Szervezs vezets Felsfok szakkpzs Munkatervezs s szervezs 1

Szervezés - vezetés Felsőfokú szakképzés Munkatervezés és szervezés 1. rész

„Az ember irányításának művészete a legnehezebb és a legmagasabb rendű minden művészet közül"

A vezetés két vagy több ember együttműködése során megjelenő tevékenység, • Egyidős az emberi társadalommal (mégis a társadalomtudósok, mint jelenséget csak a huszadik század elején kezdték el tudományosan vizsgálni). • Ma a vezetés kifejezést kettős értelemben használjuk. - Értelmezhetjük úgy is, mint tevékenységet, - És úgy is, mint szervezeten belüli egységet (azokat a személyeket, akik adott helyzetben képesek befolyásolni mások viselkedését) • A vezetés mint tevékenység tehát önállóan is értelmezhető, de a gyakorlatban nem választható el azon személyektől akik a tevékenységet végzik.

• A vezetés mint tevékenység olyan sajátos emberi cselekvés, amelyben a vezető közös célok elérésére késztet másokat, és ehhez szervezetileg megteremti a legkedvezőbb feltételeket. • A menedzsment fogalmát először W. Taylor amerikai mérnök, gyárigazgató, üzemszervező, az ösztönző bérezési rendszerek kidolgozója definiálta a századfordulón, a következő módon: - Pontosan tudni, mit akarsz az embereidtől, - Pontosan tudni mit hogyan csináljanak, - Majd megnézni, hogy a legjobban és legolcsóbban csinálják-e. • A menedzsment is értelmezhető tehát folyamatként és dolgozókat irányító, utasító személyek csoportjaként

• A menedzsment olyan, - emberekre vonatkoztatott, célirányos behatás, - amelyet egy vagy több személy végez mások tevékenységének koordinálására, - olyan eredmények elérése érdekében, amelyeket egyikük sem tudna egyedül elvégezni. • A menedzsmentet a menedzserek alkotják, illetve képviselik, - akik lehetnek a vállalkozás tulajdonosai, - vagy alkalmazottai. • A vállalkozásokban a menedzserek többsége nem tulajdonos, hanem alkalmazott • A vezetés és a menedzsment is az emberekkel való kapcsolatot jelenti, a menedzsmenthez azonban erőteljesebben tapad a haszonszerzés, mint cél. • A menedzser kifejezés alapvetően a vezetéssel függ össze, de a köznyelvben gyakran használjuk olyankor is, amikor a menedzsernek nincs beosztottja.

A vezetés szintjei • A menedzsmenten belül ugyanúgy létrejön a munkamegosztás, mint a gazdálkodási folyamat bármely területén. • A menedzsmenti munkamegosztás egyrészt a feladatok szakmai különbözőségéből, másrészt a feladatok terjedelméből adódik. • A feladatok szakmai különbözőségéből adódó munkamegosztás oka a gazdasági élet egyre sokrétűbbé és bonyolultabbá válása. • A menedzsment szakosodása különösen a nagyobb vállalkozásoknál figyelhető meg. • A menedzsmenti munkamegosztást a feladatok terjedelme is létrehozhatja, - amely azonos tartalmú menedzseri feladatok megosztását jelenti - úgy, hogy a vezetés egysége megmaradjon.

• A fentiek következtében alakulnak ki a szervezeti szintek, az osztályok, csoportok. • A menedzserek között is létrejön a függelmi kapcsolat, kialakul a vezetési hierarchia. • A vezetési hierarchiát a vezetők sora alkotja. • Az irányított szervezet nagysága szerint a gazdálkodó szervezetek három vezetési szintje: az alsó, a közép- és a felső szintű menedzsment.

• Az alsó szintű vezetésnél a vezető közvetlenül a végrehajtókkal áll kapcsolatban. - Feladatvégzése döntő mértékben a kapott utasítások végrehajtását szolgálja, - ugyanakkor tapasztalatai alapján véleményével segíti a felsőbb vezetés munkáját. • A középszintű menedzsment esetén a menedzser már nem közvetlenül a végrehajtókkal, hanem általában az első vonalbeli menedzsmenttel áll munkakapcsolatban. • A felső szintű vezetés vagy csúcsmenedzsment - célokat és módszereket határoz meg, - irányelveket ad.

• Feladatai a következők: - a gazdasági hatalom alapján a vállalkozási célok kitűzése - a vállalkozási szervezet létrehozása - a vállalkozások átalakítása - a stratégiai döntés-előkészítés, döntés és értékelés. • A csúcsmenedzsment feladata függ: - a döntések bonyolultságától, - annak hatásaitól és kockázatától - a szervezet formájától, nagyságától

Vezetési feladatok A tervezés során a menedzsment: - Felismeri a problémát - és a megoldások alapjait, - informálódik, - helyzetelemzéseket készít, - kitűzi a célokat, amelyeket el kíván érni, - mérlegeli a különféle adottságokat és lehetőségeket, - mérlegeli a személyi és tárgyi feltételeket, - programot dolgoz ki, - esetleg a mindennapi eligazítást segítő ütemtervet készít.

A problémafelismerés • A gazdálkodó szervezeteknél jelentkező problémák lehetnek: - egyszerű, jól ismert, ismétlődő problémák, amelyeket rutinból meg lehet oldani. - másik része az összesített problémák csoportja, melyek alaposabb megfontolást igényelnek, megoldásuk a tervezési folyamat valamennyi elemeit igényli. • Ebben az esetben - a menedzsernek fel kell kutatni vagy ki kell dolgoztatnia beosztottjaival a megoldási módozatokat, - és ezek közül kell kiválasztania az összességében legkedvezőbbet. - nem lehet leragadni az első felmerülő, kínálkozó megoldásánál, hanem keresni kell további lehetőségeket is.

• A vezetés más szempontból is csoportosítható. Beszélhetünk: - stratégiai vezetésről (a stratégiai vezetés a szervezet tevékenységének legfőbb hosszú távú irányelveit határozza meg, és általában csak közvetlenül az operatív irányítókkal tart kapcsolatot) - és operatív vezetésről.

• A probléma felismerésének módjai a következők: - a kényszerítő nyilvánvalóság – a menedzsert a valóság kényszeríti rá a probléma létezésnek felismerésére - külső hatás – a problémát egy rendszeren kívül álló veti fel

Az információszerzés Az információ tényekről, tárgyakról, jelenségekről, hozzáférhető formában megadott ismeret. • Jellemzője, - hogy újat ad, - gyarapítja az ismereteket, - hírtartalma van. Az információk mozgása lehet - egyirányú vagy - kétirányú (amikor az információt adó nemcsak ad, hanem kap is információt). Az információk cseréje a kommunikáció.

Az információk csoportosítása Az információt több szempont szerint osztályozhatjuk. Ø Áramlás iránya szerint lehetnek - külső eredetű információk - belső információk Ø Formájuk szerint lehetnek - írásos információk - szóbeli információk - vizuális információk

Ø gyakoriságuk, ismétlődésük szerint lehetnek: - rendszeresen ismétlődő - rendszertelenül ismétlődő Ø felhasználhatóságuk szerint lehetnek - stratégiai - taktikai

Az információs folyamat négy alapvető elemből áll: • az információk gyűjtése, megszerzése, átvétele • az információk feldolgozása (rendszerezés, tárolás, csoportosítás) • új információk képzése • az információk továbbítása

• Az információk gyűjtése, megszerzése, átvétele s továbbítás szóban és írásban történhet. • A szóbeli informálódás előnye, hogy gyorsasága révén sürgős ügyekben jól alkalmazható. • Hátránya viszont, hogy kötelező jellege kisebb, mint az írásosnak, esetében nincs hivatkozási lehetőség, illetve félreértésekre adhat okot. • Az írásbeli informálódás előnye, hogy világos és egyértelmű rögzítés estén minimálisra csökken a félreértés, biztosító ereje van, mert maradandó, többször át lehet tanulmányozni, illetve nagyobb kötelezettséget jelent, mint a szóbeli információ. • Hátránya viszont, hogy előkészítése időt igényel, személytelen a kapcsolat, nincs visszakérdezési lehetőség, illetve illetéktelenek kezébe kerülhet.

• Az egyik legnehezebb vezetői feladat az olyan információs rendszer kialakítása egy vállalkozáson belül, amely folyamatossá és zavartalanná teszi a különböző szintű menedzserek és végrehajtó szervezetek munkáját. • Minél alaposabb az információ, annál megalapozottabb a tervről szóló döntés

• Ez az összefüggés az információs rendszerekkel szemben az alábbi fontos követelményeket támasztja: - az információk legyenek feldolgozottak - az információk álljanak időben rendelkezésre a döntések meghozatalához. - minden menedzser kapja meg azokat az információkat, amelyek az általa hozandó döntéshez szükségesek (se többet, se kevesebbet)

A helyzetelemzés • Minden tervezés alapja annak a helyzetnek az átgondolása, amelyben az adott vállalkozás működik, ahonnan tovább akar fejlődni. • A helyzetelemzés során a információkat változatlanul vagy feldolgozva használja menedzsment. • A helyzetelemzéshez szükséges adatok és információk kijelölésével kezdődik. Ezek egy része számszerűsíthető, más részük nem.

• A menedzsment az információk kijelölése után tudja csak megállapítani: hogy az információk közül - mi áll rendelkezésre, - mit kell még megszerezni, illetve mit kell előzetesen feldolgozni. • Az adatokat, információkat rendszerezni kell. • A rendszerező munka során állapítható meg, hogy az összegyűjtött adatok megfelelnek-e a menedzsment céljainak.

• Ezután a számszerűsíthető adatok összehasonlításának vizsgálata következik. • Az összehasonlíthatóság a valóság feltárásának egyik legfontosabb feltétele. • Az adatok akkor összehasonlíthatók, ha azonos időtartamra vonatkoznak, hasonlóak a területek, amelyekről származnak, és az adatszolgáltató egységek valamilyen szempontból összefüggenek. • A helyzetelemzés során elemezni kell a vállalkozás számára nehezen befolyásolható, legtöbb esetben külső környezeti tényezőket és a vállalkozáson belüli, alakítható tényezőket.

SWOT analízis • A SWOT-analízis a külső és belső helyzet felmérésére egyaránt használható. • Arra szolgál, hogy a elemző meg tudja határozni: - melyek szervezetének azon tulajdonságai, melyekre építhet, - melyek megőrzendők, - melyek azok, amelyeken javítani kell. • A külső tényezők közül pedig melyek azok, - amelyek célja elérésében segítik, - és melyek jelentenek veszélyt a siker eléréséhez vezető úton. • A SWOT – analízishez tehát a gazdálkodó szervezeteknek tudniuk kell: - mit akarnak, - milyen értékek mentén kívánnak dolgozni, - s ehhez hozzá kell rendelniük a meglévő, begyűjtött információkat.

• Csoportban dolgozva brainstorming technikával először az erőségekkel és a gyengeségekkel célszerű a munkát kezdeni, mert ez erősíti a részvevőkben a szervezeti azonosságát. • A mátrix másik két rubrikájának kitöltése némileg különböző technikát igényel. A lehetőségek és veszélyek cella ugyanis nem a gazdálkodó szervezetről, hanem annak környezetéről való ismereteket igényel. Ezek tartalma két elemből tevődik össze: egyrészt az erőségekből és gyengeségekből való következtetések csoportjából, másrészt pedig a tágabb gazdaságpolitikai, demográfiai, piaci, gazdasági ismeretekből.

SWOT táblázat

A cél meghatározása • A menedzsment feladata, hogy a vállalkozások és a vállalkozásban dolgozóknak távlatokat adjon, célokat határozzon meg. • A szükségek információk összegyűjtését és mindenre kiterjedő helyzetelemzést a célmeghatározás követi. • A célt világosan, pontosan kell meghatározni, mert az annál könnyebben valósítható meg. • A csúcsmenedzsment célmeghatározó tevékenysége egyrészt azt jelenti: - hogy meghatározzák a vállalkozás általános célrendszerét, - másrészt kijelölik a részterületek feladatait, illetve azokat egymással és az elsődleges céllal összehangolják.

• A csúcsmenedzsment általános célja - a gazdálkodó szervezeteknél a vállalkozás stratégiájának kialakítása, - a piaci és társadalmi környezet várható változásaihoz való tervszerű alkalmazkodás. A menedzsmentnek a célokat a végrehajtók szintjéig kell kijelölni. Minden dolgozónak világosan körülhatárolt feladatot kell kapnia a szervezetben. A célokat a menedzsmentnek a beosztottakkal együtt kell megfogalmaznia.

• - Ha a dolgozók egyetértenek a céllal, akkor : azonosulnak azzal, és kitartanak mellette, felelősséget vállalnak elérésükért, ellenkező esetben az alsóbb menedzsment és a beosztottak saját célokat keresnek, amelyek eltérőek lehetnek, - így nem járulnak hozzá a vállalkozási célok eléréséhez. • A menedzsment célmeghatározására elsődlegesen és formailag a vállalkozás üzletpolitikájában és a vállalkozás terveiben jelenik meg. • Az üzletpolitika vagy vállalkozáspolitika a vállalkozás alakulását tükrözi, a célok és alapvető döntések tömör megfogalmazását tartalmazzák.

• A stratégia középpontjában a következők szerepelhetnek: - az értékesítési és beszerzési partnerekkel szembeni magatartás - a versenytársakkal szembeni magatartás - az üzletek újbóli megnyitása vagy bezárása - együttműködés más vállalkozásokkal, szolgáltatást nyújtókkal - árképzési elképzelések, árdifferenciálások

Tervek, programok készítése • A vállalkozáspolitikai célkitűzések számszerűsítését tervnek nevezzük. A gazdálkodó szervezetek különböző esetekben készítenek tervet: - stratégiai fejlesztés esetén - érintettek tájékoztatására - kötelező jelleggel a bankokhoz történő hitelkérelem benyújtásakor - nem kötelező jelleggel a vállalkozás indításakor, működése esetén - a következő egyéves időszakra, - illetve eseti alkalomkor.

• A tervezés a menedzsment belső ügye. • A tervek tartalmát, egymásra építettségét, részletességét a menedzsment önállóan alakítja ki. • Ugyancsak a menedzsment határozza meg a tervezés időbeliségét, a tervkészítésben részt vevőket, a tervezés menetét. • A tervek összeállítását és elemzését nagyobb vállalkozásoknál külön erre a célra kialakított csoport vagy osztály végzi. • A gazdálkodó szervezetek tervében a következő vállalkozási célok jelenhetnek meg: - teljesítménycélok - pénzügyi célok - a tőke megőrzése vagy növelése - eredménycélok, nyereség- és rentabilitási célok.

Az üzleti terv • A vállalkozások tervét üzleti tervnek nevezzük, amelyet minden vállalkozás, legyen az kicsi vagy nagy előbbutóbb készít. • Az üzleti terv a jövőben felvetődő problémák megközelítésének és megoldásának szisztematikus módját tartalmazza. • A vállalkozásokban az üzleti terv a legfőbb eszköze számos probléma megoldásának így: - felfedi a vállalkozás tevékenységének problematikus területeit - kényszeríti a vállalkozót, hogy átgondolja a cég jövőbeni stratégiáját - kiindulópont annak vizsgálásához, hogy sikeresnek ígérkezik-e a tevékenység - kijelöli az alkalmazottak számára követendő irányt - tájékoztatatás ad a vállalkozó kilátásairól a potenciális és konkrét hitelnyújtóknak

Az üzleti terv felépítése • Bevezető az üzleti tervhez - a vállalkozás alapadatai - a tulajdonos adatai - a vállalkozás működési köre • Összefoglaló: a teljes üzleti terv néhány oldalas összefoglalása • Üzletágelemzés - trendek és kilátások - versenytársak elemzése • A vállalkozás leírása - termékek, szolgáltatások - a vállalkozás mérete - a vállalkozók szakmai háttere • Áruforgalom - áruforgalmi folyamat - telephely - tárgyi feltételek

• Marketingterv - ármeghatározás - forgalmazás - eladásösztönzés • Szervezeti terv - tulajdonforma - vezetők hatásköre - munka és felelősség megoszlása a vállalkozáson belül • Kockázatelemzés - gyenge pontok értékelése - erős pontok számbavétele • Pénzügyi terv - előzetes jövedelmi terv - pénzforgalmi becslések - előzetes mérleg - fedezeti pont-elemzés - meglévő és szükséges pénzforrások

A hitelfelvételhez készített terv esetében: • Egy éven belüli hitelügylet elbírálása esetén meg kell jeleníteni: - a hitelszükségletet kiváltó okot - a hitel törlesztésének lehetséges forrásait - a bevételnövekedés mértékét - a költségcsökkenés mértékét és módját - a tervezett nyereségnövekedés mértékét, a nyereségnövekedés összetevőit - a piaci pozíciók alakulását a visszafizetés ideje alatt - a lejárt követelések, immobil készletek rendezését

A vezetési funkciók értelmezése • A menedzsment folyamat jellegű. • A menedzser feladatainak ellátása során éppúgy munkafolyamatot hajt végre, mint például az eladó. • A menedzsment folyamat különböző munkaformákon keresztül valósul meg. • Ezeket a munkaformákat menedzsmentfunkcióknak nevezzük. • A menedzsmentfunkciók felosztásáról többféle nézetet ismerünk. • Vezetés-menedzsment funkciói: - a tervezés - a szervezés - a közvetlen irányítást - a koordinálást - az ellenőrzést

• A menedzsmentmunkában egyidejűleg számos feladat jelentkezik, és mindegyik feladat adott időpontban más-más szakaszban van, így a menedzser mindennapi munkájában a funkciók egyidejűleg vannak jelen. • A menedzserfolyamatban tehát a funkciók nem egymást követően, hanem kölcsönkapcsolatban állnak egymással. • A csúcs- és egyes esetekben a középszintű menedzserek egy-egy menedzserfunkcióra külön szervezete van.

A tervezés funkciói A gazdálkodó szervezetekben a tervezés funkciói az alábbiak: • segíti a tudatosság fejlődését a szervezetben. A tervezés képessé teszi a szervezetet arra, hogy megelőző politikát folytasson, hogy kézbe vegye saját jövőjét. • meggyőzheti a gazdálkodó szervezet tulajdonosait arról, hogy a szervezet tudatában van annak, hová is tart. • a tervvel, mint lehetséges PR - anyaggal, lehetőséget kínál a vállalkozások környezetének véleményformálására, befolyásolására. • fontossági sorrendet határoz meg, és ezt a minden munkatárs számára világossá teszi. • fejleszti a munkatársak gyakorlatát és készségeit. • bevonja, s ezzel érdekelté teszi a munkatársakat

A szervezés és a vezetés kapcsolata • A gazdálkodó szervezetek nem végezhetik munkájukat rutinszerűen. • Ahhoz, hogy a vállalkozások menedzsmentje a tervben kitűzött célokat elérhesse, a rendelkezésre álló eszközöket, munkaerőt és cselekvéseket össze kell hangolnia. • A szervezés és a vezetés között szoros kapcsolat van, amely abban nyilvánul meg, hogy a szervezés a vezetési folyamat része, vezetési funkció.

• A szervezés a vezetési tevékenységen belül folyamatosan jelen van, minden esetben része a vezetésnek, azonban a vezetés ennél több feladatot lát el. • A szervezés a vezetési munkafolyamat fontos része, amelyben - a menedzser a kitűzött célok érdekében kialakítja a munkafolyamatokat, szervezeteket, - meghatározza és elrendezi az ehhez szükséges munkaerőt és munkaeszközöket. A szervezési munkafolyamat is részfolyamatokra bontható.

Ezek a következők: • a szervezési cél meghatározása • helyzetfeltárás • elemzés, értékelés • szervezési javaslatok • szervezési határozat • végrehajtás • ellenőrzés

A szervezés formái • Egy-egy feladat megoldása során nem lehet közömbös, hogy - egy meglévő szervezet eddigi működését akarjuk-e hatékonyabbá tenni, az eddigieknél optimálisabb megoldásokat alkalmazni, - vagy alapvetően új szervezetet akarunk kialakítani. • A szervezés ezek figyelembevételével lehet átszervezés vagy szervezés. - Az átszervezés az a folyamat, amelynek során a menedzsment egy korábban alkalmazott megoldással szemben, annak kritikájaként egy gazdaságosabb megoldást keres.

- A vállalkozások átszervezésére általában akkor kerül sor, ha vállalkozás eredményei lényegesen és tartósan eltérnek a várt, tervezett értéktől. • Az új szervezés során a menedzsment a szervezés eredményeként új szervezetet hoz létre. - Alapvetően új szervezetnek minősül egy új vállalkozás létrehozása, vagy már működő vállalkozás új hálózati egysége szervezeti kereteinek meghatározása. • Az átszervezésnek és az új szervezésnek közös vonása, hogy a menedzsment mindkét esetben a leggazdaságosabb, az optimális megoldást keresi.

• A különbséget az jelenti, hogy amíg az új szervezésnél a keresett optimális megoldást és a várható eredményt nem tudja a menedzsment egy korábbi megoldás eredményességéhez viszonyítani, addig az átszervezésnél ilyen akadály nincs. • Mindkét szervezési forma feladatainak vérhajtása során két fontos szervezéselméleti alapelvet kell szem előtt tartani: - komplexitás és az - ésszerűség követelményét. • A komplexitás követelménye, hogy a szervezés előkészítés és végrehajtása során gondosan fel kell mérni és figyelembe kell venni azokat az összefüggéseket, amelyek a szervezés alá vont folyamat vagy szervezet és más folyamatok, illetve szervezetek között fennállnak.

• Az ésszerűség alapelvét a szervezői munkában úgy kell érvényesíteni, hogy rangsorolni kell azokat a követelményeket, amelyeket a szervezés eredményeképpen ki kell elégíteni és a legfontosabbnak eleget kell tenni. • Ritka eset, hogy a menedzsment minden szempontot egyszerre tudjon figyelembe venni. • Ezért ésszerű a legfontosabb szempont szerint dönteni. A szervezés e két szervezéselméleti alapelven túl más elveket is megfogalmazhat. • A minőségbiztosítás ma igen divatos elve abból indul ki, hogy a fogyasztók egyre nagyobb figyelmet fordítanak a termékek minőségére az árak mellett. • Elvárják, hogy a termékek és szolgáltatások minden árszinten elfogadható minőségek legyenek.

• Ezt az irányítási folyamatba beépülő minőségbiztosítás garantálja. • A minőségbiztosítás elve bizalomkeltés a fogyasztókban és a vállalkozások vezetésében a minőségi követelmények teljesítését illetően. • A szervezés során figyelembe kell venni az ergonómiai tudományok eredményeit, amelyek az ember és a munkafeltételei közötti kapcsolatot elemzik. • Figyelembe kell venni mindazokat a tényezőket, amelyek az emberhez, mint a munkát végrehajtóhoz kapcsolódnak.

A szervezés területei • Szervezetépítés • A gazdálkodási folyamat és működés megszervezése • Igazgatásszervezés • Munkaszervezés

Szervezetépítés • Ha több ember rendszeresen, szabályozott módon dolgozik együtt valamilyen jelentős feladat közös megoldásán, akkor szervezetet alkotnak. • A szervezet az emberek meghatározott céllal létrejött csoportja, amelyben az egyének a cél érdekében folyamatosan tevékenykednek, erre szakosodott vezetők irányításával.

A hatékony szervezet jellemzői: • a szervezeti formák a szervezeti célokhoz funkciókhoz, körülményekhez igazodnak • a szervezet rugalmas, tud alkalmazkodni a változó körülményekhez • a szervezet céljai egyértelműek és ezzel a dolgozók is egyetértenek • zavartalan a kommunikáció és magas fokú a bizalom • a szervezeti és az egyéni célok összhangban vannak. A vezető feladat a szervezet kialakítása és a szervezetfejlesztés, amelyet elsősorban a szervezési funkciójában végez.

A csoportok A csoport olyan pszichológiai egység, amely az alábbi jellemzőkkel bír: • kettőnél több személyből áll • akiknek van közös céljuk • közöttük viszonylag stabil kapcsolatok jöttek létre, amelyekben az egységek függenek egymástól • a tagok egymással kommunikálnak, interakcióban vannak • Az egyén szempontjából a csoporttagság fontos kritériuma, hogy tagjának észlelje magát.

A csoport felosztása A csoportokat létszámuk, illetve megalakulásának körülményeit tekintve különböztetjük meg. A csoport létszáma szerint: - kis csoportok, illetve - nagy csoportok léteznek. Kis csoportnak a legalább három és legfeljebb tizenöt fős csoportokat nevezzük. A kétfős szerveződésnek a legfontosabb jellemzője, hogy nincs az eltérő véleményeket eldönteni segítő harmadik fél. Ugyanakkor e csoportnak az óvatos véleményalkotás, a nyílt konfliktus kerülése jellemzi.

• A nagyobb csoportok létrehozása azért nem célszerű, mert: - egyfelől túlságosan megnő a csoport működéséhez szükséges interakciók száma, - másrészt néhány csoporttag valószínűleg elvész a csoportban, véleménye nem jelenik meg, nem jut szóhoz. A csoport méretének növekedésével általában csökken a tevékeny részvétel lehetősége és a csoportösszetartozás értése. A csoportméret magválasztására nehéz általános receptet ajánlani. A leggyakrabban ajánlott csoportméret az öt-hét fő, itt már jelentkeznek a csoporttól várható előnyök és még viszonylag kicsik a nagyobb létszám okozta hátrányok. ( a kilencfős csoportok teljesítőképességét is még jónak tartják).

• A csoportméret tervezésénél célszerű figyelembe venni azt is, hogy a csoport feladata problémamegoldás vagy feladat végrehajtás. • A szolgáltató szektoron beül a gazdálkodó szervezetekre ma döntően a kis csoportok a jellemzőek. • A csoport megalakulásának körülményei szerint formális és informális csoport létezik. - a formális csoport mindig valamilyen szempont alapján mesterségesen kialakított csoportra utal, - míg az informális csoportba a tagok valamilyen önkéntes érzelmi motiváció alapján kerülnek be. A formális csoportok jelenléte a gazdálkodó szervezetekben természetes, de az informális csoportoknak is helyük van.

Ugyanis: • társas vagy kötődési igényeket elégítenek ki • segítik az énkép kialakítását, amennyiben a legtöbb ember számára könnyebb önmagát máshoz való viszonyban meghatározni • a saját célok végrehajtásához segítséget, támogatást nyújtanak

A csoporthoz tartozás motivációi A csoporthoz tartozást több tényező is motiválhatja. Ezek a következők: • a csoport kielégíthet bizonyos emberi szükségleteket • egyes csoportok segíthetnek elérni bizonyos célokat • a csoport bizonyos tudást, információt adhat át • a csoporttagság hozzásegíthet a pozitív szociális identitáshoz.

A csoport fejlődésének fázisai A csoport fejlődése során az alábbi fázisokon megy keresztül - Alakulás – ebben a fázisban a résztvevők főként megfigyelik egymást, és megkezdődik az „én bemutatások” sorozata- Viharzás – ebben a szakaszban egyre élesebbé válnak az egyéni különbségek, a viselkedéssel, értékekkel kapcsolatos nézeteltérések. A csoporttagok között megindul a versengés a csoportban elfoglalt helyekért, szerepekért. Ezt a fázist a viták, az egyéni értékeket túlhangsúlyozó viselkedés és a nagyszámú kommunikációs aktus jellemzi.

- Normaalakulás – ebben fázisban a normák, szabályok és szerepek kialakulása révén az előző időszak konfliktusai megoldódnak. Ekkor már látszik, kik az informális vezetők, milyen alcsoportok, kapcsolatok vannak a tagok között. Világosan kitűnik, melyek azok a viselkedések, amelyeket mindenki elfogad, és melyek azok, amelyeket elutasít. - Működés – ebben a szakaszban a csoport képes együttműködni, tud feladatokat megoldani, kialakul az összetartó erő, a kohézió, amely segít elkülöníteni a csoportot más csoportoktól

A csoportok jellemzői A kialakult csoport egyik legfontosabb jellemzője a csoportnormák. A normák írott vagy íratlan szabályok, amelyeket a csoport alakít ki. A normák többféle módon is kialakulhatnak, például: • a vezető határozza meg, mintegy kinyilatkoztatja • a csoport előtörténete, hagyományok határozzák meg • a tagok elfogadják a korábbi csoportjaikban megtanult normákat

Szerepek A tagok különböző szerepet visznek. A csoportban az egyének más-más minőségben vesznek részt. A különböző személyek által elfogadott státuszt nevezzük szerepnek. Ez lehet: • feladatorientált szerep – amelyeket a csoport előtt álló feladat jelöl ki az egyén számára • kapcsolatorientált szerep – melyeket a személyek vagy önként vállalják, vagy a csoport osztja ki rájuk. A szerepvállalás nagyon gyakori. A szociális szerepek legtöbb konfliktust hordozó változat éppen a vezetői szerep. A vezető olyan személy, aki képes hatás gyakorolni egyes emberekre, meghatározni normákat, szabályokat, képes dönteni, modellt nyújtani és bátorítani másokat.

Minden közös munka megköveteli a munkában részt vevők összefogását. Minden közös tevékenységnél vezetőre van szükség, mert nélküle az egyének és a csoportok cselekvései nem rendeződnek harmonikus összhangba.

A kohézió • A csoportot jellemző harmadik tényező a kohézió, a csoport összetartó ereje. Az erős kohézióval rendelkező csoport tagjai kedvelik egymást, fontos számukra, hogy a csoport elérje céljait, a csoport összetartozás érzése jellemzi. A belső összetartozást következő tényezők befolyásolják: • a tagok a csoportba tartozásért tett erőfeszítései • a külső fenyegetettség • a csoport nagysága A csoporttagság megalakulásával értelemszerűen megjelenik a más csoportoktól való elkülönülés. A mindennap gyakorlatban a csoportok is kapcsolatba kerülnek egymással.

• A szervezetek eltérő érdekeket, értékeket, normákat hordozó csoportokból állnak. • A gazdálkodó szervezetek sikerei, és bukásai legtöbbször szoros kapcsolatban állnak azzal, hogy milyenek a szervezeti egységek, a dolgozók munkakapcsolatai, hogy az egyéni, a csoport-, illetve a szervezeti célok mennyire hozhatók összhangba.

Munkaszervezés • A munkaszervezés annak meghatározása, hogy a dolgozók mit és hogyan csináljanak. • A munkaszervezés eredménye a munkaköri leírás, a technológiai utasítás, a munkahely elrendezése, az emberek, áruk, információk mozgása. A vezetőnek értenie kell az egyedi munka megszervezéséhez. • Ez egyrészt azt jelenti, hogy beosztottjainak javaslatot kell adnia arra vonatkozóan, miként szervezzék meg tökéletesen munkájukat, másrészt a vezetőnek saját munkája terén is vannak szervezési feladatai. A munka kollektív megszervezése a munkatársak munkájának összehangolása.

Ehhez: • a vezetőnek a tevékenységet olyan részfeladatokra kell osztania, amelyeket egyes személyek vagy csoportok végeznek el • ki kell válogatni az embereket, biztosítani kell az eszközöket, berendezéseket, valamint ki kell alakítani a csoportokat a feladat elvégzéséhet • biztosítani kell a tevékenységek kezdési és befejezései idejének, a munkatempók programozását

• A munkaszervezéshez a munkakörelemzés szolgáltat információt. A munkakörelemzés alkalmazásával a vezetés képet kaphat arról, - hogy az egyes munkakörökhöz milyen tevékenységek tartoznak, - az adott feladat hol és hogyan helyezkedik el a szervezésen belül, - összevethetők az egyes munkák a vállalton belüli hasonló munkaterületekkel.

A munkakörelemzés • - A munkakörelemzés történhet: megfigyeléssel, beszélgetéssel vagy kérdőív segítségével. Megfigyelésen a munkavállalók munkavégzés közben történő megfigyelését értjük. Ez a módszer: - részleteket tár fel az elemző előtt a különböző feladatok időzítéséről, gyakoriságáról és összetettségéről, - továbbá információt nyújt a munka menetről, hatékonyságáról, a munkafeltételekről, a használt eszközökről és berendezésekről, valamint felbecsüli a munkakör fizikai összetevőit. A megfigyelés egyik módja a mintavételes munkanapfelvétel. Ez különösen az ismétlődő feladatokkal járó munkakörök esetében előnyös.

Megfigyelés helyett gyakran elbeszélgetnek a munkavállalókkal. Az elbeszélgetés történhet egyenként vagy csoportban. A kérdőív talán a legelterjedtebb munkakörelemző módszer. Gyorsabb könnyebb elvégezni, mint az interjút. A munkakörelemzés leggyakoribb végeredménye az írott formában megjelenő munkaköri leírás, amely információt tartalmaz a közvetlen vezető és az alkalmazott számára. A munkaköri leírásnak nincs általánosan elfogadott formátuma, a legtöbb mégis ugyanazokat az alapvető elemeket tartalmazza.

Munkaköri leírás: A munkaszerződés (kinevezési okmány) kötelező tartalmi eleme a munkakör nevesítése, amely mintegy gyűjtő meghatározásként már magában foglalja a munka jellegét, az ellátandó foglalkozást, az azzal járó feladatot. Nem megfelelő az a gyakorlat, amikor az ellátandó munkakör megnevezése olyan általános kifejezés, amely nem utal a konkrét feladatra, mint például irodai alkalmazott, ügyviteli dolgozó, kisegítő stb.

• A konkrétan meghatározott munkakörhöz (eladó, titkárnő, ápolónő, szakorvosi stb. ) más és más feladatok és elvárások kapcsolódhatnak, hiszen a munkakör egy adott szervezet része, amelyben sajátos szervezeti stratégia, cél, szokások és kultúra jelenik meg. A munkaköri leírás készítésének célja, hogy megfogalmazza az adott munkát végzők számára az elvárásokat, a követelmények tervezhetővé váljanak, meghatározható legyen a munkakör helye a szervezetben.

• A munkaköri leírás nem része a munkaszerződésnek. • Saját kezét köti meg az a munkáltató, ahol a munkaszerződés az ellátandó feladatokat tételesen felsorolja, hiszen a módosításhoz közös megegyezés szükséges, míg a munkaköri leírást a munkáltató a változó körülményeknek megfelelően módosíthatja.

Munkaköri leírás elkészítése • Mindenek előtt el kell dönteni, a munkaköri leírás készítésének formáját, módját, formátumát. • Tisztázni kell, hogy kik vesznek részt a munkaköri leírások elkészítésében (szükség esetén módosításában), kik segítik munkájukat. • Biztosítanunk kell a munkaköri leíráshoz szükséges információkat.

A munkaköri leírás tartalma • A munkaköri leírásnak minimálisan az alábbi információkat szükséges tartalmaznia: - A munkakör megnevezése. Megegyezik a munkaszerződésben, kinevezési okmányban lévő munkakörrel. - Közvetlen felettese, közvetlen beosztottja, helyettesítője, kit köteles helyettesíteni. (Célszerű a személyek helyett a munkakörök meghatározása).

- A munkakör betöltésének követelményei. - A munkakör ellátásához szükséges iskolai végzettséget, szakképzettség, egyéb speciális tanfolyam szükségessége. - A munkakör ellátásához szükséges személyi tulajdonságok. ( ilyen lehet például a szervező, tájékozódó, döntő, kapcsolatteremtő, konfliktuskezelő, tárgyaló készség).

- A munkakört betöltő személy feladata, felelőssége, hatásköre és kölcsönös kapcsolata. Ebben a fejezetben kell meghatározni, hogy az adott munkakörben a munkakört betöltő személynek milyen irányítói, milyen munkavégzési, milyen ellenőrzési és igazolói feladata, felelőssége, hatásköre és kölcsönös kapcsolata van. A jól kidolgozott munkaköri leírások a különböző szinteken egymásra épülnek, hiszen konkrét munkavégzési feladatot jelenti, a feladat elvégzését követően azonban megjelenik ellenőrzési tevékenységként felsőbb szinten.

- Egyéb sajátos információk. Ebben a részben lehetőség nyílik egyéb a szervezetre érvényes utasításokra, szabályzatokra stb. hivatkozni. Konkrét, kidolgozott mintaformátumot a teljesség igénye nélkül nem célszerű közzétennünk, hiszen egy-egy önálló szervezetre nehezen adaptálható. (Mintanyomtatványt azonban közzéteszünk azzal, hogy a lényeg a szervezet céljainak, struktúrájának megfelelő tartalom és annak egységes értelmezése).

Vége