System Planning Parno SKom MMSI http parno staff

System Planning Parno, SKom. , MMSI http: //parno. staff. gunadarma. ac. id/ http: //nustaffsite. gunadarma. ac. id/blog/parno/ http: //abughafar. blogspot. com/ Teknik Informatika, Universitas Gunadarma

Kebijakan Sistem �Dilakukan oleh Management puncak �Mengembangkan suatu sistem informasi �Menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup �Meningkatkan produktifitas karyawan

Advisory Committee �Pelengkap manajemen puncak �Dibentuk dari wakil-wakil pimpinan masing-masing departemen pemakai sistem �Advisory committee diketuai oleh direktur utama

Tugas Advisory Committee �Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi perencanaan sistem �Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem �Memonitori kemajuan dari proyek �Menilai kinerja dari funsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan �Memberikan saran dan petunuk terhadap proyek sistem

Perencanaan Sistem �Perencanaan sistem terdiri dari short range dan long range �Mengestimasi kebutuhan fisik �Ditangani oleh planning staff �Sebagai pengembangan sistem �Dikepalai oleh System Development Manager �Departemen Pengolahan Data dikepalai oleh Manager Pengolahan Data

Fungsi Staff pada Perencanaan Sistem � Planning Staff; melakukan perencanaan sistem, dapat digantikan oleh Departemen Pengembangan Sistem � Departemen Pengembangan Sistem; mengembangkan sistem sesuai planning, dapat digantikan oleh pengembang Sistem � Departemen Pengolahan Data; mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan oleh Departemen Pengembangan Sistem, dapat diganti oleh Departemen Akutansi

STAFF PERENCANAAN SISTEM MANAJER SISTEM INFORMASI KOMITE PENGARAH STAFF PENGMBANGA N PERSONIL STAFF TEKNIK MANAJER PENGOLAHAN DATA MANAJER PENGEMBANGAN SISTEM PEMROGRAMA N SISTEM MANAJER PROYEK A PENGAWAS ANALISI SISTEM MANAJER PROYEK B DATABASE ADMINISTRATOR PELAYANAN KHUSUS PENYIAP DATA OPERATOR KOMPUTER PERAWATAN SISTEM PENGONTRO L DATA PUSTAKAWA N DATA

Proses perencanaan Sistem � Merencanakan proyek-proyek sistem � Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan � Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Merencanakan proyek-proyek sistem Mengkaji tujuan, Perencanaan strategi Dan taktik perusahaan Mengindentifikasikan Proyek-proyek sistem Menetapkan sasaran Proyek-proyek sistem Menetapkan kendala Proyek-proyek sistem Menentukan proyek. Proyek sistem prioritas Membuat laporan Perencanaan sistem Meminta persetujuan manajemen Mempersiapkan proyek-proyek Sistem yang akan dikembangkan Menunjuk team analis Mengumumkan proyek Pengembangan sistem Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan Melakukan studi kelayakan Menilai kelayakan Proyek sistem Membuat usulan Proyek sistem Meminta persetujuan manajemen

A. MERENCANAKAN PROYEK-PROYEK SISTEM 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik peusahaan Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem Menetapkan kendala proyek-proyek sistem Menentukan prioritas proyek-proyek sistem Membuat laporan perencanaan sistem

Kriteria Rasional � � � Penghematan biaya Kemudahan diterima dan efektifitas pemakaian sistem Kelanggengan hidup sistem Hubungan dengan sistem lainnya Kebutuhan yang mendesak untuk memperbaiki kondisi Irrasional � Minat dari masing-masing manajemen � Kebanggaan yang akan di tonjolkan

Proyek-proyek Sistem Informasi Direncanakan Karena adanya kelemahan maka manajemen memutuskan untuk merencanakan suatu pengembangn sistem informasi yang terdiri dari proyek-proyek sistem sebagai berikut : 1. Proyek sistem informasi untuk pengendalian penjualan dan pemasaran. 2. Proyek sistem informasi untuk pengendalian distribusi. 3. Proyek sistem informasi untuk pengendalian produksi. 4. Proyek sistem informasi untuk pengendalian keuangan. 5. Proyek sistem informasi untuk pengendalian persediaan

Sasaran Pengembangan Sistem Informasi Sasaran pengembangan sistem informasi akan sejalan dengan sasaran perusahaan. Sebagai sistem yang akan mendukung pencapaian sasaran perusahaan, sistem yang akan dikembangkan diarahkan untuk dapat mengatasi kelmahan-kelemahan dari sistem lama serta untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Kendala-kendala Pengembangan Sistem Informasi Kendala-kendala meliputi penggunaan dana, waktu, struktur organisasi dan prinsip akuntansi. 1. Dana. Batasan dan alokasi dana sangat penting artinya bagi perusahaan likuiditas perusahaan tidak terganggu. 2. Waktu. Semua proyek-proyek sistem informasi yang direncanakan harus telah selesai dan siap dioperasikan dengan baik tidak melebihi jangka 5 tahun sejak perencanaan sistem ini telah disetujui oleh manajemen. 3. Struktur organisasi. Pengembangan sistem boleh dilakukan sejauh mana tidak merubah total struktur organisasi yang telah ada. Penghapusan departemen yang telah ada tidak diijinkan. 4. Prinsip Akuntansi Indonesia (PAI). Metode yang digunakan untuk penyajian laporan-laporan yang berhubungan dngan akuntansi yang akan dihasilkan oleh sistem informasi harus sesuai dengan Prinsip Akuntansi Indonesia yang berlaku lazim.

Prioritas Proyek-proyek Sistem Informasi Prioritas pengembangan proyrk-proyek sistem ini disusun dengan pertimbangan rasional sebagai berikut : � Proyek sistem informasi untuk pengendalian penjualan dan pemasaran merupakan prioritas yang pertma dengan pertimbangan sebagai berikut : a. pertimbangan peningkatan keuntungan karena pelayanan. b. pertimbangan peningkatan keuntungan karena meningkatkan pangsa pasar. c. pertimbangan kebutuhan yang paling mendesak. d. pertimbangan hubungan dengan proyek sistem informasi yang lainnya. � Proyek sistem informasi untuk pengendalian distribusi, dengan mempertimbangkan : a. pertimbangan kebutuhan yang mendesak. b. pertimbangan hubungan dengan proyek-proyek sistem informasi lainnya.

3. Proyek sistem pengendalian produksi, dengan pertimbangan : a. pertimbangan kebutuhan yang mendesak untuk memperbaiki kondis-kondisi kelemahan di dalam proses produksi. b. pertimbangan hubungan dengan proyek-proyek sistem informasi lainnya, yaitu akan mendukung tercapainya sasaran dari proyek sistem pengendalian penjualan dan pemasaran. 4. Proyek sistem informasi untuk pengendalian keuangan merupakan prioritas ke empat bukan pertama, karena dengan pertimbangan pengendalian keuangan sudah cukup[ baik. 5. Proyek sistem informasi untuk pengendalian persediaan merupakan proritas akhir, karena dengan pertimbangan pengendalian persediaan sudah cukup baik. 6. Meminta persetujuan manajemen. Direktur utama akan menentukan apakah perencanaan sistem ini disetujui atau tidak setelah mengadakan rapat dewan direksi mengenai perencanaan sistem ini.

Rincian Proyek-proyek Sistem Informasi Direncanakan 1. Sasaran proyek 2. Ruang lingkup proyek 3. Kendala-kendala proyek (dana dan waktu).

B. MEMPERSIAPKAN PROYEK-PROYEK SISTEM YANG AKAN DIKEMBANGKAN setelah perencanaan sistem jangka panjang disetujui oleh manajemen, maka komite pengarah harus mempersiapkan proyek sistem yang akan dikembangkan terlebih dahulu sesuai dengan prioritasnya. Persiapan ini meliputi: 1. Menunjuk team analis 2. Mengumumkan proyek pengembangan sistem

C. MENDEFINISIKAN PROYEK-PROYEK SISTEM DIKEMBANGKAN tugas yang dilakukan oleh team analis dalam tahap ini adalah : 1. Mengidentifikasikan kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem 2. Melakukan studi kelayakan 3. Menilai kelayakan sistem 4. Membuat usulan proyek sistem 5. Meminta persetujuan manajemen

Mengidentifikasikan kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem Ruang linkup dan sasaran sistem harus betul-betul dipahami terlebih dahulu oleh team analis, karena hal ini sangat erat hubungannya dalam perhitungan biaya dan waktu pengembangan sistem yang akan diperkirakan oleh analis sistem.

Melakukan Studi Kelayakan # Studi kelayakan(feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. # Studi kelayakan dalam tahap ini dilakukan oleh analis sistem dengan melakukan penelitian pendahuluan.

Penelitian Pendahuluan (Preliminary survei) Memiliki tujuan : - memahami operasi dari sistem yang lama - menetukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem secara garis besar untuk dapat mencapai sasaran sistem ini. - menetukan permasalahan yang terjadi sehingga sistem yang lama belum dapat mencapai sasaran yang diinginkan.

Menilai Kelayakan Proyek Sistem Lima macam kelayakan yang dapat dipertimbangkan : Kelayakan teknik (technical feasibility) Kelayakan Operasi (operational feasibility) Kelayakan jadual (schedule feasibility) Kelayakan Ekonomi (economic feasibility) Kelayakan Hukum (Law feasibility)

1. Kelayakan teknik (technical feasibility). digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sabagai berikut : “apakah teknologi ini nantinya dapat diterapkan di sistem? ” untuk menjawab pertanyaan ini, maka yang harus dipertimbangkan hal-hal berikut : a. Ketersediaan teknologi di pasaran b. Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya.

2. Kelayakan operasi (operational feasibility). Digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak didalam organisasi. Kelayakan operasi digunkan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “dapatkah sistem nantinya diterapkan didalam organisasi ini? ” Untuk menjawab pertanyaan ini, beberapa aspek dapat dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut : a. Kemampuan dari personil-personil b. Kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi. c. Kemampuan pengendalian dari operasi sistem d. Efisiensi dari sistem

3. Kelayakan jadwal (schedule feasibility) digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Kelayakan jadwal digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “dapatkah sistem nantinya dikembangkan sesuai dengan waktu yang telah diterapkan? ” Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem dapat dibandingkan dengan waktu seharusnya yang diinginkan. Untuk melakukan penelitian kelayakan jadual, dapat digunakan teknik kuantitatip yang terkenal, yaitu PERT (Program Evaluation and Review Technique).

4. Kelayakan ekonomi (economic feasibility) Kelayakan ekonomi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “apakah sistem yang akan digunakan dapat dibiayai dan menguntungkan? ” Untuk menjawab pertanyaan ini, beberapa aspek dapat dipertimbangkan, yaitu : a. Besarnya dana yang diperkirakan untuk mengembangkan sistem ini. b. Manfaat yang diperoleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya.

5. Kelayakan hukum (law feasibility) Kelayakan hukum digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku? ” Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku. Misal hubungan teknologi komunikasi data jaringan komputer jarak jauh (long-distance network). Peraturan yang berlaku adalah semua allat-alat tambahan yang dilekatkan di alat telepon harus seijin dan disetujui oleh Perumtel.

Membuat Usulan Proyek Sistem �Hasil akhir dari perencanaan sistem oleh analis sistem berupa mendefinisikan proyek-proyek sistem akan dikembangkan. �Laporan usulan proyek sistem secara tertulis. �Inti dari isi laporan adalah mengenai alternatip pemecahan mana yang terbaik �Penjelasannya tentang rencana kegiatan apa yang akan dilakukan untuk mengembangkan proyek sistem.

Meminta persetujuan manajemen usulan proyek yg telah dibuat oleh analisis sistem kemudian diserahkan kepada manajemen untuk dipelajari. Bila manajemen menyetujui maka analisis sistem akan melakukan tahapan berikutnya, yaitu tahap analisis sistem.