szintn a dokumentumkezelsrl Nagyrtk EDMSECM projektek Tapasztalat hogy

Őszintén a dokumentumkezelésről

Nagyértékű EDMS/ECM projektek • Tapasztalat, hogy a nagyértékű projektek bukási aránya mintegy 60 -70% !!! • A bukás történhet: • költségvetésben, • célokban, • határidőben, • erőforrásban. A Gartner szerint: . • Mintegy $75 milliárdot költenek évente bukott IT projektekre • A probléma? Gyenge projektmenedzsment és rossz megközelítés Forrás: Information. Week / 2005

Mi az oka a projekt sikertelenségének? Leszállított rendszer elégtelensége 62 % Szervezeti változtatások elégtelensége 45 % A projekt terjedelmén kívüli okok 35 % Komoly tervezési hibák 31 % Forrás: Gartner Research, 2005 • Irreális és helytelen célkitűzések • A Macska és a Mustár esete… • Vezetői elkötelezettség • Belső ellenállás • Változáskezelés • Szállítók eredeti célokon tartása • Költségek elszabadulása

Peremfeltételek I. – EDMS bevezetés • Ismerjük az üzleti és operatív folyamatainkat és azt is tudjuk, hogy elektronikus támogatással hogyan szeretnénk ezeket optimalizálni • Pontosan tudjuk, hogy milyen problémák megoldására szeretnénk bevezetni a rendszert • Ismerjük az integrációs és a migrációs igényeinket

Peremfeltételek I. – EDMS bevezetés • A szervezeti ábra alapján az iratkezelés szempontjából jellemző egységek, munkatársak (nem vezetők!) kijelölése • Interjú CSAK előre egyeztetett időpontban, ahol érinteni kell a dokumentumkezelési folyamatokat, kapcsolódási pontokat, kézi és központi irattár kérdéskörét, és át kell vizsgálni a meglévő dokumentumokat is (kérdőív). • Jegyzőkönyvek készítése a felmérésekről és ellenőriztetése az adott munkatárssal • Mindezt a határidők szigorú betartásával! • OBJETÍV Elemzésnél rávilágítás azon pontokra, melyek: - megakasztják vagy lassítják a folyamatokat - a rések vagy fölösleges mozzanatok a folyamatban - a költséghatékonyságot veszélyeztetik - elavultak - túl sok erőforrást igényelnek a Szervezettől.

Peremfeltételek II. – EDMS bevezetés • Pontosan tudjuk, hogy milyen ütemezésben szeretnénk • A probléma és az igény alapján választunk megoldást! (nem fordítva) • Van vezetői szponzor és belső, illetve szállító oldali projektmenedzser • Rendelkezésünkre állnak az erőforrások.

Peremfeltételek II. – EDMS bevezetés • Több alternatívás koncepcióterv, kidolgozva egyes alternatívák: - előnyeit - hátrányait - várható költségeit - várható megtérüléseket - létszámjavaslatát. • Kidolgozva alternatívánként az iratkezelés módszerét • VEZETŐ ÖSSZEFOGLALÓ (problémák, megoldások, várható költségek és várható megtérülések (plusz létszámjavaslat) • Stratégiai, írásos döntés szükséges a végleges szabályozás megalkotásához. • Döntést követően végleges határidők és ütemterv felállítása

Iratkezelési szabályzat az EDMS tükrében • Fogalmi meghatározások, iratkezelési alapelvek (új/módosult fogalmak) – EDMS fogalmakkal egészül ki • Kire, mire vonatkozik a szabályzat, hatálya, iratkezelés szervezete • Iratkezelés folyamata (iratok kezelésének módja az átvételétől, nyilvántartásba vételen keresztül a tárolásig, selejtezésig-levéltárba adásig) – a folyamat kiegészül: elektronikus aláírással, szkenneléssel, teljesen elhagyhatja a hagyományos elemeket • Egyéb eljárások, intézkedési tervek, melyek kapcsolódnak az iratkezeléshez (irat elvesztés, jogosulatlan hozzáférés, stb. ) • Irattári terv (az iratok irattárban történő rendszerezésének és selejtezés szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék) – rendelkezni kell az elektronikus iratokról is

Iratkezelési szabályzat az EDMS tükrében Kapcsolódó szabályzatok: - Archiválási szabályzat - E-mail kezelési szabályzat - Elektronikus másolatkészítési szabályzat - Elektronikus aláírási szabályzat - Informatikai biztonsági szabályzat - Adatvédelmi szabályzat - Titokvédelmi szabályzat

Múltra épített EDMS - Optimális kézi irattárolás - Rendezett iratok (iratjegyzék, folyamatos selejtezés) - Optimális központi irattárolás - Megsemmisítés

Köszönjük a figyelmet! prognax@prognax. hu