Systm refundcie vdavkov v Programe cezhraninej spoluprce SR

Systém refundácie výdavkov v Programe cezhraničnej spolupráce SR -AT

Zmluva o poskytnutí finančného príspevku zo ŠR l l Podpis do 2 mesiacov od podpisu Zmluvy o poskytnutí FP z ERDF Podklady pred podpisom Zmluvy: - potvrdenie Sociálnej poisťovne o nedoplatkoch; - potvrdenie Daňového úradu o nedoplatkoch; - potvrdenie/-a zo zdravotnej/-ých poisťovne/-í o nedoplatkoch; - doklad o pridelení DIČ; - doklad o zriadení účtu; - výpis z registra trestov štatutárneho zástupcu (zástupcov)

Zmluva o poskytnutí finančného príspevku zo ŠR l l l účel zmluvy: spolufinancovanie Určených aktivít Projektu realizovanými slovenskými partnermi prostredníctvom štátneho rozpočtu SR priama spojitosť zmluvy s Dohodou o spolupráci úprava všeobecných povinností, prevodu a prechodu práv a povinností, vysporiadania finančných vzťahov, účtovníctva, platieb. . .

Pravidlá minimálnej pomoci Príklady pomoci: l prenájom nehnuteľného majetku z projektu za cenu nižšiu, ako je trhová cena, l poskytovanie poradenských služieb bezplatne alebo za čiastočnú úhradu l poskytovanie školení bezplatne alebo za čiastočnú úhradu

Pravidlá minimálnej pomoci l Oznamovacia povinnosť poskytovateľa pomoci – partnera projektu a príjemcu pomoci – tretieho subjektu (účastníka aktivity): zákon č. 231/1999, § 22: - do 30 dní od ukončenia štvrťroka, v ktorom bola pomoc poskytnutá

Obsah prvostupňovej kontroly l l l Kontrola verejného obstarávania Administratívne overenie účtovných dokladov, ktoré sú zasielané spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov a vystavenie osvedčenia o oprávnenosti výdavkov Kontrola na mieste

Predpoklady pre vykonanie administratívneho overenia l l l Monitorovacie správy Zoznam výdavkov spolu s prílohami (účtovné doklady, výpisy z účtovníctva) Povinnosť prijímateľa viesť analytické účtovníctvo pri podvojnom účtovníctve alebo slovné a číselné označenie projektu v účtovnom zápise pri jednoduchom účtovníctve

Monitorovacie obdobie a správa l Monitorovacie obdobie sa medzi projektovými partnermi musí zhodovať a musí nadväzovať na predchádzajúce l Monitorovacia správa – popísať plnenie aktivít (etáp) projektu v zmysle tabuľky 2. 5 „Prehľad jednotlivých etáp projektu, aktivít, harmonogramu realizácie a zapojenia partnerov do projektu“ projektovej žiadosti

Prílohy finančnej správy l l Predkladať originály dokladov k výdavkom uskutočneným v rámci monitorovacieho obdobia (nestačí kópia overená prijímateľom) Telefón, energie. . . , doklad z ERP, výpis z bankového účtu – postačuje kópia overená štatutárom (Výnimka) Doklady zoradiť podľa poradia vo Finančnej správe a vyznačiť úhrady vo výpise z bankového účtu Výdavok = úhrada finančných prostriedkov!!!

Analytické účtovníctvo l l V zmysle zákona 528/2008 Z. z. v z. n. p. Podvojné účtovníctvo – – Hospodárske stredisko pre projekt Špeciálne analytické účty pre projekt

Kategórie výdavkov 1. Interné náklady organizácie zahŕňajúce: l 1. 1 Mzdy, odvody a súvisiace dane l 1. 2 Prevádzkové náklady (režijné náklady) l 1. 3 Cestovné náklady 2. Externé náklady zahŕňajúce: l 2. 1 Náklady na tovary l 2. 2 Náklady na služby 3. Investície zahŕňajúce: l 3. 1 Investície l 3. 2 Stroje a zariadenia l 3. 2 Stavby

Personálne výdavky l l l l výplatná listina (mzdový list) alebo obdobný interný dokument; pracovná zmluva a iné druhy zmlúv (napr. dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov); výkaz (mesačný) platieb do Sociálnej poisťovne; výkaz (mesačný) platieb do zdravotných poisťovní hlásenie (štvrťročné) – daň zo závislej činnosti pracovný výkaz (timesheet); dokument potvrdzujúci úhradu (miezd, odvodov, daní a pod. )

Najčastejšie nedostatky personálnych výdavkov l l Dohoda o pracovnej činnosti – max. 10 h/týž. Dohoda o vykonaní práce – – – l l max. 350 h/ročne práca vymedzená výsledkom Podpis dohody min. 1 deň pred začiatkom vykonávania práce Hospodárnosť a efektívnosť, napr. zvýšenie hodinovej sadzby z dôvodu vykonávania práce projekt Uviesť identifikáciu projektu Duplicita (práce na rôznych projektoch/HPP)

Prevádzkové náklady l l l Energie: zmluva, faktúra (harmonogram platieb), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; Telekomunikačné služby: faktúra s príslušnými prílohami, výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; Prenájom (priestorov, zariadení): zmluva, faktúra (ako bola vystavená), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; Spotrebné materiály, pomôcky: doklad potvrdzujúci úhradu, (faktúra); Poplatky/platby, ktoré priamo súvisia s realizáciou projektu, napr. medzinárodné finančné transakcie, poplatky za bankový účet VP/HCP, overenie dokumentov a pod. ;

Cestovné l l l Cestovný príkaz Doklad o preprave (cestovný lístok) Záznam o prevádzke motorového vozidla, kópia TP, doklad o nákupe PHM, Výpočet výdavkov Správa zo služobnej cesty Doklad o ubytovaní a zaplatení ubytovania Doklad o úhrade diét a ubytovania

Externé výdavky - služby l l l l Zmluva (objednávka) Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Faktúra Doklad o úhrade Doklad o prevzatí výstupu Výstupy – štúdie, letáky, brožúry, prezentácie atď Pracovný výkaz (príkazná alebo mandátna zmluva) Ďalšie doklady

Ďalšie doklady l l l Likvidačný list/“košieľka“ Súpis vykonaných prác – položkovitý rozpočet musí byť k dispozícii v elektronickej forme Prezenčná listina – strava a ubytovanie Rozpis stravovacích položiek Bibliografia (experti) Dodatočne vyžiadané podporné doklady

Externé výdavky – tovary l l l l Zmluva (objednávka) Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Faktúra Doklad o úhrade Doklad o dodaní/prevzatí Zaradenie do evidencie Spôsob výpočtu odpisov a odpisový plán ( > 1700€ HIM alebo 2400 € NIM), pozor na súbor hnuteľných vecí Účtovný zápis o zaúčtovaní odpisov

Faktúra l l Náležitosti v zmysle zákona o DPH Identifikácia projektu – na faktúre Vykonanie predbežnej finančnej kontroly v zmysle zákona č. 502/2001 Z. z. v platnom znení Zaúčtovanie dokladov – – l l l analytické účtovníctvo slovným a číselným označením projektu v účtovnom zápise Doklad o úhrade alebo pri platbe hotovosti VPD (zmluva, objednávka) Ďalšia a podporná dokumentácia

Investície l l l l Zmluva Dokumentácia k verejnému obstarávaniu Doklad o dodaní/prevzatí Zaradenie majetku do evidencie Faktúra Doklad o úhrade Fotodokumentácia, vzorky databáz, software, atď

Publicita l l Informačná tabuľa (investičné projekty) Informačná tabuľa, plagát s logom programu pri stretnutiach, seminároch. . . Logo programu a informácia o podpore z ERDF (publikácie, webová stránka, CD, brožúry) Logo programu a vlajka EÚ na propagačných predmetoch

Špecifické druhy oprávnených nákladov l Daň z pridanej hodnoty (DPH) nie je oprávneným výdavkom, ak ju skutočne a s konečnou platnosťou neplatí (neznáša) partner (platiteľ prikladá podklady pre výpočet dane) – l Platca má nárok na odpočet ak má príjem (nemusí byť zisk) z ekonomickej činnosti Poplatky - finančné poplatky a náklady na záruky (bankové) sú oprávnenými nákladmi.

Oprávnené poplatky v prípade príspevku z ERDF na realizáciu programu l poplatky za medzinárodné finančné transakcie; l bankové poplatky za otvorenie a správu bankového účtu, ak si realizácia projektu vyžaduje otvorenie osobitného bankového účtu; l náklady na záruky poskytnuté bankou alebo inou finančnou inštitúciou v takej miere, ako to požadujú vnútroštátne právne predpisy príslušnej krajiny alebo Spoločenstva; l poplatky za právne poradenstvo, notárske poplatky, ak súvisia priamo s projektom a ak sú nevyhnutné pre jeho realizáciu.

Predmet výkonu kontroly na mieste l l l l Overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb Overenie súladu realizácie projektu so zmluvou o poskytnutí FP Reálnosť monitorovacích správ Kontrola účtovníctva Overenie prípadných príjmov z projektu Dodržanie pravidiel publicity Odstránenie nedostatkov zistených pri predchádzajúcich kontrolách (ak je aktuálne)

Overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb l l l Overovanie originálov dokladov, ktoré nie sú súčasťou dokumentácie zasielanej so zoznamom deklarovaných výdavkov (stavebný denník) Vizuálne overenie fakturovaných stavebných prác Zaradenie do majetku (pridelenie inventarizačného čísla)

Výnosy sú príjmami, ktoré projekt dosiahne z predaja, prenájmu, služieb, poplatkov alebo iných podobných činností. Takýmito príjmami môže v kontexte programu byť: l predaj brožúrok alebo služieb; l poplatky za účasť alebo zápisné; l dary a sponzoring pre projekt alebo pre partnera v prípade, že sa týkajú aktivít projektu spolufinancovaných programom sa budú považovať za výnosy.

Neoprávnené výdavky l l l l akékoľvek náklady zaplatené pred alebo po uplynutí doby oprávnenosti, ako to stanovuje zmluva o poskytnutí NFP; kúpa (obstaranie) pozemku; kúpa (obstaranie) nehnuteľného majetku; kúpa hnuteľného majetku, ktorý priamo nesúvisí s projektom; reprezentačné položky; nezaplatené časti faktúr; neuplatnené zľavy; úroky z dlžných súm; dane a clá vo všeobecnosti, okrem napr. nerefundovateľnej dane z pridanej hodnoty; pokuty, finančné sankcie a výdavky na súdne spory; náklady splatných (splácaných) úrokov, prečerpanie úveru; poplatky pri výmene mien a kurzové straty; rezervy na budúce straty alebo iné prípadné záväzky v budúcnosti; provízie a dividendy, vyplatenie zisku;

nákup obchodného podielu a akcií obchodovaných na burze cenných papierov; platy štátnych zamestnancov, ak to súvisí s ich každodennými činnosťami a povinnosťami vyplývajúcimi zo zákona; honoráre za účasť na zasadaniach; výdavky na bývanie; jednorazové kultúrne podujatia (výstavy, festivaly), pokiaľ nepredstavujú trvalú spoluprácu alebo pracovný pomer; honoráre za umelecké činnosti; nepeňažné príspevky; paušálne platby; subdodávateľské činnosti zvyšujúce náklady prevádzky bez pridanej hodnoty; subdodávateľské zmluvy, v rámci ktorých je platba stanovená ako percentuálny podiel z celkových nákladov prevádzky (činnosti), pokiaľ takúto platbu neodôvodní vedúci partner alebo jeho partneri s ohľadom na skutočnú hodnotu vykonanej práce alebo poskytnutých služieb; akékoľvek výdavky účtované tretím stranám a ktoré tak neznáša vedúci partner alebo jeho partneri; akékoľvek služby, obstarávanie alebo stavebné práce priamo nesúvisiace s projektom; výdavky, ktoré priamo nesúvisia s vedúcim partnerom alebo jeho partnermi (okrem Fondu malých projektov); akékoľvek formy dvojitého financovania sú neoprávnenými výdavkami (napr. výdavky, ktoré už boli uhradené z fondov EÚ) Hotovostné výdavky nad limit (500€/deň alebo 1 000€/mesiac)

Verejné obstarávanie l l l Directive 2004/18/EC of the European Parliament and of the Council Zákon č. 25/2006 Z. z. v platnom znení Nariadenia v Implementačnom manuáli pre zákazky s nízkou hodnotou (kap. 2. 7)

Rozdelenie zákaziek a postupov Tovary Nadlimitné Podprahové S nízkou hodnotou Služby* Práce >130 000 € pre orgány SR >5 000 € >200 000 € Verejná správa > 400 000 € neverejný sekt. >40 000 >200 000 € >10 000 € >20 000 € l >5000 € l< 5000 €

Zmena zákona o VO l l l Zákon č. 58/2011 Z. z. ZRUŠENIE ZADÁVANIA PODLIMITNÝCH ZÁKAZIEK PODPRAHOVÝM POSTUPOM § 7 – ods. 1(určenie limitov podľa výšky poskytnutého príspevku – ERDF + ŠR) Zverejňovanie zmlúv - § 47 a Občianskeho zákonníka

Princípy verejného obstarávania l l Rovnaké zaobchádzanie Nediskriminácia uchádzačov alebo záujemcov Transparentnosť Hospodárnosť a efektívnosť

Kontrola dokumentov z procesu VO l l l Pred zverejnením – oznámenie a súťažné podklady (nadlimitné a podlimitné zákazky) Pred uzatvorením zmluvy medzi prijímateľom a dodávateľom – kópia kompletnej dokumentácie vrátane ponúk (nadlimitné, podlimitné a podprahové zákazky) Kontrola spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov – zákazka s nízkou hodnotou

Podklady pre nadlimitné a podlimitné zákazky – pred podpisom zmluvy Min. 20 dní pred podpisom zmluvy s dodávateľom: l Oznámenie o vyhlásení l Súťažné podklady l Zápisnice z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti a z vyhodnotenia ponúk l Hodnotiace hárky členov komisie l Ponuky uchádzačov, žiadosti záujemcov o účasť l Návrh zmluvy s úspešným uchádzačom

Podklady pre podprahové zákazky – pred podpisom zmluvy Min. 20 dní pred podpisom zmluvy s dodávateľom: l l Zverejnenie výzvy Súťažné podklady Zápisnica z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti a z vyhodnotenia ponúk Oznámenie neúspešným uchádzačom

Po podpise zmluvy s dodávateľom (nad-/podlimitná a podprahová) l. Zmluva (originál, resp. overená alebo osvedčená kópia) l. Link na zverejnenú zmluvu l. Oznámenie o výsledku/Informácia o uzatvorení zmluvy Do 20 dní po podpise zmluvy s vybratým dodávateľom

Nedovolené rozdelenie predmetu obstarávania V zmysle metodických usmernení ÚVO: „Významnú úlohu pre proces VO, stratégie pre uzavretie zmluvy zohráva poznanie možností trhu, možností jednotlivých dodávateľov a p. “ l Rozlišovať služby a práce l

Podklady pre zákazky s nízkou hodnotou l Pre zákazky nad 5000 € je povinné: – – – l Doručenie 3 ponúk Ponuky a prípadne zápisnica z prieskumu trhu Zmluva s vybratým uchádzačom Pre zákazky pod 5000 € sa odporúča dodržiavať

Nákup od organizácie v pôsobnosti žiadateľa l Napr. obec a jej Technické služby, VÚC a internát školy v jej pôsobnosti. l Organizácia v pôsobnosti nesmie vytvoriť zisk na zákazke l Treba dokladovať skutočné náklady (kalkulačný vzorec a daňové doklady) l Nestačí interná faktúra

Kontakty l Ing. Milan Krajčo – l Ing. Lucia Lehocká – l 02/58317532; milan. krajco@build. gov. sk 02/58317276; lucia. lehocka@build. gov. sk Ing. Lenka Uličná – 02/58317479; lenka. ulicna@build. gov. sk