman = RM 0. 75 e. Kos setem (minimum) untuk bank hantar Borang A = RM 0. 60 f. Kos kunci masuk sehelai Borang A = RM 0. 20 g. Kos caj transaksi FPX= RM 0. 50 h. Bilangan majikan semasa = 517, 000 (statistik setakat Dis 2013) i. Semua majikan yang mempunyai 10 pekerja dan ke bawah memilih opsyen pembayaran FPX j. Kos penyimpanan Borang A = RM 1/Kotak. 1 Kotak = 500 Borang A k. Kos pelupusan Borang A = RM 2/Kotak 759, 415 708 1, 415 761, 538 Butiran {Kos pencetakan dan penghantaran Borang A Manual + Kos Caruman + peresitan + Kos setem (bank hantar kepada KWSP) + Kos kunci Bayaran masuk – Kos caj transaksi FPX} x Jumlah majikan 2. 1465 11

C. Impak Pelaksanaan Terhadap Masa e-Caruman dapat menyingkatkan proses kerja caruman di KWSP dan menjimatkan sejumlah 14 hari 36 minit per transaksi caruman Masa yang diambil Manual e-Caruman 5 hari Bil Penjimatan Proses Kerja Caruman 1 Penerimaan Borang A dari kaunter Ejen Bank 2 Penerimaan Borang A melalui kaunter KWSP 3 Proses semakan Borang A : • Defektif • Tiada Barcode 4 Kunci Masuk Data Borang A Defektif 5 Mewujudkan, melekatkan dan mengimbas Barcode 3 minit 6 Mengimbas Borang A Mengikut Job Separator 5 minit 7 Memasukkan Borang A dalam Temper Evident Bag (TEB) 3 minit 8 Mencetak Pick Up Manifest Report 3 minit 9 Mengemukakan Borang A kepada Pusat Pemprosesan 5 minit 10 Memproses Borang A 9 hari 4 hari 14 hari 36 minit 4 hari JUMLAH 10 minit Defektif – 10 saat untuk 1 borang, Tiada Barcode – 2 saat untuk 1 borang 7 minit 0 minit 12

Impak Pelaksanaan – Signifikan, Efisien dan Replicability A. Signifikan B. Efisien C. Replicability Selaras dengan visi KWSP- Membantu ahli mencapai masa depan yang lebih baik Cekap Menangani masalah pemprosesan/pengkreditan Borang A Cepat Keaslian dan Replicability – Inovasi baru dan kreatif e-Caruman mobile app ini boleh direplikasi oleh JPK bagi tujuan bayaran caj lewat bayar, dividen dan lain-lain bayaran. Ia juga boleh direplikasi poleh agensi seperti PERKESO, LHDN, KASTAM dan HRDF bagi memudahkan majikan Memupuk Minda Kelas Pertama pada majikan Mesra Pelanggan Meningkatkan tahap dan kemampuan perkhidmatan KWSP Mudah Mengukuhkan keupayaan organisasi dan pelaksanaan dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada ahli/majikan 13

A. Impak Pelaksanaan – Signifikan Selaras dengan visi KWSP- Membantu ahli mencapai masa depan yang lebih baik § Keupayaan Inovasi ini dalam memberikan pilihan penghantaran dan pembayaran caruman dapat mempercepatkan proses pemprosesan dan pengkreditan. Menangani masalah pemprosesan/ pengkreditan Borang A § Masalah administrative pemprosesan Borang A dapat dielakkan kerana semua proses dilakukan melalui sistem. Ia hanya melibatkan minimal human intervention sahaja. Memupuk Minda Kelas Pertama pada majikan § Perkhidmatan e-Caruman dapat memudahkan urusan dan menjimatkan kos majikan. Keuntungan majikan bertambah. Secara tidak langsung inisiatif ini dapat membantu majikan celik IT dan memupuk minda kelas pertama majikan. 32 14

A. Impak Pelaksanaan – Signifikan Meningkatkan tahap dan kemampuan perkhidmatan KWSP Mengukuhkan keupayaan organisasi dan pelaksanaan dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada ahli/majikan § Menjimatkan masa untuk aktiviti lain § Menyahut seruan kempen Go Green Kerajaan § Memberi ruang kepada anggota KWSP untuk membuat perancangan perkhidmatan yang lebih berkualiti § Meningkatkan imej KWSP § Rakyat akan memandang KWSP sebagai organisasi badan berkanun yang menerajui perkhidmatan online yang terbaik. 15

B. Impak Pelaksanaan – Efisien Cekap • Penghantaran caruman dengan betul Cepat • Penjimatan masa (Manual : 2 jam 15 minit vs e-Caruman : 7 minit) Mudah Mesra Pelanggan • Transaksi boleh dibuat bila-bila masa dan di mana jua Majikan tidak perlu beratur, jimat kos minyak dan bayaran letak kereta 16

C. Impak Pelaksanaan – Replicability Konsep e-Caruman Mobile App ini boleh direplikasikan oleh JPK bagi tujuan bayaran caj lewat bayar, dividen dan lain-lain bayaran. Ia juga sesuai diguna pakai oleh agensi yang mempunyai aktiviti perniagaan melibatkan penghantaran data dan/atau bayaran seperti berikut: 1. Bayaran caruman majikan dan pekerja – Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) 2. Bayaran Skim Bantuan Latihan – Human Resource Development Fund (HRDF) 3. Potongan Cukai Berjadual (PCB) – Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) 4. Potongan Bulanan Simpanan Tabung Haji – Lembaga Tabung Haji (LTH) 5. Bayaran Bagi Potongan Bulanan Pinjaman – Badan Puncak Gerakan Koperasi Malaysia (ANGKASA) 17

Impak Pelaksanaan – Kemudahan dan Kepuasan Pelanggan serta Peningkatan Imej • Pelaksanaan e-Caruman Mobile App ini ternyata dapat membantu memudahkan majikan membuat penghantaran dan bayaran caruman dengan lebih cepat dan mudah. • Berikut merupakan beberapa maklumbalas positif majikan dan ternyata meningkatkan imej KWSP: App ACTIVE/TOTAL INSTALLS AVG RATING /TOTAL # e-Caruman App 5, 754 / 17, 913 4. 24 / 84 e-Caruman Bil. Maklumbalas Tarikh 1. Ok Good 14 -Dis-2016 2. Ok 5 -Dis-2016 3. Best Very good for me 13 -Nov-2016 18

Maklumbalas Majikan 19 03

Maklumbalas Majikan 20 04

Terima Kasih 21