T C Mill Eitim Bakanl Dkman Ynetim Sistemi

T. C. Millî Eğitim Bakanlığı Döküman Yönetim Sistemi dysegitim. meb. gov. tr dys. meb. gov. tr

Döküman Yönetim Sistemi Nedir?

Okul ve Kurumlarımız Döküman Yönetim Sistemine Ne Zaman Geçecek? 15 Mart 2017 Çarşamba

Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) E-İmzamı Aldım Ne Yapmalıyım

• Kurye tarafından size teslim edilen kartta yer alan Nitelikli Elektronik Sertifikanın yüklü olduğu çipli parçayı aşağıdaki resimdeki gibi hasar vermeden işaretli yerlerinden kırılarak çıkarılır.

E‐İMZAMI ALDIM NE YAPMALIYIM • Çipli parça Kart Okuyucuya görüldüğü gibi yerleştirilir.

• http: //www. kamusm. gov. tr/

“Şifreli Giriş”

“Giriş” Güvenlik Sözcüğünü hatırlamıyorsanız Güvenlik sözcüğümü unuttum butonundan form doldururken girmiş olduğunuz email veya 444 55 76 telefondan öğrenebilirsiniz.

"Gönder" Onay Kodu" PIN • Pin kodunuz • E‐imza şifrenizdir "Tamam" "SMS "PIN/PUK Bilgisi"

• PIN/PUK Bilginiz Şekil 8'de gözüktüğü gibidir.

E‐İMZA KULLANIM VE YENİLEME İŞLEMLERİ • DYS sisteminde kullanılan elektronik imza ve yazışmalar 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında olup, kanuna aykırı kullanımı elektronik imza sahibi kişinin sorumluluğundadır. • DYS sistemi TÜBİTAK Bilgem Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafın üretilen Nitelikli Elektronik sertifikalar ile kullanılacaktır.

E‐İMZA KULLANIM VE YENİLEME İŞLEMLERİ • Nitelikli Elektronik Sertifikalar (NES) kişiye özel olup, kuruma veya 2. Şahıslara devredilemez. • Nitelikli Elektronik Sertifikalar, DYS sisteminde evrak üzerinde imzası ve parafı bulunan kişiler için talep edilecek olup, resmi evrak üzerinden imzası veya parafı bulunmayan diğer personeller için e‐imza temini yapılmayacaktır.

Üretilen NES ‘ler 3 yıl geçerli olup ilgili sürenin bitimine 3 ay kalması durumunda yenilenmesi gerekmektedir. Okul / kurum müdürlüğü ilgili personelin idari görev durumunun devamı veya bitimi konularında Müdürlüğümüz Bilgi İşlem ve Eğitim Teknolojileri şubesini bilgilendirmelidir.

Üretilen veya üretilecek NES ler kişiye özel olduğundan ilk başvurunun, yenileme talebinin mutlaka kişinin kendisi tarafından yapılması gerekmektedir. Yenileme taleplerinde ise e‐imzalı uzatma talebinde bulunulabilir. Yenileme taleplerinde kişinin kurumundan idari görevin devam ettiğini ve yenileme talebinin uygun olduğuna dair görüş yazısının gönderilmesi gerekmektedir.

NES in kayıp, çalıntı, kırılma gibi kullanılamayacak duruma gelmesi durumunda, iptal edilmesi veya askıya alınma işlemi mutlaka NES sahibi tarafından yapılmalıdır. Bu konuda doğacak kanuni sorumluluk ilgili kişinin kendisine aittir. Bu durumlarda NES’in yeniden üretim bedeli kişinin kendisi tarafından ödenecektir. Kişinin kimlik bilgilerinde oluşan her türlü değişiklik durumunda NES’in yeninden üretilmesi gerekmekte olup, yeniden talep oluşturularak okul/kurumun uygun görüşü, Müdürlüğümüz Bilgi İşlem ve Eğitim Teknolojileri Şubesine resmi yazı ile bildirilmelidir.

E‐imza sadece evrak hazırladığınız zaman kullanılacak. Hazırlanan evrakı imzalamak ve onaylamak için !!!!!!

BAĞLANTI, ALTYAPI VE DONANIM

1 ) DYS sistemi için MEBADSL ve FATİH Projesi Fiber bağlantılarda çalıştırılabilecektir. 2) Kurumlarda internet statik IP standartlarına sahip olmalıdır. 3) Çeşitli sebepler ile servis sağlayıcı tarafından değiştirilmesi durumunda resmi yazı İl Milli Eğitim Müdürlüğü Bilgi İşlem ve Eğitim Teknolojileri birimine bilgi verilmelidir.

4) Mutlaka MEB SERTİFİKANIN kurulu olması gerekmektedir. 5) DYS sistemine erişim izni verilen okul ve kurumlarda hiçbir suretle, internet üzerinden uzaktan erişim yazılımı, dosya paylaşım yazılımları kullanılmamalıdır. 6) Kullanılan bilgisayarlarda virüs, Truva atı, trojen gibi zararlı yazılımların bulaşmasını önlemek amacı ile mutlaka virüs temizleme programı kurulu olmalıdır.

dysegitim. meb. gov. tr dys. meb. gov. tr

• Kurumda Kullanılan Her Bilgisayarda DYS çalışması için gerekli teknik kurulum.

• Kurumda Kullanılan Her Bilgisayarda DYS çalışması için gerekli teknik kurulum. • Okul_DYS kurulum dosyası bilgisayarımıza indirilip kurulumun yapılması.

Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı • dysegitim. meb. gov. tr • dys. meb. gov. tr • http: //mebdeogren. meb. gov. tr/ • http: //webdeogren. com/

Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı w ww e. w o e bd n e gr m o. c

Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı 15 Mart 2017 tarihine kadar dysegitim. meb. gov. tr

Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı MEBBİS Kişisel Kullanıcı adınız ve şifreniz ile Giriş

DYS MODÜLÜ (İşleyiş, Tanımlar, Uygulama) DYS MODÜLÜ GENEL İŞLEYİŞ GELEN EVRAK GİDEN EVRAK DYS İçi DYS Dışı Yetkili Personel Birim Gelen Evrak Hazırlama - İmzalama Müd. Yrd – Müdür İmzalama Okul / Kurum Müdürü Okul / Kurum Müdür Yrd. -Evrakı Hazırlayan Personelin İş Listesine Tarih Sayı Alarak Geri Dönüş Şef Yönlendirme -Evrak Gönder Memura Havale KAYIT DYS İçi Direk DYS Dışı Birim Giden Evrak Posta

DYS MODÜLÜ (İşleyiş, Tanımlar, Uygulama) DYS MODÜLÜ TANIMLAR

DYS MODÜLÜ (İşleyiş, Tanımlar, Uygulama) 1) MEBBİS Kişisel Kullanıcı Bilgisi İle Sisteme Girme 2) DYS Rol Seçimi ve Roller Arası Geçiş 3) Gelen Evrak Yönlendirme, Üst Birime İade Etme, Havale Etme, Kaydetme, Evrak Sorgulama 4) Giden Evrak Hazırlama ve Kelime İşlemci Editörü 5) Giden Evrak Hazırlama, Dosya Ekleme, İlgi Evrak Ekleme, Gizli Evrak Hazırlama 6) Giden Evrak Gönderme, Onaylama, Reddetme, İptal Etme 7) DYS İçi DYS Dışı Evrak Gönderme, Evrak Onay Takibi, Evrak Sorgulama

Sıkça Karşılan Durumlar • DYS sistemi ile çalışan Browser (Tarayıcı) • E‐İmzanın Kaybolması, Kimlik Bilgilerinde Değişiklik, Süresinin Dolması, Görev Değişikliği, Emeklilik Durumları • İnternet bağlantısının değişikliği, IP değişikliği, DYS ekranlarına ulaşım sıkıntıları • Kullanılan bilgisayar değişikliği, java güncellemeleri, java kaynaklı hatalar • Genel DYS bakımları ve hata ekranları • DYS adresinin kısayol olarak eklenmemesi

Sıkça Karşılan Durumlar • Yetkili Personel, Gelen Evrak ve Giden Evrak Yetkililerinin belirlenmesi • İzin durumunda evrak akışın belirlenmesi, vekalet durumları • Tek müdürlü okullarda vekalet • Son imzacının belirlenmesi • Hatalı evrak üretilmesi

Sıkça Karşılan Durumlar • Bazı evrakların standart form haline getirilmesi • Bazı olurların direk okul müdürünce alınması • Evrak onaylamada imzacı sıralaması • Üst birime evrak iadesi gönderilen evrakta alt birimin belirtilmesi • Okulların evrak gönderim ve yazışma verileri • Gizlilik düzeyindeki evraklar • DYS dışı tutulacak resmi evraklar • DYS dışı evrak gönderiminde kaşe kullanımı

Sıkça Karşılan Durumlar • DYS Son imzacı kontrolü • OTABAN Projesi pdf dönüştürme problemi • DYS de şablon kaydetme, kaydedilen şablonda idari birim kodu değişikliği • DYS evrakında değiştirilmeyecek yerler • Gelen evrakın dağıtımı

Dinlediğiniz için Teşekkür Ederim mustafacetin@meb. gov. tr