Table des matires 1 2 3 4 5

Table des matières 1. 2. 3. 4. 5. Introduction Objectifs Le signalétique patient : de quoi parle-t-on ? Procédure d'inscription d'un patient Le patient est connu : recherche patient a) Recherche par cartes 1. 2. b) 6. Le numéro national est connu du Système Oazis Le numéro national n'est pas connu du Système Oazis Recherche manuelle Le patient est inconnu : création du signalétique a) Création par cartes 1. 2. b) Carte SIS Carte d'identité électronique Applications des règles d'encodage 1

Table des matières (suite) 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Signalétique patient Degré de fiabilité Autres documents (vignette mutuelle, étiquette hôpital extérieur…) Signalétique potentiellement identiques Cas particulier : les nouveaux-nés Outils Contacts Conclusion Exercices 2

1. Introduction Le CHU utilise le logiciel OAZIS depuis 1999 afin, notamment, de gérer les signalétiques patients. Les consignes qui avaient été données à l’époque, ainsi que les différentes fonctionnalités du logiciel ont évolué. De plus, d’autres logiciels sont apparus et co-existent, OAZIS a été désigné signalétique maître. Vers relation Depuis la fin 2004, le CHU de Liège met en place le dossier médical informatisé (DMI) qui a pour objectif la centralisation, l’accès rapide et sécurisé à toutes les informations médicales relatives au patient et ce, sur tous les sites du CHU. L’utilisation de ce nouvel outil implique une identification correcte et unique de chaque patient afin d’éviter tout risque d’erreur pouvant avoir des conséquences extrêmement graves sur le plan médical. L’identification unique et correcte du patient doit permettre, en effet, au médecin d’accéder rapidement, par voie électronique, à son dossier médical et d’assurer une prise en charge optimale (rapidité du diagnostic, de l’application du traitement …) sans risque de confusion entre deux patients. Pour information, le CHU gère, à ce jour, près d’un million de signalétiques patient. objectifs 3

Les relations entre OAZIS et les systèmes périphériques Rendez-Vous (Ultragenda) Bloc Op (MEDA) Patients prévus QRY Patients prévus Gestion des lits (Omnipro) OAZIS COMPTA Liaison forte DMI (Omnipro) LIS (Glims) RIS (Agfa) POC (Roche) GAM ANAPAT (DIAMIC) intro 4

2. Objectifs vous sensibiliser à l’intérêt d’une identification unique et correcte du patient (un seul dossier médical complet) et aux conséquences d’une erreur d’identification : - d’un point de vue médical : le risque d’une confusion entre deux patients -> risque d’erreur médicale : ex : transfusion !!; - d’un point de vue administratif : travail supplémentaire lourd car gestion à part entière impliquant de nombreuses recherches et un coût auprès des Administrations Communales. revoir les règles institutionnelles d’encodage des signalétiques patients dans l’application OAZIS (désigné comme étant le « signalétique maître » par rapport aux systèmes d’encodage périphériques) ; poser systématiquement toutes les questions nécessaires au patient lorsqu’il est physiquement présent (ce qui n’est malheureusement pas possible pour les laboratoires par exemple) vous apprendre les modalités d’encodage afin de respecter une ligne de conduite identique et rigoureuse au sein de l’Institution ; revoir, parallèlement, les fonctionnalités du logiciel OAZIS. 5

3. Le signalétique patient : de quoi parle-t-on? Le signalétique patient est constitué d’un certain nombre d’informations indispensables à l’identification du patient permettant son suivi à la fois médical (consultation, hospitalisation) et son suivi administratif (assurabilité, facturation, informations complémentaires …) Il est constitué : - d’informations essentielles : le NOM, le Prénom, la date de naissance et le sexe, seules données qui identifient strictement le patient, - et des données telles que : Adresse (domicile légal) : Rue, N°, Bte, Code postal, Commune, Pays, langue, titre (Mr), état civil; nom du conjoint, numéro de téléphone, médecin traitant, numéro de registre national, numéro de compte bancaire Le signalétique patient comporte également des données comme : les données mutuelles, l’adresse de facturation (si nécessaire), données assurances complémentaires à la mutuelle si nécessaire / ou tiers débiteurs*, des zones d’informations et de remarques, ainsi que des adresses de contacts du patient. *Tiers débiteurs = autres organismes payants Ex. 4 6

4. Procédure d'inscription d'un patient Qu’il soit connu ou inconnu au CHU : la procédure à respecter est la suivante : → Demande de documents Présence physique du patient ou d’un proche ? non -Prescription médicale avec coordonnées du patient (renseignements manuscrits, étiquette ou vignette mutuelle) -Laboratoires -Autres … oui Demander un document officiel pour identifier le patient avant de procéder à la recherche: - Carte d’identité - Carte sis - Passeport, document d’ambassade - Document d’administration communale - Document mutuelle Fiabilité décroissante 7

5. Recherche patient (schéma) Le patient a-t-il sa carte d’identité électronique ou sa carte SIS non oui Lecture Recherche patient : 1. Recherche par N° NISS 2. Date de naissance 3. Nom et Prénom non Encodage nouveau patient + récupération des informations mutuelles si lecture carte SIS Trouver? oui Travail sur ce signalétique Ex. 7 8

Nous nous retrouvons dans 2 cas de figure Le patient est connu recherche patient 5. a Recherche par cartes 5. b Recherche manuelle Le patient est inconnu création du signalétique 6. a Création par cartes 6. b Application des règles d’encodage 9

5. Le patient est connu : recherche patient 5. a Recherche par carte(s) Introduction de la carte d’identité électronique / carte SIS : le système lit et recherche le numéro national dans la base de données. 1. Le numéro de registre national est connu du système Oazis Le système affiche directement les informations concernant le patient 10

5. Le patient est connu : recherche patient 2. Le numéro de registre national n’est pas connu du système Oazis Les noms et adresses ont été supprimés Numéro du registre national sur la carte SIS Si le numéro de registre national n’existe pas dans la base il fait une recherche sur la date de naissance. Sélectionner le patient qui convient Le numéro n'existe pas dans la base Oazis Vers dossier principal 11

Carte sis : si le patient existe, le système compare le numéro du registre national de la carte SIS au numéro encodé dans le système OAZIS Données carte sis Données Oazis Compare les 2 numéros du registre national. Si pas de différence, il affiche : DOSSIER PRINCIPAL 12

Données issues de la carte Légende = Données lues sur la carte introduite Choisir la fiabilité Informations par défaut Vérification de l’information !!! N° de matricule si existant (CHU-ULg) Ne mettre que le N° de compte. Si le patient refuse de le donner l’inscrire dans remarques Le reste des informations sont à encoder : voir règles d’encodage 13

5. b Recherche manuelle 3. Introduire le nom 1. N° de Registre National (NISS) Options globales Encoder en fonction des infos dont on dispose 4. Cliquer 2. Date de naissance Ex. : 26011962 ou 260162 Le système met dans le format 26/01/1962 Attention!!! si 010104 01/01/2004 Si patient né en 1904, précisez 19 xx 14

5. b Procédure de recherche manuelle 0. Recherche phonétique 2. Cliquer 1. Critères de recherche 3. Résultat de la recherche 4. Choisir dans la liste puis cliquer sur « Accepter » 15

Procédure et résultat de la recherche patient Si on effectue une recherche sur le NOM, le résultat sera constitué d’une liste reprenant les NOMS, Prénoms, les numéros de patient, les dates de naissance, les adresses. Cette liste sera classée sur le nom et le prénom par ordre alphabétique. Si la liste est supérieure à 100 patients, une boîte de dialogue signale qu’il a trouvé 100 patients et demande s’il faut continuer ou arrêter. Il faut être plus précis. Lorsque dans cette liste le patient souhaité apparaît, sélectionnez-le en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Accepter 16

Dossier principal Les différents dossiers administratifs du patient Signalétique patient Accès au dossier administratif du patient Ex. : ambulant, hospi, … Les personnes à contacter Relations avec le CHU Informations patient Si actif, le lire en premier Il s’agit d’informations non médicales et accessibles à tous (y compris le patient). Adresse de facturation Ex. : maison de repos, … Lecture carte sis 12 17

Boutons info + contact A compléter entièrement (adresse, …) 18

Commentaire dossier 1. cliquer Résultat Permet de mettre un commentaire sur le dossier administratif !!! Ne pas confondre avec bloc note, information, remarques 19

Les questions à poser concernant le signalétique Certaines données peuvent évoluer dans le temps. Dites : Habitez-vous toujours RUE …N°…à …. etc. …? Ne dites pas : Vous habitez toujours au même endroit ? Exemple : un changement d'adresse il y a lieu lors de chaque visite du patient de l'interroger à nouveau afin de les mettre éventuellement à jour. Une fois les modifications effectuées, précisez le degré de fiabilité concernant ces données administratives. Remarques : 1. 2. Ne pas diminuer le degré de fiabilité (adresse) si fiabilité carte d’identité Principe de précaution si patient physiquement absent. 3. Si adresse similaire : changer proprement celle-ci. Ex: RUE GAILLARMONT, 1 RUE DE GAILLARMONT, 1 A : pas de nouveau signalétique !!!! 20

Les questions à poser concernant les autres informations Les autres éléments doivent aussi être vérifiés : n° de Tél. , médecin traitant, relation avec l’hôpital …. La relation avec l’hôpital est accessible via un menu déroulant dans la zone « relation hôpital » + introduire le n° de matricule personnel CHU : 060129 ou matricule étudiant +année scolaire ULG 20001040 06/07 ou n°INAMI médecin 167610 Remarques : 1. Il est primordial de vérifier si cette relation avec l’hôpital est toujours d’actualité car les catégories de patients concernés bénéficient de l’exonération du ticket modérateur selon les règles définies par l’Administrateur délégué 2. Les données relatives aux membres du personnel du CHU (conjoint et enfant de moins de 25 ans vivant sous le même toit) ainsi qu’aux médecins du CHU (conjoint et enfant de moins de 25 ans vivant sous le même toit) sont transmises au dossier médical informatisé (Omni. Pro) et engendre la notification : « dossier sensible » . Ex. 8 -9 21

Liste déroulante des relations hôpital Normal Personnel CHU (Matricule) Enfant à charge d'un employé Conjoint d'un employé Médecin au CHU Enfant à charge médecin Conjoint médecin CHU Prépensionné CHU Etudiant ULG Médecin Extérieur Pensionné du CHU Dialysé Région Wallonne Greffé Région Wallonne Accord particulier Bénévole Croix-Rouge …. . Si relation avec l'hôpital introduire les informations correspondantes Règles: relation 22

Remarques importantes Toute erreur au niveau du signalétique engendre, outre un risque d’erreur médicale, de lourdes et coûteuses recherches administratives complémentaires. !!! Un changement de NOM, Prénom, date de naissance et sexe implique une demande de correction ou de modification à la cellule gestion de la qualité du signalétique patient. Celle-ci est chargée de procéder aux vérifications et corrections nécessaires. !!! Toute demande de fusion implique des vérifications Ne se fait pas dans la minute !!! Sauf exceptions (voir plus loin) : – Nouveau né : modifications autorisées pendant les 30 jours après la naissance – Modification endéans les 24 heures lors de la création d’un patient 23

6. Le patient est inconnu : création du signalétique 24

6. a Patient inconnu. 1. Création par la carte SIS Lecture de la carte SIS Si le registre national n’a pas été trouvé Si la recherche sur la date de naissance n’a pas abouti Si la recherche sur le nom et prénom n’a pas abouti également ALORS SEULEMENT Création d’un nouveau patient 25

Données issues de la carte SIS Légende = Données lues sur la carte introduite Fiabilité carte sis Informations par défaut Vérification de l’information !!! N° de matricule si existant Ne mettre que le N° de compte. Si le patient refuse de le donner l’inscrire dans remarques Les données lues sur la carte seront automatiquement intégrées dans cette fenêtre 26

Carte SIS Numéro du registre national Rappel : Si encodage du numéro de Registre National : ne pas encoder les espaces !!! 27

Carte d’identité « papier » Rappel : Si encodage du numéro de Registre National : ne pas encoder : - ni les espaces, - ni les points, - ni les tirets !!! Numéro du registre national 28

6. a Patient inconnu 2. Données issues de la carte d’identité électronique Numéro du registre national Rappel : Si encodage du numéro de Registre National : ne pas encoder : ni les espaces, ni les points, ni les tirets !!! 29

Lecture de la Carte d'identité électronique Légende : données issues de la carte d’identité Les données lues sur la carte seront automatiquement intégrées dans cette fenêtre 30

6. b Application des règles d'encodage Il est recommandé d’être extrêmement rigoureux et attentif à l’orthographe de toutes les données. Une simple faute d’orthographe peut engendrer un « doublon » !!! Chaque zone de saisie doit être utilisée en fonction de sa dénomination. Exemple : RUE DE LIÈGE 5. Il faut inscrire dans la zone rue : RUE DE LIÈGE 5 En cas d’absence de l’information y afférente : laisser la zone vide et ne pas y indiquer des informations telles que « RIEN » , ou « ne sais pas » etc …. . !!! Si il s’agit d’un patient déjà connu au CHU et non présent , en cas de discordance entre les renseignements dont vous êtes en possession, appliquer le principe de précaution en créant un nouveau signalétique. Celui-ci sera régularisé par la suite et fusionné, après recherches complémentaires, par les personnes affectées à la « cellule gestion des doublons » . Ex. 3 Ex. 10 31

Règles : le NOM Encoder le NOM en lettres majuscules tel qu’il figure sur le document officiel, limité aux 30 premiers caractères avec accentuation Utilisation des raccourcis clavier : F Accent grave et aigu: touche Alt Gr + ´ou `… F Accent circonflexe : taper l’accent circonflexe puis la lettre en majuscule Ex : KÛTER F Tréma: touche shift ou majuscule + tréma puis lettre en majuscule Ex : SIMOËS Encoder toutes les entités qui peuvent composer le nom : Exemples : EL FARID LUIS DI ARAGON XHUAN FU Ex. 2 a, b, c Ex. 2 d 32

Règles : le Prénom Encoder le premier prénom tel qu’il figure sur le document officiel, limité aux 20 premiers caractères, avec accentuation et retranscription du tiret si il existe : Le système met la première lettre de chaque mot en majuscule automatiquement Exemples : Marie ; Anne-Marie Si une particule relie deux prénoms, prendre le tout. Exemple : Jeanne De Chantal Ex. 2 a, b, c Ex. 2 d 33

Règles : le Prénom (suite) Si le patient n’a pas de prénom, laisser le champ vide. Si le prénom du patient n’est pas suffisant pour l’identifier sans risque de confusion, il est possible de saisir autant de prénom(s) que nécessaire dans l’ordre tel qu’ils figurent sur le document officiel : Exemple(s) : Ø si il s’agit d’un homonyme (même NOM, même Prénom, même date de naissance et même sexe) ex : jumelles, Anne Marie et Anne Françoise (sans tiret) même nom de famille, même date de naissance, même sexe, peut-être même adresse : ajouter second prénom Ø si il s’agit d’un risque d’homonyme(même NOM, même Prénom, même année de naissance et même sexe) mettre le second prénom pour éviter les confusions Il est important d’être vigilant et de demander quel est le nom de famille et le prénom : Exemple : rendez-vous pris par téléphone : OUFTI Mergez et après l’inscription en policlinique dans le système Oazis (carte d’identité à l’appui): MERGUEZ Oufti. Ex. 2 a, b, c Ex. 2 d Ex. 4 34

Règles : la date de naissance Se référer au numéro du Registre National si possible, ex : 570102 885 27 → DN : 02/01/57 Si il existe des 00 dans le numéro de Registre dans la partie mois et ou dans la partie jour, les remplacer par 01, 1. 2. Ex : 570000 885 27 →DN : 01/01/57 Ex : 570002 885 27 →DN : 02/01/57 Si on ne dispose pas du numéro de Registre National ou si le patient n’en n’a pas et que le document officiel mentionne « né en 1941» : dans ce cas introduire la date de naissance sous forme 01/01/1941. Ex. 1 35

Règles : le sexe Encoder le sexe tel que repris sur le document officiel. Ne jamais déterminer le sexe sur la seule base du prénom, même si cela semble évident : Exemple : Gilles = cas d’une femme Etre vigilant à tous les prénoms qui prêtent à confusion : Exemples : Claude, Camille, Dominique, … 36

Règles : l'adresse Il s’agit de la résidence principale actuelle du patient (domicile légal du patient) mentionnée sur un document officiel, composée des différents éléments suivants : • Le lieu : RUE, BOULEVARD, QUAI, AVENUE, PLACE, CLOS, SQUARE…. Le numéro (si existant) • Le code postal • La ville/localité • Le pays Ex. 3 Ex. 5 37

Règles : l'adresse (suite) Ces différents éléments sont à encoder en lettres majuscules en indiquant les informations complètes en entier (pas d’abréviations !) en respectant la séquence : Exemples : • RUE DES BÉGONIAS 7 • QUAI DES BRUMES 9 C • AVENUE DES LILAS 10 bte 5 Y être particulièrement attentifs car : • RUE GAILLARMONT ou RUE DE GAILLARMONT = Création d’un doublon • CH. DU BOIS DU SART TILMAN ou CHEMIN DU BOIS DU SART TILMAN = Doublon Il est recommandé de faire preuve de bon sens car il est évident qu’il s’agit des mêmes adresses ! Ex. 5 38

Remarques : l’adresse (suite) Il est possible de distinguer l’adresse officielle de l’adresse de facturation. Attention aux enfants de parents séparés : demander l’adresse principale, le domicile légal de l’enfant. Ex. 5 39

Règle Nationalité Dérouler le menu déroulant intitulé Nationalité et sélectionner le choix adéquat 40

Règle numéro de téléphone ou de GSM Le numéro de téléphone : préfixe/123. 12 Le numéro de Gsm : préfixe/12. 12 41

Règles : relation hôpital Ce champ doit être rempli en fonction des informations disponibles par le biais de l’ascenseur (bouton à droite). La relation avec hôpital est introduite via un menu déroulant dans la zone « interne » au niveau de l’icône patient. Listes possibilités relations hôpital Dia 22 Encoder le n° de matricule de l’agent ou le n° de la carte de l’étudiant dans la zone interne + année scolaire ou n°INAMI médecin 42

Règles : informations mutuelle Il est important de vérifier que la vignette transmise corresponde bien au patient. Ces données sont personnelles. ex. : Si un enfant se rend à l’hôpital avec une vignette de son père, les retours Care. Net* seront ceux du père : risque d’erreurs !!!!! *système permettant entre autre la vérification de l’assurabilité d’un patient à un organisme mutuelliste 43

Exemple : mutuelle socialiste Numéro registre national : à encoder sans espace 44

Exemple : mutuelle neutre Numéro registre national : à encoder sans espace 45

Exemple : mutuelle SNCB Numéro registre national : à encoder sans espace 46

Exemple : mutuelle chrétienne Numéro registre national : à encoder sans espace 47

Exemple : mutuelle chrétienne Ancienne vignette Mutualité Chrétienne Attention : NE PAS CONFONDRE Numéro registre national !!! 11 chiffres , à encoder sans espace Matricule mutuelle !!! 13 positions (avec espace) 48

Exemple : étiquette hôpital extérieur Avec numéro de Registre National Numéro registre national : à encoder sans espace 49

Exemple : étiquette hôpital extérieur : Sans numéro de Registre National 8 !!! Bien différencier le numéro de registre national du matricule mutuelle Défn NISS + matricule mutuelle 57 50

Règles : le médecin traitant Renseigné par le patient : • Si déjà connu dans la base de donnée : le cocher dans le menu déroulant • Si inconnu dans la base de données ou modification adresse : transmettre l’information à Mme Pesser pour recherches complémentaires et introduction dans la base de données. 51

Règles : le numéro de compte bancaire Si le patient refuse de donner son numéro de compte, laisser la zone vide et ne pas encoder « REFUS » (mais l’indiquer dans le bouton « remarques » ). 52

Patient non assujetti à un organisme assureur 7. Signalétique patient Fenêtres modales Doublon(s) détecté(s) Degré de fiabilité Permettent d’avoir accès aux informations patient de manière générale: à l’adresse de facturation, à la mutuelle, etc. =information patient (= bloc note) Comprend les données spécifiques et récurrentes pour tout patient (refus du patient de donner son n° de compte bancaire, etc. ) !!! Ne pas confondre avec « Information » Cliquer si nouvelles données !!! En respectant les règles d’encodage A gauche: degré de fiabilité pour le nom, le prénom, la DN et le sexe. A droite: pour les données « adresse » MAJ = mise à jour patient Permet d’introduire une demande de mise à jour à la cellule gestion du signalétique lorsque l’utilisateur ne peut la réaliser lui-même (nom, prénom, date de naissance et sexe). 53

8. Degré de fiabilité Définitions 1. Le degré de fiabilité du signalétique (à gauche) Le degré de fiabilité est établi en fonction des documents utilisés lors de la saisie des informations concernant le patient. Plus le chiffre est élevé plus la fiabilité est importante. Ce degré de fiabilité concerne le NOM, Prénom, DN et SEXE. Différentes couleurs aident à informer de la fiabilité de l’information (rouge, vert, …. ). Choisir le degré de fiabilité en fonction des documents dont vous disposez A revoir si pas introduit automatiquement par la lecture de la carte 2. Le degré de fiabilité de l’adresse (à droite) A ne pas confondre avec la fiabilité expliquée ci-dessus. 54

Choix du degré de fiabilité (à gauche): nom, prénom, date de naissance et sexe Choix du degré de fiabilité (à droite): l'adresse Gauche Homonyme Crée pour éviter un doublon Lettre officielle(Justice, …) Levée d’ambiguïté Passeport Carte d'identité Courrier administration communale Carte sis Nouveau né à l'hôpital Cpo( informations issues du logiciel de NDB) Mutuelle document Demande imprimée HOP Demande imprimée LABO Information verbale Demande manuscrite labo Vignette de mutuelle Prescription manuelle Communication téléphonique D E G R E C R O I S S A N T Droite Carte d'identité Passeport Administration communale Autres documents CPO( informations issues du logiciel de NDB) Demande imprimée HOP Demande imprimée LABO …. Information verbale Vignette de mutuelle …. Retour poste La liste n’est pas exhaustive…. Ex. 11 55

Degré de fiabilité Le degré de fiabilité = 60 56

9. Autres documents (vignette mutuelle, étiquette hôpital extérieur…) Via vignette mutuelle Le numéro de Registre National est composé de 11 chiffres, à encoder sans espace ni lettre. Ce numéro commence par la date de naissance inversée (AAMMJJ). Retour dia 50 Via étiquette hôpital extérieur Ex. 6 57

10. Signalétiques potentiellement identiques Nous considérons que les données identifiant un patient sont : NOM + Prénom + date de naissance + sexe Outils à disposition des utilisateurs afin de signaler doubles signalétiques ou erreurs : v Support papier ou via intranet Déclaration de patient avec double signalétique ou correction de données erronées v Support Omni. Pro Une fois dans le dossier du patient, cliquez sur Outils, sélectionner signalement d’un doublon v Supports dans Oazis 1. Demande de mise à jour (bouton MAJ) 2. Déclaration de doublon (dans le signalétique : ) 58

Déclaration de patient avec double signalétique ou correction de données erronées Sign identique 58 outils 59

Information du traitement d'un ou des doublons Permet de réaliser automatiquement une recherche phonétique Affiche les doublons traités. Ne plus utiliser le signalétique rouge. 60

Exemple de doublon résolu 61

11. Cas particulier : les nouveau-nés L’identification des nouveau-nés est réalisée sur base des éléments fournis par le(s) parent(s) (Nom de la mère ou du père et le prénom de l’enfant, selon le choix des parents) et de leurs documents officiels (carte d’identité, carte SIS, … hormis le numéro national qui ne sera attribué que lors de la déclaration officielle du nouveau-né). Si il y a indétermination du nom de famille de l’enfant, on choisit le nom de famille de la maman. Des éventuels changements finaux se feront après la déclaration auprès de l’Administration Communale. Les modifications sont autorisées pendant les 30 jours après la naissance ( NOM, Prénom, Date de naissance et sexe) 62

12. Outils Constat de données erronées : les outils à votre disposition sont les suivants : Questions Outils Je viens de créer un nouveau signalétique et je viens d’y encoder une erreur Correction possible endéans les 24 heures par celui qui l’a créé ou par une personne du même secteur, Moyens Fonctionnalité intégrée dans OAZIS – Le créateur du signalétique ou un membre de son secteur a la possibilité, dans les 24 h, de modifier le signalétique NOM, Prénom, date de naissance et le sexe Je constate : → la présence de plusieurs signalétiques qui semblent concerner un même patient → un signalétique comprenant des données erronées Formulaire de détection de doublon / correction des données - Support papier Supp papier - Intranet -OAZIS : bouton « DEM MAJ » bouton doublon Ex. 11 63

13. CONTACTS Service des informations médico-économiques (SIMÉ) Secteur des archives médicales Mme Jocelyne KARIGER : en cas de doublon, chargée de vérifier si les deux dossiers médicaux peuvent être fusionnés. : 88 83 FAX : 75 08 Secteur codage et nomenclature Mme Brigitte JANSEN : 8444 Accès Registre National Melle Stéphanie LEROY : 74 25 Coordination du projet signalétique Cellule gestion de la qualité du signalétique (Administration des Patients) Mme Joëlle BEAUMONT Mme Béatrice DEFAWE Mme Anne-Marie JOENEN Mme Martine MENTION : 70 64/70 65/74 90 FAX : 75 57 ATI (Architecture, Technique et Infrastructure)- responsable des formations en Bureautique Mme Patricia DEFRÈRE : 88 77 FAX : 72 99 64

14. Conclusion Pourquoi cette formation est-elle importante? Ceci n’est peut-être pas une fiction … Ø Ø Ø Un patient se présente aux urgences, il est inconscient. DUPPOND Robert 08/09/42 H (A). Il est hospitalisé. On l’encode sur le signalétique existant de DUPONT Robert 18/09/32 H (B), adresse différente. Une erreur d’inattention. Toutes les informations concernant l’hospitalisation de A va se greffer sur le dossier de B. Si le patient B est diabétique, le médecin le voit sur son dossier : on pourrait injecter de l’insuline à A croyant que c’est B … Si transfusion. . . Si allergies … Si antécédents … Les soins donnés aux patients commencent à leur inscription ! Votre rôle est primordial !!! Ne pas le minimiser !!! 65

Exercices Question Réponse 1. Un patient se présente aux guichets, son signalétique n’existe pas. Sa carte d’identité mentionne « Né en 1958 » 01/01/1958 dans la zone date de naissance Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Dia 35 66

15. Exercices Question Réponse 2. A. 2. B. 2. C. Nom de famille : belle île en mer Prénom : marie galante Nom de famille : Dupont Prénom : Anne-Françoise Chie San Tout (pas plus d’infos et absence physique du patient) Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Nom de famille : BELLE ÎLE EN MER Prénom : Marie 2. B. Nom de famille : DUPONT Prénom : Anne-Françoise 2. C. Nom de famille : Prénom : Ce cas de figure n’est pas prévu par les règles On fait comme on peut mais : Ø Vérification que ce patient existe ou pas dans BDD Ø Principe de précaution Ø Si hésitation : une fois encodé, envoi immédiat d’un MAJ, explication du doute que l’on a pu avoir (est-ce un doublon? ) Dias 32 à 34 67

Exercices Question Réponse 2. D. La carte d’identité mentionne Nom : Bobard de Colonster Prénom 1 : Roger Prénom 2 : Robert Nom : BOBARD DE COLONSTER Prénom : Roger Le patient me certifie que tout le monde l’appelle Robert et demande expressément qu’on l’encode Robert. Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Dias 32 à 34 68

Exercices Réponse 3. A. Zone Rue Question RUE DE L’AGENTQUIESTCONTENTD 3. A. La carte d’identité mentionne « rue de l’agentquiestcontentdetravaillerauchuench ETRAVAILLERAUCHUENCHANTANTE antantendansantenaimantensifflantetenria NDANSANTENAIMANTENSIFFLAN nt » 3. B. La vignette de mutuelle mentionne Bld du souverain, 4 bte 95 Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Dia 31 (80 caractères, espaces compris comme un caractère) 3. B. Zone Rue : BOULEVARD DU SOUVERAIN 4 bte 95 Dia 37 69

Exercices Question Réponse 4. A. 4 données identifient strictement un patient. Quelles sont-elles? Quand on parle d’un patient : de quelles données parle-t-on ? Dia 6 4. B. Durant Jean Pierre Durant Jean Paul sont jumeaux Donc même DN, sont deux hommes et habitent toujours sous le même toit Comment les distinguer ? NOM, Prénom, DN et Sexe Et pourtant : attention aux HOMONYMES: = même NOM, Prénom, DN et Sexe (degré de fiabilité homonyme) en plus de cela, vérification de l’adresse et voir SI ce patient a habité à cette adresse 4. B. Ajout du second prénom pour - des cas d’homonymie - ou risques d’homonymie !!! Dia 34 70

Exercices Question Réponse 5. Un patient se présente aux guichets, mentionne habiter ailleurs que son adresse officielle. Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Encoder l’adresse officielle. Intégrer l’autre adresse dans d’autres zones correspondantes : - l’adresse pour facturation - personne de contact (admission hospitalisation) Dias 37 à 39 71

Exercices Question Réponse 6. Qu’entend-on par numéro de Registre National ou NISS? Comment dois-je l’encoder ? Dia 57 7. Quels documents et informations doisje utiliser en priorité ? Éléments à mettre en ordre d’importance pour traiter les signalétiques Dia 8 11 chiffres A encoder sans espace ni lettre Commence en principe par la date de naissance inversée Ex : 12 avril 1947 début N° de RN = 470412 Rem : voir formation : où trouver ce numéro dans différents documents 7. Support Carte d’identité (électronique) – carte SIS Recherche patient sur 1. N° NISS 2. Date de naissance 3. Nom et Prénom 72

Exercices Question Réponse 8. Un patient se présente à l’admission hospitalisation et refuse de donner son numéro de compte Laisser zone « Compte » vide et insérer la remarque dans bouton « remarque » Que dois-je encoder dans la zone correspondante? 9. Un étudiant ULG se présente : comment intégrer cette information? comment vérifier cette information? 9. - Introduire « Relation avec hôpital » via menu déroulant de la zone - Introduire : n° de matricule pour Personnel CHU ou n° de matricule étudiant ou n° INAMI pour médecin dans zone « Interne » Dia 21 73

Exercices Question 10. Réponse J’encode un patient sur base de sa vignette mutuelle, je suis au laboratoire, pas de contact avec le patient. 10. A. L’adresse n’est pas la même 10. B. La date de naissance n’est pas la même, mais tout le reste est identique Que dois-je encoder dans la zone correspondante? 10. A. 10. B. Principe de précaution, je crée un nouveau signalétique si je ne suis pas sûr(e) à 100% que c’est le même patient Idem 12. A. J’utilise à bon escient les outils qui sont à ma disposition Dia 31 74

Exercices Question 11. Réponse Un patient se présente, un signalétique existe dans Oazis, semble lui correspondre mais … 11. A. … la date de naissance est erronée. Je suis sûr(e) que c’est le même patient, j’ai fait les vérifications de passage au CHU avec le patient lui-même. Toutes les autres informations sont identiques. 11. B. L’adresse a changé. 11. A. J’utilise à bon escient les outils qui sont à ma disposition pour passer l’information car je ne sais pas modifier celle-ci si délai de plus de 24 h 11. B. Je modifie l’adresse (nouvelle date, changement de l’adresse selon règles d’encodage édictées, choix du degré de fiabilité (à droite)) Rem : Ce degré de fiabilité doit être vérifié et modifié en toute connaissance de cause. Ne pas le modifier si pas de modification !!!! Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Dia 55 Dia 63 75

Exercices MERCI POUR VOTRE ATTENTION !!! LA QUALITE DES SIGNALETIQUES EST ENTRE VOS MAINS !!! 76

Entrer en session Oazis Introduire son nom d’utilisateur Introduire son mot de passe Il n’est pas nécessaire de respecter la casse. Le mot de passe doit être changé tous les 2 mois! Accepter 77