Szoftverrobotok a kzigazgatsban Pderi Attila informatikai osztlyvezet Heves

Szoftverrobotok a közigazgatásban Péderi Attila (informatikai osztályvezető - Heves Megyei Kormányhivatal) Kecskemét, 2019. október 2.

Mi a szoftverrobot? • Robotic Process Automation (RPA) „Standardizálható folyamatok szoftverrobotokkal történő megvalósítását jelenti” (Wikipedia) • Mit jelent a valóságban? Egy segédalkalmazást, amit fejlesztői és felhasználói segítséggel megtanítunk egy folyamat elvégzésére lépésrőllépésre. • Hogyan? A felhasználót helyettesíti: kvázi a billentyűt és egeret kezeli egy szoftver a betanított folyamat szerint.

Hol használható? • Olyan alkalmazások közötti adatátvitelre, melyek különböző fejlesztőktől, különböző céllal készültek, de a közöttük lévő adatátadás csak emberi munkával, kézi adatfelvitellel lehetséges. (A kormányhivatali integrációt követően óriási számú ilyen rendszer van jelenleg is használatban) • Legnagyobb mennyiségben a funkcionális területek a nagy számú személyi, partneri, ingó- és ingatlanállomány miatt dolgoznak tömegesen „robotizálható” adatokkal => jelentős emberi munkaóra kiváltható. • Annál több emberi munkaóra takarítható meg egy feladatnál, minél: ü ü nagyobb mennyiségű, inkább mechanikusabb (kevés és/vagy csak egyszerű döntést igénylő), több ismétlődő lépésből álló, Rendszeres.

Folyamatok azonosítása • Mit keresünk tehát? Olyan állandóan ismétlődő, országosan hasonló feladatokat a mindennapi munkavégzés során, melyekhez kevés mérlegelési/döntési lépés szükséges, azonban jelentős mennyiségű kézi adatfelvitelt igényelnek. • Hogyan keressük? A szoftverrobot fejlesztőrendszerének lehetőségeit összevetjük a mindennapi munkavégzés során végzett feladattal, hogy azok mennyiben gépesíthetők. (Felhasználói interjú)

A beüzemelés folyamata 1. A felhasználó interjú keretében bemutatja a fejlesztőnek a folyamatot lépésről lépésre, kiemelve az egyedi jellegzetességeket, esetlegesen felmerülő problémákat. 2. A fejlesztő javaslatára, a felhasználóval közösen meghatározásra kerül a Bemenet (pl. Excel) -> Folyamat -> Kimenet (pl. adatfeltöltés szakrendszerbe) 3. A fejlesztő elkészíti a tesztverziót, felhasználóval ellenőrzik a folyamatot, a szükséges pontosításokat, javításokat közösen meghatározzák. 4. Felhasználói oktatást követően bevezetésre kerül a robotizált folyamat, állandó fejlesztői és üzemeltetői támogatás biztosításával.

1. Munkába járás költségtérítésének elszámolása • A Heves Megyei Kormányhivatalban havonta ismétlődően ~200 fő bérlet/üzemanyag elszámolása. • Jelenleg Excel táblázatban kezelik, majd a központi üzemeltetésű KIR 3 alkalmazásba felviszik az adatokat. • Kétfaktoros (jelszó+e. SZIG) bejelentkezés. • Kézi feldolgozással ~2 perc/fő => szoftverrotobttal 30 perc.

2. Hivatali gépjármű üzemanyag- és egyéb költségeinek elszámolása • A hivatal gépjárműveihez kapcsolódó üzemanyag, mosatás és kellékvásárlások számláit járművenként, telephelyenként, és használó szervezeti egységek alapján könyvelik szét a pénzügyi alkalmazásba. • Heves megyei szinten havonta ~300 ilyen jellegű könyvelési tétel keletkezik, mely teljes mértékben kiváltható automatizált felvitellel. • Országosan egységes szolgáltató => egységesen támogatható, a költséghelyek, rendszámok…stb. paraméterei könnyen megyére szabható segédtáblákban kezelhetők.

3. Hivatali mobiltelefon költségelszámolása • A hivatali mobiltelefonok magánhasználatú költségeinek elszámolása törvényi előírások szerint történik. • Háromhavonta több száz előfizetéssel kapcsolatos könyvelési/számlázási tétel. • Excel alapján jó automatizálható gépi rögzítés a pénzügyi rendszerbe.

4. Köztartozásokkal kapcsolatos adatszolgáltatás NAV felé • Köztartozások, behajtási megkeresések megküldése a NAV felé jelenleg űrlapkitöltő ÁNYK segítségével történik. • DE: 2020. januártól változás => webes felület! • API (gép/gép kapcsolat) jelentős fejlesztési feladat. • Átmenetileg a szoftverrobot is jó megoldás lehet.

5. Közműszámlák szétkönyvelése ENYIL rendszerbe • Az energiafelhasználás és energetikai hatékonyság követésének érdekében minden közüzemi számlát egy erre létrehozott, interneten elérhető ENYIL nevű rendszerben, telephelyi bontásban havi rendszerességgel szét kell könyvelni. • Kevés döntési/mérlegelési feladat nagy mennyiségű kézi adatfelvitel => jól robotizálható. • Megfelelő beviteli adattáblával a későbbiekben a pénzügyi könyvelés is párhuzamosan elvégezhető.

Köszönöm a figyelmet!