Table des matires 1 2 3 4 5

Table des matières 1. 2. 3. 4. 5. Introduction Objectifs Le signalétique patient : de quoi parle-t-on ? Procédure d'inscription d'un patient Le patient est connu : recherche patient a) Recherche par cartes 1. 2. b) c) 6. Le numéro national est connu du Système Oazis Le numéro national n'est pas connu du Système Oazis Recherche manuelle Signalétique Urgences Le patient est inconnu : création du signalétique a) Création par cartes 1. 2. 3. b) Carte SIS Carte d'identité électronique RCM Applications des règles d'encodage 1

Table des matières (suite) 7. 8. Degré de fiabilité Autres documents (vignette mutuelle, étiquette hôpital extérieur…) 9. Conclusion 10. Exercices 2

1. Introduction Le CHU utilise le logiciel OAZIS depuis 1999 afin, notamment, de gérer les signalétiques patients. Les consignes qui avaient été données à l’époque, ainsi que les différentes fonctionnalités du logiciel ont évolué. De plus, d’autres logiciels sont apparus et co-existent, OAZIS a été désigné signalétique maître. Vers relation Depuis la fin 2004, le CHU de Liège met en place le dossier médical informatisé (DMI) qui a pour objectif la centralisation, l’accès rapide et sécurisé à toutes les informations médicales relatives au patient et ce, sur tous les sites du CHU. L’utilisation de ce nouvel outil implique une identification correcte et unique de chaque patient afin d’éviter tout risque d’erreur pouvant avoir des conséquences extrêmement graves sur le plan médical. L’identification unique et correcte du patient doit permettre, en effet, au médecin d’accéder rapidement, par voie électronique, à son dossier médical et d’assurer une prise en charge optimale (rapidité du diagnostic, de l’application du traitement …) sans risque de confusion entre deux patients. Pour information, le CHU gère, à ce jour, près d’un million de signalétiques patient. objectifs 3

Les relations entre OAZIS et les systèmes périphériques Rendez-Vous (Ultragenda) Bloc Op (MEDA) Patients prévus QRY Patients prévus Gestion des lits (Omnipro) OAZIS COMPTA Liaison forte DMI (Omnipro) LIS (Glims) RIS (Agfa) POC (Roche) GAM ANAPAT (DIAMIC) intro 4

2. Objectifs • Vous sensibiliser à l’intérêt d’une identification unique et correcte du patient (un seul dossier médical complet) et aux conséquences d’une erreur d’identification : - d’un point de vue médical : le risque d’une confusion entre deux patients -> risque d’erreur médicale (ex : transfusion !!); - d’un point de vue administratif : travail supplémentaire lourd car gestion à part entière impliquant de nombreuses recherches et un coût auprès des Administrations Communales. • Revoir les règles institutionnelles d’encodage des signalétiques patients dans l’application OAZIS (désigné comme étant le « signalétique maître » par rapport aux systèmes d’encodage périphériques) ; • Poser systématiquement toutes les questions nécessaires au patient lorsqu’il est physiquement présent (ce qui n’est malheureusement pas possible pour les laboratoires par exemple) ; • Vous apprendre les modalités d’encodage afin de respecter une ligne de conduite identique et rigoureuse au sein de l’Institution ; • Revoir, parallèlement, les fonctionnalités du logiciel OAZIS. 5

3. Le signalétique patient : de quoi parle-t-on? Le signalétique patient est constitué d’un certain nombre d’informations indispensables à l’identification du patient permettant son suivi à la fois médical (consultation, hospitalisation) et son suivi administratif (assurabilité, facturation, informations complémentaires …) Il est constitué : - d’informations essentielles : le NOM, le Prénom, la date de naissance et le sexe, seules données qui identifient strictement le patient, - et des données telles que : Adresse (domicile légal) : Rue, N°, Bte, Code postal, Commune, Pays, langue, titre (M. ), état civil; nom du conjoint, numéro de téléphone, médecin traitant, numéro de registre national, numéro de compte bancaire Le signalétique patient comporte également des données comme : les données mutuelles, l’adresse de facturation (si nécessaire), données assurances complémentaires à la mutuelle si nécessaire / ou tiers débiteurs*, des zones d’informations et de remarques, ainsi que des adresses de contacts du patient. *Tiers débiteurs = autres organismes payants Ex. 4 6

4. Procédure d'inscription d'un patient Qu’il soit connu ou inconnu au CHU : la procédure à respecter est la suivante : → Demande de documents Présence physique du patient ou d’un proche ? non -Prescription médicale avec coordonnées du patient (renseignements manuscrits, étiquette ou vignette mutuelle) -Laboratoires -Autres … oui Demander un document officiel pour identifier le patient avant de procéder à la recherche: - Carte d’identité - Carte sis - Passeport, document d’ambassade - Document d’administration communale - Document mutuelle Fiabilité décroissante 7

5. Recherche patient (schéma) Le patient existe-il ? Non Ou oui principe de précaution : création du patient N°patient=N° d’urgence=N° de patient temporaire Délai Travail sur ce signalétique Identification renforcée X Nom du patient 8

Nous nous retrouvons dans 2 cas différents • Le patient est connu recherche patient 5. a Recherche par cartes 5. b Recherche manuelle 5. c Signalétique « urgence » • Le patient est inconnu création du signalétique 6. a Création par cartes 6. b Application des règles d’encodage 9

5. Le patient est connu : recherche patient 5. a Recherche par carte(s) Introduction de la carte d’identité électronique / carte SIS : le système lit et recherche le numéro national dans la base de données. 1. Le numéro de registre national est connu du système Oazis N° NISS Lecture carte sis/cie 10

5. Le patient est connu : recherche patient 2. Le numéro de registre national n’est pas connu du système Oazis La carte SIS, lors de la première visite, n’avait pas été lue. Le système effectue une recherche sur la date de naissance Si le patient convient 11

Données issues de la carte 12

5. b Recherche manuelle 1 Introduire N° de registre national 2 date de naissance 3 Introduire le nom 4 cliquez Encoder en fonction des infos dont on dispose Ex. : 26011962 ou 260162 Le système met dans le format 26/01/1962 Attention!!! si 010104 01/01/2004 Si patient né en 1904, précisez 19 xx 13

Liste de tous les patients nés à cette date degré de fiabilité Permet la recherche phonétique Ex : Marhus en phonétique « Martus » ce que l’on entend 14

5. c Signalétique « urgence » Le patient se représente et il n’est pas régularisé Le système propose le patient 15

6. Le patient est inconnu : recherche patient 6. a Patient inconnu – Création. Lecture de la carte SIS/EID Si le registre national n’a pas été trouvé Si la recherche sur la date de naissance n’a pas abouti Si la recherche sur le nom et prénom n’a pas abouti également ALORS SEULEMENT Création d’un nouveau patient 16

a) Création par carte sis/électronique Niss 17

Carte SIS Numéro du registre national Rappel : Si encodage du numéro de Registre National : ne pas encoder les espaces !!! 18

Carte d’identité « papier » Rappel : Si encodage du numéro de Registre National : ne pas encoder : - ni les espaces, - ni les points, - ni les tirets !!! Numéro du registre national 19

Carte d’identité électronique Numéro National 20

b) Création par carte d’identité électronique Données issues de la c. i. e. : Numéro du registre national Rappel : Si encodage du numéro de Registre National : ne pas encoder : ni les espaces, ni les points, ni les tirets !!! 21

Ensuite, il faut introduire les coordonnées (N, P, DN, sexe + adresse + généraliste) S i g n a l é t i q u e A c o m p l é t e r Encoder en fonction des infos dont on dispose Si informations concernant l’adresse est issue de la carte d’identité électronique, le niveau de fiabilité sera « carte d’identité » 22

Ensuite, il faut introduire les informations concernant l’admission ( a vérifier pour le transfert vers un autre site) A c o m p l é t e r Compléter en fonction de : -La date et/ou heure réelle d’admission -La décision d’hospitalisation 23

c) Création du RCM 24

Vient de… 25

Vient de… 26

Adressé par…. 27

Adressé par…. 28

Type d’admission 29

Type d’admission 30

Type d’admission(détails) B. Admission d’urgences. Avec Ambulance-Sans 100/S. M. U. R. A compléter C. Admission d’urgences. Avec Ambulance/100 -Sans 100/S. M. U. R. A compléter 31

Type d’admission(détails) D. Admission d’urgences. Avec Ambulance/100 -S. M. U. R. de l’hôpital A compléter E. Admission d’urgences. Avec Ambulance/100 -S. M. U. R. d’un autre l’hôpital Si fiche Smur à compléter A compléter 32

Motif d’admission T. Accident/traumatisme A compléter 33

Remarques : 1) commentaire dossier 2) date et heure de sortie du CHU Actif si patient existe déjà dans la base Oazis 3) date d’admission hospi : soit à l’hébergement soit salle d’hospi Fiche des Urgences 1 commentaire dossier 2 date et heure de sortie du CHU (transfert vers autre site du CHU en ambulance = pas de sortie. Déplacement par les propres moyens du patient = sortie) Attention cette zone n’est pas complétée par les guichets 3 date d’admission hospi = date et heure de la décision de l’hospitalisation 34

Commentaire dossier Si le bouton est actif, le lire en premier, il contient des informations importantes Zone à compléter si vous souhaitez introduire un commentaire. Permet d’accéder/de créer un contact Ce bouton est actif si le patient existe déjà dans la base de données Oazis Permet la modification d’un contact Création d’un nouveau contact 35

Un n° d’urgence est attribué 36

Intégration du numéro d’urgence Remarques : le N° patient = N° Urgence si patient jamais venu. (en attente de régularisation) le N° patient = N° patient connu du système. 37

Qui fait quoi ? • La création de la fiche urgences + données administratives, relatives au RCM: guichet • Si décision d’hospitalisation: la date, l’heure, l’unité de soin (si connu): guichet • Les zones conditions de sortie pour les patients «ambulants» (information issue d’Omnipro): équipe de régularisation • La partie médicale est alimentée par l’encodage réalisé dans Omnipro: secrétariat des urgences 38

Synthèse 39

6. b Application des règles d'encodage Il est recommandé d’être extrêmement rigoureux et attentif à l’orthographe de toutes les données. Une simple faute d’orthographe peut engendrer un « doublon » !!! Chaque zone de saisie doit être utilisée en fonction de sa dénomination. Exemple : RUE DE LIÈGE 5. Il faut inscrire dans la zone rue : RUE DE LIÈGE Il faut inscrire dans la zone le numéro : 5. En cas d’absence de l’information y afférente : laisser la zone vide et ne pas y indiquer des informations telles que « RIEN » , ou « ne sais pas » etc … !!! Si il s’agit d’un patient déjà connu au CHU et non présent, en cas de discordance entre les renseignements dont vous êtes en possession, appliquer le principe de précaution en créant un nouveau signalétique. Celui-ci sera régularisé par la suite et fusionné, après recherches complémentaires, par les personnes affectées à la « cellule gestion des doublons » . Ex. 3 Ex. 10 40

Règles : le NOM • Encoder le NOM en lettres majuscules tel qu’il figure sur le document officiel, limité aux 30 premiers caractères avec accentuation • Utilisation des raccourcis clavier : F Accent grave et aigu: touche Alt Gr + ´ou `… F Accent circonflexe : taper l’accent circonflexe puis la lettre en majuscule Ex : KÛTER F Tréma: touche shift ou majuscule + tréma puis lettre en majuscule Ex : SIMOËS • Encoder toutes les entités qui peuvent composer le nom : Exemples : EL FARID LUIS DI ARAGON XHUAN FU Ex. 2 a, b, c Ex. 2 d 41

Règles : le Prénom • Encoder le premier prénom tel qu’il figure sur le document officiel, limité aux 20 premiers caractères, avec accentuation et retranscription du tiret si il existe : Le système met la première lettre de chaque mot en majuscule automatiquement Exemples : Marie ; Anne-Marie • Si une particule relie deux prénoms, prendre le tout. Exemple : Jeanne De Chantal Ex. 2 a, b, c Ex. 2 d 42

Règles : le Prénom (suite) • • Si le patient n’a pas de prénom, laisser le champ vide. Si le prénom du patient n’est pas suffisant pour l’identifier sans risque de confusion, il est possible de saisir autant de prénom(s) que nécessaire dans l’ordre tel qu’ils figurent sur le document officiel : Exemple(s) : Ø si il s’agit d’un homonyme (même NOM, même Prénom, même date de naissance et même sexe) ex : jumelles, Anne Marie et Anne Françoise (sans tiret) même nom de famille, même date de naissance, même sexe, peut-être même adresse : ajouter second prénom Ø si il s’agit d’un risque d’homonyme(même NOM, même Prénom, même année de naissance et même sexe) mettre le second prénom pour éviter les confusions • Il est important d’être vigilant et de demander quel est le nom de famille et le prénom : Exemple : rendez-vous pris par téléphone : OUFTI Merguez et après l’inscription en policlinique dans le système Oazis (carte d’identité à l’appui): MERGUEZ Oufti. Ex. 2 a, b, c Ex. 2 d Ex. 4 43

Règles : la date de naissance • Se référer au numéro du Registre National si possible, ex : 570102 885 27 → DN : 02/01/57 • Si il existe des 00 dans le numéro de Registre dans la partie mois et ou dans la partie jour, les remplacer par 01, 1. Ex : 570000 885 27 →DN : 01/01/57 2. Ex : 570002 885 27 →DN : 02/01/57 • Si on ne dispose pas du numéro de Registre National ou si le patient n’en n’a pas et que le document officiel mentionne « né en 1941» : dans ce cas introduire la date de naissance sous forme 01/01/1941. Ex. 1 44

Règles : le sexe • Encoder le sexe tel que repris sur le document officiel. Ne jamais déterminer le sexe sur la seule base du prénom, même si cela semble évident : Exemple : Gilles = cas d’une femme • Etre vigilant à tous les prénoms qui prêtent à confusion : Exemples : Claude, Camille, Dominique, … 45

Règles : l'adresse • Il s’agit de la résidence principale actuelle du patient (domicile légal du patient) mentionnée sur un document officiel, composée des différents éléments suivants : • Le lieu : RUE, BOULEVARD, QUAI, AVENUE, PLACE, CLOS, SQUARE… • Le numéro (si existant) – zone facultative • Le code postal • La ville/localité • Le pays Ex. 3 Ex. 5 46

Règles : l'adresse (suite) • Ces différents éléments sont à encoder en lettres majuscules en indiquant les informations complètes en entier (pas d’abréviations !) en respectant la séquence : Exemples : • RUE DES BÉGONIAS 7 • QUAI DES BRUMES 9 C • AVENUE DES LILAS 10 bte 5 • Y être particulièrement attentifs car : • RUE GAILLARMONT ou RUE DE GAILLARMONT = Création d’un doublon • CH. DU BOIS DU SART TILMAN ou CHEMIN DU BOIS DU SART TILMAN = Doublon Il est recommandé de faire preuve de bon sens car il est évident qu’il s’agit des mêmes adresses ! Ex. 5 47

Remarques : l’adresse (suite) • Il est possible de distinguer l’adresse officielle de l’adresse de facturation. • Attention aux enfants de parents séparés : demander l’adresse principale, le domicile légal de l’enfant. Ex. 5 48

Règle numéro de téléphone ou de GSM • Le numéro de téléphone : préfixe/123. 12 • Le numéro de Gsm : préfixe/12. 12 49

Règles : informations mutuelle • Il est important de vérifier que la vignette transmise corresponde bien au patient. Ces données sont personnelles. ex. : Si un enfant se rend à l’hôpital avec une vignette de son père, les retours Care. Net* seront ceux du père : informations erronées. *système permettant entre autre la vérification de l’assurabilité d’un patient à un organisme mutuelliste 50

Exemple : mutuelle socialiste Numéro registre national : à encoder sans espace 51

Exemple : mutuelle neutre Numéro registre national : à encoder sans espace 52

Exemple : mutuelle SNCB Numéro registre national : à encoder sans espace 53

Exemple : mutuelle chrétienne Numéro registre national : à encoder sans espace 54

Exemple : mutuelle chrétienne • Ancienne vignette Mutualité Chrétienne Attention : NE PAS CONFONDRE Numéro registre national !!! 11 chiffres , à encoder sans espace Matricule mutuelle !!! 13 positions (avec espace) 55

Exemple : étiquette hôpital extérieur • Avec numéro de Registre National Numéro registre national : à encoder sans espace 56

Exemple : étiquette hôpital extérieur : • Sans numéro de Registre National 8 !!! Bien différencier le numéro de registre national du matricule mutuelle Défn NISS + matricule mutuelle 55 57

Règles : le médecin traitant • Renseigné par le patient : • Si déjà connu dans la base de donnée : le cocher dans le menu déroulant • Si inconnu dans la base de données ou modification adresse : transmettre l’information à Mme Pesser pour recherches complémentaires et introduction dans la base de données. 58

Règles : relation hôpital • Ce champ commentaire doit être rempli en fonction des informations disponibles. La relation avec hôpital est introduite dans cette zone en texte libre. Listes possibilités relations hôpital Dia 49 • Encoder le n° de matricule de l’agent ou le n° de la carte de l’étudiant dans la zone commentaire + année scolaire ou n°INAMI médecin 59

Liste des possibilités des relations avec l’hôpital • • • • • Normal Personnel CHU (Matricule) Enfant à charge d'un employé Conjoint d'un employé Médecin au CHU Enfant à charge médecin Conjoint médecin CHU Prépensionné CHU Etudiant ULG Médecin Extérieur Pensionné du CHU Dialysé Région Wallonne Greffé Région Wallonne Accord particulier Bénévole Croix-Rouge … Si relation avec l'hôpital introduire les informations correspondantes Règles: relation 60

Les questions à poser concernant le signalétique Certaines données peuvent évoluer dans le temps. Dites : Habitez-vous toujours RUE …N°…à …. etc. …? Ne dites pas : Vous habitez toujours au même endroit ? Exemple : un changement d'adresse il y a lieu lors de chaque visite du patient de l'interroger à nouveau afin de les mettre éventuellement à jour. Une fois les modifications effectuées, précisez le degré de fiabilité concernant ces données administratives. Remarques : 1. Ne pas diminuer le degré de fiabilité (adresse) si fiabilité carte d’identité 2. Principe de précaution si patient physiquement absent. 3. Si adresse similaire, changer proprement celle-ci Ex: RUE GAILLARMONT, 1 RUE DE GAILLARMONT, 1 A : pas de nouveau signalétique !!!! 61

Les questions à poser concernant les autres informations • • Les autres éléments doivent aussi être vérifiés : n° de Tél. , médecin traitant, relation avec l’hôpital …. La relation avec l’hôpital est à préciser dans la zone commentaires. Introduire le n° de matricule personnel CHU : 060129 ou matricule étudiant + année scolaire ULG 20001040 06/07 ou n°INAMI médecin 167610 Remarques : 1. Il est primordial de vérifier si cette relation avec l’hôpital est toujours d’actualité car les catégories de patients concernés bénéficient de l’exonération du ticket modérateur selon les règles définies par l’Administrateur délégué 2. Les données relatives aux membres du personnel du CHU (conjoint et enfant de moins de 25 ans vivant sous le même toit) ainsi qu’aux médecins du CHU (conjoint et enfant de moins de 25 ans vivant sous le même toit) sont transmises au dossier médical informatisé (Omni. Pro) et engendre la notification : « dossier sensible » lorsque le dossier est régularisé. Ex. 8 -9 62

Remarques importantes • Toute erreur au niveau du signalétique engendre, outre un risque d’erreur médicale, de lourdes et coûteuses recherches administratives complémentaires. • !!! Un changement de NOM, Prénom, date de naissance et sexe pour un signalétique existant, implique une demande de correction ou de modification à la cellule gestion de la qualité du signalétique patient. Celle-ci est chargée de procéder aux vérifications et corrections nécessaires. !!! Sauf exception Aux urgences : Le signalétique urgence pour les patients inexistants est modifiable tant qu’il n’est pas régularisé. 63

7. Degré de fiabilité Définitions 1. Le degré de fiabilité du signalétique (Fiab ID) Le degré de fiabilité est établi en fonction des documents utilisés lors de la saisie des informations concernant le patient. Plus le chiffre est élevé plus la fiabilité est importante. Ce degré de fiabilité concerne le NOM, Prénom, DN et SEXE. Différentes couleurs aident à informer de la fiabilité de l’information (rouge, vert, …. ). Choisir le degré de fiabilité en fonction des documents dont vous disposez A revoir si pas introduit automatiquement par la lecture de la carte 2. Le degré de fiabilité de l’adresse (Fiab ADR) A ne pas confondre avec la fiabilité expliquée ci-dessus. 64

Choix du degré de fiabilité (Fiab ID): nom, prénom, date de naissance et sexe Choix du degré de fiabilité (Fiab ADR): l'adresse Fiab ID Homonyme Crée pour éviter un doublon Lettre officielle (Justice, …) Levée d’ambiguïté Passeport Carte d'identité Courrier administration communale Carte sis Nouveau né à l'hôpital Cpo (informations issues du logiciel de NDB) Mutuelle document Demande imprimée HOP Demande imprimée LABO Information verbale Demande manuscrite labo Vignette de mutuelle Prescription manuelle Communication téléphonique Fiab ADR D E G R E C R O I S S A N T Carte d'identité Passeport Administration communale Autres documents CPO (informations issues du logiciel de NDB) Demande imprimée HOP Demande imprimée LABO … Information verbale Vignette de mutuelle … Retour poste La liste n’est pas exhaustive… Ex. 11 65

8. Autres documents (vignette mutuelle, étiquette hôpital extérieur…) • Via vignette mutuelle Le numéro de Registre National est composé de 11 chiffres, à encoder sans espace ni lettre. Ce numéro commence par la date de naissance inversée (AAMMJJ). • Via étiquette hôpital extérieur Retour dia 46 Ex. 6 66

9. Conclusion Pourquoi cette formation est-elle importante? Ceci n’est peut-être pas une fiction … Ø Un patient se présente aux urgences, il est inconscient. DUPPOND Robert 08/09/42 H (A). Il est hospitalisé. On l’encode sur le signalétique existant de DUPONT Robert 18/09/32 H (B), adresse différente. Une erreur d’inattention. Ø Toutes les informations concernant l’hospitalisation de A vont se greffer sur le dossier de B. Ø Si le patient B est diabétique, le médecin le voit sur son dossier : on pourrait injecter de l’insuline à A croyant que c’est B … Si transfusion. . . Si allergies … Si antécédents … Les soins donnés aux patients commencent à leur inscription ! Votre rôle est primordial !!! Ne pas le minimiser !!! 67

10. Exercices (1) Réponse Question 1. 01/01/1958 dans la zone date de naissance Un patient se présente au guichet, son signalétique n’existe pas. Sa carte d’identité mentionne « Né en 1958 » Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Dia 33 68

Exercices (2 a-2 c) Question Réponse 2. A. 2. B. 2. C. Nom de famille : belle île en mer Prénom : marie galante Nom de famille : Dupont Prénom : Anne-Françoise Chie San Tout (pas plus d’infos et absence physique du patient) Que dois-je encoder dans la zone correspondante? 2. B. 2. C. Nom de famille : BELLE ÎLE EN MER Prénom : Marie Nom de famille : DUPONT Prénom : Anne-Françoise Nom de famille : Prénom : Ce cas de figure n’est pas prévu par les règles On fait comme on peut mais : Ø Vérification que ce patient existe ou pas dans BDD Ø Principe de précaution Dias 30 à 32 69

Exercices (2 d) Question Réponse 2. D. La carte d’identité mentionne Nom : Bobard de Colonster Prénom 1 : Roger Prénom 2 : Robert Le patient me certifie que tout le monde l’appelle Robert et demande expressément qu’on l’encode Robert. Nom : BOBARD DE COLONSTER Prénom : Roger Dans la zone commentaire, préciser qu’il se fait appeler Robert Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Dias 30 à 32 70

Exercices (3 a-3 b) Question Réponse 3. A. La carte d’identité mentionne « rue de l’agentquiestcontentdetravaillerauchuench antantendansantenaimantensifflantetenria nt » 3. A. Zone Adresse RUE DE L’AGENTQUIESTCONTENTD ETRAVAILLERAUCHUENCHANTANTE NDANSANTENAIMANTENSIFFLAN (80 caractères, espaces compris comme un caractère) 3. B. Zone Adresse : BOULEVARD DU SOUVERAIN 4 bte 95 La vignette de mutuelle mentionne Bld du souverain, 4 bte 95 Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Dia 29 Dia 35 71

Exercices (4 a-4 b) Question Réponse 4. A. 4 données identifient strictement un patient. Quelles sont-elles? Quand on parle d’un patient : de quelles données parle-t-on ? Dia 6 4. B. Durant Jean Pierre Durant Jean Paul sont jumeaux Donc même DN, sont deux hommes et habitent toujours sous le même toit NOM, Prénom, DN et Sexe Et pourtant : attention aux HOMONYMES: = même NOM, Prénom, DN et Sexe (degré de fiabilité homonyme) en plus de cela, vérification de l’adresse et voir SI ce patient a habité à cette adresse 4. B. Ajout du second prénom pour - des cas d’homonymie - ou risques d’homonymie !!! Comment les distinguer ? Dia 32 72

Exercices (5) Question Réponse 5. Un patient se présente aux guichets, mentionne habiter ailleurs que son adresse officielle. Encoder l’adresse officielle. Intégrer l’autre adresse dans la zone commentaires - personne de contact (admission hospitalisation) Dia 35 73

Exercices (6 -7) Question Réponse 6. Qu’entend-on par numéro de Registre National ou NISS? Comment dois-je l’encoder ? Dia 55 7. Quels documents et informations doisje utiliser en priorité ? Éléments à mettre en ordre d’importance pour traiter les signalétiques Dia 8 11 chiffres A encoder sans espace ni lettre Commence en principe par la date de naissance inversée Ex : 12 avril 1947 début N° de RN = 470412 Rem : voir formation : où trouver ce numéro dans différents documents 7. Support Carte d’identité (électronique) – carte SIS Recherche patient sur 1. N° NISS 2. Date de naissance 3. Nom et Prénom 74

Exercices (8 -9) Question Réponse 8. Quelles sont les zones à encoder lors de l’admission (RCM) ? 8. Les zones obligatoires : • Transport • Cause • Vient de • Adressé par • Type d’admission 9. Introduire : n° de matricule pour Personnel CHU ou n° de matricule étudiant ou n° INAMI pour médecin dans zone « commentaire » . N° d’étudiant pour les étudiants + année académique Dia 24 9. Un étudiant ULG se présente : comment intégrer cette information? comment vérifier cette information? Dia 51 75

Exercices (10) Question 10. Réponse J’encode un patient sur base de sa vignette mutuelle, je suis au laboratoire, pas de contact avec le patient. 10. A. L’adresse n’est pas la même 10. A. Principe de précaution, je crée un nouveau signalétique si je ne suis pas sûr(e) à 100% que c’est le même patient 10. B. La date de naissance n’est pas la même, mais tout le reste est identique Que dois-je encoder dans la zone correspondante? 10. B. Idem 12. A. Dia 29 76

Exercices (11) Question 11. Réponse Un patient se présente, un signalétique existe dans Oazis, semble lui correspondre mais … 11. A. … la date de naissance est erronée. Je suis sûr(e) que c’est le même patient, j’ai fait les vérifications de passage au CHU avec le patient lui-même. Toutes les autres informations sont identiques. 11. A. Principe de précaution, je crée un nouveau signalétique si je ne suis pas sûr(e) à 100% que c’est le même patient 11. B. L’adresse a changé. 11. B. Je modifie l’adresse (nouvelle date, changement de l’adresse selon règles d’encodage édictées, choix du degré de fiabilité (à droite)) Rem : Ce degré de fiabilité doit être vérifié et modifié en toute connaissance de cause. Ne pas le modifier si pas de modification !!!! Que dois-je encoder dans la zone correspondante? Dia 54 77

Conclusion MERCI POUR VOTRE ATTENTION !!! LA QUALITE DES SIGNALETIQUES EST ENTRE VOS MAINS !!! 78