T 6 Reuniones El trabajo de los equipos

T 6 Reuniones • El trabajo de los equipos humanos se realiza con frecuencia mediante reuniones • El tiempo que tenemos que invertir en planear o asistir a una reunión tiene que verse • compensado con la eficacia en cuanto a resultados • Un factor decisivo para lograr la eficacia en las reuniones y evitar perder el tiempo es la preparación Motivos por los que se convocan reuniones en el ámbito laboral. • Desde un punto de vista social, las reuniones son realmente importantes ara satisfacer la necesidad de contacto con los demás y facilitar la adhesión e integración de las personas en grupos de diferente carácter, ya sea laboral , personal o recreativo. Desde un punto de vista profesional, las reuniones van ha ser habituales en los grupos de trabajo, de su correcta organización desentenderá que estas no decaigan en monotonía e ineficiencia. Solucionar problemas Recabar información Transmitir información Fomentar las relaciones Generar ideas Generar opinión Etc.

T 5 Reuniones Caracteres de una reunión • • • Conjunto de personas Tema en común Reunidas en un espacio adecuado En un tiempo determinado Con los medios adecuados Elementos de una reunión • Los sujetos (en nombre propio o por representación) • El contenido (el objeto y el tema) • El tiempo (de preparación, de ejecución y de registro) • El lugar Objetivo y temática Según el nº de participantes • Pequeñas, medianas • Grandes, de masas Según su frecuencia • Esporádicas • De duración determinada • Habituales y periódicas Según su contenido o temática Otras • De información ascendente, descendente u horizontal • Para la toma de decisiones. Etc. • Reuniones de solape. • De equipos de trabajo, de eventos corporativos • Etc. • El objetivo (lo que pretendemos conseguir al llevarla a cabo) • La temática (el asunto en concreto de lo que se va a tratar)

T 6 Reuniones 6. 5 Tipos de reuniones En las empresas son habituales las reuniones de solape que son aquellas que se hacen a diario entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente.

T 5 Reuniones 6. 6 Cómo se prepara una reunión Planificación Significa: fijar los objetivos, valorar si se debe celebrar o no y tomar la decisión de llevarla a cabo o no realizarla. Preparación Implica diseñar el programa de trabajo y el orden del día, realizar y enviar la convocatoria, elegir el lugar de la reunión, recopilar y preparar la documentación necesaria y concretar la duración. Ejecución Resumen y registro El coordinador Es la persona que pondrá en marcha la misma, gestionará que todo esté a punto, acogiendo a los participantes, presentándoles la cuestión y moderando si fuera necesario Es la fase de desarrollo de la misma, el momento en que todos los convocados están juntos y se intenta lograr los objetivos de dicho encuentro. La fase de resumen, registro y evaluación de las reuniones busca dejar constancia de lo ocurrido en la reunión, de los temas tratados, de los acuerdos alcanzados y si se han cumplido los objetivos previstos Funciones del coordinador durante la sesión • • Controle el reloj. No se olvide de aquello que debe preguntar. No permita que se pierda el hilo de la conversación. Recapitule antes de pasar al siguiente tema.

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T 6 Reuniones 6. 5 Comportamiento y carácter de los participantes en una reunión La personalidad puede ser definida como “la representación de un patrón profundamente incorporado de rasgos cognitivos, afectivos, y conductuales manifiestos, que persisten por largos periodos de tiempo y que son relativamente resistentes a la extinción” El carácter que poseemos las personas, la forma de manifestar nuestros afectos, nuestros rechazos y las conductas habituales influyen en nuestras relaciones con otras personas y, por supuesto, se manifiestan cuando estamos reunidos. Grupos de actitudes que pueden presentar los asistentes a una reunión. Disposición a participar de forma activa en la reunión. Actitud pasiva en la reunión Actitud negativa ante el encuentro