T C SALIK BAKANLII SAMSUN L SALIK MDRL

T. C. SAĞLIK BAKANLIĞI SAMSUN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ MALİ HİZMETLER BİRİMİ İÇ KONTROL VE STRATEJİK PLAN DAİRESİ Süreç Yönetimi Ocak 2020

Süreç Nedir? İnsan, makine, malzeme, para, bilgi, zaman gibi kaynakları işleyip değer katarak (iç veya dış) istek ve beklentileri karşılayacak çıktıları üreten eylem ve işlemler dizileri Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı (TS-EN-ISO 9001: 2000)

Süreç Nedir? Belirli girdileri kullanarak istenen çıktıları ortaya koyan faaliyetler bütünü GİRDİ SÜREÇ GERİ BİLDİRİM ÇIKTI

Süreç Nedir? Bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan, ØTekrarlanabilen ØÖlçülebilen ØBir sahibi ve sorumluları olan ØOrganizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen ØFonksiyonlar (birimler) arası eylemler ve işlemler dizisi

Süreç Ne Değildir? ü Süreklilik göstermeyen işler (projeler), ü Her defasında farklı sıralarda yürütülen, ü Tek adımlı(tek faaliyetli), ü Diğer süreçlerle girdi-çıktı ilişkisi kurulamayan, ü Katma değer yaratmayan (süreç çıktısının kalitesi ve çıktıyı kullanan paydaşın tatmini üzerinde olumlu etkiyi yaratabilme veya bu etkiyi artırabilme özelliğinin olmadığı, hizmet, bilgi yada ürünü paydaş için doğru zaman ve istenen kalitede bir performans unsuru haline dönüştürmeyen) SÜREÇ DEĞİLDİR.

Süreçlerin Temel Özellikleri q Tanımlanabilirlik q Yinelenebilirlik q Tutarlılık q Ölçülebilirlik q Kontrol Edilebilirlik q Katma Değer Yaratma

Süreç Sınıflandırılması Yönetim Süreçleri Temel Süreçler Destek Süreçleri

Süreç Sınıflandırılması Operasyonel Süreçler: Doğrudan kuruluşun varoluş sebebine dayanan Belirlenen hedef ve amaçları gerçekleştirmeyi sağlayan süreçler (sağlık hizmetleri, sağlık yatırımları vs. )

Süreç Sınıflandırılması Destek Süreçleri: Kurum genelinde kaynakların optimum kullanımının sağlanması amacıyla ortak çatı altında toplanmış değişik uzmanlık alanlarından oluşur (insan kaynakları yönetimi, finansal kaynakların yönetimi, bilgi kaynakları yönetimi).

Süreç Sınıflandırılması Yönetim süreçleri: Tüm süreçlerin ortak hedefler doğrultusunda faaliyetler planlamasını, bunlarla ilgili performans göstergelerinin düzenli gözden geçirilmesini ve raporlanmasını içeren süreçler (planlama, izleme ve raporlama ve kontrol sistemleri).

Süreç Hiyerarşisi q. Süreçler kademeli olarak yapılandırılmalı, q. Yapılandırmada önemli olan süreçlerin kapsamlarıdır. q. Hiyerarşi kapsamı en büyük olan süreçten başlamalıdır.

Süreç Hiyerarşisi TEMEL SÜREÇLER ALT SÜREÇLER SÜREÇ ADIMLARI (Faaliyetler)

Süreç Hiyerarşisi Temel Süreçler Kurumun iş sonuçları ve performansı üzerinde doğrudan etkisi olan ve stratejik öneme sahip üst düzeydeki süreçler Süreçler Ana süreçleri oluşturan ve birbirleri ile karşılıklı etkileşimde olan süreçler

Süreç Hiyerarşisi Alt Süreçleri oluşturan ve iki veya daha fazla fonksiyonu ilgilendiren faaliyetler Süreç Adımları (Faaliyetler) Aynı fonksiyon içinde bir veya birkaç kişi tarafından gerçekleştirilen ve alt süreçleri oluşturan faaliyetler

Süreçlerin İncelenmesi ve Analizi üAkış Şeması üSüreç Şeması üZaman-İşlev Haritaları üKontrol Kartları üSüreç Haritası üSüreç Listesi üSüreç Etkileşim Matrisi üSüreç Etkinlik Kriterleri Listesi

Süreçlerin Analiz Edilmesi Süreçlerin Belirlenmesi Uygulama, Ölçüm ve Sürekli İyileştirme Sürecin Yeniden Tasarımı Süreç Ölçümleri Akış Şemalarının Hazırlanması Veri Toplama Veri ve Süreç Analizi

Süreç Yönetimine Genel Bakış Sürecin Keşfi Süreç Kontrolü Müşterinin ve Sürecin Anlaşılması Süreç Performansının Belirlenmesi • Müşteriler kim? • Ürün ve hizmetlerimiz neler? • Gereksinimler neler? • Akış şeması nasıl? • Süreç nasıl işliyor? • Standart süreç sürekli olarak beklenen performansı gösteriyor mu? • Süreç verilerinin dikkatli incelenmesine göre ne şekilde davranılmalıdır? : - Sürece devam et - Sapmaların nedenini ortadan kaldırmak için PUKÖ uygula İyileştirme 1. Konu seçimi 2. Veri toplama ve analiz 3. Sürecin analizi 4. Çözüm planlama ve uygulama 5. Etkilerin değerlendirilmesi 6. Standartlaştırma 7. Bir sonraki sorun… • Sürecimi iyileştirmek içi ne yapmalıyım? • Standart süreçteki en büyük sapma kaynağını bul. • Sapmanın ana nedenini bul ve ortadan kaldır. • Yeni standart süreci tanımla

SÜREÇ İYİLEŞTİRME ADIMLARI 6. İyileştirme sürecinin değerlendirilmesi 5. İyileştirilmiş sürecin uygulanması ve tekrar edilebilirliğin sağlanması 4. İyileştirme faaliyetlerinin sonuçlarının değerlendirilmesi 3. İyileştirme gerektiren konulara, alanlara ilişkin uygulanacak çözümlerin ve yöntemlerin belirlenmesi 2. Mevcut durum analizi(Paroto analizi, diagramlar, grafikler) 1. İyileştirme ihtiyaçlarının belirlenmesi

SÜREÇ İYİLEŞTİRME ADIMLARI Raporlama Süreç Seçimi Değerlendirme İnceleme/Raporlama İyileştirilmiş Sürecin Uygulanması İyileştirme Yollarını Arama İyileştirilmiş Bir Süreç Tasarımı

Süreç İyileştirmenin Sonuçları ÜKL AKL Süreç kararlı yapıda! AKL Sürece daha fazla iyileştirme uygulanmış! Süreç kararlı değil! ÜKL: Üst Katlanılabilir Limit AKL: Alt Katlanılabilir Limit

Kritik Kontrol Noktalarının Belirlenmesi ü Her bir temel süreç için ayrı olmak üzere, temel süreçten en alttaki süreç adımlarına kadar süreç hiyerarşisi tablosundaki tüm bilgilerin “Kritik Kontrol Noktaları Formu”na yerleştirilmesi, ü Tablodaki süreç adımlarının üzerinden gidilerek, süreç adımlarının süreci etkileme kriterleri (süre, çıktı, çalışan, maliyet, müşteri ve varsa kuruma özel) yönünden değerlendirilerek önem derecesine göre 1 -5 arasında puan verilmesi: Bu sayede söz konusu süreç adımının, ait olduğu süreç için ne kadar önemli olduğu ortaya konulacaktır,

Kritik Kontrol Noktalarının Belirlenmesi ü Tek tek yapılan puanlamadan sonra, 5 kritere verilen puanların aritmetik ortalamasının alınması ve aritmetik ortalamanın toplam etki puanı olarak yazılması, ü Toplam etki puanı 4. 1 ve üzerinde olan süreç adımlarının kritik kontrol noktası olarak belirlenmesi, ü Belirlenen kritik kontrol noktalarının ilgili olduğu “Temel Süreç Tanım Formu”na işlenmesi. Etki Puanları Anlamı: ü 1 ve 2 Düşük Risk ü 3 Orta Risk ü ve 5 Yüksek Risk ü Etkinlik oranının “ 1” değerinin altında olması faaliyetin istenildiği gibi gerçekleşmediği anlamına gelir.

Kritik Kontrol Noktalarının Belirlenmesi SÜREÇ KRİTİK KONTROL NOKTALARI DEĞERLENDİRME FORMU NO Yayın Tarihi: …/…/…. . Revizyon No: 00 Revizyon Tarihi: …/…/…. . TEMEL SÜRECİN/ALT SÜRECİN/ FAALİYETİN ADI Sayfa 1 / 2 SÜRECİ ETKİLEME KRİTERLERİ Çıktı Çalışan Maliyet Müşteri TOPLAM ETKİ PUANI Süre 7 Temel Süreç Adı : Destek Hizmetleri Süreci Kuruma Özel Doküman Kodu: 7. 2. 10. 1 İlgili birimden nöbet puantaj bilgisinin alınması 3 3 1 2 7. 2. 10. 2 Gelen puantajların incelenip ÇKYS'ye girilmesi. 5 4 5 1 2 3, 4 7. 2. 10. 3 Program üzerinden ödeme yapılan ve ilgili birimlerden gelen puantajların karşılaştırılıp varsa eksiklerin tespit edilmesi. 5 4 5 4, 6 7. 2. 10. 4 Bordro ve eklerinin ilgili birimlere imzalatılması. 5 5 4 2 5 4, 2 7. 2. 10. 5 İmzadan çıkan evrakların taratılarak dijital ortama aktarılması 7. 2 Süreç Adı : Mali Hizmetler Süreci 7. 2. 10 Alt Süreç Adı: Nöbet Ücreti Ödeme İşlemleri Süreci 7. 2. 10. 6 7. 2. 10. 7 Birim tarafından imzalanan evrakların detaylarıyla birlikte TDMS üzerinden saymanlığa onaya gönderilmesi Onaylanan evrakların imza ve mühür işlemlerinin yapılmasının ardından Saymanlığa teslim edilmesi 7. 2. 11 Alt Süreç Adı Ek Ödeme İşlemleri Süreci 1. 1. 2. 1. Faaliyet Adı 1. 1. 2. 2. Faaliyet Adı 1. 1. 2. 3. Faaliyet Adı 1. 1. 2. 4. Faaliyet Adı 1. 1. 2. 5. Faaliyet Adı 1. 1. 2. 6. Faaliyet Adı HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN

MALİ HİZMETLER BİRİMİ TEŞEKKÜR EDERİZ Samsun İl Sağlık Müdürlüğü Mali Hizmetler Birimi (İç Kontrol ve Stratejik Plan Dairesi) Adalet Mah. 100. Yıl Bulvarı No: 232 A Blok 7. Kat İlkadım/SAMSUN İletişim: 0 (362) 3112500 (1706 -1707) E-posta: samsun. ickontrol@saglik. gov. tr 24