System workflow a obieg dokumentw sprawne wdraanie w

System workflow a obieg dokumentów - sprawne wdrażanie w instytucjach finansowych Warszawa, luty 2016 r. Prezentujący: Maciej Jeruzal

Kilka słów o sobie …. § 15 lat w bankowości § doświadczenie w różnych obszarach od back office, przez tworzenie produktów i usług bankowych, po projektowanie, optymalizację i wdrażanie procesów § udział we wdrożeniach systemów klasy workflow w kilku Bankach § od 4 lat w Banku Gospodarstwa Krajowego, odpowiedzialny za wdrożenie, rozwój, optymalizację i automatyzację procesów 2

Dzięki BGK przyszłość zaczyna się dziś Bank Gospodarstwa Krajowego jest jedyną taką instytucją w Polsce – państwowym bankiem rozwoju. Misją BGK jest wspieranie rozwoju gospodarczego kraju i podnoszenie jakości życia Polaków 2

Kluczowe obszary działania BGK 4

Wspieranie przedsiębiorczości i biznesu BGK finansuje eksport i ekspansję polskich firm, udziela poręczeń i gwarancji dla MŚP oraz preferencyjnych kredytów dla początkujących przedsiębiorców, np. : § 100 tys. przedsiębiorców skorzystało z gwarancji de minimis* zaciągając kredyty o wartości ponad 45, 53 mld zł, wolumen udzielonych gwarancji przekroczył 25, 55 mld zł § 29 tys. przedsiębiorców skorzystało z kredytów unijnych w ramach inicjatywy JEREMIE*; § Wartość sfinansowanych transakcji handlu zagranicznego przekroczyła 1, 8 mld zł* § Program „Pierwszy biznes – wsparcie w starcie” – pożyczki dla bezrobotnych, studentów i absolwentów dostępne w całej Polsce * dane na koniec grudnia 2015 5

Obsługa programów rządowych Zgodnie z przyjętą strategią Bank Gospodarstwa Krajowego nie ma oferty dla osób indywidualnych. Jednakże w wyniku regulacji ustawowych jest zobowiązany do obsługi następujących programów rządowych, które realizuje we współpracy z bankami komercyjnymi i spółdzielczymi: § Program „Mieszkanie dla Młodych” – dofinansowanie zakupu mieszkania na kredyt § Fundusz Termomodernizacji i Remontów – dopłaty dla właścicieli domów i budynków § Program „Rodzina na swoim” – dofinansowanie odsetek od kredytu na zakup mieszkania (nabór wniosków zakończony) § Fundusz Pożyczek i Kredytów Studenckich – preferencyjne finansowanie dla studentów i doktorantów na czas studiów …i wielu innych programów na zlecenie ministerstw, m. in. : § Krajowy Fundusz Drogowy § Program Rozwoju Obszarów Wiejskich § Obsługa płatności unijnych § Konsolidacja finansów publicznych

Sprawne wdrażanie systemu workflow w Instytucjach finansowych WDROŻENIE SYSTEMU WORKFLOW W BANKU GOSPODARSTWA KRAJOWEGO 7

Od potrzeby po koncepcje do wyboru systemu Potrzeba wdrożenia Koncepcja i cel wdrożenia Wybór pierwszych procesów Wymagania odnośnie systemu/ wybór systemu 8

Potrzeba oraz koncepcja wdrożenia systemu Potrzeba wdrożenia § Specyfika działalności Banku, obsługa działalności Banku jak i działalności zleconej § Zamówienia w oparciu o Ustawę o zamówieniach publicznych (długi czas realizacji) § Obsługa programów rządowych, konieczność elastyczności w zakresie zmian § Konieczność szybkiego dostosowania się do zmian w Ustawach Koncepcja i cel wdrożenia § Wdrożenie systemu workflow do tworzenia procesów zarówno dla działalności zleconej jak i działalności własnej § Portal zewnętrzny – kanał dostępu dla Klientów zewnętrznych przez www § Wdrożenie wybranych procesów wspólnie z dostawcą rozwiązania § Zbudowanie kompetencji w Banku do zarządzania rozwoju, implementacji procesów na platformie workflow 9

Wybór pierwszych procesów oraz wymagania odnośnie systemu Wybór procesów do pierwszego wdrożenia § Procesy związanie z obsługą programów rządowych: § Obsługa Krajowego Funduszu Drogowego § Programy Unijne (Perspektywa 2007 -2013) § Program Rozwoju Obszarów Wiejskich § Obsługa działalności własnej: § Stworzenie centralnego e. Repozytorium, e. Archiwum § Procesy związane z obiegiem dokumentów § Procesy kredytowe Wymagania odnośnie systemu/wybór systemu § Bezpieczny § Elastyczny § Zapewniający szybkie możliwości dokonywania zmian § Skalowalny § Konfigurowalny § Możliwość dalszego rozwoju zasobami Banku § Łatwy w konfiguracji § Przejrzysty interfejs graficzny zarówno dla użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych § Wykonany w najnowszych technologiach 10

Warsztaty dotyczące funkcjonalności systemu Monitoring postępu prac Testy systemu Pierwsze wdrożenie procesów Zdobycie wiedzy odnośnie systemu oraz stworzenie komórki odpowiedzialnej za dalszy rozwój. Wszelkie aktualizacje, migracje wykonywane przez pracowników Banku. Wdrożenie systemu oraz pierwszych procesów 11

Warsztaty oraz monitoring postępu prac Warsztaty dotyczące funkcjonalności systemu/procesów § Uczestnicy warsztatów: dostawca, obszar IT, przedstawiciele biznesu § Tworzenie mapy procesu § Omawianie szczegółowych wymagań dotyczących funkcjonalności systemu i procesów, § Podejmowanie decyzji biznesowych § Prezentowanie etapowe systemu Monitoring postępu prac § Uczestnicy: dostawca, obszar IT, przedstawiciele biznesu § Cykliczne prezentacje postępu w realizacji przez dostawcę § Omawianie napotkanych problemów i wątpliwości § Podejmowanie decyzji odnośnie dalszych kierunków 12

Testy systemu oraz pierwsze wdrożenie produkcyjne Testy systemu § Testy na środowiskach banku: w pierwszej kolejności środowisko Developerskie i testowe § Wspólne testy: dostawca, przedstawiciele IT, obszar biznesu § Poprawki realizowane na bieżąco § Po pozytywnych testach zespołu testy akceptacyjne innych użytkowników na środowisku przedprodukcyjnym § Decyzja o wdrożeniu § Szkolenia użytkowników Wdrożenie procesów § Uruchomienie środowiska produkcyjnego § Migracje procesów na środowisko produkcyjne § Uruchomienie w pierwszej kolejności procesów z działalności Banku § Wdrożenie pierwszego procesu związanych z działalnością własną Banku § Po okresie stabilizacji wdrożenie pierwszych procesów dla klientów zewnętrznych (Obsługa Krajowego Funduszu Drogowego) 13

Obieg dokumentów w procesach. PROCESY ZWIĄZANE Z OBIEGIEM DOKUMENTÓW. 14

Obieg dokumentów w procesach workflow Obieg dokumentów e. Repozytorium (Repozytorium) Dokumenty procesowe Procesy do obiegu dokumentów Cykl życia dokumentu e. Archiwum (Archwium) 15

Obieg dokumentów w procesach workflow e. Repozytorium (Repozytorium) § § § Zarządzanie strukturą dokumentów Dostęp do elektronicznych obrazów Metryka dokumentów umożliwiająca szybkie wyszukanie dokumentu Zastosowanie OCR – możliwość wyszukiwania po fragmentach tesktu zawartego w dokumencie, automatyczne uzupełnianie metryki przy standardowych typach dokumentu Zarządzanie aktualnymi i historycznymi wersjami dokumentów Ograniczenie dostępów - uprawnienia do konkretnych typów dokumentów Informacja o fizycznej lokalizacji oryginalnej wersji dokumentu Zarządzanie cyklem „życia” dokumentu (informacja o terminie przeniesienia o e. Archiwum) Wykorzystanie obrazów dokumentów w procesach Centralizacja dokumentów papierowych Elektroniczny obieg dokumentów w Banku 16

Dokumenty procesowe Dokumenty wytwarzane na poszczególnych etapach procesów. § Automatyczne generowanie dokumentów elektronicznych § Elektroniczny obieg dokumentów § Zapis dokumentów do Centralnego e. Repozytorium – łatwy dostęp § Udostępnianie dokumentacji dla Klientów zewnętrznych w sposób elektroniczny np. potwierdzenie rejestracji, raporty § Ograniczenie dokumentacji papierowej do minimum § Zamiana decyzji „papierowej” na akceptację elektroniczną 17

Procesy do obiegu dokumentów - Kancelaria Skanowanie (z OCR) Przekazanie dokumentu do sekretariatu Departamentu/ jednostki Rejestracja w e. Repozytorium Uzupełnienie Metryki dokumentu Otrzymanie dokumentu elektronicznego Departamentyjednostki Banku Kancelaria Banku Wpływ dokumentu do Banku Potwierdzenie Odbioru Korespondencji papierowej („wyjątki” które muszą być procesowane w wersji oryginalnej. RAPORT KORESPONDENCJI WPŁYWAJĄCEJ 18

Procesy do obiegu dokumentów – obieg dokumentów papierowych Spis zdawczo-odbiorczy § Przekazywanie dokumentów między jednostkami § Monitoring lokalizacji dokumentu § Śledzenie lokalizacji dokumentów § Pełna kontrola nad obiegiem dokumentu (wysłanie, przesyłka w drodze, odbiór dokumentu) § Przekazywanie dokumentu papierowego do centralnego Repozytorium Proces wypożyczeń dokumentów § Wypożyczanie oryginalnej wersji dokumentu z Repozytorium i Depozytu Centralnego § Monitoring lokalizacji dokumentu § Śledzenie lokalizacji dokumentów § Pełna kontrola nad obiegiem dokumentu (wysłanie, przesyłka w drodze, odbiór dokumentu) § Monitoring zwrotu dokumentu e. Repozytorium – aktualne informacje o lokalizacji dokumentu 19

Po 4 latach od wdrożenia systemu Jak to wygląda po 4 latach od uruchomienia pierwszego procesu na środowisku produkcyjnym 20

Po 4 latach od wdrożenia systemu Wzrost liczby procesów udostępnionych na platformie workflow. Procesy wdrożone na platformie workflow Produkty Wdrożone procesy 169 160 98 71 39 9 2012 18 2013 37 38 2015 2016 26 2014 21

Po 4 latach od wdrożenia systemu § W Banku został powołany zespół specjalistów odpowiedzialnych za rozwój, optymalizację i automatyzację procesów na platformie workflow § Wszelkie wdrożenia dokonywane są zasobami Banku, np. program Mieszkanie dla Młodych, nowa Perspektywa Unijna (2014 -2020), Fundusz Wsparcia Kredytobiorców § Daje nam możliwość wdrażania nowych programów rządowych w krótkim czasie – w niecałe 3 miesiące wdrożona została obsługa Funduszu Wsparcia Kredytobiorców § Elastyczność w dokonywaniu zmian § Szybkość reagowania na zmiany w programach rządowych § Opracowany został proces wdrożeniowy pozwalający na sprawne wprowadzanie zmian w istniejących procesach oraz implementację nowych procesów § Wdrażanie nowych procesów oraz zmiany dokonywane są w cyklach tygodniowych, wdrożenia i zmiany wymagające zatrzymania systemu dokonywane są w weekendy 22

Po 4 latach od wdrożenia systemu § Ponad 2 mln przeprocesowanych wniosków § Około 16 tysięcy użytkowników zewnętrznych korzystających z portalu zewnętrznego BGK Zlecenia § Kluczowe programy rządowe obsługiwane na platformie workflow: § Obsługa Krajowego Funduszu Drogowego § Programy Unijne I i II Perspektywa § MDM – Mieszkanie dla Młodych § Program Rozwoju Obszarów Wiejskich § Gwarancje Poręczenia Portfelowe w tym Gwarancje de Minimis, § Fundusz Wsparcia Kredytobiorców § Oraz procesy związane z obiegiem dokumentów, procesem kredytowym, oraz innymi związanymi z działalnością Banku 23

Po 4 latach od wdrożenia systemu Wszelkie zmiany, nowe procesy realizowane są w oparciu o proces wdrożeniowy. Pozwala nam to na usystematyzowanie sposobu wdrażania procesów. Zgłoszenie potrzeby biznesowej Wdrożenie produkcyjne Analiza Próbna migracja na środowisko stanowiące kopię produkcji Konfiguracja systemu (środowisko Developerskie) Przygotowanie do wdrożenia (dokumentacja, Instrukcje, szkolenia) Testy wewnętrzne DRI (środowisko testowe) Testy akceptacyjne biznesu (środowisko przedprodukcyjne) 24

Przyszłość zaczyna się dziś… 25